Comment créer vos plannings de travaux avec MS Project?
Le domaine de la gestion de projet se développe chaque jour et prend de plus en plus d'importance sur le marché du travail. Ainsi, la planification des ressources constitue l'un des facteurs les plus importants de la gestion de projet.
Ce sont des groupes qui aident les responsables et les équipes à répartir correctement les tâches, à contrôler la charge de travail et le temps, et à terminer les projets dans les délais prévus. Sans calendriers, personne ne sera en mesure de superviser et de réguler les performances dans cette situation.
Le MS Project est ce qui permet à la personne chargée d'organiser, d'exécuter ou de superviser un certain nombre de tâches connectées tout en respectant l'utilisation des ressources, le budget et le calendrier... En raison de ses nombreuses fonctionnalités avantageuses, Microsoft Project est l'un des logiciels de plannings de travaux les plus populaires.
Dans cet article, nous allons voir les principales fonctionnalités de ms Project et les étapes pour créer un planning de travail à l’aide de ce logiciel.
Table des matières
À quoi sert Microsoft Project ?
Quel est le principal rôle du logiciel MS Project ?
Quelles sont les 3 fonctionnalités les plus importantes de MS Project ?
Calendrier de projet adaptable
Comment afficher le planning de référence MS Project ?
Définir un planning de référence pour votre projet.
Comment faire un planning de travaux avec MS Project ?
À quoi sert Microsoft Project ?
Microsoft Project est une collection d'outils pour une administration et une aide compétentes et structurées des projets. Tout projet issu d'une variété d'industries, y compris la fabrication, la construction, les produits pharmaceutiques, le gouvernement, le commerce de détail, les services financiers et les soins de santé, peut bénéficier de l'utilisation de cette solution logicielle.
Bien qu'il ait été créé par Microsoft, ce programme n'est pas un composant du progiciel Microsoft Office.
Microsoft Project fournit une grande partie des capacités dont les chefs de projet et leurs équipes ont besoin pour gérer leur travail plus efficacement. Voici cependant un résumé des principales fonctionnalités offertes aux clients prêts à payer, afin que vous puissiez avoir une vue d'ensemble.
- La planification du projet: Utilisez les diagrammes de Gantt pour la planification des projets. Comparé à Microsoft Planner, Microsoft Project dispose de capacités de planification bien plus avancées.
- Communication et collaboration : Les équipes peuvent collaborer sur les projets grâce à une communication efficace. Microsoft Teams est une alternative qui offre une option de communication plus abordable.
- Co-création : Les listes de tâches et les calendriers sont mis à jour en collaboration avec les parties prenantes et les membres de l'équipe.
- Rapports : Rapports préétablis permettant de suivre les ressources, les programmes et les portefeuilles ainsi que les progrès réalisés.
- Feuille de route: Suivez les projets et les portefeuilles de programmes sur la feuille de route.
- Feuilles de temps : Collectez les heures de travail liées ou non à un projet pour la paie et la facturation.
- Gestion des ressources : Gérez les ressources en demandant et en assignant des tâches.
Quel est le principal rôle du logiciel MS Project ?
Vous savez maintenant ce qu'est MS Project et ses fonctionnalités, mais à quoi sert-il exactement ?
Pour assurer le succès de la planification et de l'exécution des projets, l'utilisation de MS Project est essentielle. Les gestionnaires peuvent gérer les ressources, examiner les budgets, établir des calendriers, suivre les performances, examiner les opportunités et évaluer les risques en l'utilisant. Vous avez un contrôle total sur vos projets et vous êtes équipé pour faire des jugements stratégiques si vous utilisez ce logiciel correctement.
En l'utilisant, vous pouvez également planifier et programmer des tâches, suivre les dates d'échéance, déterminer les dépenses, allouer les ressources et classer le niveau d'importance d'un projet dans son ensemble. En effet, MS Project a gagné en popularité principalement en raison de sa capacité d'adaptation à diverses situations. Imaginez-vous en train d'effectuer certaines de ces étapes.
Votre projet vous oblige à prendre une décision importante qui déterminera sa réussite. Vous vous interrogez donc : comment m'assurer de prendre la bonne décision ? Quelle est l'approche idéale ?
MS Project peut vous y aider dès maintenant en vous fournissant des solutions rapides aux questions fréquemment posées. Les demandes les plus typiques sont les suivantes :
- Quelles sont les tâches que je dois effectuer ?
- Existe-t-il une directive pour les réaliser ?
- Comment saurai-je quand chaque tâche est due ?
- Qui va participer à ces processus ?
- Quels seront les coûts ?
- Comment dois-je m'y prendre pour expliquer les spécificités du projet à toutes les personnes concernées ?
- Quel est le canal critique qui pourrait entraîner des retards avant la date limite ?
Vous serez en mesure de clarifier toutes ces questions lorsque vous appliquez MS Project à votre projet.
Quelles sont les 3 fonctionnalités les plus importantes de MS Project ?
L'organisation, la planification et la réalisation d'un projet sont simplifiées par Microsoft Project. Celui-ci contient aussi bien des activités modestes que des activités importantes. Et quelle que soit la version de Project que vous utilisez - Project 2007, Project 2010, Project 2013, Project 2016 ou Microsoft Project 2019 - elle dispose de puissantes fonctionnalités de planification pour gérer les projets les plus complexes.
Voyons comment il peut être utile en examinant ces trois fonctionnalités les plus importantes de Microsoft Project qui le distinguent des autres alternatives de Project.
Différents styles de création
Certaines méthodes de gestion de projet reposent sur un format ou une conception particulière. Cela peut être aussi simple qu'un tableau ou aussi complexe qu'un fouillis d'idées.
En proposant un outil de gestion de projet véritablement réactif, Microsoft Project rompt avec ce paradigme. Les utilisateurs ont la possibilité d'utiliser des tableaux, des listes dans une grille ou des lignes de temps visuelles. Cela permet aux utilisateurs de planifier diverses tâches en utilisant une stratégie idéale pour leur travail.
Les tableaux peuvent être utilisés pour planifier un projet dans lequel des équipes travaillent sur des tâches distinctes. Cela permet à chaque équipe de se concentrer sur ses propres objectifs. Entre-temps, la direction peut toujours suivre la manière dont les progrès de chaque équipe contribuent à l'objectif global de l'entreprise.
D'autre part, un projet qui doit être réalisé par étapes par plusieurs personnes peut utiliser des calendriers graphiques. On peut visualiser comment chaque phase du processus affecte l'achèvement du projet en utilisant un calendrier ou un diagramme de Gantt.
En fournissant ces différentes techniques de planification. MS Project aide les entreprises à développer un plan plus efficace. Cela peut susciter de nouveaux concepts de planification. De plus, cela ne peut qu'aboutir à des projets plus fructueux.
Calendrier de projet adaptable
Quiconque a planifié et terminé un projet sait que les plans doivent fréquemment être modifiés. Déplacer des tâches ou des éléments spécifiques pendant la phase de planification est une façon de déterminer ce qui fonctionne bien à différentes périodes.
Cela peut être un problème avec certaines applications de gestion de projet. Le planning d'une journée peut être chamboulé s'il est modifié. Pour effectuer une modification rapide, l'utilisateur peut se retrouver à devoir reprogrammer la journée entière à partir de zéro.
Microsoft Project se distingue à cet égard. MS Project est une application de gestion de projet puissante qui utilise un système de gestion des tâches adaptable permettant de modifier le plan de projet.
Les utilisateurs peuvent facilement changer une certaine activité d'un jour à l'autre s'ils le jugent nécessaire. Il suffit de la découper et de la déplacer au bon endroit. Les plans des deux jours seront ajustés après cette opération pour tenir compte de l'ajustement.
L'adaptabilité de cet outil de gestion de projet est une réaction au monde réel. Elle permet de s'assurer que les projets se poursuivent malgré les changements de circonstances ou les problèmes imprévus.
Présenter des données
La capacité de Microsoft Project à proposer des données relatives au projet est une autre caractéristique importante. Un utilisateur peut prendre de meilleures décisions en disposant de plus de faits et de connaissances. Ceci est bénéfique pour toutes les phases de la planification du projet.
Les possibilités de gestion de portefeuille peuvent être bénéfiques dès le début. Un projet peut avoir plusieurs chemins de projet construits pour lui. Le meilleur peut alors être choisi en comparant ces dossiers de projet côte à côte.
Toute étape du processus peut bénéficier d'analyses complètes. Elles peuvent aider à l'allocation des ressources pendant la planification et à la détection des problèmes au cours d'un projet. Même une fois la tâche terminée, elles peuvent aider à démontrer ce qui s'est bien passé et ce qui ne l'a pas fait.
La capacité de Microsoft Project d'importer des données et de les montrer ensuite peut être une valeur importante. Elle peut modifier la façon dont une tâche est organisée ou exécutée. Elle peut améliorer considérablement l'efficacité d'un projet lorsqu'elle est utilisée par des personnes ayant reçu une formation appropriée.
Imaginez que vous puissiez communiquer à votre équipe l'état d'avancement général d'un projet en appuyant sur un bouton (gestionnaire de ressources, membre de l'équipe, etc.).
Comment afficher le planning de référence MS Project ?
La réponse appropriée à la question de votre responsable concernant l'avancement de votre projet par rapport à votre plan initial n'est pas "Je ne sais pas". En créant une base de référence avant de lancer le projet et en la sauvegardant comme un instantané de la stratégie initiale, vous pouvez éviter cela.
Définir un planning de référence pour votre projet.
- Ouvrez votre projet pour modification.
- Sous l'onglet Tâches du démarrage rapide, dans le groupe Édition, cliquez sur Définir le planning de référence, puis sur le planning numéroté, à utiliser pour les données du projet actuel. 11 ensembles de données de référence peuvent être enregistrés, y compris le Planning de référence sans numéro.
Comment faire un planning de travaux avec MS Project ?
Les plans de gestion de projet sont également connus sous le nom de plans de travail de projet. S'il est correctement réalisé, votre plan de travail de projet comprendra des tâches, des étapes, des produits livrables, des ressources, des besoins budgétaires et un calendrier pour lier le tout. Il exprime et décrit clairement les processus nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs du projet.
D'une manière générale, cette méthode fonctionne mieux pour les projets et initiatives importants, bien qu'elle puisse être appliquée à n'importe quel niveau. Créez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et temporels (SMART) avant de commencer votre plan de travail. Cela devrait vous permettre de commencer votre plan de manière efficace.
La mise en place de la chronologie de votre projet est simple avec Microsoft Project. Vous pouvez réussir votre gestion de projet en seulement dix étapes simples !
- Saisissez les détails du projet, notamment son nom et sa date de lancement.
- Pour organiser votre travail, utilisez un cadre de répartition du travail.
- Inscrivez le travail qui doit être effectué pour produire les livrables de l'OTP. N'oubliez pas de préciser le type de tâche et d'indiquer si vous souhaitez que les tâches soient planifiées manuellement ou automatiquement.
- Créez un diagramme de réseau en reliant vos tâches pour mettre en évidence les dépendances.
- Ajoutez les personnes et les matériaux qui travaillent sur votre projet, ainsi que leur salaire ou leur taux horaire et leurs heures disponibles.
- Calculez le temps ou l'effort requis pour chaque tâche.
- Donnez à chaque tâche des ressources à utiliser.
- Réglez les différends concernant les ressources.
- Équilibrer les contraintes de calendrier, de coût, de ressources et de performance pour répondre aux attentes des parties prenantes.
- Établissez une base de référence pour votre calendrier.
Avant de pouvoir atteindre vos objectifs, vous devez planifier la manière de les atteindre. Un plan de travail crée un chemin clair vers les buts et objectifs souhaités. Le long de ce chemin, il y aura des ressources, des contraintes et d'autres éléments de gestion du travail qui doivent être décrits dans votre plan.
Ainsi, les projets sont une affaire compliquée ; il y a beaucoup de logistique, d'éléments et de pièces mobiles impliqués dans le processus. Donc, si vous voulez que votre projet avance avec succès, vous devez vous préparer à ce succès - et cela signifie rédiger un plan de projet.
