Modèle de suivi présence personnel sur Excel
Les meilleurs outils pour la gestion de présence du personnel
Article rédigé par: Zakaria AJANA
Faciliter la gestion des congés et les absences dans l'entreprise est une tâche d’une première importance pour le maintien de l'équilibre de la production.
Face à une grande variété de motifs d'absence (maladie, rendez-vous chez le médecin, mariage, accident du travail, mission, etc.) et à des méthodes de gestion différentes, la gestion des absences du personnel devient un tracas quotidien pour les équipes RH et les managers. Toutefois, les entreprises exigent un suivi rigoureux de chaque type d'absence pour respecter la législation en vigueur et assurer un suivi sans faille de l’assiduité.
Dans cet article, nous dévoilons les bonnes pratiques pour bien gérer les absences à travers le les outils de gestion de présence, qui se veulent des dispositifs aboutis et efficaces.
Qu’est un planning d’absence et quelle est l'importance de la gestion de présence pour les entreprises ?
Un planning d'absence sert à planifier les absences au sein d'une entreprise pour assurer son bon fonctionnement. Il est essentiel que la direction sache à tout moment qui est disponible pour occuper un poste de travail et qui ne l'est pas. La planification des absences doit alerter sur les personnes qui sont absentes, le motif de l'absence ainsi que la durée.
La gestion des absences est un élément essentiel de la réussite d'une entreprise. En équilibrant la planification des ressources et les contraintes de chaque membre de l’équipe, l'engagement et de reconnaissance de l’équipe envers l'entreprise se développe ainsi que la conformité avec les lois et les principes du travail. La gestion des absences occupe une position sur la liste des priorités des RH, mais aussi sur celle des autres dirigeants d'entreprise. La gestion stratégique des absences est également un bon moyen de démontrer que les ressources humaines méritent d'être représentées au sommet de l'entreprise et capable de gagner la confiance des équipes.
Toutefois, la gestion des absences est aussi l'une des tâches administratives les plus chronophages dans une entreprise. Si un employé tombe malade par exemple, l'entreprise doit être prête à lui venir en aide, ainsi qu'à toute autre personne affectée, aussi rapidement que possible. La complexité de la gestion des absences s’explique d’abord par la nature de la démarche qui est à la fois proactive et réactive. Par exemple, les vacances nécessitent une approche proactive, afin de calculer correctement les droits. En revanche, les congés de maladie sont plus réactifs, car ils sont souvent imprévisibles. Les ressources humaines ne peuvent que faire des hypothèses dans certains cas.
L'agilité de l'entreprise s’impacte par les pics d'absentéisme et de arrêts maladie qui nuisent à la productivité. l'anticipation et la mise en place des moyens qui comblent le déficit des ressources est la solution idéale. La gestion des absences demande alors une bonne planification et l’automatisation d’un outil de planification ergonomique qui aide les ressources humaines à agir en conséquence du pic de l'absentéisme.
La bonne perspective est que les logiciels RH peuvent réduire considérablement le temps consacré aux tâches administratives et rendre les absences plus visibles et plus faciles à gérer. En plus de réduire la corvée liée à une tâche chronographe, un planning des absences automatisé aide à la décision et au reporting. En effet, le planning des absences prévoit déjà les congés payés et les absences prévues d’avance par exemple, une absence une opération ou un congé sans salaire. La simulation des droits de congés, de compensation et autres devient très facile grâce à l’automatisation des plannings des absences. La possibilité de calculer automatiquement les droits évite également les erreurs en prenant en compte toutes les variables possibles (employés à temps partiel ou employés dans différents pays, etc.)
En outre, ces applications et logiciels RH présentent un grand avantage : ils offrent une autonomie au salarié. C'est le travailleur lui-même qui gère ses journées et son temps grâce au système du pointage. Le salarié peut faire également la demande du congé ou informer l'entreprise sur son absence via l’outil. Une fois le salarié a fait sa demande sur le logiciel; le service RH doit valider ou refuser la demande sur le dossier numérique de l'employé.
L’employé aura sur l’interface de son compte sur le logiciel le nombre de jours de congé dont il dispose et l’état de ses absences justifiées et injustifiées.
En centralisant la planification des absences, les entreprises peuvent examiner les absences ou les congés en ayant une vision claire sur l'ensemble de l'organisation, tout en identifiant les raisons et être alerté sur les situations inquiétantes. Les situations critiques sont nombreuses comme des niveaux d'absence pour maladie plus élevés que prévu, par exemple, la crise du COVID 19 a montré que les entreprises doivent opter pour des dispositifs de collaboration à distance avec des freelances.
En plus de la bonne planification des absences et la garantie de la stabilité des effectifs, le planning des absences automatisé présente une source précieuse de la data. Une direction des ressources humaines qui dispose des données se verra capable de formuler des recommandations stratégiques pour remédier à tout problème.
Comment avoir un outil de gestion des absences ?
Toutes les solutions de gestion des absences ne sont pas identiques. Certaines sont plus sophistiquées et plus souples que d'autres. Veillez à choisir un logiciel qui vous permettra de gérer différents besoins au sein de votre entreprise, notamment différents plans d'absence. Il se peut que les plans doivent être adaptés par département ou par site de production. Vous aurez donc besoin d'un logiciel absolument flexible. De même, il est essentiel que vous optiez pour une solution qui permet les demandes et les approbations/refus à distance et qui, d'une manière générale, facilite le processus, quel que soit le nombre de personnes concernées.
Il est important que le logiciel RH que vous choisissez soit suffisamment souple pour vous permettre d'enregistrer et de signaler tous les types d'absence auxquels vous pouvez penser. Par exemple : le congé de maternité est obligatoire dans tous les pays du monde, mais, souvent le congé est prolongé pour plusieurs raisons. Les personnes peuvent également avoir besoin d'un congé spécial pour s'occuper d'un parent malade. Les politiques d'entreprise varient considérablement quant à la manière dont ces journées d’absences doivent être suivies et gérées, et les systèmes ont parfois du mal à faire face à ce niveau de flexibilité.
Recherchez donc un logiciel RH offrant une large couverture fonctionnelle ( qui couvre les spécificités de chaque secteur), mais, surtout, recherchez un logiciel RH simple pour les utilisateurs facilitant la formation.
Le planning des absences pour les petites entreprises
Les entreprises de taille moyenne n'ont pas souvent les moyens pour avoir un logiciel RH qui intègre un module de planning des absences. Un modèle de gestion et de planification des absences sur Excel reste une alternative importante pour les PME.
Pour parvenir à une organisation du planning de présence et d'absence de toute une entreprise afin que la productivité de l'entreprise ne chute pas vous avez plusieurs choix. Vous vous demandez si vous devez concevoir un planning des absences sur Excel ou téléchargez un modèle de gestion des absences déjà expérimenté par d'autres entreprises? Le deuxième choix vous permet de gagner en temps et de commencer tranquillement !
Le modèle Excel pour le suivi des absences des employés estun tableau où sont indiquées les différentes absences, en ajoutant les dates d'absence et la raison justifiant ou non l'absence du travail. Sur un modèle Excel, vous suivez les absences de vos employés et vous pouvez identifier les différents types d'absences au cours du mois, de l'année et de la cause, justifiée ou non en utilisant des codes couleurs pour chaque type d'absence.
Chacun des champs du format des absences dans Excel est personnalisable et vous pouvez visualiser les absences grâce à un résumé automatique qui extrait le document en fonction de sa configuration. Le modèle Excel du planning d’absence est un outil très précieux pour analyser périodiquement les absences de chaque employé et prendre des décisions. Il indique à la fois les jours travaillés et les jours d'absence de chaque membre de l'équipe, ainsi que les raisons pour lesquelles il ne s'est pas présenté au travail.
L'avantage d'utiliser une ressource comme celle-ci est que vous pouvez modifier le modèle en fonction des besoins de votre entreprise. Par exemple : vous pouvez ajouter les jours et les jours fériés nationaux et vous pouvez configurer les raisons des absences. Les informations les plus pertinentes que vous pouvez saisir dans le modèle Excel de gestion des absences sont les suivantes: le département, le nom et le matricule de l’employé, les jours disponibles, les jours restants, le motif de l’absence...
Il est crucial pour toute entreprise de tirer parti des opportunités liées au facteur temps et de bien gérer le temps de travail de ses employés. Lorsqu'une entreprise dispose des outils efficaces pour mesurer les absences, elle est en mesure d'améliorer non seulement la production mais aussi le climat social et la relation basée sur la transparence entre les employés et la direction des ressources humaines.