Exercer dans le cadre d’une profession libérale requiert une organisation rigoureuse et un suivi pointu des différentes actions de collaboration. Que vous soyez médecin, avocat ou consultant, il est fondamental d’élaborer un planning bien verrouillé de vos différentes prises de rendez-vous. Ceci permet une meilleure gestion du temps et une optimisation de vos résultats professionnels.
Pour réussir votre planning de prises de rendez-vous et dans le but d’éviter les confusions et les imprécisions dans ce sens, il est recommandé d’opter pour des solutions informatiques sophistiquées. La conception des plannings de rendez-vous de façon artisanale et classique est dépassée. Aujourd’hui, de nombreux logiciels, plateformes et applications permettent la réalisation de cet exercice en quelques clics seulement.
Dans cet article, nous allons mettre en avant une liste des meilleurs logiciels de planning de rendez-vous utilisés dans le cadre des professions libérales en précisant l’utilité, les modalités et conditions d’utilisation ainsi que les avantages de chaque plateforme.
Qu’est-ce qu’un logiciel de planning de rendez-vous ?
Comment faire un planning de rendez-vous pour les professions libérales de façon classique ?
Applications sur tablette Android et Ipad, gratuites et payantes
Logiciels Sur PC Mac et Windows, gratuits et payants
Plateformes web gratuites et payantes
Dans le cadre d’une profession libérale, il est fondamental de pouvoir optimiser le processus de prise de rendez-vous avec un client. Ceci permet une organisation optimale des conditions de travail et atteste de votre professionnalisme.
Un logiciel de planification de rendez-vous est une solution informatique développée dans l’optique d’assurer une meilleure collaboration entre les professionnels qui exercent dans le milieu libéral et les clients. Ces plateformes constituent une aubaine pour les professionnels car elles disposent d’un certain nombre de fonctionnalités et d’options préconfigurées.
Ces logiciels, gratuits ou payants, ont pratiquement tous un aspect en commun qui les caractérisent. Ils sont conçus pour une utilisation généralisée qui ne nécessite pas de compétences particulières en informatique. La facilité d’accès et l’exploitation quasi intuitive des logiciels de planification de rendez-vous constituent des atouts importants qui ont favorisé leur succès et leur utilisation croissante dans le secteur des professions libérales.
Les logiciels de prise de rendez-vous ont valorisé l’autonomie du client. Ces plateformes sont principalement collaboratives. Dans cette optique, le planning est partagé avec le client pour qu’il puisse choisir le créneau qui lui convient et ce, en fonction des disponibilités et des ouvertures possibles. La digitalisation de ce processus par le biais de logiciels ‘’smart’’ permet d’éviter les appels téléphoniques et les échanges inutiles entre le professionnel et le client. Un grain de temps impressionnant pour les deux parties.
Grâce aux logiciels de planning de rendez-vous, il est possible pour le client de réserver son créneau à tout moment sans avoir à prendre en compte les horaires conventionnelles du travail. La plateforme est accessible 24h/24h pendant tous les jours de la semaine. D’autant plus, l’annulation d’un rendez-vous est rapide et simple à faire. Le professionnel en est notifié instantanément et le créneau est libéré immédiatement sur le logiciel pour une potentielle réservation.
Les logiciels de prise de rendez-vous des professions libérales présentent souvent des applications et des options connexes pouvant être utiles pour toutes les parties prenantes. Il est possible de configurer des options de paiement et d’automatiser certaines procédures de réservation comme les notifications de rappels par exemple.
Les logiciels de prise de rendez-vous sont nombreux. Le développement de ces plateformes se fait de façon régulière et les améliorations et mises à jour sont proposées constamment aux utilisateurs. L’objectif est de répondre de façon continue aux attentes des professionnels et des clients dans une optique d’optimisation du processus de prise de rendez-vous.
La conception d’un planning de rendez-vous pour les professions libérales de façon simple et artisanale reste une démarche entreprise par plusieurs professionnels malgré les nombreux inconvénients que cela peut constituer.
Parmi les outils les plus utilisés pour une conception classique d’un planning de rendez-vous, nous retrouvons le fameux Microsoft Excel. Il s’agit d’une méthode traditionnelle utilisée par les professionnels. Seulement, l’utilisation d’Excel pour un exercice pareil n’est pas toujours très favorable car l’outil n’est pas exclusivement conçu pour un processus de prise de rendez-vous. Sur Microsoft Excel, il n’est pas possible par exemple d’automatiser les notifications de rappel qui sont envoyées aux clients à J-1 de leurs rendez-vous. Les rubriques et les catégories d’information ne sont pas préconçus et nécessitent une intégration manuelle qui peut parfois induire le professionnel et le client en erreur.
Sur Microsoft Excel, il est difficile de gérer les conditions d’accès pour les clients. Vous devez à chaque reprise effectuer la tâche de façon manuelle en demandant une adresse e-mail opérationnelle à vos clients. Ceci réduit de façon considérable l’autonomie du client et l’oblige à passer par plusieurs étapes avant de fixer un rendez-vous qui lui convient.
Effectuer un planning de rendez-vous de façon classique peut se faire tout simplement sur un agenda ou sur un calendrier en format papier. C’est un exercice fastidieux et compliqué qui induit souvent en erreur car il est difficile de gérer les modifications, les annulations de rendez-vous et les imprévus. C’est un exercice qui est unilatéral et qui n’implique pas le client de façon directe. Une telle démarche implique obligatoirement la mobilisation d’une ressource additionnelle pour gérer les prises de rendez-vous et les appels téléphoniques.
Il va sans dire que l’utilisation des méthodes classiques pour la prise de rendez-vous dans le cadre des professions libérales est une procédure dépassée et chronophage. De nos jours, il est beaucoup plus simple de recourir à des logiciels sur-mesure comportant les options et les fonctionnalités nécessaires pour fluidifier l’intégralité du processus de prise de rendez-vous. Ceci ne concerne pas uniquement des catégories précises de professions libérales mais tous les métiers qui impliquent une prise de rendez-vous régulière et continue.
Nous allons voir dans ce qui suit les logiciels, les plateformes et les applications les plus utilisés actuellement par les professionnels en exposant les avantages et les fonctionnalités qui les caractérisent. L’objectif est de vous permettre de choisir le logiciel qui convient le plus à votre besoin professionnel en termes de planning et de prise de rendez-vous avec vos clients.
Il existe plusieurs applications de prise de rendez-vous disponibles aussi bien sur les tablettes Android que sur les Ipad. Selon la nature de l’application et les paramètres qui la composent, vous pouvez bénéficier de ses applications soit à titre gratuit soit en payant des frais d’acquisition ou d’abonnement mensuel.
Hubspot est une application disponible gratuitement pour une utilisation sur tablette Android et Ipad. L’application permet de générer des Template de calendrier comportant des menus et des rubriques préconfigurés avec l’ensemble des informations nécessaires pour la gestion des plannings de rendez-vous clients. L’application est synchronisée de façon automatique et instantanée avec votre agenda google et Office. Le professionnel peut également déclencher des paramètres de notifications pour recevoir les alertes et les demandes de rendez-vous de façon instantanée sans avoir à vérifier le calendrier.
Fantastical est une application disponible exclusivement sur l’Ipad. Il s’agit d’un produit Apple qui est proposée gratuitement pour les professionnels du secteur libéral. L’application dispose d’un menu intuitif qui permet l’ajout rapide des prises de rendez-vous. Il est possible de partager le calendrier avec le client pour plus de visibilité sur les ouvertures et les créneaux disponibles. Fantastical vous donne la possibilité de synchroniser les rappels avec votre agenda IOS pour la réception d’alertes et de notifications en temps réel.
Cloud Cal est une application connue pour son architecture ‘’vivante’’ et son interface intuitive. L’application est disponible exclusivement sur Android et son utilisation est gratuite. Cloud Cal dispose d’une option qui permet de catégoriser les rendez-vous par le biais de code couleurs prédéfinis. Ceci facilite le repérage des rendez-vous et permet de hiérarchiser les événements prioritaires de façon simple et efficace. L’affichage du planning est personnalisable et vous donne la possibilité de mettre en avant les événements par ordre chronologique.
Timify est un outil de gestion de planning et de prise de rendez-vous disponible principalement sur Ipad. La version premium de l’application est disponible à partir de 25 euros par mois et permet de réaliser des merveilles. L’interface de l’application est aérée et les rubriques d’information client sont exhaustives. Il est possible d’exporter de la data depuis votre tablette et l’intégrer directement au niveau de l’application pour une meilleure synchronisation de vos contacts.
Planyo est une application payante disponible aussi bien pour une utilisation sur une tablette android que sur un Ipad. Les frais de souscription sont à partir de 21 euros par mois. Les frais d’abonnement peuvent varier en fonction de la version utilisée. Des options supplémentaires sont disponibles au niveau des versions premium de l’application. Pour un abonnement basique de 21 euros par mois, le professionnel a déjà tout ce qu’il faut pour démarrer son planning de rendez-vous. L’agenda permet de détecter les créneaux d’indisponibilité, de notifier les clients, de rappeler les rendez-vous, de répertorier des commentaires personnalisables pour chaque événement ainsi que d’autres options utiles.
Les logiciels de prise de rendez-vous sont de plus en plus utilisés par les professionnels du secteur libérales car les solutions et les options proposées permettent d’optimiser le workflow de façon considérable. Qu’il s’agisse d’une utilisation sur PC Mac ou sur un système d’exploitation Windows, le choix est très varié. Nous proposons ci-après quelques exemples de logiciels que vous pouvez exploiter.
Voxi Plan est un logiciel de planification de rendez-vous qui est disponible pour utilisation sur PC Mac et sur Windows. Il peut être utilisé par pratiquement tous les professionnels du secteur libéral car ses options et ses paramètres de planning sont conçus pour une utilisation généralisée. Il est possible de recevoir directement les notifications de rappel sur votre téléphone ou par mail en ajustant les options de rappels au sein du logiciel. Voxi Plan est disponible en plusieurs langues.
Il s’agit d’un des logiciels les plus utilisés par les professionnels du secteur libéral. Setmore est un outil qui donne la possibilité aux utilisateurs de gérer efficacement le processus de prise de rendez-vous à travers des options fonctionnelles pré-intégrées. Il est possible de partager le calendrier directement avec vos clients en indiquant les créneaux d’indisponibilité. Ceci permet une optimisation de l’ensemble du processus et favorise une prise de rendez-vous rapide.
PushRDV est un logiciel exploitable aussi bien sur PC Mac que sur Windows. Il est disponible à partir de 28 euros par mois. PushRDV dispose de plusieurs options connexes qui dépasse la simple prise de rendez-vous. Il est possible de proposer aux clients d’effectuer leurs paiements directement depuis le logiciel à travers une procédure sécurisée et authentifiée.
Disponible à partir de 29 euros par mois, ce logiciel facilite de façon substantielle la prise de rendez-vous en ligne. Il est considéré par les professionnels du secteur libéral comme étant l’un des logiciels les plus performants du marché. Il est possible de générer des ‘’call to action’’ du type ‘’prendre un rendez-vous’’ et de les afficher à des emplacements visibles par les clients. D’autres options intéressantes sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.
Plusieurs plateformes web, gratuites et payantes, sont accessibles en ligne pour faciliter la prise de rendez-vous pour les professionnels du secteur libéral. Ces plateformes sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur/machine à condition de disposer d’une connexion internet.
Trello est une plateforme qui peut être utilisée pour fluidifier la démarche de prise de rendez-vous. La plateforme dispose d’un calendrier préconfiguré avec la possibilité de générer des commentaires et des indications au niveau de chaque journée. Il est possible de partager votre planning avec d’autres utilisateurs en paramétrant les options et les paramètres d’accès en temps réel. Trello reste l’un des outils les plus convoités car son utilisation est simple et intuitive.
Il est possible de bénéficier d’une utilisation gratuite sur simplebook.me. Au niveau de cette plateforme, vous pouvez concevoir votre propre calendrier en ajustant le volet graphique à votre type d’activité. Ceci permet d’obtenir, in fine, une cohérence en termes de contenu. Simplybook.me propose des solutions pour consolider vos fichiers clients et d’exploiter la data de façon subtile dans une optique de fidélisation.
Reservio est une plateforme de prise de rendez-vous en ligne disponible dans plus de 30 pays à travers le monde. Il est possible de l’utiliser à partir de 8 euros par mois. Des versions plus complètes et plus diversifiées en termes d’options sont accessibles à partir de 30 euros.
Il est possible d’utiliser CalenDoc en souscrivant à un abonnement mensuel de 9 euros. Calendoc vous permet de personnaliser votre calendrier et de l’adapter au besoin de votre activité. Il est possible de paramétrer les options de rappel et de partager l’interface avec d’autres utilisateurs dans l’optique de travailler collaborativement avec vos collègues.
Somme toute, la prise de rendez-vous est un processus qui doit être mené avec professionnalisme et rigueur. Il est important de pouvoir employer les bons moyens pour verrouiller l’intégralité du processus afin d’éviter les réclamations et les retours défavorables de vos clients. En exploitant les logiciels, les applications et les plateformes disponibles dans le marché, les professionnels du secteur libéral peuvent facilement optimiser le processus de planification de rendez-vous et par conséquent avoir de meilleurs résultats.
