Un établissement d’activité médico-social est une entité qui s’occupe d’accueillir et de prendre en charge les personnes dépendantes. Pour évaluer les activités, les actions et les initiatives entreprises au cours de l’année, le comité de direction de chaque établissement doit superviser la rédaction d’un rapport d’activité en bonne et due forme. Ce document est utilisé principalement pour identifier les réalisations et axes d’améliorations de l’entité.
Le rapport d’activité d’un établissement socio-médical doit respecter un certain nombre de standards de rédaction en termes de structure, de contenu et de mise en page. L’objectif est de produire un rendu final facilement lisible et compréhensible par le lecteur. Dans la majorité des cas, le rapport d’activité est rendu public et peut être accessible par le citoyen lambda. C’est une plateforme informative qui permet au lecteur de prendre connaissance de façon détaillée des activités du centre.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps définir les missions et les caractéristiques d’un établissement médico-social en précisant ses multiples domaines d’intervention. Ensuite, nous mettrons l’accent sur les composantes de forme et de fond qui caractérisent le rapport d’activité de ses établissements.
Qu’est-ce qu’un établissement médico-social ?
Comment rédiger le rapport d’activité d’un établissement médico-social ?
Quelles sont les caractéristiques du rapport d’activité d’un établissement médico-social ?
Pourquoi rédiger un rapport d’activité pour un établissement médico-social ?
Qui doit rédiger le rapport d’activité d’un établissement médico-social ?
Un établissement médico-social est une entité qui a pour mission principale la prise en charge des personnes dites dépendantes. L’établissement veille à leur fournir les conditions nécessaires pour qu’ils puissent mener une vie paisible. Il s’agit de structures spécialisées qui se composent de cellules et de départements compétents et d’un personnel bien formé pour mener à bien les missions sociales et les opérations médicales.
Les établissements médico-sociaux sont protéiformes et pluriels. Nous retrouvons notamment les établissements de soins palliatifs, les centres qui traitent les problèmes d’addiction, les centres spécialisés dans l’accompagnement des jeunes, les centres qui s’occupent des personnes en situation de handicap, etc. Le fonctionnement interne de ces établissements est régi par un cadre législatif bien verrouillé qui définit les modalités de gestion, les procédures de nomination et les procédures administratives applicables.
Peu importe son domaine de compétence, l’établissement doit œuvrer pour le bien-être et l’amélioration continue des conditions de vie de ses visiteurs. Ceci ne peut se faire qu’en appliquant à la lettre les prestations et les bonnes pratiques recommandées par les experts du secteur parmi lesquelles nous citons les éléments suivants :
Il est important pour un établissement médico-social de vérifier l’état de santé des visiteurs ou des résidents de façon constante et régulière en prenant en considération les antécédents et les particularités de chaque individu. Les visites médicales sont importantes dans le sens où elles permettent d’évaluer l’efficacité de la thérapie ou du traitement prescrits. Il est à noter que la visite médicale doit être menée par des médecins et des infirmiers qualifiés et non pas par le personnel administratif qui peut, dans certains cas, avoir des notions de base pour assurer un suivi médical et/ou un accompagnement social.
L’assistance sociale est une tâche fondamentale dans la routine des établissements médico-sociaux. C’est un exercice qui a pour objectif de faciliter la réinsertion sociale des individus à travers des séances d’accompagnement personnalisé basés sur la conversation, les échanges et la communication rapprochée. L’assistance sociale peut également se faire à travers des séances d’orientation organisées en groupe pour faciliter les interactions entre les individus.
L’établissement médico-social doit pouvoir assurer une qualité de vie irréprochable en termes d’hygiène et de propreté pour les visiteurs/résidents qui le sollicitent. C’est un point fondamental qui permet aux individus d’adopter les bonnes habitudes dans leurs quotidiens aussi bien à l’intérieur du centre qu'à l'extérieur.
Un autre élément d’appui que l’établissement médico-social doit pouvoir offrir aux visiteurs est une orientation efficace et appropriée en fonction de la situation sociale et médicale de chaque individu. Les conseils proposés par l’établissement doivent être en adéquation avec les attentes et les besoins de l’intéressé et doivent prendre en considération tout un ensemble de facteurs sociaux et économiques. L’objectif de cette démarche est d’alimenter les perspectives personnelles et professionnelles des individus.
Le rapport d’activité d’un établissement médico-social est un document important qu’il convient de produire chaque année pour mettre l’accent sur les multiples actions, aboutissements et réalisations effectuées. Le rapport d’activité est perçu par de nombreux observateurs comme étant un document de référence qui donne la possibilité aux dirigeants de l’établissement d’évaluer de manière concrète leurs actions.
Cependant, la rédaction d’un tel document n’est pas le fruit d’une démarche unilatérale et irréfléchie mais le résultat d’un exercice de collaboration entre toutes les équipes et les parties prenantes impliquées dans les activités de l’établissement. Le résultat est d’obtenir un document exhaustif, solide en termes de contenu et cohérent au niveau de la structure adoptée.
Avant de commencer la rédaction du rapport d’activité d’un établissement médico-social, un premier travail de réflexion doit être mené en amont pour identifier les grands blocs d’information et les grandes parties qu’il convient d’intégrer dans votre rapport. Cet exercice de brainstorming doit se faire régulièrement et en plusieurs sessions pour obtenir suffisamment de propositions.
À la suite des séances de réflexions collectives, vous devez figer le plan et la structure de votre rapport en identifiant les grands titres que vous souhaitez mettre en avant. En général, la rédaction du rapport doit se faire en équipe. Par conséquent, le dirigeant de l’établissement doit responsabiliser les membres de ses équipes pour la rédaction des parties qui rentrent dans leurs périmètres de compétences.
Le rapport d’activité ne doit pas être une recomposition détaillée de toutes les actions que vous avez initié au cours de l’année mais doit pouvoir réciter les éléments d’informations clés et les opérations les plus pertinentes que vous avez menés avec vos équipes. Dans ce sens, la maîtrise du domaine de compétences et du périmètre d’intervention de l’établissement est un prérequis fondamental pour sélectionner les éléments de langage à utiliser et les grandes parties à intégrer dans le rapport.
Un autre point crucial que vous devez absolument reprendre dans votre rapport concerne les perspectives et les actions à entreprendre. Vous devez réserver une partie aux opérations que vous envisagez de mener dans le futur soit pour consolider les acquis de l’établissement soit pour améliorer certains processus et certaines démarches en cours.
Une dernière étape à suivre avant de publier votre rapport est la constitution d’un comité de lecture qui se chargera de relire et de valider l’intégralité du contenu de votre livrable. Le comité de lecture joue un rôle fondamental car il permet de nettoyer votre production finale, d’améliorer la qualité de rédaction, d’émettre des propositions et des ajustements de style et surtout de vérifier les données et les variables scientifiques introduites. De préférence, les membres constitutifs du comité de lecture doivent faire partie de l’établissement pour avoir une meilleure idée sur la logique de fonctionnement de l’entité.
Il convient de citer que le rapport d’activité est un document annuel qu’il faut rédiger en respectant les délais et les périodes d’émission prédéfinis. C’est un document périodique et récapitulatif qui permet de situer le positionnement de l’établissement sur la période d’une année vis-à-vis des autres centres et entités qui opèrent dans le même secteur.
Pour les moins initiés, il est possible d’exploiter plusieurs types de Template en ligne pour la rédaction de votre rapport d’activité. Vous pouvez télécharger gratuitement des propositions de modèles et les personnaliser en fonction de votre besoin.
Pour mener à bien la rédaction de votre rapport, vous devez impérativement introduire des mentions obligatoires et des références de base au niveau de votre document pour le personnaliser et optimiser son caractère formel.
La page de couverture de votre rapport doit comprendre le titre du document (EX : Rapport d’activité de l’établissement X pour l’année 2021). Il est recommandé d’intégrer le logo de l’établissement et le numéro du rapport. Personnaliser la page de couverture rend votre rapport plus attrayant et plus crédible aux yeux des lecteurs.
Il est intéressant de rédiger un résumé synthétique et structuré de votre rapport avant la mise en place du plan/sommaire de votre document. Le résumé permet aux lecteurs de se situer et d’avoir un aperçu global du contenu de votre rapport sans avoir à lire l’intégralité du livrable.
Le plan de votre rapport doit être structuré et doit pouvoir comporter les grands titres et les grandes sections du document.
Vous pouvez inclure des annexes, des références et des documents supplémentaires après la conclusion en guise de support argumentatif pour alimenter le contenu du document et pour renforcer certaines propositions émises dans le rapport.
En conclusion, vous devez indiquer la date d’émission du rapport et procéder à la signature du document pour renforcer son caractère formel et authentique. Le document doit être signé par toutes les parties impliquées dans la rédaction et la validation du document.
Rédiger un rapport d’activité pour un établissement médico-social permet de bénéficier de plusieurs avantages en donnant aux équipes de l’établissement des points de références cohérentes et des données fiables et objectives rendant leurs travaux en interne plus souple et plus fluide.
Le rapport d’activité est un moyen incontournable qui fluidifie la circulation de l’information et la communication au sein de l’établissement. C’est un moyen efficace pour éviter les confusions et les imprécisions relatives à une activité donnée. Étant donné son caractère public, le rapport d’activité est un document qui doit être disponible et accessible par toutes les parties prenantes de l’établissement et ce, pour assurer une dynamique de collaboration et de coordination efficace entre les équipes de l’entité.
Un autre aspect important qui découle de la rédaction régulière des rapports d’activité est l’identification rapide et précoce des risques et opportunités qui distinguent l’établissement. Un repérage précoce de ces éléments permet une meilleure prise de décision et une meilleure préparation des équipes. Ceci donne lieu, naturellement, à une meilleure productivité et à de meilleurs résultats
Un troisième avantage fondamental qu’il convient de citer également est le caractère périodique du rapport qui permet, entre autres, d’identifier les tendances, les points forts et les axes d’amélioration de l’établissement. Il est également possible d’entreprendre des comparaisons entre les actions et les opérations menées au fil des années pour évaluer votre performance. Un exercice qui a son importance car il permet à l’établissement de se baser sur des données objectives et réelles pour un éventuel ajustement de vision et d’orientation.
Si vous souhaitez évaluer la performance de vos équipes, il est possible de réaliser cet exercice en exploitant les références, les réalisations et les travaux de chaque département de votre établissement situé au niveau du rapport d’activité. Il est toujours utile de garder un historique fiable et crédible des activités de l’établissement pour une utilisation ultérieure comme l’évaluation des équipes.
Le rapport d’activité est un outil à travers lequel les établissements médico-sociaux font la promotion de leurs activités et consolident leur positionnement en externe. Cette façon de faire permet de nouer des partenariats et des actions de collaboration avec des acteurs et des entités qui œuvrent dans le secteur médical et social. Les partenariats constituent un levier utile pour les établissements médico-sociaux car ils peuvent être source de financement et force de proposition.
La rédaction du rapport d’activité d’un établissement médico-social est en général déléguée à un comité de rédaction composé d’experts, d’accompagnateurs, de médecins et d’assistants sociaux. Le projet de rédaction est inclusif et implique la participation effective des représentants de toutes les parties prenantes. Le but à travers cette démarche participative est de permettre à chaque département de présenter l’état d’avancement de ses projets et de mettre l’accent sur les obstacles, les opportunités, les perspectives et les défis qu’il rencontre.
Certains établissements médico-sociaux font appel à des acteurs externes pour rédiger leurs rapports d’activité. Une démarche souvent privilégiée par les petits établissements qui n’ont pas forcément des équipes structurées pour mener à bien cette tâche. Toutefois, un travail de relecture est toujours recommandé pour éviter les confusions et les imprécisions inutiles.
Peu importe la partie qui prend en charge la rédaction du rapport d’activité de l’établissement médico-social, il est fondamental de suivre une logique de rédaction cohérente et une structure fondée sur les éléments d’information les plus pertinents et ce, en fonction des activités et des interventions de l’entité en question.
Le rapport d’activité d’un établissement médico-social permet de garder une traçabilité crédible et écrite des différentes actions et activités initiées par l’entité dans une période donnée. Il s’agit d’un document structuré qui permet aux équipes de l’établissement de bénéficier de plusieurs avantages en termes de coordination, de collaboration et de communication. Il est donc important de procéder à la rédaction de ce livrable en respectant les règles, les standards et les recommandations précités dans cet article.
