Modèle de rapport de ventes sur Excel

Le rapport de vente, le pilier incontournable de performance !

Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui

Une entreprise leader du marché est une entreprise très compétitive, dotée d’un niveau d’organisation interne irréprochable. Son activité commerciale doit être bien maîtrisée depuis l’approvisionnement auprès de ses fournisseurs jusqu’à la livraison de ses propres clients. Tous les actes sont documentés et suivis avec précision. Les processus de l’entreprise favorisent la transmission de l’information entre les équipes en toute fluidité et aident les dirigeants à prendre les décisions les plus importantes. De même, les transactions de ventes représentent un point déterminant de la réussite d’une structure. Dans ce sens, des rapports de ventes détaillés sont nécessaires pour justifier le flux de la marchandise. La cadence de l’édition du rapport de ventes diffère d’une entreprise à l’autre, elle peut être journalière, hebdomadaire ou mensuelle. Dans cet article, nous mettons en exergue la définition d’un rapport de ventes, son rôle, ses types ainsi que ses éléments clés pour vous accompagner lors de sa réalisation.

Qu’est-ce qu’un rapport de ventes et quels sont ses types ?

Un rapport de ventes est un document qui récapitule les ventes effectuées pendant une durée limitée. Il présente aussi une synthèse sur l’équipe commerciale et leurs réalisations à date. Le rapport de ventes peut apporter plusieurs informations utiles sur les ventes conclues selon sa fréquence d’édition :

• Rapport de ventes journalier: ce type de rapports permet de suivre en quotidien les commerciaux et de mesurer leur implication dans le processus de vente, par l’évaluation des démarches de prospection comme leur taux de phoning, de prise de rendez-vous et de ventes concrétisées.
• Rapport de ventes hebdomadaire: il montre le degré d’accomplissement des objectifs à courts termes par les agents ou par les équipes pour une vue d’ensemble complète.
• Rapport de ventes mensuelle: il représente le rapport le plus consistant. Il met le point sur les revenus générés et le nombre total de ventes en comparant avec les objectifs fixés par la hiérarchie.

Donc, le rapport de ventes peut être demandé à n’importe quel moment, mais en fonction des informations apportées, nous pouvons dire qu’il existe plusieurs types de rapports de ventes.

• Rapport de ventes par produits, chaque rapport s’intéresse à un seul produit. Le document décrit la quantité vendue, les suppléments commandés en parallèle, les modalités de paiement ainsi que la participation du produit en question dans le chiffre d’affaires global.
• Rapport de ventes par équipes, le but principal est de comparer les performances de chaque équipe et de favoriser la concurrence entre eux pour booster les ventes. Il décrit le nombre de ventes totales et le chiffre d’affaires effectué.
• Rapport de ventes par client, en général et dans le cadre des transactions BtoB, les clients sont toujours les mêmes et l’approvisionnement auprès de l’entreprise fournisseuse se fait en continue. Il vaut donc mieux élaborer un rapport de ventes par client pour maîtriser leurs tendances d’achats.

A quels paramètres s’intéresse un rapport de ventes ?

Chaque entreprise a ses propres paramètres à contrôler pour assurer la bonne gestion des équipes, le respect des exigences clients et surtout l’atteinte des objectifs. Ces paramètres communément appelés KPI ‘Indicateurs clé de performance’ concernent les agents responsables de l’exécution de la stratégie commerciale de l’entreprise et s’appliquent systématiquement sur les transactions de ventes et les clients derrières.

Paramètres liés à la performance des agents commerciaux

• Nombre d’appels téléphoniques, d’e-mails ou de réunions réalisées par agent: ces actions sont indispensables pour fidéliser les anciens clients et en acquérir de nouveaux. Chaque acte est comptabilisé en faveur de l’agent, mais ce paramètre doit donner des résultats qualitatifs et non quantitatifs seulement. Car c’est bien de prospecter autant de personnes par jour, mais le nécessaire est de conclure le maximum des ventes.
• Moyenne de produits vendus par agent : pour rester dans un esprit de challenge, les scores de ventes de chaque agent doivent être calculés et communiqués dans chaque rapport de ventes.
• Durée du cycle de ventes : elle représente la durée réelle entre la prise de contact avec le client et la conclusion de la vente. Ce critère dépend à la fois de la réactivité et de l'intérêt du client à l’égard du produit ainsi que de l’accroche et la technicité du commercial. Le cycle de vie peut être de quelques heures, comme il peut dépasser un mois.
  • Portefeuille clients : le nombre de clients dont dispose chaque agent, plus le client passe des commandes plus le portefeuille de son agent est de grande valeur.

Paramètres liés aux produits vendus

• Volume moyen des transactions : le nombre de transactions à date doit être converti en volume pour faciliter la tâche du suivi et la prise d’information lors de la réalisation du rapport de ventes.
• Moyenne des commandes par client: Chaque client est référencé dans le système. Son tableau de ventes doit afficher l’historique de ces dernières ainsi que la moyenne de son panier.
• Taux de satisfaction client: le rapport de ventes peut évoquer aussi le pourcentage de la satisfaction des clients. Cette satisfaction peut s’exprimer par l’absence de retours négatifs ou de réclamations sur les produits vendus. 
• Viabilité d’un client: la période pendant laquelle un client est engagé avec une entreprise et passe à travers elle toutes ses commandes. Un bon système de management et un service après-vente à l’écoute fidélisent le client davantage.

Quel est l’impact du rapport de vente ?

Le rapport de ventes est doté d’une grande importance, car il permet non seulement de recenser les ventes réalisées et de calculer le chiffre d’affaires, mais il oriente également la stratégie de l’entreprise. Nous pouvons dire que les rapports de ont de deux fonctions principales :

● Aspect financier

• Le rapport de ventes énumère toutes les ventes réalisées pendant une durée déterminée, il fournit un calcul exact sur les entrées de caisses et permet ainsi de quantifier l’exercice de l’entreprise.
• Le rapport aide les managers à avoir une idée claire sur les tendances du marché et d’identifier les produits best-seller afin d’ajuster les prix de ventes selon l’offre et la demande. Dans le même sens, il révèle les produits les moins demandés et auxquels des promotions peuvent être attribuées pour susciter l’intérêt des clients.
• Les rapports de ventes bien tenus facilitent la gestion des stocks et ajustent la cadence d’approvisionnement en fonction de l’état des stocks affichés.
• En comprenant la psychologie des clients, il s’avère évident d’optimiser au maximum le coût d’acquisition des clients.

● Aspect stratégique

• Suite au chiffre d’affaires affiché par chaque produit, il convient de confirmer qu’un produit n’est plus demandé ou apprécié par les clients. Dans ce cas-là, les managers peuvent fournir des efforts supplémentaires pour connaître les limites du produit et intégrer de nouvelles stratégies de ventes. S’ils épuisent toutes les tentatives de relance pour le produit, ils peuvent s’orienter vers un nouveau marché à fort potentiel.
• Générer des rapports de ventes par client est très bénéfique, car ça permet de maîtriser le profil des clients pour proposer des techniques de démarchage plus pertinentes et sur mesure.
• Les rapports de ventes relèvent la capacité réelle des équipes, si jamais un décalage survient, la modification des KPI demeure une solution valable pour redresser la situation en se basant sur les résultats enregistrés.

Comment rédiger un rapport de ventes?

Le rapport de ventes est considéré comme un outil stratégique qui propose un résumé des actions menées au sein d’une entreprise pour contribuer à la prise des prochaines décisions. Donc, avant de commencer à rédiger votre rapport de ventes, il faut contextualiser ce dernier en précisant la raison pour laquelle vous allez l’établir : s’agit-il d’une analyse de routine ? d’une demande exprimée par l’une des parties prenantes ? Ou c’est une nécessité afin de pallier un dysfonctionnement et redresser la situation après l’apparition des déséquilibres ? Votre cible doit être claire pour choisir le vocabulaire adéquat et mettre en avant les points les plus importants pour elle. De même, vous devez cerner la période qui sera évoquée dans le rapport pour se concentrer sur les ventes comprises dans ce laps de temps seulement et ne pas entraîner des confusions. Ensuite vous pouvez rédiger un petit plan que vous allez suivre pour bien organiser vos idées et respecter un enchaînement progressif et logique lors de votre rédaction. En fonction des axes que vous allez aborder, référez-vous à vos enregistrements et documents pour sélectionner et rassemblez les données les plus pertinentes.

Dès que tous les éléments cités sont prêts, vous aurez la possibilité d’entamer la rédaction de votre rapport de ventes. Commencez par une analyse de l’existant où vous décrivez le positionnement actuel de votre entreprise et vous apportez soigneusement sur un tableau les informations détaillées sur les dernières ventes : références de produits, quantités et chiffre d’affaires. Après, comparez entre les états affichés et les KPI déterminés auparavant. Munissez vos tableaux et représentations graphiques par de petites phrases explicatives qui donneront plus de lisibilité et plus de valeur à votre rapport pour sortir avec une bonne critique de l’existant. Terminez votre rapport par les actions correctives que vous envisagez appliquer ou simplement par des propositions qui visent à améliorer vos performances et votre force de ventes.

Le reporting permet de communiquer les données relatives aux ventes accomplies. C’est une démarche très bénéfique pour les employés, afin qu’ils gardent en tête les ventes passées et visent à conclure d’autres pour s’aligner avec leurs KPI. Le rapport de vente améliore la vision des managers et rectifie la stratégie de l’entreprise pour surmonter ses points faibles. Plusieurs outils sont disponibles pour rédiger un bon rapport de ventes commençant par les packs standards comme Microsoft Excel et allant aux systèmes d’information les plus développés qui permettent de gérer les enregistrements de ventes dans des bases de données sécurisées et d’éditer des rapports de pointe à volonté.