Comment enregistrer ou transformer un fichier Excel en PDF

La conversion d'une feuille de calcul Excel au format PDF est souvent nécessaire si vous souhaitez laisser les autres utilisateurs visualiser vos données sans les modifier. Ce court tutoriel décrit les étapes à suivre pour convertir des fichiers Excel en PDF en utilisant la fonction Enregistrer sous d'Excel.

Enregistrer des documents Excel sous forme de fichiers PDF

Bien que les formats .pdf et .xls existent depuis un certain temps et qu'ils aient toujours été populaires parmi les utilisateurs, la possibilité d'exporter des fichiers Excel directement au format PDF est apparue dans Excel 2007 uniquement. Ainsi, si vous avez une version moderne installée, y compris Excel 2016, 2013, 2010 ou 2007, vous pouvez convertir Excel en PDF de la manière rapide et simple suivante.

Microsoft Excel permet d'exporter des plages ou des tableaux sélectionnés, ainsi que d'enregistrer une ou plusieurs feuilles de calcul ou l'intégralité du classeur au format PDF. Pour ce faire suivez lzq étapes ci-dessous.

1-      Ouvrez votre classeur Excel et sélectionnez les plages ou les feuilles que vous souhaitez convertir en fichier PDF.

-          Si vous souhaitez exporter un tableau, placez le curseur sur une cellule du tableau.

-          Pour exporter une certaine feuille de calcul, activez-la simplement en cliquant sur l'onglet de cette feuille.

-          Pour convertir plusieurs feuilles de calcul, sélectionnez-les toutes. Pour sélectionner des feuilles adjacentes, cliquez sur l'onglet de la première feuille, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur l'onglet de la dernière feuille de calcul à sélectionner. Pour sélectionner des feuilles non adjacentes, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur les onglets de chaque feuille que vous souhaitez enregistrer en tant que PDF.

-          Si vous souhaitez enregistrer le classeur entier dans un seul fichier PDF, ignorez cette étape.

2-      Dans Excel 2013 et 2016, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous. Dans Excel 2007, cliquez sur le bouton Office > Enregistrer sous.

3-      Dans la fenêtre de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez PDF (. * Pdf) dans la liste déroulante "Type".

Si vous souhaitez afficher le fichier PDF résultant après l'enregistrement, assurez-vous que la case à cocher Ouvrir le fichier après publication est cochée.

Sélectionnez l'une des options suivantes sous Optimiser pour :

-          Si le document PDF résultant requiert une qualité d'impression élevée, cliquez sur Standard (publication en ligne et impression).

-          Si la taille du fichier PDF est plus importante que la qualité d'impression, sélectionnez Taille minimale (publication en ligne).

4-      Cliquez sur le bouton Options ... dans la partie inférieure gauche de la fenêtre.

5-      La boîte de dialogue Options s'ouvre et vous sélectionnez l'une des options en fonction de vos besoins :

-          Sélection : ceci exportera la ou les gammes sélectionnées.

-          Feuille (s) active (s) : cette option enregistre soit la feuille de calcul actuelle, soit toutes les feuilles sélectionnées dans un fichier PDF.

-          Table : ceci exportera la table active, c’est-à-dire une table où réside le pointeur de votre souris.

-          Classeur entier : explicite.

6-      Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue et vous avez terminé.

La capture ci-dessous montre comment appliquer l’ensemble des étapes cités :

Une fois terminé vous aurez le fichier Pdf qui s’ouvre et qui contient les données sélectionnées comme ci-dessous :

Comme vous le voyez, l’exportation de fichiers Excel au format PDF à l’aide des moyens intégrés d'Excel est simple et le tableau a gardé sa mise en forme. Bien entendu, Microsoft Excel ne fournit que quelques paramètres de base, mais avec un peu d’expérience, on peut apprendre à préparer les fichiers source de manière à ce qu’aucun ajustement supplémentaire ne soit nécessaire.