Sans un outil performant pour la gestion de projet, il serait difficile de visualiser les diverses tâches à réaliser au cours de ce projet d’une façon qui permet d’avoir une idée sur le temps et sur le budget à devoir consacrer à chacune des tâches à réaliser, surtout dans le cas de projets où plusieurs missions doivent être achevées par plusieurs membres de l’équipe de projet, et où des retards peuvent survenir pour différentes raisons pour impacter la date de la réalisation du projet en question.
Des problèmes préemptifs ou non-préemptifs peuvent surgir à n’importe quel moment et pour des raisons multiples, d’où l’obligation de réaliser les tâches partie par partie ou de les accomplir sans interruption. Les tâches sont par définition des éléments qui demandent une durée de réalisation et des délais à respecter, et un ensemble de tâches va constituer l’activité comme c’est aussi un constituant du processus d’affaires d’une manière plus générale.
À cause des différentes contraintes auxquelles la gestion de projet est soumise, comme les contraintes temporelles et celles relatives aux ressources disponibles, il va être nécessaire de mettre les tâches en ordre et le diagramme de Gantt peut faire une représentation performante d’un ordonnancement des tâches à réaliser pour atteindre les objectifs d’une activité sans dépasser les délais.
Le diagramme de Gantt permet d’avoir une représentation claire et rapide sur l’avancement des activités dans un espace temporel, c’est un outil efficace pour obtenir une vision distincte sur les diverses activités et sur les différentes tâches qui constituent un projet, en plus d’une vue sur le temps fixé pour le début et pour la fin de chaque tâche et de chaque activité, pour ainsi avoir une idée sur la durée potentielle et le budget nécessaire pour la poursuite de chaque activité et pour la réalisation de chaque tâche dans le temps fixé.
Un moyen de représentation graphique, avec des graphes directionnelles qui permettent de visualiser les différentes tâches à réaliser dans un espace temporel, utile pour la gestion de projet, le diagramme de Gantt est un outil grâce auquel il est possible de mettre le point sur les dates de réalisation de chaque tâche en identifiant les marges existantes, pour ainsi pouvoir visualiser tout retard dans l’avancement de la réalisation de chaque tâche d’une manière rapide, et d’une manière à pouvoir prendre des mesures aussi rapidement pour corriger la situation.
En termes d’organisation et de planification, le diagramme de Gantt permet de maîtriser la série des tâches avec les enchaînements des tâches qui se succèdent, et de neutraliser les retards lors de la réalisation des tâches s'exécutant en parallèle. Il est possible de connaître le délai de chaque étape en précision, pour ainsi pouvoir gérer les ressources plus facilement et pour suivre l’avancée du processus.
D’autres possibilité que le diagramme de Gantt peut permettre incluent l’avantage de pouvoir poser des jalons afin de marquer les étapes et les tâches réalisées, dans le but de faire un suivi du projet et grâce à des points dans le processus, pour s’assurer, ensuite, de la bonne gestion des phases précédentes, ainsi que de déclencher les conceptions à la suite des événements comme lors de la réception de matières premières, avant de prendre la décision de passer aux étapes qui suivent et au tâches qui restent à réaliser.
Afin de placer les tâches à accomplir pour réaliser le diagramme de gantt dans un ordre défini par les priorités des tâches selon un ordre temporel (telle que celles relatives aux dates de livraison et aux moments de la réception des commandes), ou par la priorité des tâches selon la disponibilité des ressources (telle que celles relatives à la durée de l’accomplissement des tâches avec un minimum de ressources), il va falloir utiliser un tableau qui définit les tâches à accomplir, leurs durées, leurs dates de début et de fin, ainsi que des indicateurs relatives aux ressources nécessaires pour la réalisation du projet.
Il va falloir commencer par définir les tâches et les jalons en commençant généralement par les grandes étapes, puis dépendamment des livrables. L’ordre peut être ou ne pas être chronologique pour l’accomplissement du projet tâche par tâche, mais il faut toujours estimer la durée de chaque tâche du projet en choisissant les bonnes unités temporelles, tel que choisir un tri par semaine, par jour, par heure, ou selon une autre unité plus spécifique à la nature des tâches qui composent le processus.
Il est important d’identifier la relation entre les tâches et les activités qui doivent s’accomplir au même moment et entre lesquelles il pourrait y avoir des similitudes et des interactions, ainsi que les tâches qui dépendent de la réalisation d’autres tâches et qui doivent prendre, dans ce cas et impérativement, un ordre chronologique pour l’accomplissement du projet. Et finalement, il faut revenir à l’importance de l’organisation des ressources nécessaires à la réalisation de chaque tâche et affecter les ressources humaines ou matérielles à chaque étape qui constitue le projet.
La technique PERT, ou Program Evaluation and Review Technique, est une technique de modélisation de projet avec des origines américaines, elle permet aussi de gérer les tâches, mais elle est différente par rapport au diagramme de Gantt parce qu’elle ne permet pas d’avoir une vue sur les tâches dans un espace temporel, elle focalise sur la représentation des tâches par des flèches, mais aussi sur l'interdépendance des tâches et les relations entre celle-ci.
Les deux schémas sont complémentaires et sont des représentations directes des tâches spécifiques à chaque projet, deux outils de gestion efficaces et pratiques, surtout si réunis dans un seul ensemble. Le premier est un outil de planification et le second est un outil d’analyse, et plusieurs logiciels permettent d’avoir des graphiques pour la visualisation des tâches dans le temps avec les budget consacrées et les charges dépensés, ainsi qu’avec les flèches qui représentent les liaisons et l’interdépendance entre les tâches d’un projet.
Le diagramme de Gantt peut servir en tant que schéma de représentation des indicateurs pour la gestion de projet, pour les propositions de projet, pour les plans d’affaires, dans le secteur du consulting, de l’informatique, de la construction ou dans d’autres secteurs. Ces projets, selon le type d’activité, peuvent nécessiter l’implication de plusieurs collaborateurs dont les tâches peuvent dépendre l’une de la réalisation et de l’accomplissement de l’autre, et tous ces facteurs entrent en considération durant la réalisation du diagramme de Gantt pour que chaque produit livrable puisse être prêt dans les délais.
C’est un outil adaptable à plusieurs domaines d’activité, bien structuré et facile à comprendre, en plus d’être dynamique pour pouvoir améliorer la planification et l’organisation du travail.
