Modèle Excel de facture association

La facture d’association : importance , composants et les meilleurs logiciels pour l’élaborer

Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane

La facture est un document indispensable dans n’importe quelle activité commerciale car elle permet de garder une traçabilité sur l’ensemble des transactions effectuées entre deux entités. C’est une pièce justificative qu’il convient d’archiver car son utilité est majeure. Dans l’imaginaire collectif, une facture n’est utilisée que dans le milieu très restreint des entreprises. Cependant, cette conception est erronée car même les organisations et les structures à but non lucratif peuvent émettre des factures après la réalisation d’une transaction. Dans ce qui suit, nous allons dans un premier temps, définir le terme facture, ensuite, nous allons mettre l’accent sur l’importance des factures dans le milieu associatif avant de présenter quelques conseils pour une meilleure élaboration de votre facture d’association.

Zoom sur le concept de facture

Souvent confondue avec le devis, la facture survient a posteriori de l’échange commercial. Il s’agit d’un document qui affirme qu’une opération de vente a eu lieu entre deux parties (un vendeur et un acheteur). Si le devis permet de renseigner sur le prix estimatif d’une transaction, la facture nous donne une idée sur le coût réel de celle-ci. Une facture peut être utilisée dans un cadre exclusivement juridique pour attester d’une vente de biens ou de services en cas de litige ou de conflits. Elle peut également servir dans le volet comptable d’une association ou d’une entreprise surtout lors de l’élaboration du bilan annuel. Dans le volet commercial, la facture reprend en détail l’ensemble des éléments constitutifs d’une transaction, ce qui est utile et important pour les parties prenantes. Sur le plan fiscal, la facture est indispensable pour le calcul de la TVA et des obligations imposées. Les textes juridiques et les lois en vigueur sont clairs et précis. Une association se doit de présenter des factures lorsqu’elle exerce une activité commerciale, lorsqu’un paiement est réalisé sous forme de virement ou de versement dans le cadre d’un contrat de vente ou tout simplement lorsque la personne ou l’entité qui effectue l’achat demande l’obtention d’une facture.

Une facture peut être élaborée et présentée sous différents formats. Cependant, la digitalisation et la dématérialisation progressive des procédures administratives à fait en sorte que le format électronique des factures soit de plus en plus utilisé. A noter que quelque soit le format de la facture, elle doit être émise en deux copies. Une copie pour l’association et une copie pour l’intéressé, à savoir le client.

La facture d’association : quelle  importance ?

Malgré le fait que les associations dites de loi 1901 sont considérées comme étant des structures dont les activités sont à but non lucratifs et dont l’exercice ne vise pas l’enrichissement, elles ont la possibilité de proposer des services et des biens sous réserve de le mentionner au niveau de leur statut. Cependant, ceci ne doit en aucun cas être dans une logique de profits et d’enrichissement personnels des membres de l’association. La logique marchande peut amener une association à perdre son statut. Plusieurs cas de jurisprudence sont disponibles dans ce sens. La législation française, à titre d’exemple, a fixé un seuil bien défini pour évaluer si une association s’inscrit dans une logique lucrative. Si les ventes de l’association surpassent les 72.000 € par an, il est fort probable que son statut soit retiré ce qui l’empêchera de bénéficier des exonérations fiscales prévues par la loi. Elle paiera l’impôt comme toute autre entreprise qui exerce dans un but purement commercial.

Les éléments constitutifs d’une facture d’association

Une facture d’association doit être minutieusement élaborée de sorte à intégrer l’ensemble des mentions nécessaires pour être en conformité avec la loi et les obligations en vigueur. Ci-après une liste exhaustive des éléments constitutifs de la facture d’association :

• La date exacte de l’élaboration de la facture
• Un numéro de série dédiée à la facture en question. Ce numéro est attribué uniquement à cette facture et peut comporter l’année et le mois en cours (EX : Facture 2019-12-230)
• Faire la distinction entre un bien vendu et un service rendu. S’il s’agit d’une prestation, il faut indiquer avec précision quand est ce que celle-ci a pris fin et s’il s’agit d’un bien, il est important de mentionner quand est ce que l’a physiquement reçu.
• Informations personnelles sur la personne avec qui vous avez effectué la transaction. Son adresse, son numéro de téléphone, son numéro d’identification dans le répertoire des entreprises,
• La première offre officielle émise par l’acheteur (bon de commande)
• L’ensemble des informations en relation avec le bien vendu : numéro de série, marque, pays de fabrication, compositions etc.
• Prix unitaire et quantité : être en mesure de présenter en détails le prix unitaire du produit ou de la prestation en précisant sa quantité.
• Frais connexes : Intégrer les frais connexes en relation avec la transaction comme le transport par exemple.
• Préciser les réductions de prix qui ne sont pas initialement envisagées dans le cadre de l’opération.
• Le prix total (HT) et (TTC)
• Préciser la date exacte du paiement et les indemnités prévues dans le cas où le paiement n’est pas réalisé à temps.

Une facture dûment remplie doit comporter toutes ces informations susmentionnées. L’exercice peut paraître compliqué de prime abord mais il est important de renseigner l’ensemble de ces éléments au risque de subir les sanctions prévues par la loi. En effet, si vous omettez de remplir ne serait-ce qu’un seul paramètre, vous pouvez être saisi par la justice et payer une amende de 15 euros. (loi 1901 - France). Dans la même logique et toujours selon la même configuration juridique, les ‘’factures fantômes’’ sont sanctionné par une amende qui peut aller jusqu’à 700.000 euros pour une personne morale. Ces sanctions ainsi que d’autres que nous n’avons pas cités, ne sont pas forcément alternatives mais peuvent être cumulables.

Etablir une facture : quel type de logiciel utiliser ?

L’un des outils classiques utilisés par plusieurs associations est sans nul doute Excel. Intuitif et gratuit, son utilisation est simple et ne requiert pas une formation spécifique. Il comporte des modèles préétablis et préconfigurés avec toutes les variables et tous les éléments nécessaires que nous avons précédemment listés. Cependant, Excel présente quelques désavantages à prendre en considération. Excel nécessite une saisie manuelle des opérations. Il ne peut être connecté à votre base de données. Dans le cas où vous êtes amenés à remplir plusieurs factures en même temps, la démarche risque d’être chronophage.  D’autant plus, Excel n’est pas très recommandé en termes de sécurité. Contrairement à d'autres plateformes utilisées exclusivement pour la facturation, il ne permet même pas de stockage externe automatique. Les factures sont enregistrées uniquement sur la machine avec laquelle vous effectuez la démarche. Pour utiliser Excel, il vous faudra donc assurer un back up pour stocker vos informations.

Certaines associations optent pour des solutions de facturations avec des logiciels performants qui offrent une panoplie de fonctionnalités utiles. Il s’agit de plateforme personnalisable avec des Dashboard complets et pertinents sur l’ensemble des opérations effectuées. Vous pouvez ainsi, en un simple clic, avoir un état général de l’avancement de vos factures, envoyer des messages génériques à des destinataires qui n’ont toujours pas réglé certains paiements etc.

D’autres types de fonctionnalités et de paramètres sont proposés moyennant un paiement mensuel qui varie selon le logiciel. Plus vous payez, plus vous avez des solutions optimales à votre disposition pour la gestion de vos factures.

Une facture est un document qui permet de justifier tout type de transaction commerciale entre deux personnes (morales ou physiques). Ce document est indispensable dans les opérations juridiques, commerciales et fiscales d’une association car il comporte plusieurs informations importantes. Ne pas utiliser de factures dans certaines circonstances peut avoir des répercussions négatives sur le bon déroulement des activités d’une association. C’est la raison pour laquelle, il est nécessaire d’y intégrer tout un répertoire de paramètres et d’informations pour assurer une conformité avec les textes juridiques en vigueur. Pour bien préparer ses factures, plusieurs logiciels sont à votre disposition. Du fichier Excel, accessible pour tous, aux logiciels performants qui sont certes payants mais qui offrent aux utilisateurs des options considérables pour une meilleure gestions des factures.