Un rétroplanning commercial est un outil de communication qui permet de schématiser de façon optimale les différentes étapes et actions envisagées dans le cadre d’un projet commercial ou marketing. L’objectif de cet outil est de permettre aux différentes équipes impliquées d’avoir une vue d’ensemble sur les étapes clés du projet en identifiant les responsabilités, les missions et les obligations de chacun. Dans cette optique, le rétro planning commercial constitue un document important qu’il convient de réaliser avec rigueur en adoptant une démarche participative et inclusive qui implique les différentes parties prenantes.
Pour la préparation de votre rétroplanning, plusieurs outils et logiciels sont disponibles. Cependant, l’un des moyens les plus utilisés actuellement est Microsoft Excel, étant donné les nombreuses fonctionnalités et options que ce dernier propose.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps explorer les caractéristiques et l’utilité d’un rétroplanning commercial. Ensuite, nous mettrons l’accent sur les différents avantages, options et fonctionnalités proposés par Microsoft Excel pour la réalisation d’un tel dispositif.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning commercial ?
Comment faire un rétroplanning commercial ?
Quels sont les avantages d’un rétroplanning ?
Quelle est la différence entre un planning et un rétro planning ?
Comment créer un rétroplanning commercial sur Excel ?
Pourquoi utiliser Microsoft Excel pour votre rétro planning commercial ?
Pour mener à bien toutes les étapes et phases de votre projet commercial ou de vos actions marketing, la réalisation d’un rétroplanning est fortement souhaitable. Il s’agit d’une feuille de route incontournable qu’il convient d’élaborer avec précision et rigueur. Déterminant, le rétro planning permet de retracer et de schématiser l’intégralité des moments importants de votre projet de façon inversée, en commençant par la dernière étape.
Le rétroplanning commercial comporte des éléments d’informations utiles et permet aux équipes une meilleure coordination et une meilleure efficacité dans l’opérationnalisation des tâches et des missions attribuées.
Outil fondamental de la gestion commerciale et marketing d’une entreprise, le rétro-planning commercial n’est pas un document rigide et inchangeable dans le temps. Au contraire, il s’agit d’un dispositif souple et adaptable qu’il convient d’alimenter et de modifier en fonction des besoins et des opportunités. L’objectif final étant de faciliter la tâche aux collaborateurs impliqués dans le projet pour l’obtention des résultats escomptés.
Dans votre rétro planning commercial, il est important d’inclure toutes les informations pertinentes qui peuvent vous aider à améliorer votre productivité et à atteindre vos objectifs de vente. L’aspect commercial doit être apparent et visible en intégrant les indicateurs de performance clés et en adoptant une structure d’élaboration simple et facile à lire.
La réalisation d’un rétroplanning commercial implique le respect d’un certain nombre de paramètres et de facteurs importants. Il est crucial de prendre en considération les standards et les normes classiques de préparation et de mise en place d’un rétroplanning commercial, et ce, pour la production d’un livrable final de qualité facilement lisible et interprétable par toutes les parties prenantes. En respectant les étapes ci-après, vous êtes sûr d’élaborer un rétroplanning irréprochable.
Une première étape à prendre en compte avant même de commencer la mise en œuvre de votre rétro planning commercial est de procéder à un découpage cohérent des différentes phases clés de votre projet. Pour un rétro planning commercial, il est fondamental de citer les étapes suivantes : Identification du public cible, conception et commercialisation du produit/service, définition des indicateurs de performance, suivi et évaluation des ventes, suivi et évaluation des retours-clients, etc. En listant, de façon exhaustive et précise, les tâches du projet, vous disposerez d’une meilleure visibilité sur votre plan d’action et sur le découpage de votre rétroplanning. Pour une meilleure organisation, il est recommandé de diviser les missions en des blocs de sous-missions pour assurer un meilleur suivi. Cet exercice est d’autant plus utile si vous envisagez d’impliquer d’autres collaborateurs pour réaliser les sous-tâches.
Lorsque vous aurez figé les différentes étapes du projet, il convient de désigner un collaborateur pour diriger une ou plusieurs missions selon le besoin et les compétences. La responsabilisation des membres de vos équipes vous donne une marge de manœuvre supplémentaire pour réfléchir sur les axes prioritaires et sur les actions stratégiques à prendre en considération pour le développement de vos opérations commerciales. En responsabilisant vos équipes, vous pouvez facilement faire le suivi de l’état d’avancement de votre projet à travers des réunions individuelles et personnalisées. D’autant plus, vous développez une estime de soi et une confiance en soi importantes au sein de vos collaborateurs ce qui augmentera forcément leurs productivités.
La troisième étape incontestable que vous devez appliquer pour réussir votre rétro- planning commercial est d’estimer le temps nécessaire pour la réalisation de chaque tâche du projet. L’estimation temporelle vous donne une idée plus ou moins rapprochée des ressources (financières, logistiques et autres) nécessaires pour l’aboutissement du projet. Elle vous permet également de définir une meilleure organisation et une meilleure répartition des tâches. L’optimisation de ces deux éléments est fondamentale pour la réussite de votre projet commercial. Pour une meilleure estimation du temps nécessaire à la réalisation de chaque mission, il est recommandé de faire un parallèle comparatif exhaustif avec les anciens projets similaires.
La quatrième étape pour optimiser l’élaboration de votre projet commercial est de procéder à une organisation chronologique de façon inversée. L’objectif est de commencer par la toute dernière étape du projet et de détecter le niveau de dépendance entre chaque étape en identifiant les besoins, les risques et les opportunités qui s’y rapportent. La meilleure façon pour procéder à une organisation inversée des tâches est le diagramme de PERT. C’est un moyen graphique pour mieux visualiser la chronologie des événements et des missions.
Une fois que vous aurez préparé toutes ces informations, il est temps de mettre en œuvre votre rétroplanning et d’organiser visuellement les étapes du projet. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des outils et des logiciels disponibles gratuitement en ligne qui sont conçus principalement pour cet exercice. Parmi ces outils, nous citerons notamment Microsoft Excel étant données les nombreuses fonctionnalités et options proposées par le logiciel.
Plusieurs raisons peuvent justifier l’utilisation d’un rétroplanning surtout pour les projets à caractère commercial. L’utilité de cet outil de communication est de permettre in fine une meilleure communication entre les équipes du projet et une meilleure coordination. Ci-après quelques avantages clés qu’il convient de connaître.
Le rétroplanning permet de déterminer avec précision la date finale de l’aboutissement de votre projet. Par conséquent, la réalisation des différentes tâches et missions connexes devient plus efficace et plus pertinente. Ainsi, il est beaucoup plus simple de faire un suivi exhaustif et optimal des réalisations de vos équipes et de détecter, éventuellement, les axes d’amélioration et les points forts de vos collaborateurs tout en sachant que les projets commerciaux nécessitent une réactivité et un suivi réguliers.
Un deuxième avantage qui découle directement de l’utilisation d’un rétroplanning est le fait d’avoir une vue d’ensemble de chaque étape du projet. Vous pouvez, grâce à la répartition des tâches et des missions par rubrique et par collaborateur, faire un suivi personnalisé de l’avancement du projet. Dans cette perspective, vous pouvez réagir plus rapidement et plus efficacement aux différents imprévus en anticipant les risques et les défis de chaque action.
En ayant une idée sur la date de livraison finale de votre projet, vous pouvez définir de façon plus pragmatique la date de son début en prenant en considération tous les facteurs financiers, logistiques et humains que cela implique. Une meilleure gestion de ces facteurs donne, naturellement, des résultats plus satisfaisants.
Le planning et le rétroplanning sont deux outils de communication et de gestion de projet qui sont intimement liés. Cependant, et malgré les points de similarités et les aspects de ressemblance qui caractérisent ces livrables, il est important de relever les points de divergences entre ces deux documents. L’objectif étant d’éviter les confusions inutiles qui pourraient impacter la gestion de votre projet.
Un planning est par définition un plan de travail qui consiste principalement à mentionner les jalons et les points de repère les plus fondamentaux dans le cadre d’un projet. La démarche d’élaboration du planning consiste à définir la première action/phase du projet tandis que dans le cas du rétroplanning, la démarche est inversée. Le rétroplanning ne peut aboutir que si vous avez une connaissance et une maîtrise précises de la dernière action de votre projet.
La démarche d’élaboration constitue la principale caractéristique qui fait la différence entre un planning et un rétroplanning. Par rapport au contenu et aux rubriques d’information qu’il convient d’intégrer dans les deux documents, l’approche reste quasiment la même.
Ce qu’il faut retenir pour produire des plannings et des rétroplannings de qualité est le fait de fixer les dates, les missions et les phases clés de votre projet. Si vous disposez de ces informations, il devient beaucoup plus simple de réaliser des projections à court, à moyen et à long terme et donc, de mieux situer les opportunités et les défis qui pourraient surgir en cours de route.
Plusieurs logiciels et solutions informatiques permettent de réaliser des rétroplannings commerciaux de qualité. Parmi les logiciels les plus utilisés actuellement et qui proposent des fonctionnalités et des paramètres d’utilisation simplifiés, nous retrouvons notamment Microsoft Excel. Dans ce qui suit, nous allons présenter les étapes et les modalités à suivre pour préparer votre rétro planning sur Excel tout en précisant les avantages liés à cette utilisation.
La première chose à faire avant de commencer l’exercice de création sur Microsoft Excel est de télécharger la dernière version du logiciel afin de bénéficier des dernières options et fonctionnalités proposées par l’outil. Dans le cas contraire, il est possible que certaines options soient inactives.
Il est indispensable également de définir les étapes clés et les points de référence et d’information que vous souhaitez inclure dans votre rétro planning commercial. Vous pourrez ensuite commencer l’opérationnalisation effective de l’exercice.
Commencez par donner un titre à votre rétroplanning et classez votre classeur dans une dossier facilement repérable dans votre ordinateur. Ensuite, vous devez concevoir votre tableau, qui constitue le contenant de toutes les informations du projet.
Après la conception de votre tableau, vous devez introduire les catégories principales de votre rétroplanning. Au niveau de la première colonne, vous pouvez lister les actions commerciales et les jalons les plus importants du projet. Un listing exhaustif est souhaitable afin de garder une cohérence dans les délais de réalisation et dans la durée estimative globale du projet.
La deuxième colonne de votre tableau doit inclure les noms des collaborateurs chargés de superviser chaque mission et chaque action commerciale ainsi que des éléments de contact (numéro de téléphone ou adresse e-mail professionnelle) pour faciliter la joignabilité et la communication entre les collègues.
Une troisième colonne doit être ajoutée pour inclure le délai de réalisation de chaque action. C’est la colonne la plus importante de votre fichier car elle renseigne sur la période globale du projet.
Une quatrième colonne doit être réservée à l’état d’avancement de chaque action commerciale. Ceci vous permet de garder un œil, en temps réel, sur l’évolution du projet. Ainsi, il est possible de prendre les décisions adéquates pour remédier à d' éventuels dysfonctionnements en cours de route.
Pour identifier les tendances et pour marquer les alertes, il est possible d’utiliser des couleurs de remplissages particulières. Cependant, vous devez créer une légende pour faciliter le repérage et la lecture des autres utilisateurs qui ne sont pas forcément impliqués dans la conception du rétroplanning.
Pour les moins initiés, il est possible de télécharger des modèles prédéfinis de rétroplannings commerciaux gratuitement sur Microsoft Excel. Ensuite, vous pouvez personnaliser le Template de votre choix en y apportant les modifications de fond et de forme que vous jugerez nécessaires et ce, en fonction de votre projet commercial, de la nature de vos besoins et surtout de la période globale de votre projet.
Les projets commerciaux et les actions marketing sont, en général, des opérations collectives qu’il convient de traiter de façon participative. Sur Microsoft Excel, et grâce aux options de partage et de collaboration, vous pouvez travailler en équipe sur une seul et même classeur Excel. Cette option rend la collaboration plus efficace et la communication plus fluide. Dans ce sens, vous pouvez personnaliser les paramètres d’accès en identifiant les utilisateurs qui peuvent modifier le contenu de votre rétroplanning et ceux qui peuvent uniquement accéder comme lecteurs.
L’utilisation de Microsoft Excel est relativement simple et intuitive contrairement à d’autres solutions informatiques disponibles dans le marché. L’architecture de l’interface principale est conçue de sorte à offrir une expérience utilisateur de qualité et à permettre une navigation rapide.
Un autre paramètre important qui rend l’utilisation de Microsoft Excel plus attrayante est l’option de sauvegarde en ligne. Ainsi, il est possible d’enregistrer les évolutions de votre rétro planning en ligne et d’y accéder facilement depuis n’importe quelle machine à condition de disposer d’une connexion internet.
Le rétroplanning commercial peut comprendre plusieurs types de données importantes qu’il convient de partager avec les équipes concernées par le projet. Sur Microsoft Excel, la visualisation des données est simplifiée. Vous pouvez produire des graphiques et des schémas visuellement attrayant pour présenter les tendances et les évolutions du projet. Les options esthétiques de mise en page sont avancées et élaborées au niveau du logiciel et permettent de produire des résultats impeccables.
Un rétroplanning commercial est un outil de gestion de projet fondamental et important qu’il convient d’élaborer avec un degré de précision infaillible. Il s’agit d’une feuille de route qui comporte les étapes et les phases clés du projet ainsi que des actions et activités qui cela implique. Pour concevoir un rétroplanning commercial de qualité, il est crucial d’entreprendre une démarche d’élaboration bien verrouillée en utilisant les bons outils informatiques et les bonnes ressources.
