Comment partager un fichier Excel en ligne

Comment partager un fichier Excel en ligne

Que vous collaboriez avec d'autres personnes ou que vous ayez simplement besoin d'un accès n'importe où, ces étapes vous permettront de partager vos classeurs Excel en ligne.

Les utilisateurs d'Excel 2013 et versions supérieures disposent de plusieurs options pour partager des feuilles Excel en ligne. Vous pouvez enregistrer le fichier sur le cloud, publier un lien, partager sur plusieurs plates-formes de réseaux sociaux et envoyer le fichier par courrier électronique. Bien que vous ayez pu enregistrer des fichiers Excel dans le cloud pendant un certain temps en partageant avec Windows OneDrive (SkyDrive), le choix de partager avec Windows OneDrive (SkyDrive) est désormais une option d'interface. En outre, les invités n'ont plus besoin d'un compte Microsoft pour afficher et / ou modifier les fichiers Excel partagés. Partager sur OneDrive est maintenant un choix facile.

OneDrive est un stockage en ligne hébergé par Microsoft. Si vous ne l'avez pas, vous pouvez l'installer. La plupart des applications Office 2013, et pas seulement Excel, prennent en charge SkyDrive qui est renommé en OneDrive. Ces instructions sont spécifiques à la version de bureau d'Excel 2013, mais Office 365, Windows Phone 8 et Xbox 360 prennent également en charge SkyDrive (OneDrive).

Table des matières

  1. Identifier le fichier
  2. Enregistrer dans le cloud
  3. Les options de gestion
  4. Inviter des contacts
  5. Définir l'option d'édition
  6. Ajouter un message
  7. Partager
  8. Suivez le lien
  9. Afficher le fichier sur OneDrive

1. Identifier le fichier

Tout d'abord, vous devez identifier le classeur que vous souhaitez partager. Ce classeur étant ouvert dans Excel, cliquez sur l'onglet Fichier. Dans le volet de gauche, choisissez Partager. La capture suivante montre la configuration de partage initiale, avec l'option Inviter des personnes sélectionnées.

2.  Enregistrer dans le cloud

Avant de pouvoir partager votre classeur, vous devez l'enregistrer dans un emplacement dans le cloud. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud (à droite). Ensuite, identifiez l'emplacement approprié. Cliquez sur OneDrive. Ensuite, cliquez sur votre compte OneDrive, comme illustré dans la capture ci-dessous. Excel utilise par défaut votre compte OneDrive. Cliquez donc sur Enregistrer en réponse à la boite de dialogue Enregistrer sous.

3. Les options de gestion

Après avoir enregistré le classeur sur OneDrive, vous disposez de nombreuses options, illustrées dans la capture ci-dessous, pour contrôler l’accès au fichier. Ces options nécessitent plus d'exploration de votre part, mais brièvement :

-          Utilisez Protéger le classeur pour limiter les modifications au fichier.

-          Utilisez Inspecter le classeur pour masquer les informations personnelles ou confidentielles que vous ne souhaitez peut-être pas partager et pour rechercher d'autres problèmes gênants, tels que l'accessibilité et la compatibilité avec d'autres versions.

-          Gérer le classeur pour récupérer les modifications non enregistrées.

-          Utilisez les options d'affichage du navigateur pour limiter les zones du fichier que d'autres utilisateurs peuvent visualiser.

-          Utilisez les options à gauche pour gérer le fichier. Sur la droite, vous trouverez un certain nombre de propriétés de fichier.

4. Inviter des contacts

À ce stade, vous pouvez partager l'emplacement de votre fichier avec d'autres personnes. Pour ce faire, cliquez sur Partager dans le volet de gauche et choisissez l’une des nombreuses options de partage offertes par Excel. Lorsque l’option Partager avec des personnes est sélectionné, entrez les adresses électroniques des contacts avec lesquels vous souhaitez partager le fichier. Au fur et à mesure que vous tapez, Excel utilise la saisie semi-automatique pour faire correspondre votre entrée aux noms et adresses de votre carnet d'adresses, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous. Cliquez sur une adresse dans le menu déroulant pour l'ajouter à la liste. Si vous envoyez l'invitation à plusieurs contacts, tapez un point-virgule entre les noms (Excel les ajoutera pour vous.). Vous pouvez également cliquer sur l'icône Rechercher des contacts dans le carnet d'adresses pour les contacts afin de rechercher des contacts.

5. Définir l'option d'édition

Par défaut, Excel permet à quiconque ayant une invitation de modifier le fichier et OneDrive enregistrera automatiquement ces modifications. Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs modifient le fichier, choisissez l'option Peut modifier dans le menu déroulant d'édition, comme illustré à la capture d’écran ci-dessous.

Veillez à restreindre les autorisations de modification si vous ne souhaitez pas que d'autres modifient le fichier.

6. Ajouter un message

Ce paramètre facultatif vous permet d'ajouter un message personnel à l'invitation, comme illustré dans la capture ci-dessous. Si vous omettez cette étape, Excel générera une invitation générique à votre intention. Vous pouvez ajouter un message personnel à l'e-mail.

7. Partager

À ce stade, vous êtes prêt à envoyer l’invitation aux personnes répertoriées. Pour ce faire, cliquez simplement sur Partager. Lorsque vous le faites, Excel envoie l'invitation par courrier électronique. Comme vous pouvez le voir sur la capture ci-dessous, Excel répertorie également les destinataires et leur statut d'édition.

Excel vous aide à vous souvenir des personnes que vous avez invitées à afficher et / ou à modifier le fichier.

8. Suivez le lien

Chaque invité recevra un courrier électronique contenant un lien hypertexte, comme illustré à la figure H. Il suffit de cliquer sur le lien pour ouvrir le fichier sur OneDrive.

Cliquez sur le lien pour afficher le classeur partagé.

9. Afficher le fichier sur OneDrive

Ceux qui reçoivent le lien ne font rien d’autre que cliquer sur le lien. Windows OneDrive fait tout le travail, ouvrant le fichier dans Excel Online pour un affichage rapide dans le navigateur par défaut du système local ! Si vous ne modifiez pas la valeur par défaut de l'édition (étape n ° 5), l'invité peut même modifier le fichier à l'aide d'Excel Online.

Les invités peuvent visualiser le fichier à l'aide d'Excel Online à l'aide de leur navigateur par défaut.

Le partage est un choix facile dans Excel. Maintenant que vous connaissez les bases, vous pouvez explorer les autres options de partage et partager des fichiers en toute simplicité et en toute confiance! Même si vous n'avez pas besoin de partager des fichiers avec d'autres personnes, OneDrive est un moyen facile d'accéder à vos propres fichiers lorsque vous voyagez ou que vous souhaitez travailler à domicile.

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