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Comment créer un planning de réservations et disponibilités ?

Article rédigé par : Mouna HAMIM

De nos jours, avoir un planning de réservations et disponibilités est un élément vital pour votre entreprise. En effet, ce calendrier permettra à vos clients de prendre des rendez-vous en ligne avec un formulaire de réservation. Il sera aussi très utile pour la planification de l’entreprise et la gestion du temps.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer un planning de réservations et disponibilités grâce à des étapes très simples et claires. Nous allons bien sûr concrétiser le tout avec des exemples.

Planning de réservations et disponibilités : quelle importance ?

Un planning ou calendrier de réservations et disponibilités est un outil interactif qui permet aux différents clients de l’entreprise de faire des réservations en ligne et de s’assurer des disponibilités. D’un autre côté, ce type de calendrier aide l’entreprise à avoir une vue globale des différentes réservations faites par ses clients de de s’assurer de ses propres disponibilités.

Grâce au planning de réservations, les visiteurs de votre site peuvent vérifier les disponibilités et effectuer des réservations pour des jours ou des créneaux horaires spécifiques. Vos clients peuvent même rechercher les propriétés ou les services disponibles à des dates précises et payer en ligne leurs propres réservations.

Vous recevrez des notifications par e-mail et pourrez gérer les réservations directement du site. Le calendrier de réservations est conçu pour fonctionner dès le départ, mais vous pouvez néanmoins configurer différents paramètres pour qu'ils s'adaptent au mieux aux processus de travail de votre entreprise, et personnaliser le formulaire et le calendrier pour qu'ils s'intègrent naturellement au design de votre site.

Quels avantages apporte l’utilisation d’un Calendrier de réservations ?

Praticité  et efficacité

À moins qu'un client ne préfère prendre plus de temps pour fixer un rendez-vous ou que ses employés ne préfèrent le faire manuellement, un Calendrier de rendez-vous en ligne peut faire gagner beaucoup de temps à votre entreprise, des deux côtés. Il donne aux clients le pouvoir de décider quand et comment ils prennent rendez-vous, où qu'ils soient. Les employés n'ont qu'à vérifier le système pour voir ce qui a été ajouté au lieu de prendre les informations et de classer le calendrier eux-mêmes.

Faciliter la gestion du personnel et des ressources 

Comme vos employés n'auront pas à s'occuper des dossiers de rendez-vous, ils pourront consacrer leur temps et leurs forces à des domaines plus urgents de l'entreprise. De plus, le logiciel de planification stockera toutes les informations nécessaires en un seul endroit, ce qui simplifiera le travail de réponse et de préparation des rendez-vous. Il peut s'agir d'informations sur le client, y compris ses allergies ou ses préférences, les services demandés et les noms des employés qui seront impliqués. Ainsi, vos employés sont en mesure de se rendre à chaque rendez-vous avec toutes les informations dont ils ont besoin.

Accroître l'automatisation 

Au-delà de la simplification de la gestion du personnel et des ressources, la réservation en ligne constitue également un moyen d'automatisation utile pour votre entreprise, libérant le temps précieux des employés. L'automatisation élimine également le risque que les clients ne puissent pas réserver parce que vos employés sont occupés à programmer des rendez-vous avec d'autres clients.

Augmenter la satisfaction des clients 

Lorsque vos clients peuvent lancer le processus de réservation à tout moment, vous leur faites gagner du temps . Ils n’auront plus à se préoccuper de la façon dont ils vont vous contacter ou du moment où ils trouveront le temps.

 Pour les clients potentiels qui ont des difficultés à téléphoner ou à se rendre sur leur lieu de travail, un calendrier  de prise de rendez-vous en ligne est une alternative idéale. En conséquence, vous vous retrouverez certainement avec une clientèle plus satisfaite.

Les différentes utilisations d’un Calendrier de réservations 

Un calendrier de réservations peut être utilisé par plusieurs types d’entreprises ou de commerces. Que vous exploitiez un grand hôtel avec des centaines de chambres ou que soyez propriétaire d'une entreprise individuelle qui a besoin d’automatiser les réservations de rendez-vous.

Voici des exemples de situations qui justifient l’utilité d’avoir un Calendrier de réservation et de disponibilités :

  • Réservation de ressources (chambres d'hôtes, cottages, chambres d'hôtel, maisons, appartements, chambres, etc.)
  • Location d'équipements (voitures, vélos, ordinateurs, équipements techniques, piscines, etc.)
  • Planification des clients (photographes, avocats, salons de beauté, spas, massothérapeutes).
  • Planification de réunions (coaching, conseils téléphoniques).

Les différentes étapes de création d’un Calendrier de réservations 

A présent, nous allons découvrir les différentes étapes de création d’un calendrier de réservations et disponibilités :

Trouvez un système de réservation en ligne adapté à votre entreprise 

La première étape de la création d’un calendrier de réservations et disponibilités est le choix d’un logiciel adapté.  Ce choix dépendra des différentes options que vous désirez avoir, si vous optez pour un logiciel de planning gratuit il est normal d’avoir moins d’options que le payant. Il est nécessaire donc que vous établissiez une liste des fonctionnalités que vous désirez avoir dans votre système de planning. Voici un exemple de liste des fonctionnalités d’un calendrier de réservations :

  • Page de réservation en ligne personnalisable que vous pouvez personnaliser et où les clients peuvent prendre rendez-vous 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
  • Rappels automatisés par SMS et par courrier électronique, et autres messages personnalisables que vous pouvez utiliser pour les mises à jour en matière de sécurité - vérifiez s'ils sont inclus dans le prix (il s'agit souvent d'options supplémentaires).
  • Des paramètres de calendrier avancés qui prennent en charge les périodes tampon entre les réservations, ce qui vous laisse le temps de nettoyer votre poste de travail ou de faire une pause.

Introduisez les détails de votre entreprise 

Saisissez tous les détails de l'entreprise que vous pouvez, afin d'instaurer un élément de confiance. Outre le nom de l'entreprise, indiquez également une description, ajoutez des coordonnées et des identifiants de médias sociaux, afin de gagner en popularité en ligne et de rester en contact avec vos clients.

Assurez-vous que tous les détails que vous fournissez sont corrects. Par exemple, si vous proposez des services dans un lieu physique, votre entreprise doit être facile à trouver par son adresse pour éviter les retards.

Configurer la disponibilité et les services :

Définissez vos heures de travail et ajoutez des créneaux bloqués pour les pauses prévues, comme votre déjeuner ou la réinitialisation du nettoyage. Certaines solutions logicielles vous permettront de spécifier des heures qui ne sont ouvertes qu'à vos collègues (pour réserver des réunions par exemple) et des heures qui sont publiquement disponibles pour les clients.

Créez des rappels 

Les rappels automatisés peuvent réduire jusqu'à 90 % le nombre de rendez-vous manqués. Inutile de dire qu'il vaut mieux passer 10 minutes à les mettre en place et à tester leur fonctionnement plutôt que de risquer une augmentation des défections coûteuses.

Les rappels par SMS ont un taux d'ouverture plus élevé que les e-mails. Veillez donc à envoyer des messages texte en complément des notifications par e-mail.

Les différents services nécessitent souvent un contenu de message différent, et dans de nombreux cas, vous devez envoyer une série de rappels avant le rendez-vous. Mettez en place des rappels spécifiques à l'heure et au service pour maximiser l'efficacité.

Personnalisez votre page de réservation 

La présence en ligne est tout simplement essentielle de nos jours. Votre page de réservation en ligne n'est pas seulement votre vitrine virtuelle ou votre porte d'entrée numérique, mais c'est aussi un facteur de différenciation de votre marque. Elle vous distingue des concurrents paresseux qui n'ont pas pris la peine de consacrer 5 minutes à la conception d'une page de réservation accueillante pour épater leurs clients.

Testez votre page de réservation

Avant de commencer à partager votre toute nouvelle page de réservation, assurez-vous qu'elle fonctionne correctement et offre aux clients la meilleure expérience utilisateur possible.

Voici une autre liste de contrôle pour vous :

  • Allez sur votre page de réservation en ligne et essayez d’effectuer une réservation.
  • Vérifiez dans votre système de calendrier si le rendez-vous est arrivé. Si vous avez mis en place une synchronisation du calendrier, vérifiez également le rendez-vous à cet endroit.
  • Vérifiez si tous les rappels ont été envoyés correctement.
  • Gérez la réservation : essayez de reprogrammer ou d'annuler le rendez-vous.
  • Si vous prenez des rendez-vous virtuels, vérifiez si le lien de la réunion vidéo est présent.

Les éléments clés pour réussir votre calendrier de réservations

Voici quelques éléments clés qui doivent figurer dans votre calendrier de réservations et de disponibilités :

Conception frontale réactive 

Le formulaire de réservation et le calendrier doivent prendre en charge des conceptions entièrement réactives qui sont visibles sur tous les appareils.

Formulaire et calendrier personnalisables 

Configurez la structure et les champs du formulaire de réservation et choisissez parmi une gamme d'habillages de calendriers élégants pour mieux correspondre à la conception de votre site.

Sélection avancée des jours

Définissez la sélection d'un seul, de plusieurs, du nombre minimum et maximum de jours. N’oubliez pas  la réservation d'une demi-journée.

Coûts et tarifs avancés 

Définissez les tarifs et les coûts de la saison en fonction des jours sélectionnés ou des options, des coupons ou des acomptes.

Vous avez maintenant les clés essentielles pour créer votre propre planning de réservations et disponibilités. Vous n’avez donc qu'à choisir les différentes configurations que vous souhaitez avoir ainsi que d’informer les clients de l’existence de ce calendrier !

Téléchargez gratuitement des modèles de planning des réservations sur Excel

Modèle 1 :

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Modèles de planning des réservations accessibles, facile à modifier et très pratique à télécharger sur Excel gratuit

Le dossier à télécharger comporte deux exemples de planning des réservations différents:

Le premier : C’est un Modèle dynamique de planning pour les réservations des chambres d'hôtel et qui vous permet d’afficher les différents séjours

Le deuxième : C’est un modèle prête à l’emploi pour le planning des réservations des salles

Ce classeur contient trois feuilles :

  • Agenda quotidien
  • Planificateur d'événements
  • Données

Modèle 2 :

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Gagnez du temps et faites-en plus avec ce modèle simple de planning de réservation des salles. Vous pouvez le télécharger gratuitement sous format Excel.

Télécharger ce modèle

Modèle 3 :

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Ce modèle dynamique sur Excel de planning des réservations personnalisé est idéal pour vous aider à rester organisés dans votre gestion de réservation d'hôtel. Vous pouvez l'utiliser si vous gérez un hôtel et que vous ne souhaitez pas utiliser de logiciel compliqué pour gérer vos réservations.

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