Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
La planification des visites médicales est une démarche qui nécessite une forte organisation surtout lorsqu’une structure médicale a pour habitude d’accueillir plusieurs patients par jour. La réalisation de cet exercice ne peut se faire manuellement car le nombre d’informations à saisir est très important. De ce fait, plusieurs logiciels sont disponibles en ligne et ce gratuitement pour accompagner les structures médicales dans l’élaboration, la conception et la mise en place d’un tableau de bord dédié exclusivement aux visites de leurs patients. Parmi ces logiciels, nous retrouvons Microsoft Excel, ce dernier propose des options et des paramètres avancés permettant la réalisation d’un tableau de bord médical en bonne et due forme. Dans ce qui suit, nous allons présenter les étapes et les recommandations à suivre pour concevoir votre tableau de suivi ainsi que les nombreux avantages liés à l’utilisation de Microsoft Excel dans le cadre de cette démarche.
En tant que responsable d’une structure médicale, vous devez être en mesure de bien organiser les visites de vos patients de sorte à ce qu’il n’y ait pas d’interférences entre les différentes visites. Vous devez veiller à éviter les confusions et les imprécisions quand vous fixer un rendez-vous médical avec votre patient. Pour ce faire, il est important de vous organiser en créant un tableau de bord sur Excel avec l’ensemble des variables, des rubriques et des catégories dont vous avez besoin dans le cadre de cet exercice.
Premièrement, vous devez vous assurer d’avoir une version à jour de Microsoft Excel afin de bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités et avantages proposés par le logiciel. Ensuite, il vous faudra identifier clairement votre besoin avant de créer votre tableau sur le classeur Excel car ce dernier dépendra en partie du nombre de variables que vous allez y intégrer.
Les indicateurs qui doivent figurer dans votre tableau de bord médical sont les suivants : le nom et prénom de votre patient, son contact, sa date de naissance, son âge, la nature de la consultation/visite, la date de sa prochaine visite et le statut. Ces variables constitueront les grandes rubriques de votre tableau de suivi. Vous devez créer le tableau en cliquant sur l’onglet ‘’insertion’’ afin de pouvoir filtrer par la suite l’ensemble de ces données. Ceci vous permettra une meilleure navigation. Il est recommandé de réserver chaque feuille de votre classeur Excel pour un jour précis. Feuille 1 = Jour 1, Feuille 2= Jour 2 et ainsi de suite. Cela vous donnera une meilleure visibilité sur les fenêtres de visites disponibles afin d’attribuer les rendez-vous à vos patients.
Au niveau de la colonne ‘’statut’’ vous noterez l’état de la visite médicale (Statut actif, visite annulée, visite reportée etc) Ceci vous permettra de garder une meilleure traçabilité et vous donnera une visibilité sur les actions que vous devez entreprendre avec vos patients. Il faudrait également prévoir des relances systématiques avant chaque rendez-vous pour obtenir la confirmation au préalable de votre patient d’où l’importance de bien répertorier les numéros de téléphone au niveau de la colonne ‘’contact’.
Il existe plusieurs Template en ligne de tableaux de bords pour assurer le suivi des visites médicales. Si vous n’avez pas le temps pour concevoir votre propre tableau de suivi, vous pouvez télécharger gratuitement une panoplie de ‘’modèles types’’ qui vous serviront de références. Les modèles téléchargés sont modifiables. Vous pouvez les paramétrer en fonction des besoins de votre structure médicale et en fonction de la nature de vos visites. Les ajustements de styles sont également possibles. Vous êtes en mesure de changer les couleurs, la typographie, la taille de la police et d’autres configurations esthétiques que vous jugerez utiles. Ces options de style sont importantes. Par exemple, vous pouvez marquer un rendez-vous annulé en rouge et les visites finalisées en vert. Cela vous donnera un meilleur aperçu et une meilleure illustration de l’état globale de vos visites. Il existe aussi des modèles de tableaux de bords payants avec des fonctionnalités avancées que vous pouvez consulter en ligne.
Si vous travaillez dans une structure médicale qui accueille un nombre important de patients, la prise de rendez-vous pour les consultations, ou autres, implique forcément plusieurs personnes. Il devient donc primordial de garder un discours cohérent avec les patients et d’avoir la même visibilité sur les disponibilités des médecins. Pour ceci, le fait de travailler conjointement sur un seul et même fichier peut s’avérer utile voir indispensable. Grâce aux options de partages de Microsoft Excel, il est possible de créer et de partager votre tableau de bord avec d’autres utilisateurs. Ces derniers pourront effectuer les modifications nécessaires sur le fichier et les ajustements sont instantanément répertoriés. Voici un moyen subtil pour programmer vos visites médicales en toute efficacité. Pour activer l’option de partage, vous devez disposer d’une connexion internet et d’une adresse électronique valide.
Que vous soyez médecin ou informaticien, l’utilisation de Microsoft Excel est abordable. Les fonctionnalités proposées par le logiciel peuvent être utilisées sans forcément avoir de prérequis techniques particuliers. Le logiciel offre une expérience utilisateur de qualité. Il est de plus en plus utilisé par les structures médicales et son exploitation est gratuite. D’autant plus, pour les moins initiées, des guides d’utilisations sont disponibles sur Internet. Vous pouvez consulter gratuitement des tutoriels et des simulations sur le web pour développer vos compétences Excel.
Pour optimiser votre processus de visites médicales, il est important de procéder à des démarches comparatives. Les tableaux de bords archivés vous permettent de définir les tendances et les actions que vous pouvez améliorer afin de rendre vos prises de rendez-vous plus efficientes. Vous pouvez sauvegarder vos tableaux de bord de visites médicales en ligne (dans le cloud) et y accéder à partir de n’importe quelle machine à condition de disposer d’une connexion internet.
Le suivi des visites médicales est un exercice qui doit être entrepris avec rigueur et assiduité. Le sens du détail et de l’organisation sont des facteurs importants dans cette démarche. Afin de mieux vous organiser, Microsoft Excel vous propose des fonctionnalités intuitives et des options avancés pour concevoir un tableau de bord et de suivi en bonne et due forme en prenant en compte tous les indicateurs possibles. Vous pouvez vous inspirez des recommandations qui figurent dans cet article et les adapter à vos besoins.
