Tuto Word : Créer et insérer une frise chronologique dans un document
Vous souhaitez concevoir un diagramme Gantt ou n’importe quel type de chronologie nette et claire sur un traitement de texte ? Dans ce tutoriel, je vous propose un guide étape par étape sur la création d'une frise chronologique à l’aide de Microsoft Word avec des capture d’écran pour une compréhension facile.
Dans tous les projets sur lesquelles j’ai eu l’occasion de travailler durant mon cursus universitaire, les diagrammes de Gantt, qu’on appelle également des graphiques chronologiques, sont indispensables et sont souvent l'une des parties les plus discutées lors de la présentation au jury. Ils sont d’une grande importance que le projet lui-même. Ce genre de graphiques jouent un rôle très important dans la définition des étapes et dans la description de la portée et des échéanciers du projet. Lorsque vous avez besoin de présenter un itinéraire, un calendrier ou un plan de projet, un graphique chronologique peut être plus efficace qu’un simple texte brut.
Dans un document Microsoft Word, vous pouvez toujours créer une chronologie visuelle à l'aide de graphiques SmartArt. Office vous permet de choisir parmi une dizaine de styles de chronologie et d’ajouter votre propre touche en personnalisant les couleurs en fonction du sujet de votre projet. Grace à cet outil, vous pouvez facilement gérer vos projets, visualiser rapidement la séquence des événements et taches à exécuter et communiquer clairement le timing aux membres de l'équipe.
Table des matières
Comment créer une chronologie dans Word
Étape 1 : modifier l'orientation de la page
Étape 2 : insérez un graphique de chronologie
Étape 3 : modifiez le texte de remplacement
Étape 4 : ajouter ou supprimer des événements
Étape 5 : déplacez une forme sur la chronologie
Étape 6 : personnalisez votre chronologie
Modifier la disposition du graphique
Ajuster les propriétés de police de vos événements
Modifier la couleur de remplissage de vos jalons
Changer la couleur et la largeur de l'axe de la chronologie
Modifier la couleur de la page
Insérer une zone de description
Comment créer une chronologie dans Word
Lorsque vous n’avez besoin que de créer un diagramme de chronologie de base avec quelques taches ou événements, l’utilisation d’un traitement de texte tel que Microsoft Word est une excellente option. C'est particulièrement le cas si le reste de votre rapport est également rédigé dans Word. Cependant, si votre projet exige une frise chronologique plus élaborée contenant plusieurs événements et des options d'ajustement, dans ce cas, il est préférable voire judicieux d’utiliser un autre outil pour bénéficier d’autres options.
Étape 1 : modifier l'orientation de la page
La première étape pour créer n’importe quel type de document consiste à paramétrer et préparer la mise en page. Pour concevoir une chronologie, il est préférable que vous modifiiez l'orientation de votre document Word de portrait en paysage. En faisant ainsi, vous aurez plus d’espace horizontalement pour ajouter plus d’évènements ou de jalons au processus. Si par contre, vous souhaitez créer une chronologie verticale, vous devez garder l’orientation de page portrait.
- Ouvrez votre document Word ou créez un nouveau.
- Accédez à onglet « Mise en page » et cliquez sur le bouton de commande « Orientation » dans le groupe « Mise en page » :
- Dans le menu déroulant, sélectionnez « Paysage » et la page sera automatiquement orientée et prête à créer une chronologie :
Étape 2 : insérez un graphique de chronologie
Après avoir préparé la page, vous pouvez commencer à travailler sur votre chronologie :
- Pour commencer, allez sur l'onglet « Insertion » et cliquez sur le bouton de commande « SmartArt » que vous trouverez dans le groupe « Illustrations » :
- Cela ouvrira la boite de dialogue « Choisir un graphique SmartArt » ci-dessous. Cette fenêtre contextuelle vous propose différents types de graphiques SmartArt, allant des listes aux processus et également des images :
- Dans la liste des catégories à gauche, sélectionnez la catégorie de chronologie que vous préférez. En fait, Il existe seulement deux types de dispositions de chronologie dans la fenêtre graphique SmartArt, la première est la chronologie de base et la deuxième est la chronologie en cycle. Dans l’exemple de ce tutoriel, j’ai choisi la mise en page de base de la chronologie qui est « Processus ». Lorsque vous choisissez une catégorie, sélectionnez la disposition que vous souhaitez dans la zone à droite. J’ai choisi « Processus simple » :
Remarque : si vous créez une chronologie pour la première fois dans Word, je vous recommande de sélectionner la chronologie de base « Processus ». Une fois que vous avez appris à créer une chronologie de base, vous pouvez suivre les mêmes instructions pour créer quelque chose de plus avancé, comme la chronologie en cycle.
Étape 3 : modifiez le texte de remplacement
Lorsque vous cliquez sur le bouton « OK » la chronologie choisie sera immédiatement insérée dans la page. Par défaut, la chronologie simple affichera 3 jalons avec des espaces réservés pour votre texte comme illustré dans la capture ci-dessous :
Vous pouvez ajouter vos propres entrées à la chronologie de deux façons différentes :
- La première méthode consiste à cliquer à l’intérieur des crochets « [Texte] » dans les jalons du graphique :
- Une deuxième façon consiste à taper directement dans la boîte flottante ou le volet de texte qui s’ouvre lorsque vous cliquez sur l'icône de flèche à gauche du graphique :
N’importe la méthode que vous utilisez, vous pouvez commencer à taper ou coller du texte dans le graphique SmartArt. Pour insérer un saut de ligne utilisez la raccourcie « Shift + Enter ».
Dans l'image ci-dessous, les trois étiquettes par défaut ont été modifiées pour la phase d'analyse ou de conception, la phase de réalisation ou de programmation et la phase de livraison pour simuler un calendrier de développement logiciel :
Étape 4 : ajouter ou supprimer des événements
Le graphique SmartArt vous permet d’ajouter ou de supprimer des jalons selon vos besoins. Par exemple, pour ajouter une nouvelle étape après la phase de réalisation, suivez les étapes ci-dessous :
- Commencez d’abord par cliquer sur le jalon qui représente la phase de réalisation.
- Ensuite accédez à l’onglet contextuel « Création » sous « Outils SmartArt » et cliquez sur le bouton « Ajouter une forme » dans le groupe « Créer un graphique » :
- Dane le menu déroulant qui s’affiche, sélectionnez l’option « Ajouter la forme après ». Si vous souhaitez ajouter la nouvelle forme avant la phase de réalisation, sélectionnez alors la deuxième option « Ajouter une forme avant » :
- Automatiquement, Word ajoute un nouveau jalon à votre chronologie dans l’emplacement spécifié. Vous pouvez également répéter ces étapes pour ajouter autant de formes que vous souhaitez. Utilisez les instructions dans l’étape 2 pour modifier le texte de la forme :
Remarque : vous pouvez utiliser le volet de texte pour ajouter rapidement plus de jalons en appuyant sur la touche « Enter » à chaque fois que vous entrez un jalon. Word ajuste automatiquement la taille de la police en fonction du nombre d'événements et de la quantité de texte que vous entrez. Il est toutefois important de noter que plus vous ajoutez d’événements, plus votre texte deviendra petit. Par exemple, l'ajout de plus de 7 événements rendra les événements de votre chronologie difficiles à lire.
Si vous souhaitez supprimer une étape de votre chronologie vous pouvez le faire de deux manières :
- Ouvrez le volet de texte et supprimez la ligne de texte de la forme à supprimer, ainsi la forme et la zone de texte correspondante seront supprimés du graphique :
- Alternativement, une autre méthode plus rapide consiste à cliquer sur la forme à supprimer pour la sélectionner et appuyer sur la touche « Suppr » de votre clavier :
Lorsque votre projet comprenne un grand nombre d’événements vous devriez probablement utiliser un logiciel de chronologie dédié à la place.
Étape 5 : déplacez une forme sur la chronologie
Il est également possible de modifier l’emplacement des jalons dans une chronologie. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur la forme que vous souhaitez déplacer, pour la sélectionner.
- Accédez à l'onglet contextuel « Création » sous « Outils SmartArt ». Dans le groupe « Créer un graphique » vous verrez deux boutons « Monter » et « Descendre » que vous pouvez utiliser à cette fin :
- Par exemple, pour déplacer la phase « Test 2 » après la phase « Test 1 » sélectionnez la forme « Test 2 » et cliquez sur « Descendre » :
- Pour déplacer la phase « Test 1 » et la mettre avant la phase « Test 2 » sélectionnez la forme « Test 1 » et cliquez sur « Monter » :
Lorsque la forme que vous déplacez contient une date, n'oubliez pas de vérifier les dates et d’apporter les modifications nécessaires pour rendre vos dates conformes à votre plan.
Remarque : une méthode alternative consiste à utiliser la technique du glisser-déposer pour modifier la position d'un jalon, verticalement et horizontalement. Parfois lorsque vous avez des textes de descriptions pour chaque étape de la chronologie, cette méthode est la plus recommandé. Glissez les jalons pour les rapprocher de leurs descriptions et garantir que les lecteurs de votre chronologie puissent facilement établir la bonne connexion entre le jalon et le texte.
Félicitations ! vous venez de créer une chronologie standard simple que vous pouvez placer dans votre rapport. Cependant, si vous le souhaitiez, vous pouvez modifier son apparence et la personnaliser à votre guise. Word vous donne accès à plusieurs options pour mettre en forme votre chronologie en modifiant sa couleur et son style. De plus, vous pouvez même personnaliser des événements individuels. Voyons comment.
Étape 6 : personnalisez votre chronologie
A l’aide de Microsoft Word vous pouvez facilement styliser votre chronologie. En fait, lorsque vous modifiez le style, les couleurs et les propriétés de police la perception de votre graphique change grandement. Par exemple, si vous préparez la chronologie du projet d’un client, il est judicieux d’utiliser les couleurs de sa marque et en relation avec le logo de son entreprise. Ainsi, les conseils suivants sont d’une grande utilité pour chaque créateur de modèle de chronologie Word. Je vous propose des modifications à appliquer pour créer des chronologies visuellement époustouflantes. Tout peut être ajusté manuellement en quelques clics.
Modifier la disposition du graphique
- Commencez par sélectionner la chronologie en cliquant sur le graphique.
- Accédez à l’onglet contextuel « Création » sous « Outils SmartArt ». Cherchez le groupe « Dispositions » et cliquez sur le bouton « Autres » pour ouvrir la galerie des styles de dispositions :
- Maintenant, sélectionnez un style de disposition que vous préférez parmi les graphiques SmartArt proposés et le graphique sur la page sera modifié instantanément :
- Dans cet exemple, j’ai choisi de transformer la chronologie de base en processus descendant :
Ajuster les propriétés de police de vos événements
Pour personnaliser l’apparence du texte dans les jalons, utilisez les options de police proposées par Word : famille de polices, la taille de la police, la couleur de la police, etc. Pour ce faire, sélectionnez le texte à l’intérieur de la forme et utilisez les options de l'éditeur de texte enrichi qui apparaîtra ensuite :
Modifier la couleur de remplissage de vos jalons
Pour modifier la couleur d’un jalon, faites un clic droit dessus. Cela ouvrira un menu contextuel et juste en dessus se trouve un autre menu dans lequel vous pourrez modifier la couleur de remplissage, la couleur du contour et le style du jalon sélectionné :
Comme pour la modification de disposition, les couleurs de remplissage sont appliqués immédiatement mais peuvent être rétablis en un seul clic. Vous pouvez essayer plusieurs couleurs pour trouver celle qui convient à vos besoins :
Il est également possible de modifier les couleurs de la chronologie entière. Pour ce faire, sélectionnez le graphique, cliquez sur la commande « Modifier les couleurs » dans l'onglet « Création » et choisissez la combinaison de couleurs souhaitée parmi les options proposées :
Changer la couleur et la largeur de l'axe de la chronologie
Comme il est possible de modifier la couleur des jalons individuellement, il est également le cas pour l'axe de la chronologie. Vous pouvez suivre la même procédure, faites un clic droit sur la flèche représentant l’axe et modifiez les options de remplissage et de contour :
Outre la couleur, vous pouvez également modifier la largeur de l'axe, ce qui aidera à faire ressortir davantage les jalons pour transmettre le message de votre chronologie.
Modifier la couleur de la page
Il se peut que la chronologie créée ne corresponde visuellement au jeu de couleurs du projet et de la présentation de la réunion de direction. Je vous recommande donc de modifier la couleur d'arrière-plan de la page de chronologie. Pour ce faire, allez sur l’onglet « Conception » et cliquez sur la commande « Couleur de page » dans le groupe « Arrière-plan de la page » :
Ensuit cherchez et sélectionnez la couleur la plus appropriée dans la palette déroulante qui s’affiche.
Modifier la taille de la page
Accédez à l’onglet « Mise en page », cherchez le groupe « Mise en page » et cliquez sur la commande « Taille ». Dans le menu déroulant, cliquez sur « Autres tailles de papier » :
La boite de dialogue « Mise en page » s’ouvre avec l’onglet « Papier » active. Modifiez les paramètres « Format du papier », « Largeur » et « hauteur » et cliquez sur le bouton OK pour appliquer les modifications.
Insérer une zone de description
Pour écrire une petite description de la chronologie vous pouvez ajouter une zone de texte pour pouvoir la déplacer où vous voulez. Allez sur l’onglet « Insertion », cherchez le groupe « Texte », cliquez sur la commande « Zone de texte » et choisissez un modèle de zone de texte :
Si vous le souhaitez, modifiez les paramètres de police et de paragraphe pour qu'ils correspondent au thème de la page de modèle Word.
Conclusion
A l’aide de Microsoft Word, vous avez la possibilité de créer une chronologie de base que vous pourrez ajuster et styliser manuellement à votre guise. Ainsi, vous n’avez pas à vous soucier si vous souhaitez concevoir un graphique simple adapté aux présentations ou rapports créés pour vos clients. L'avantage est que le processus est très simple à implémenter qu’un simple clic sur une disposition de graphique. De plus, la plupart des étapes peuvent vous être familières. D’un autre côté, l'utilisation de Microsoft Word pour créer une chronologie peut manquer de simplicité de glisser-déposer, ou de la flexibilité dont vous avez besoin pour afficher des détails plus précis ou mettre à jour la chronologie régulièrement. Dans ce cas, l’utilisation d’un logiciel dédié à la conception de chronologies peut sera le meilleur choix.