Modèle Word de réponse pour appel d'offre
Comment répondre à un appel d’offres ?
Article rédigé par : Meryem Benhoummane
Pour toute entreprise, peu importe sa taille ou son secteur d’activité, répondre aux appels d’offres représente un excellent moyen pour développer son chiffre d'affaires, aller à la conquête de nouveaux marchés, et renforcer sa présence dans le domaine. Toutefois, beaucoup d’entreprises commettent l’erreur fatale de ne pas se préparer suffisamment à l’avance, et réalisent leur dossier de réponse à un appel d’offres dans la précipitation, ce qui les laisse passer inaperçues, surtout lorsqu’elles perdent la consultation. Pour formuler et présenter une réponse adéquate et compétitive à un appel d’offres, le plus important est d’éviter la bousculade du travail fait sous pression à la dernière minute. Pour cela, la meilleure solution est d’instaurer un système de veille sur internet propre à l’entreprise, ou confier cette mission à un professionnel qui s’occupera de regrouper toute annonce pouvant concerner ou susciter l’intérêt de son client.
Qu’est-ce qu’une réponse à un appel d’offres ?
Pour comprendre ce qu’est une réponse à un appel d’offre, il faut commencer par définir ce qu’est l’appel d’offre en lui-même. Ce dernier désigne la procédure à travers laquelle un acheteur choisit parmi plusieurs entreprises celle qui lui propose l’offre la plus intéressante et avantageuse pour lui, selon ses besoins et projets actuels, et ce sans négociation. Les critères et les objectifs sur lesquels le demandeur fonde sa décision sont préalablement portés à la connaissance de l’ensemble des candidats qui souhaitent soumettre une réponse.
Autrement dit, l'appel d'offres peut être considéré comme la plaque tournante de l’entreprise et de son chiffre d’affaires. Cette demande de prestation sert d’outil de comparaison des différentes prestations généralement techniques proposées sur le marché, tout en étant avisé de toutes les informations concernant la réglementation en vigueur.
Cela dit, répondre à un appel d'offres requiert un bon nombre d’aptitudes bien spécifiques, et son élaboration dépend surtout du genre de l’appel en question. En effet, il faut faire la distinction entre deux catégories d’appel d’offres : publics et privés. Un appel d’offres publics, par exemple, concerne, comme son nom l’indique, les marchés publics, comme les structures publiques, les services administratifs et ministériels, ou encore les collectivités territoriales.
A travers la mise en place d’une réglementation des appels d’offres publics, trois valeurs fondamentales sont respectées, à savoir une grande liberté de consultation, une transparence remarquable des dossiers, et enfin un traitement de réponse égal et démocratique. Dans le cas où un appel d’offres de cette catégorie-là est lancé, les réponses parviennent soit de tout prestataire intéressé quand la consultation est ouverte et accessible à tous, soit uniquement des soumissionnaires présélectionnés par le commanditaire de l’appel d’offres lorsque l’entreprise opte pour la procédure restreinte.
La deuxième catégorie concerne les appels d’offres privés, et impliquent de leur côté tout genre de structures privées, petites et moyennes entreprises, les TPE, et les grands groupes d’entreprises, qui ont la liberté de définir elles-mêmes les critères de sélection de leur appel d’offres, et de rédiger leur consultation comme bon leur semble. La procédure de réponse aux appels d’offres de cette catégorie est beaucoup plus simple que celle relative à un appel d’offres public, les formalités sont nettement moins compliquées, et les éléments de réponse attendus moins exigeants.
Les documents de la candidature
La réponse à un appel d’offres jouit d’un caractère administratif et commercial. Qui dit administratif dit systématiquement documents à préparer à et à déposer, et comme pour n’importe quel autre acte administratif ordinaire, répondre à l’appel d’offres exige le dépôt de tout un dossier composé d’informations et pièces justificatives attestant des capacités financières, techniques, et surtout professionnelles de l’entreprise à réaliser la prestation en question. Ces papiers peuvent se présenter sous forme de documents types ou de documents à personnaliser, et doivent inclure une présentation générale de l’entreprise et des références pertinentes récentes, de moins de cinq années par exemple. Ces références doivent être présentées avec précision, et évoquer les noms des partenaires, les dates des collaborations, la description claire et concise de la mission assignée, le montant fixé, et enfin les coordonnées d’un contact joignable.
D’autre part, le caractère commercial de la réponse à l’appel d’offres fait qu’une grande partie du dossier est entièrement consacrée à la proposition commerciale. Cette dernière doit fixer un prix minutieusement déchiffré et une note méthodologique englobant tous les détails commerciaux de l’offre.
L’organisation de la réponse à un appel d’offres
Avant de procéder concrètement à l’élaboration de la réponse à un appel d’offres, il faut tout d’abord effectuer une identification des appels d’offres lancés, afin de déterminer ceux qui correspondent réellement aux besoins et aux compétences actuels de l’entreprise. Pour être sûr de repérer les offres les plus convenables, une équipe spécialisée de l’entreprise est dans l’obligation d’effectuer une veille régulière sur ce sujet, en tenant compte des objectifs et de la possibilité de réponse.
Si l’entreprise choisit de confier cette mission de veille à des consultants externes, ces derniers proposent des services de veille sous forme d’abonnements, qui permettent à l’entreprise et aux prestataires de recevoir des alertes automatiques lorsqu’une annonce qui correspond à leurs critères est lancée. D’une manière générale, la tâche est assez simple, puisque les appels d’offres jouissent d’une grande visibilité, et sont publiés aussi bien sur les journaux d’annonces légales que sur les titres de la presse quotidienne qui leur dédie une rubrique spéciale. Les plateformes web spécialisées dans le domaine et les sites officiels des commanditaires ne manquent pas de les afficher également. Dans le cas où l’appel d’offres est public, il est toujours judicieux de vérifier si la consultation relative à l’appel est ouverte ou restreinte avant de commencer la préparation du dossier de réponse.
Pour répondre à un appel d’offres, tout un travail de fond est requis en amont, demandant énormément de temps et de ressources, aussi bien humaines que financières. C’est pourquoi l’analyse des dossiers pour sélection doit se faire dans le plus grand soin, en tenant compte d’un bon nombre de points avant d’officialiser l’engagement, à savoir l’analyse du temps qu’il faudra pour pouvoir répondre à chacune des consultations, la date limite de réponse et la capacité à s’y tenir, la valeur ajoutée sur la consultation, les mises à jours qu’il faudra réaliser sur les documents administratifs demandés à inclure dans le dossier, le nombre de consultations en cours, et aussi les références sur des dossiers similaires.
Le montage du dossier de la réponse à l’appel d’offres
Une fois la sélection faite, la prochaine étape concerne le montage du dossier de réponse , en considérant les critères de sélection. Toutefois, ce qui rend toute la procédure de réponse à un appel d’offres plus simple et abordable est que l’entité qui lance cet appel-là est toujours dans l’obligation de préciser clairement aux prestataires les éléments qu’elle demande et les critères sur lesquels elle basera sa décision, que ce soit les pourcentages concernant le budget alloué, les références, ou encore la qualité technique du dossier globalement. Pour le reste, l’entreprise se doit de rédiger par elle-même selon son propre modèle un mémoire technique comprenant toutes les caractéristiques de l’organisation, ses moyens, et ses expériences passées.
Pour qu’une entreprise maximise ses chances de remporter le marché, elle doit organiser son plan de réponse de manière à respecter fidèlement les consignes communiquées par l’acheteur. Le plus sûr est de dresser une liste de l’ensemble des éléments de réponse, et revoir minutieusement tous les documents qui ont été joints au dossier, afin de corriger toute erreur technique ou oubli. Une bonne organisation et une étude préalable doivent donc nécessairement être au rendez-vous.
Enfin, dès que l’ensemble des pièces justificatives et documents demandés sont rassemblés, le dossier peut désormais être envoyé au commanditaire, en tenant compte du dernier délai de réception des réponses, et tenter de l’envoyer 5 jours avant. Un accusé de réception est donné aux prestataires dès l’envoi de leur dossier, lequel peut se faire par poste, main propre, ou encore courrier électronique.