Tutoriel Word : comment créer facilement un organigramme

Dans la plupart des cas, il est recommandé d'utiliser des programmes spécifiques pour créer des diagrammes, mais dans certains cas simples, tels que les organigrammes d'entreprise, vous pouvez utiliser avec succès les outils Word intégrés.

Un organigramme est une représentation visuelle des rôles et de la structure hiérarchique d'une équipe, d'un service, d'une division ou de toute une entreprise. Dans ce tutoriel, vous apprendrez à créer et à modifier facilement des organigrammes à l’aide de Microsoft Word en quelques minutes. Les organigrammes sont des outils puissants pour simplifier les structures complexes. Ce guide vous aidera à créer un organigramme dans Word.

Microsoft Word est un puissant outil de traitement de texte. Bien qu'il n'ait pas été conçu spécifiquement pour la création de diagrammes, Word peut être utilisé pour créer des organigrammes de base pouvant enrichir vos documents, les rendant ainsi plus utiles aux lecteurs.

Le moyen le plus rapide d’illustrer le processus de flux de travail au sein de votre organisation consiste peut-être simplement à l’écraser sur un tableau blanc, mais cela signifie que vous devrez le modifier à chaque fois qu’une promotion ou un nouvel employé sera embauché. Pour créer, mettre à jour et distribuer instantanément votre organigramme, Microsoft Word est équipé d’un outil qui génère automatiquement des diagrammes hiérarchiques. Tout ce que vous avez à faire est d’ajouter vos informations personnelles et d’enregistrer le fichier.

Microsoft Word simplifie la création initiale d'un organigramme avec SmartArt. La ligne entre les cases est automatiquement alignée et vous pouvez rapidement créer des subordonnés et des assistants pour n’importe quel poste.

SmartArt est l’une des fonctionnalités du concepteur de Word qui vous permet de créer très simplement des illustrations attrayantes à l’aide de l’onglet Insertion de Word. Cette fonctionnalité est également disponible dans Excel, PowerPoint et lors du formatage d'un courrier électronique dans Outlook. Vous pouvez créer une variété de graphiques SmartArt dans Word et le type que vous utilisez dépend du type d'informations que vous souhaitez transmettre. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, les différents types comprennent les listes, les processus, les cycles, la hiérarchie, les relations, la matrice, Pryamid, Image ou Office.com. Chaque type contient plusieurs mises en page différentes.

Dans ce tutoriel, nous allons créer un organigramme en utilisant l’une des dispositions de l’organigramme SmartArt de Word, telle que l’organigramme. La fonctionnalité graphique SmartArt de Word constitue un moyen simple et efficace de créer et de mettre à jour votre organigramme, car elle vous permet de représenter graphiquement la structure de gestion de votre organisation.

Table des matières

Comment créer facilement un organigramme dans Word

Qu'est-ce qu'un organigramme ?

Comment faire un organigramme dans Word

Ajouter des zones de texte supplémentaires

Supprimer et déplacer des zones de texte

Comment modifier un organigramme dans Word

Quelques considérations sur la conception des organigrammes

Ce que vous pouvez faire avec un organigramme une fois qu’il est complet

Qu'est-ce qu'un organigramme ?

Un organigramme, est un outil visuel qui montre les relations hiérarchiques au sein d'une organisation. Les nouveaux employés peuvent utiliser des organigrammes pour connaître la structure (c'est-à-dire qui fait rapport à qui) de leur département ou de tout département associé. Les gestionnaires utilisent des organigrammes pour illustrer leur fonction et celle de leurs employés dans le cadre d'une organisation plus grande, ou pour évaluer les responsabilités de différents rôles avant et après la restructuration. Les organigrammes sont également un outil utile pour cartographier des groupes au-delà des départements de grandes entreprises, des organisations de bénévoles aux arbres généalogiques.

Outre l'utilisation évidente de la visualisation de la structure de rapport, les organigrammes peuvent être un outil pratique à utiliser dans de nombreuses situations, notamment :

¾     Évaluer les fonctions des départements et des employés

¾     Planification de projets transversaux

¾     Planifier et évaluer les efforts de restructuration

¾     Suivi des charges de travail des employés et des gestionnaires pour déterminer qui a trop ou trop peu de travail

La façon la plus simple de lire un organigramme est de haut en bas. La plupart des organigrammes sont en forme de pyramide, avec la personne la plus haut placée au sommet. Chaque ligne correspond à un niveau de gestion. Le diagramme s’élargit alors qu’il cartographie les niveaux inférieurs de l’organisation. Les lignes relient des formes pour montrer les relations hiérarchiques.

La structure organisationnelle définit en quelque sorte la manière dont le travail ou les activités sont exécutés dans une organisation, tels que la coordination, la délégation de tâches et la supervision. Toutes ces actions sont menées afin de garantir la réalisation des objectifs de l'organisation. L'organigramme est la représentation visuelle de la structure organisationnelle. Tous ces détails sur l'organigramme suffisent à vous faire comprendre l'importance de l'organigramme.

Créer un organigramme n’est pas une tâche difficile, mais lui donner une touche personnalisée et organiser les noms de tous les employés en fonction de leur poste ou de leur titre de poste est une tâche assez ardue et qui prend beaucoup de temps. Dans le cas où vous envisagez de créer un organigramme en un tournemain, vous devez savoir qu’il existe un moyen de le réaliser. Vous ne devriez pas penser que vous devez rapidement sacrifier l’aspect professionnel du graphique. Vous pouvez préparer un organigramme avec une apparence professionnelle même avec un délai court.

Microsoft Word fournit une variété de graphiques pour créer un pour votre entreprise, organisation à but non lucratif ou autre. Apprenez à utiliser les options SmartArt pour créer une représentation visuelle de votre.

Comment faire un organigramme dans Word

Vous n'avez pas besoin d'un logiciel spécial ni de capacités de conception avancées pour créer un organigramme. Voici comment créer un organigramme rapide et facile dans Word.

Il existe un moyen simple et rapide de créer un organigramme efficace avec une apparence professionnelle, et l'option qui vous aidera à le faire n'est autre que Microsoft Office Word. Microsoft Word est sans aucun doute l'une des meilleures applications bureautiques, mais sachez qu'il est également équipé d'un outil spécial permettant de générer automatiquement un diagramme hiérarchique. La seule chose que vous devrez faire sera d'ajouter vos informations personnelles dans le tableau. Créez un organigramme personnalisé avec Microsoft Word en suivant les étapes décrites dans cet article.

Le moyen le plus simple de créer un organigramme dans Microsoft Word consiste à utiliser l'outil « SmartArt ». Dans Word 2010, 2013 et 2016 pour Windows et Word 2016 pour Mac, ainsi que dans la version Office 365, vous pouvez trouver la fonctionnalité « SmartArt » en cliquant sur l'onglet « Insertion », puis sur le groupe « Illustrations ». Dans Word pour Mac 2011, SmartArt est un onglet. Au lieu de partir de zéro, vous pouvez également créer un organigramme à partir de l'un des modèles gratuits proposés par Smartsheet pour gagner du temps.

Remarque : toutes les captures d'écran de cet article proviennent de Microsoft Word 2016 pour Windows. Les autres versions de Word auront des variantes dans la façon dont les éléments apparaissent, mais les étapes sont similaires. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité SmartArt dans Excel pour créer un organigramme.

Lorsque vous devez créer rapidement un organigramme, vous n'avez pas à sacrifier votre apparence professionnelle pour respecter votre date limite. Voici comment créer un organigramme poli dans Word.

Comme nous voulons créer un organigramme dans Word dans ce didacticiel, nous utiliserons le type « Hiérarchie ». Le type « Hiérarchie » vous permet de sélectionner une variété de styles d'organigrammes montrant les relations hiérarchiques dans une organisation, telles que les directeurs, les gestionnaires et les employés ne faisant pas partie de la direction.

1. Cliquez sur l'onglet « Insertion » puis allez dans le groupe « Illustrations » et sélectionnez le bouton « SmartArt ».
2. Dans la galerie « Choisir un graphique SmartArt », cliquez sur « Hiérarchie ».
3. Sélectionnez une disposition d'organigramme de votre choix. Lorsque vous cliquez sur les différents graphiques, remarquez l’aperçu à droite. Dans cet exemple nous allons sélectionner la première option simplement appelée « Organigramme ».
4. Cliquez sur OK.

Le volet de texte apparaîtra à gauche de votre graphique SmartArt. Vous utiliserez le volet Texte pour entrer et modifier le texte qui apparaît dans votre graphique SmartArt. Au fur et à mesure que vous ajoutez et modifiez votre contenu dans la sous-fenêtre « Texte », votre graphique SmartArt est mis à jour automatiquement. Dans le volet de texte, l’icône en forme de L représente un assistant. Les points de balle correspondent à toutes les autres positions.

Le volet de texte est le moyen le plus simple d’ajouter ou de supprimer de nouvelles formes, ainsi que de déplacer les formes vers le haut ou le bas. Si le volet de texte n'est pas visible, cliquez sur l'onglet du volet de texte (marqué en rouge dans l'image ci-dessous).

Vous pouvez également saisir le texte directement dans les zones de texte du graphique SmartArt.

5. Cliquez dans la première zone de texte du graphique SmartArt et tapez « Directeur ».

Maintenant, cliquez sur [Texte] dans la sous-fenêtre « Texte », puis tapez le nom « Gestionnaire ». Terminez la saisie du texte dans les autres zones de texte en saisissant « Employé ».

Ajouter des zones de texte supplémentaires

Votre organigramme sera probablement beaucoup plus volumineux et compliqué que l'exemple ci-dessus. Vous devrez donc ajouter des zones de texte supplémentaires pour accueillir davantage de membres du personnel. De nouvelles zones de texte peuvent facilement être ajoutées ou supprimées si nécessaire.

1. Cliquez sur la zone de texte située dans la ligne à laquelle vous souhaitez ajouter des zones de texte supplémentaires. Il s'agit généralement de la zone de texte la plus proche de l'endroit où vous souhaitez ajouter la nouvelle zone. L'onglet contextuel « Outils SmartArt » apparaîtra.
2. Cliquez sur l'onglet « Création » sous l'onglet « Outils SmartArt » puis allez sur le groupe « Créer un graphique »,
3. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard du bouton « Ajouter une forme », puis choisissez « Ajouter une forme après ». La nouvelle zone de texte apparaîtra dans votre graphique.

4. Tapez le nom « Gestionnaire », puis continuez à créer votre organigramme. Ce qui suit est notre organigramme complété. Utilisez les techniques décrites sous cette capture pour ajouter des zones de texte et des assistants supplémentaires, comme indiqué.

¾     Ajouter une forme en dessous : Insère une zone de texte un niveau sous la zone sélectionnée.

¾     Ajouter une forme avant : Insère une zone de texte au même niveau que la zone sélectionnée, mais avant celle-ci.

¾     Ajouter une forme au-dessus : Insère une zone de texte d'un niveau au-dessus de la zone sélectionnée. La nouvelle boîte prend la position de la boîte sélectionnée, et la boîte sélectionnée et toutes les boîtes situées directement en dessous sont chacune rétrogradées d'un niveau.

¾     Ajouter un assistant : Vous pouvez également ajouter un assistant. La zone de l'assistant est ajoutée au-dessus des autres zones du même niveau dans le graphique SmartArt.

Supprimer et déplacer des zones de texte

¾     Supprimer une boîte est facile. Cliquez simplement sur la bordure de la boîte que vous souhaitez supprimer, puis appuyez sur la touche « Suppr » de votre clavier.

¾     Déplacer des boîtes est tout aussi facile. Pour déplacer une zone, cliquez sur la zone que vous souhaitez déplacer, puis faites-la glisser vers son nouvel emplacement. Vous pouvez également déplacer ou « pousser » une zone de texte par petits incréments en maintenant simplement la touche « Ctrl » enfoncée tout en appuyant sur les touches fléchées de votre clavier.

¾     Les organigrammes sont incroyablement utiles pour clarifier la structure organisationnelle, en particulier la chaîne de commandement. Les organisations étant souvent complexes, il est donc complexe de déterminer qui fait rapport à qui peut éliminer la confusion et améliorer l’efficacité du bureau. Pour promouvoir une personne dans un organigramme dans Word, appuyez simplement sur la touche « Tab » après avoir cliqué sur son nom dans la boîte de dialogue « Texte ». Pour les rétrograder, « Shift + Tab » fera l'affaire. Les hiérarchies organisationnelles peuvent également être gérées dans l'onglet « Création » dans « Outils SmartArt ».

Comment modifier un organigramme dans Word

Une fois que vous avez créé un organigramme, vous pouvez facilement y apporter des modifications à l'aide des outils de SmartArt.

Si les modifications doivent s’appliquer à toutes les formes (comme la couleur d’arrière-plan ou la forme elle-même) ou à tout le texte (comme une police ou une couleur), utilisez la commande « sélectionner tout » dans le groupe « Edition » de l’onglet « Accueil » avant de procéder à la modification.

1. Ajouter une forme : sélectionnez une forme (la forme par défaut est un rectangle) et cliquez à la fin de son nom dans le volet de texte et appuyer sur « Entrée ». La nouvelle forme sera ajoutée sur la même ligne que la forme sélectionnée.

 Quelques choses à noter :

¾     Si aucune forme n'est sélectionnée, la nouvelle forme ne sera pas connectée aux autres formes et apparaîtra au même niveau que la forme supérieure du graphique.

¾     Si un rapport direct est sélectionné lors de l'ajout d'une forme, la nouvelle forme sera également un rapport direct au même emplacement.

2. Ajouter un assistant : Si l'organigramme dispose déjà d'un assistant, sélectionnez cette forme et suivez les instructions ci-dessus pour ajouter une forme dans le volet de texte.

Si la boîte de l'assistant a été supprimée ou si un assistant est nécessaire pour occuper un autre poste, cliquez sur la forme à laquelle vous ajoutez la nouvelle forme d'assistant, puis cliquez sur l’onglet « Création » dans le ruban, cliquez sur « Ajouter une forme », puis sur « Ajouter un assistant ».

3. Redimensionner une forme : Cliquez sur la forme, puis faites glisser les poignées sur les coins ou les côtés pour l'agrandir ou la réduire.

4. Ajouter un rapport direct : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une forme, cliquez sur « Ajouter une forme » et choisissez « Ajouter une forme ci-dessous ». La nouvelle forme sera dans une position subordonnée.

5. Supprimer une forme : cliquez sur la forme (dans une zone n’incluant pas de texte), puis sur le bouton « Suppr » du clavier.
6. Modifier le texte : cela ne diffère pas de la modification d'un autre texte dans Word. Mettez le texte en surbrillance, puis modifiez la police, la couleur, la taille ou tout autre aspect à l'aide des options de l'onglet « Accueil ».
7. Modifier l’arrière-plan d’une forme : cliquez avec le bouton droit de la souris sur une forme, sur « Format de la forme », sur « Remplissage », puis choisissez une option.

8. Modifier la disposition : cliquez sur le bouton « Disposition de l’organigramme » dans le groupe « Créer un graphique » de l’onglet « Création » pour changer le type de disposition pour les formes. Pour modifier la disposition de votre organigramme utilisez les styles dans le groupe « Disposition » toujours dans l’onglet « Création ».

9. Modifier la conception : sélectionnez le graphique, puis choisissez une option dans « Styles graphiques SmartArt ». Ces options différeront en fonction de la création sélectionnée.

10. Ajouter des images : si vous souhaitez inclure des images des personnes occupant chaque position, vous pouvez les ajouter en tant qu’images d’arrière-plan (voir « Modifier l’arrière-plan d’une forme » ci-dessus).

Une autre option consiste à sélectionner la disposition « Hiérarchie avec images rondes », puis à ajouter une image pour chaque position en cliquant sur l'espace réservé et en insérant une image.

Après avoir ajouté les images, cela ressemblera à quelque chose comme ceci :

11. Modifier une relation : le moyen le plus simple de modifier une relation (par exemple, si une personne passe dans un nouveau gestionnaire) consiste à supprimer la forme de l'ancien gestionnaire et à ajouter une nouvelle forme sous le nouveau gestionnaire. Suivez les étapes pour supprimer une forme et ajouter une forme décrite ci-dessus.
12. Ajout d’une ligne : Vous pouvez inclure des lignes de connecteur en ajoutant une forme liée à une autre forme.

Quelques considérations sur la conception des organigrammes

La conception par défaut fonctionne bien dans de nombreuses situations, mais les utilisateurs ont un contrôle important sur l'apparence de chaque élément du graphique. Cependant, pour que l’organigramme soit facile à lire, il est préférable de conserver un design simple et cohérent. Tous les graphiques n’incluent pas les titres, mais il est courant d’indiquer le nom de la personne en premier et son titre à la ligne suivante. Si vous voulez d'abord les titres, entrez les informations dans cet ordre.

Ce que vous pouvez faire avec un organigramme une fois qu’il est complet

Une fois que vous avez un graphique, vous voudrez l’utiliser et le partager avec d’autres. Les options ne manquent pas, mais voici quelques suggestions pour l'afficher :

¾     Enregistrer le graphique en tant qu'image : cliquez avec le bouton droit sur le graphique, puis cliquez sur « Enregistrer en tant qu'image ». Il est facile d’inclure la photo dans une page Web ou de l’importer dans des documents.

¾     Imprimer le graphique : si le graphique n’est pas trop grand, essayez de l’ajuster sur une seule page. Jouez avec les paramètres d'impression et les marges de page pour voir si cela s'applique. Ensuite, vous pouvez imprimer et distribuer le graphique.

¾     Afficher en mode paysage : Certains graphiques seront plus faciles à lire en mode paysage. Modifiez l'orientation en sélectionnant « Mise en page » dans le ruban Word, puis cliquez sur « orientation » et choisissez « Paysage ».