Modèles de devis et facture sous Excel

La distinction entre un devis et une facture

Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane

Dans le monde professionnel, en tant qu’auto-entrepreneur, il est important de connaitre les différences et les nuances entre un devis et une facture. Ces deux documents, qui font souvent surface lors des transactions commerciales, permettent de cerner un certain nombre d’informations déterminantes à caractère financier. De nos jours, il existe plusieurs logiciels qui proposent gratuitement des modèles préconfigurés de devis et de factures. Ceci ne veut pas dire qu’il ne vous faudra pas renseigner certaines informations pour que vos documents soient conformes aux dispositions réglementaires prévues par la loi. Vous devez donc impérativement connaitre et saisir les catégories d’informations spécifiques à chaque document. Dans ce qui suit, nous allons vous montrer les divergences de fond et de forme entre un devis et une facture avant en vous présentant quelques recommandations à suivre pour remplir ces documents en tant qu’auto-entrepreneur.

Devis et facture : le face à face

Un devis n’est pas une facture et vice versa. Il s’agit de deux documents distincts avec chacun ses propres particularités. Pour éclaircir cette confusion, ci-après les différences les plus importantes à savoir entre un devis et une facture.

1. Le devis avant, la facture après

La toute première différence à relever est le temps d’émission de ces deux documents. Un devis doit être établit en amont. Dans ce sens, avant l’opérationnalisation de la prestation, l’auto-entrepreneur doit réaliser un document pour stipuler de façon claire et précise les différents éléments qui vont régir sa relation avec le client. Il doit inclure dans son devis le délai de livraison, le montant de la prestation, les conditions de réalisation et tout autre informations pertinentes. Cette démarche doit être faite soigneusement car une fois signé, le devis prend la forme d’un contrat et devient donc contraignant aussi bien pour le client que pour l’auto-entrepreneur. Pour ce qui est de la facture, elle est émise à la fin de la prestation. Elle constitue un justificatif qui démontre que la prestation a été réalisée par l’auto-entrepreneur et que le paiement a été effectuée. Elle sert également de pièce comptable importante pour l’auto-entrepreneur pour la préparation de ses déclarations annuelles.

2. D’un point de vue légal et juridique

Légalement parlant, un devis n’est pas contraignant et n’a de poids juridique réel qu’a partir du moment ou il est signé par les deux parties, à savoir le prestataire (l’auto-entrepreneur) d’un coté et le client de l’autre. Dés sa signature il prend la forme d’un contrat et devient donc par définition contraignant. Pour ce qui est de la facture, elle a un poids légal et peut donc servir devant la loi dés son édition. Cette nuance juridique est très importante car elle peut résoudre plusieurs malentendus entre le client et le prestataire.

3. Mentions obligatoires

Une facture et un devis ont plus au moins les mêmes mentions obligatoires. Si vous êtes dans la mesure de structurer et de remplir votre devis, vous pouvez facilement faire le même exercice pour une facture. Tout de même il convient de rappeler, séparément, les éléments obligatoires qui doivent figurer sur chacun de ses documents qui font l’objet de cet article.

a- Mentions obligatoires : Devis

Les mentions obligatoires qui doivent impérativement figurer dans un devis sont stipulées par le code de la consommation. Il s’agit notamment de :

• Les informations personnelles du prestataire et du client : des informations telles que le nom, le prénom, le nature juridique de vos statuts professionnels et l’adresse doivent figurer sur le devis. Ces informations doivent être d’actualité.
• Le jour exacte de l’émission : Vous devez indiquer la date exacte à laquelle vous avez émis votre devis.
• La partie paiement : Il faut préciser les conditions relatives au paiement à savoir le délai et la nature du paiement.
• La prestation : Il faut indiquer en détail la nature de la prestation qui sera réalisée dans le cadre de cette opération.
• Validité du devis : Un devis à une durée de vie limité. Il faut préciser la durée de validité de votre devis.

b- Mentions obligatoires : Facture

Pour remplir une facture, vous devez renseigner certain élément important qui sont stipulés par le code de commerce. Il s’agit en particulier de :

• Quelques chiffres importants : Vous devez obligatoirement préciser la date d’émission de votre facture et le numéro unique qui la caractérise
• Coordonnées et informations personnelles : Il faut indiquer le nom, le prénom, le statut juridique du prestataire, son adresse et autres informations utiles. Ces informations sont précisées en détail dans le code de commerce français.
• La prestation : comme pour le devis, il faut obligatoirement préciser la nature de la prestation réalisée (type de service, type de marchandise…)
• Le total à payer : Il faut noter toutes les informations relatives à la somme totale de la prestation.

Quel type de logiciel pour préparer mon devis et ma facture ?

Avec la digitalisation et la dématérialisation progressive des procédures administratives et comptables. La solution manuelle pour préparer et éditer les factures et les devis est devenue obsolète. Aujourd’hui, de plus en plus d’auto-entrepreneur, ont recours à des logiciels disponibles gratuitement en ligne pour la préparation de leurs devis et de leurs factures. Parmi ces logiciels, vous pouvez utiliser Microsoft Excel. Son utilisation est simple et ses fonctionnalités permettent la conception des documents cités en quelques clics seulement. D’autant plus, vous pouvez télécharger à titre gratuit, des modèles préconfigurés de factures et de devis conformes aux réglementations indiquées par la loi et les personnaliser en fonction de votre besoin et de la nature de votre prestation.

En conclusion

En tant qu’auto-entrepreneur, vous serez amené à réaliser plusieurs types de prestation et ce, en fonction de votre périmètre de compétence. Pour ce faire, vous devez impérativement être en mesure d’établir des devis à vos clients pour préciser la nature de votre prestation et les détails logistiques, humains et financiers qui lui sont associée. Vous serez également amené à traiter des factures. Dans cet article, nous avons essayé d’apporter des éléments de réponses pour faire le distinguo entre une facture et un devis. La distinction entre les deux est importante et vous servira dans vos démarches en tant qu’auto-entrepreneur. Vous pouvez remplir vos documents sur plusieurs logiciels en ligne tel que Microsoft Excel à titre d’exemple.