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Suivi des entretiens professionnels : comment gérer ce processus pour maximiser la performance?

Article rédigé par : MOUHTAT Bilal

L'entretien d'embauche est le moment idéal pour le responsable du recrutement de se faire une idée précise de la personnalité du candidat, au-delà de ce qui est écrit sur son CV et sa lettre de motivation. En même temps, le candidat doit évaluer l'environnement de travail et le poste à pourvoir pour vérifier qu'il s'agit bien d'un emploi qui l'intéresse.

Bien que cette conversation soit importante, elle peut aussi durer plus longtemps que nécessaire si le responsable du recrutement n'est pas concentré sur la manière exacte dont la discussion doit se dérouler. Avant de commencer l'entretien, il est important d'établir exactement ce que vous espérez apprendre sur le candidat.

Comment gérer efficacement le processus d'entretien ?

Voici quelques éléments d'information essentiels à aborder lors de l'entretien :

Les compétences et les capacités du candidat

Qu'apporte-t-il qui lui permettrait d'exceller dans ce rôle ? Possède-t-il une formation spéciale qui le place en tête des autres candidats ? Il est évident que vous pouvez voir certaines de ces informations sur un CV, mais un entretien d'embauche permet à la personne de s'exprimer d'une manière que quelques feuilles de papier ne peuvent pas faire.

L'environnement de travail qu'ils souhaitent

S'épanouissent-ils lorsqu'ils sont confrontés à des délais ou préfèrent-ils une productivité lente mais régulière ? Aime-t-il la collaboration ou préfère-t-il le travail en solo ? Sont-ils toujours en train d'imaginer de nouvelles idées innovantes ou sont-ils plus enclins à exécuter ce qu'on leur demande ? L'entretien d'embauche est le moment idéal pour découvrir comment ce candidat travaille le mieux. À partir de là, vous pourrez voir si le poste à pourvoir lui permettra de briller.

Définir les objectifs professionnels

Savoir ce qu'une personne espère réaliser dans le cadre de sa prochaine évolution de carrière est un élément important pour s'assurer qu'elle vous conviendra. Peut-être espère-t-elle accéder à un poste de direction, peut-être cherche-t-elle à travailler avec différents types de clients, ou peut-être cherche-t-elle des possibilités d'apprentissage supplémentaires pour étendre ses compétences en tant que professionnel. Votre entreprise peut-elle les aider à atteindre leurs objectifs ?

Les difficultés  rencontrées dans le passé

Tout professionnel, quel que soit son emploi ou son niveau de compétence, va rencontrer des moments difficiles à un moment ou à un autre de sa carrière. Vous voulez savoir ce qu'ils font lorsqu'ils rencontrent ces moments difficiles.

Le fait de poser des questions sur les moments particulièrement difficiles de leur parcours professionnel jusqu'à présent vous permet de connaître leur capacité à résoudre les problèmes, leur attitude et leur vision de la vie. S'il devient immédiatement négatif, dénigre ses collègues et son patron, et se lamente sur la situation à laquelle il a été confronté, vous pouvez vous demander si cette personne est un bon candidat. S'il admet qu'il a été confronté à des difficultés mais qu'il en a tiré des leçons, vous pouvez être sûr qu'il travaillera avec ses collègues pour surmonter les difficultés lorsqu'elles se présenteront à nouveau.

Une fois que vous savez ce que vous voulez découvrir au cours d'un entretien d'embauche, il est important que la conversation reste concise. Si vous ne le faites pas, la discussion risque d'être trop longue et de partir dans tous les sens.

Comment éviter qu'un entretien d'embauche ne déraille ?

Préparez un ordre du jour pour la discussion 

Lorsque vous savez ce que vous voulez couvrir et quelles questions vous voulez poser, cela permet d'orienter la conversation. Plutôt que de poser des questions très générales et ouvertes et d'espérer que le candidat fournisse des informations qui vous seront utiles, allez-y avec une stratégie bien définie.

Quel genre de choses espérez-vous apprendre sur cette personne ? Quels types de questions devez-vous poser pour y parvenir ? Ne vous sentez pas non plus étouffé par les questions d'entretien "typiques". Si vous ne vous intéressez pas vraiment à la façon dont cette personne envisage son avenir dans dix ans, ne posez pas de questions à ce sujet. Si vous voulez vraiment savoir comment il s'y prendrait pour résoudre un problème réel, concentrez-vous plutôt sur ce point. 

Faites vos recherches à l'avance 

Plutôt que de perdre du temps à couvrir les informations de base sur le passé du candidat (formation, premiers emplois, etc.), mettez un point d'honneur à lire attentivement son CV à l'avance. Au lieu de consacrer dix minutes à l'examen des informations de base qui figurent clairement dans le CV, vous pourrez vous plonger dans les questions les plus importantes dès le début de l'entretien. Cela vous permet de creuser plus profondément et de couvrir les informations qui ne sont pas immédiatement apparentes lorsque vous parcourez les documents.

En lisant le CV et la lettre de motivation de la personne à l'avance, vous avez également la possibilité d'aborder immédiatement tout point particulièrement intéressant ou toute préoccupation que vous pourriez avoir. Si vous constatez une lacune dans les antécédents professionnels, par exemple, vous pouvez vous renseigner à ce sujet. Si vous constatez qu'il possède une certification unique, vous pouvez obtenir des détails sur le lieu et la raison de cette formation. 

Restez maître de la conversation 

Au cours de l'entretien d'embauche, vous pouvez constater que le candidat commence à orienter la discussion dans une direction différente de celle que vous aviez prévue. Peut-être la personne commence-t-elle à dévier vers une histoire assez intéressante, mais non pertinente, sur une expérience qu'elle a vécue dans son dernier emploi. Peut-être commence-t-elle à s'intéresser de près aux clients spécifiques avec lesquels elle a travaillé dans son premier emploi, il y a 20 ans. Il incombe au responsable du recrutement de maintenir l'entretien sur la bonne voie et de s'assurer que la durée de la discussion est significative.

Si vous remarquez que la personne a commencé à s'écarter du sujet en répondant à une question, faites en sorte d'intervenir et de la réorienter. Vous pouvez lui rappeler gentiment la question que vous avez posée initialement ou l'inciter à répondre à une autre question pour qu'elle termine sa réflexion et passe à un nouveau sujet de discussion.

Pendant toute la durée de l'entretien, gardez à l'esprit les informations que vous espérez tirer de la conversation et continuez à réorienter la discussion jusqu'à ce que vous obteniez les détails dont vous avez besoin pour prendre une décision d'embauche éclairée.

Connaissez les détails du poste à pourvoir et être capable de répondre aux questions 

Si vous posez des questions à la personne intéressée par le poste à pourvoir, vous devez également être prêt à répondre à ses questions sur le poste pour lequel elle est venue passer l'entretien. Quelles sont les fonctions ? Quel est le salaire ? Sur quels types de projets travaillera-t-elle ?

Si un candidat potentiel ne demande pas de détails sur le poste dont vous discutez, cela devrait être un signal d'alarme pour le responsable du recrutement. Le poste lui importe-t-il vraiment ? Cherche-t-il simplement un emploi qui se présente à lui ou est-il vraiment intéressé à faire évoluer sa carrière ?

Pour faire avancer la conversation, ayez des détails pertinents sur le poste à portée de main afin de ne pas avoir à creuser pour trouver des informations ou à chercher un employé qui pourrait connaître la réponse à une question. 

Mettez de côté vos sentiments personnels à l'égard du candidat 

Il est difficile de ne pas laisser ses sentiments personnels influencer le déroulement de l'entretien, surtout si vous pensez que le candidat est particulièrement intéressant. Mais pour que la discussion reste productive, il est préférable de mettre vos préjugés personnels de côté et de rester strictement professionnel.

Vous pouvez être tenté de faire la conversation avec cette personne sur sa vie personnelle, ses voyages ou ses emplois précédents, mais restez concentré sur la raison pour laquelle elle discute avec vous. Vous êtes tous deux là pour discuter d'un emploi disponible. Par conséquent, vous devez continuer à poser des questions qui ont un lien direct avec le poste à pourvoir, répondre à toutes les questions que la personne peut avoir sur ce poste, puis conclure le dialogue.

Sachez comment demander poliment à un candidat de conclure une question s'il délire 

Dans de nombreux cas, les entretiens d'embauche dérapent parce que les candidats sont nerveux et commencent à divaguer. Vous leur posez une simple question et ils se lancent dans un monologue de 10 minutes en espérant couvrir tous les points pertinents relatifs à cette demande. À partir de là, ils commencent à s'accrocher à la paille et à offrir tout ce qui leur vient à l'esprit dans l'espoir de faire bonne impression. Lorsque l'entretien se poursuit de cette manière, vous vous retrouvez piégé dans une conversation de deux heures alors que 45 minutes auraient été amplement suffisantes.

Pour éviter de vous retrouver coincé dans une discussion inutilement longue, sachez comment conclure poliment un candidat et le faire avancer. Inutile de l'interrompre avec force ou de lui dire qu'il divague, mais vous pouvez l'encourager gentiment à terminer sa pensée pendant que vous posez la question suivante.

Donnez des conseils si un candidat est bloqué 

Les candidats sont parfois bloqués parce qu'ils sont nerveux et finissent par faire chou blanc lorsqu'ils essaient de fournir des réponses suffisantes aux questions du responsable du recrutement. Il en résulte une conversation qui s'arrête et recommence avec seulement des éclats de dialogue productif entre les deux. Une partie du travail du responsable du recrutement consiste à orienter la conversation.

Bien que vous ne deviez pas inciter une personne ou lui dire ce qu'elle doit dire, sachez comment l'aider si elle est bloquée et que la conversation s'enlise. Posez une question de suivi, répétez la question initiale ou concluez poliment la demande et passez à autre chose. Comprenez que même les personnes les plus intelligentes, les plus expérimentées et les mieux préparées sont nerveuses et peuvent avoir besoin d'aide pour passer un entretien. Cela ne signifie pas qu'elles ne sont pas qualifiées pour le poste.

Changez de direction si la question à laquelle vous répondez mène à une conversation improductive

Si une question que vous posez commence à faire dévier le candidat, sachez comment réorienter la discussion pour que la personne recommence à aborder les points importants. Des questions simples comme "Et quel a été l'impact de cette expérience sur votre vie professionnelle" ou "Qu'avez-vous appris de cette expérience ? Comment cela s'est-il traduit par une croissance professionnelle ?" peuvent les amener à reconnecter les points et à parler d'idées pertinentes pour le poste à pourvoir. 

Ayez des questions de renfort à disposition 

Parfois, lors d'un entretien, vous vous apercevez que les questions que vous avez préparées ne donnent pas le genre de réponses que vous espérez obtenir d'un candidat. Il se peut qu'il donne des réponses génériques et vous savez qu'il y a quelque chose de plus qu'il ne vous montre pas.

Dans ces cas-là, il est bon d'avoir des questions supplémentaires sous la main. Il suffit parfois de poser des questions différentes pour que le candidat s'anime et donne des réponses intéressantes qui vous permettent de mieux comprendre qui il est.

Pour qu'un entretien d'embauche reste sur la bonne voie, il faut que l'intervieweur fasse preuve de prudence. Entamez le dialogue avec des questions succinctes en main. Ces questions doivent être stratégiques et vous aider à obtenir les informations exactes dont vous avez besoin de la part du candidat, sans lui laisser le temps de déblatérer sur des détails qui peuvent être intéressants, mais qui ne sont pas pertinents pour le processus d'entretien.

Un responsable du recrutement doit également être prêt à faire avancer l'entretien s'il stagne. Ces techniques permettent aux deux parties de partager des informations pertinentes sans perdre trop de temps au fur et à mesure.

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Modèle 1 :

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Modèle 2 :

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Voici un modèle de suivi et évaluation annuel des entretiens professionnels des agents. Vous pouvez le télécharger gratuitement, puis le personnaliser selon vos besoins en fonction de vos besoins spécifiques en matière de secteur. 

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Modèle 3 :

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Modèle 4 :

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Ceci est un modèle accessible de fiche d’évaluation des entretiens d’embouche à télécharger sur Excel. Il comporte des questions qui seraient posées à une personne interrogée. Cette fiche d’évaluation des entretiens contient également différentes sections qui sont utilisées pour évaluer une personne qui postule pour un emploi.

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