Comment rédiger un rapport d'activité trimestriel ?
Le rapport d’activité trimestriel permet de faire le bilan du travail effectué par les collaborateurs de l’entreprise sur une période déterminée, soit 3 mois. Il s’agit donc d’un document qui doit être synthétique, clair et précis et qui doit ressortir les points forts ainsi que les points à améliorer. L'objectif de ce rapport est de décrire les activités réalisées pendant le trimestre en question ainsi que leur impact. En effet, ce rapport est destiné aux financeurs, aux partenaires, aux collaborateurs, à l’entreprise elle-même et à la direction.
Dans l’ensemble, nous allons prendre soin de détailler, dans cet article, la définition et l’utilité d’un rapport d’activité trimestriel. Nous allons présenter également le contenu du rapport d’activité et la structuration. Mais pas que ! Nous allons nous attarder sur la manière de rédaction d’un rapport d’activité trimestriel.
Table des matières
Qu'est-ce qu'un rapport d'activité trimestriel ? et quelle est son importance ?
La définition d’un rapport d’activité trimestriel
L’importance du rapport d’activité trimestriel
Quel est le contenu d'un rapport d'activité ?
Comment structurer un rapport d'activité ?
La présentation de l’environnement professionnel
Présentation des activités et des résultats
Qui rédige le rapport d’activité trimestrielle ?
Comment rédiger un rapport d'activité trimestriel ?
La réalisation de la mise en page du rapport d’activité trimestriel
L’intégration des détails en vue d’expliquer les différents points du sommaire
Le choix d’un format professionnel
La création d’un contenu de qualité
L’insertion des données visuelles
La présentation de la méthodologie du travail
La mise en évidence des réalisations
La rédaction du rapport en langage clair
La correction du rapport d’activité trimestriel
Qu'est-ce qu'un rapport d'activité trimestriel ? et quelle est son importance ?
Tout d’abord, nous allons mettre le point sur la définition exacte et complète d’un rapport d’activité trimestrielle. Par la suite, nous allons vous présenter l’utilité de ce rapport pour la structure en question.
La définition d’un rapport d’activité trimestriel
Le rapport d’activité est considéré comme un compte-rendu qui résume une période déterminée. En effet, ce bilan permet de mettre le point sur les activités réalisées par l’entreprise dans un trimestre. Il s’agit donc d’un rapport qui inclut les chiffres et les stratégies effectuées pour atteindre les objectifs précédemment fixés. C’est aussi un rapport qui intègre les prévisions pour le prochain trimestre.
Par ailleurs, le rapport d’activité n’est pas un document obligatoire sauf si les conditions et le règlement de l’entreprise l'exigent. Il est ainsi destiné à la hiérarchie, aux financeurs, au public, aux partenaires et aux actionnaires. En somme, le rapport d’activité est un document convaincant qui a pour objectif d'appuyer la qualité de prise de la décision.
L’importance du rapport d’activité trimestriel
Étant un document synthétique, le rapport d’activité a pour objectif de présenter une synthèse de l’activité réalisée dans le trimestre écoulé ainsi que de l’activité actuelle et à venir. Également, ce rapport intègre un plan d’action avec les coûts associés, les chiffres obtenus, la stratégie mise en place et les objectifs précédemment fixés.
En outre, le rapport d’activité trimestrielle est un document qui met le point sur le travail des collaborateurs et de la personne chargée de sa rédaction. Il regroupe aussi les projets à venir ainsi que les objectifs à prévoir pour le futur.
Dans l’ensemble, le rapport d'activité trimestriel a pour objectif de valoriser les activités de l'entreprise. Il permet donc de :
- Donner une vision de l’ensemble des activités d’une année;
- Mettre en évidence les points fort des activités réalisées durant l’année écoulée;
- Justifier ou pallier les points faibles afin de faire le meilleur usage possible de l'activité menée pour donner la meilleure impression aux lecteurs;
- Rendre compte de l’activité;
- Fournir une mise à jour sur l'état d'avancement de la réalisation des résultats;
- Expliquer les écarts entre les prévisions et les réalisations et prendre les mesures correctives qui s'imposent pour la période suivante.
Par ailleurs, un examen trimestriel rassemble tous les intervenants en vue de contrôler les indicateurs de performance et les risques environnementaux. Cela permet d’évaluer les progrès réalisés et de donner de nouvelles directives. Ainsi, ce rapport permet d'établir un plan d'activité annuel pour l'année suivante.
Quel est le contenu d'un rapport d'activité ?
Tel que mentionné ci-dessus, le rapport d’activité doit être rédigé d’une manière précise, concise, claire et transparente. Cela permet de présenter efficacement le bilan du trimestre passé ainsi que les activités et les projets à venir. L’important, ici, est d’intégrer des informations pertinentes et des chiffres-clés permettant d’analyser la stratégie mise en place au cours du trimestre écoulé. Il est également possible d’insérer des illustrations et des graphiques dans le but de faciliter la compréhension des données.
Il convient de noter aussi que les informations utilisées dans le rapport d’activité trimestriel sont collectées tout au long du trimestre en réalisant des mini-bilans régulièrement. Il s’agit en effet d’un rapport qui se compose de plusieurs parties, à savoir :
- Un résumé,
- Une introduction,
- Un sommaire,
- Une liste des abréviations employées dans le corps du texte,
- Une présentation comprenant un plan d'action,
- Une conclusion.
Pour ce qui est du format, il importe de se concentrer sur un style simple et concis en soulignant les objectifs atteints. En outre, il est recommandé de choisir des termes qui reflètent l’action, à titre d’exemple : réaliser, objectif, réussir, solutionner, résultat, etc. Ainsi, il est important d’indiquer les dates de début et de fin de l’activité en question. Un autre point très important est de prêter attention à l’orthographe, à la ponctuation et à la syntaxe et d’éviter les termes trop techniques ainsi que les énumérations longues.
En somme, il est important de noter que la raison pour laquelle le rapport d’activité doit être clairement rédigé est qu'il présente de nombreux enjeux. Il s’agit en effet d’un document qui fait le point sur le trimestre écoulé et qui détermine les activités à venir de la structure ainsi que les projets futurs. En outre, ce rapport permet de communiquer plusieurs renseignements pertinents et est assujetti à un vote d'approbation.
Comment structurer un rapport d'activité ?
Nous avons déjà mentionné que l’objectif du rapport d’activité est de valoriser le résultat obtenu au cours du trimestre passé. Il s’agit d’un document qui comporte une présentation de l’environnement professionnel dans lequel se sont déroulées les activités, des activités et des résultats et une analyse personnelle.
La présentation de l’environnement professionnel
Cette partie permet de définir l’environnement professionnel de l’entreprise ainsi que les enjeux et l’organisation de la structure en question. Pour y parvenir, il convient de sélectionner les informations pertinentes permettant de mettre en perspective vos propres missions. Il faut également organiser les informations sélectionnées du général vers le particulier.
Présentation des activités et des résultats
Cette étape permet de valoriser la dimension technique/méthodologique des différentes activités de l'entreprise, et ce, en présentant les résultats obtenus durant le trimestre passé. Elle doit donc contenir un bilan des activités ainsi que des projets effectués tout en assurant une liaison avec les problématiques qu’ils abordent.
Par ailleurs, cette partie doit comporter une présentation de toutes les missions du trimestre et les activités annexes de la structure. D'ailleurs, les projets/missions doivent être décrits comme suit : les objectifs, la description des activités effectuées, des outils utilisés et des méthodes choisies ainsi que les résultats obtenus.
Analyse personnelle
Cette partie présente les impressions personnelles sur le déroulement des missions et des activités et concernant les difficultés rencontrées durant le trimestre écoulé. Elle présente également une analyse détaillée sur l'expérience professionnelle ainsi que les perspectives de la suite du parcours.
Qui rédige le rapport d’activité trimestrielle ?
Le rapport d’activité permet à l’association d’identifier et de présenter les différentes actions réalisées ainsi que d’anticiper les besoins futurs. En effet, ce document permet d’orienter les membres ainsi que le président de l’association pour choisir facilement les activités futures et les projets à venir.
C’est pourquoi il doit être très bien rédigé et correctement présenté lors de l'assemblée générale de l’association ou de la réunion trimestrielle de l’entreprise. Au-delà d’une rédaction claire, précise et concise, le rapport peut contenir des graphiques, des schémas et des tableaux en vue de faciliter la compréhension des différents points.
Par ailleurs, il faut savoir que l’élaboration du rapport d'activité trimestrielle est une obligation qui revient aux mandataires sociaux (gérant, président, etc.). En effet, le Code de commerce oblige les gérants de Sarl, les dirigeants de SNC ou les présidents de SAS ou de SA à réaliser ce document. Cependant, les responsables d’EURL (Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) et de Sasu (Société par actions simplifiée unipersonnelle) ne sont pas soumis à cette obligation dès lors que les deux conditions suivantes sont réunies :
- L’associé unique, personne physique, est le seul gérant de l'Eurl ou président de la Sasu.
- A la clôture de l'exercice, la société ne dépasse pas au moins deux des trois seuils suivants : total du bilan 1 000 000 euros, le montant HT de chiffre d'affaires 2 000 000 euros et le nombre moyen de salariés 20.
Comment rédiger un rapport d'activité trimestriel ?
De nos jours, les entreprises exigent la rédaction d’un rapport d’activité trimestriel en vue d’évaluer les activités réalisées au cours des 3 mois passées. Ce rapport doit, bien évidemment, suivre des étapes précises en vue d’établir un document synthétique, clair et précis.
La réalisation de la mise en page du rapport d’activité trimestriel
Pour commencer le rapport, il convient de rédiger un sommaire ainsi qu’une synthèse des activités réalisées. Il faut également mettre en évidence les réalisations effectuées durant le trimestre écoulé. En effet, cette partie doit être synthétique en résumant les points principaux.
L’intégration des détails en vue d’expliquer les différents points du sommaire
Cette étape consiste à réaliser une présentation schématique, et ce, en structurant les différentes informations pertinentes. Il convient également de réaliser un résumé des évènements qui ont eu lieu durant le trimestre passé.
Le choix d’un format professionnel
Le rapport d’activité doit être bien rédigé et bien structuré en vue de présenter un document professionnel et de qualité. Pour cela, il est recommandé de créer un titre et de le centrer au milieu de la page. Il est également important d’utiliser des sous-titres en caractères gras dans le but d’organiser les informations. De plus, il faut prendre note tout au long du trimestre en vue de réaliser le suivi de l’activité pendant toute la période d’étude.
La création d’un contenu de qualité
Comme cité ci-dessus, il est important de présenter un rapport avec un contenu de qualité. Pour ce faire, il convient de rappeler les différents objectifs fixés durant le trimestre passé. Par la suite, il faut expliquer clairement les données réelles ainsi que les résultats obtenus au cours de la période en question.
L’insertion des données visuelles
Pour faciliter la compréhension des lecteurs, il est recommandé d’insérer des images et des illustrations graphiques. Ces derniers doivent mettre le point uniquement sur les actions les plus importantes et les résultats les plus pertinents.
La présentation de la méthodologie du travail
Cette étape consiste à expliquer brièvement la méthode utilisée lors de l’établissement du rapport d’activité trimestriel. Il faut donc expliquer les étapes choisies pour élaborer ce document, l’étude réalisée pour l’enquête ainsi que les résultats de l’enquête.
La mise en évidence des réalisations
Dans cette étape, il faut se concentrer sur les réalisations effectuées par les parties en question durant le trimestre écoulé. Il est donc judicieux de mettre le point sur les avantages de l’activité, le respect des délais, les projets effectués, etc.
La rédaction du rapport en langage clair
Pour réussir cette étape, il convient de respecter les consignes suivantes :
- Présenter les aspects négatifs d’une façon positive
- L’insertion des chiffres-clés
- Réaliser une rédaction claire et transparente
- Mettre le point sur le travail réalisé par les collaborateurs
La correction du rapport d’activité trimestriel
Il faut savoir qu’il est indispensable de faire attention aux petits détails pour ne pas délivrer un rapport bâclé. Il faut donc corriger les fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation. Après avoir finalisé le rapport, il convient de faire une relecture pour vérifier la reformulation des phrases et les différentes fautes présentes.
Nous avons mis le point, dans cet article, sur la définition et l’importance d’un rapport d’activité trimestriel. Nous avons évoqué également la manière de la rédaction et la structure correcte de ce document. En somme, ce dernier un bilan qui présente l’activité de l’entreprise dans une période déterminée. Il s’agit donc d’un rapport qui doit être clair, précis et concis en vue de faciliter la compréhension des lecteurs.