Modèle prêt à l’emploi de bilan fonctionnel sur Excel
Le bilan fonctionnel, un document fiable qui s’exprime pour votre entreprise
Les écritures comptables sont dotées d’une grande importance au sein d’une entreprise. Elles permettent principalement de suivre l’état financier en fonction des intrants et des sortants pour mettre en place des stratégies qui vont assurer l’équilibre et démontrer la bonne solvabilité de l’entreprise. Le bilan fonctionnel se manifeste comme un document de référence qui énumère les emplois et les ressources et met en avant tous les éléments de détail figurant sur chaque cycle. A travers cet article, nous essayons de donner des définitions simples de quelques termes du vocabulaire comptable et de relever les points communs et les différences entre un bilan comptable et un bilan fonctionnel pour empêcher toute sorte de confusion entre les deux. Nous présentons aussi l’utilité derrière l’utilisation du bilan fonctionnel et les avantages qui découlent de son usage. Nous mettons entre vos mains des instructions pratiques pour vous aider à recenser les composantes de votre bilan fonctionnel et à l’interpréter en toute autonomie.
Rappel des notions de base de la comptabilité et de la finance
Avant de plonger dans l’univers des bilans fonctionnels et pour assurer la bonne compréhension de ses différents temps, il convient de rappeler les définitions clés du domaine de comptabilité relatives aux actifs, passifs et à l’équilibre financier.
La trésorerie
La trésorerie est le montant total de l’argent liquide disponible dans l’entreprise en additionnant le solde des caisses avec celui du compte bancaire. Une trésorerie bien tenue affiche toujours un excédent d’encaissements par rapport aux décaissements. Les encaissements regroupent tous les paiements en liquide, en chèques ou via d’autres autres moyens validés en faveur de l’entreprise suite aux transactions conclues. Tandis que les décaissements représentent les charges et les dépenses payées en contrepartie par l’entreprise.
L’actif
L’actif correspond à l’ensemble des ressources non physiques propres à l’entreprise et qui contribuent dans l’économie de cette dernière. Chaque élément de l’actif doit avoir un identifiant et une valeur au marché qui sera évaluée minutieusement par une commission. Les actifs détenus par une société peuvent avoir l’une des formes suivantes : actifs courants, actifs non courants ou actifs transitoires.
Le passif
Le passif est le moteur de financement de l’actif, il représente les éléments exploitables par l’entreprise et qui peuvent générer des revenus. Ces revenus peuvent servir par la suite à l’expansion du patrimoine de l’entreprise par l’achat de biens, de titres… Parmi les ressources passives les plus fiables, nous distinguons : les capitaux, les provisions et l’ensemble des dettes. De ce fait, l’actif et le passif déterminent l’état financier de l’entreprise. Une entreprise est considérée en faillite lorsque le passif dépasse largement l’actif.
L’autonomie financière
L’autonomie financière d’une entreprise est traduite par sa capacité à gérer ses transactions et à payer ses charges en toute autonomie ,sans faire recours à n’importe quelle partie. Une entreprise est qualifiée d’autonome financièrement si elle est entièrement indépendante et son taux d’endettement vis-à-vis des banques est pratiquement nul.
L’équilibre financier
L’équilibre financier à long terme chez une entreprise se manifeste dans la différence positive entre les ressources stables et les emplois stables, ceci dit que l’entreprise a la possibilité d’investir avec ses propres moyens et aussi la capacité de gérer les éventuels risques qui peuvent y parvenir.
L’équilibre financier à court terme signifie que l’entreprise a l’aptitude de couvrir ses besoins en fonds de roulement quotidiens grâce aux délais maîtrisés de paiements et d’encaissements à la fois.
Bilan fonctionnel vs bilan comptable : quelles différences?
Un bilan comptable est un fichier de synthèse qui présente une comparaison entre les deux paramètres de la situation comptable d’une entreprise : l’actif et le passif. La représentation du bilan comptable se fait suivant deux tableaux distincts, dont le premier détaille tous les actifs proportionnels à une catégorie bien précise (immobilisations, encours, créances …) et le deuxième correspond aux passifs qui sont aussi organisés selon un ordre de priorités (capitaux, provisions, dettes…). Le bilan comptable est un document crédible qui doit faire l’objet d’une certification auprès des services habilités pour permettre aux parties concernées (organismes de crédits, actionnaires…) de constituer une vue d’ensemble sur l’exercice annuel de l’entreprise ou durant une période déterminée.
Le bilan fonctionnel se découle du bilan comptable, il contient les mêmes données collectées, mais qui sont réparties d’une manière assez différente. Les éléments de base d’un bilan fonctionnel sont nommés : emplois et ressources. Les emplois correspondent aux éléments détenus par la société, tandis que les ressources englobent les financements disponibles. Le bilan fonctionnel se différencie par la manière dont les détails sont classés dans le même tableau, ce qui le rend plus visible et mieux exploitable. Donc quelles sont ses utilités et ses avantages ?
Le bilan fonctionnel est un outil facile à mettre en place. Le suivi de l’activité financière peut s’effectuer avec une grande précision et cela en contrôlant les indicateurs relatifs aux ressources et aux marges bénéficiaires. Ce bilan permet principalement d’évaluer l’équilibre financier pour détecter dans un premier lieu l’origine de l’écart et le degré de sa gravité, puis le corriger selon les voies disponibles. Un autre avantage du bilan fonctionnel se manifeste dans la visibilité qu’il offre que ça soit à court ou à moyen terme pour permettre aux dirigeants de s’organiser à l’avance en fonction des ressources disponibles et d’anticiper les imprévues.
Consignes d’élaboration : quelle forme adopter pour votre bilan fonctionnel ?
Le tableau du bilan fonctionnel traite le comportement de plusieurs variables qui peuvent être regroupées suivants les deux rubriques principales : emplois et postes. La partie supérieure du bilan est consacrée aux éléments stables, tandis que la partie inférieure est dédiée aux éléments à usages courants. Au sein de chaque rubrique une répartition est obligatoire pour permettre au lecteur de différencier entre les trois cycles indispensables à une entreprise, à savoir : le cycle de financement, le cycle d’investissement et le cycle d’exploitation.
Le cycle de financement
Le cycle de financement est le cœur battant de l’entreprise, il correspond à l’ensemble des opérations et des transactions qui assurent la viabilité et la pérennité de cette dernière et qui sont assurées grâce à l’exploitation de ressources stables et durables. Le financement peut provenir de certaines sources internes et il est appelé dans ce cas-là ‘ autofinancement’, tel que : la valorisation des dividendes non réparties, comme il peut provenir de sources externes qui visent à augmenter le capital soit par la participation des associés, par l’intégration de nouveaux actionnaires ou par la demande d’un crédit bancaire.
Le cycle d’investissement
Le cycle d’investissement a pour but de garantir à l’entreprise des immobilisations qui sont considérées comme des investissements à long terme et dont l’entreprise peut toujours en bénéficier. L’ensemble des immobilisations corporelles (physiquement existants, comme : les biens, les machines…) et des immobilisations incorporelles (éléments non matériels, comme : les brevets, les licences…) forme le patrimoine de l’entreprise et augmente sa concurrence et sa valeur sur le marché.
Le cycle d’exploitation
Le cycle d’exploitation se manifeste dans les différents besoins et charges de l'entreprise. Les charges se distribuent entre ceux qui sont internes, comme les salaires du personnel, et ceux qui sont externes comme le loyer et la maintenance. Donc il faut recenser toutes les dépenses courantes et obligatoires pour favoriser la bonne conduite de l’entreprise.
Comment interpréter intelligemment votre bilan fonctionnel pour en tirer le maximum de conclusions ?
Une bonne interprétation nécessite une bonne analyse des données affichées sur le bilan fonctionnel. Nous allons vous proposer de vous intéresser à deux paramètres intéressants qui donnent une idée précise sur l’état financier de l’entreprise : les fonds de roulement et le besoin en fonds de roulements.
Les fonds de roulements
Les Fonds de roulement se concentrent au niveau des ressources dont dispose l’entreprise, qui servent à couvrir ses charges quotidiennes et financer ses investissements sans avoir à faire recours aux entrées d’argents garanties par les clients. A partir du bilan fonctionnel, le calcul des fonds de roulement s’effectue en déduisant l’ensemble des actifs immobilisés (emplois stables) de la somme des capitaux permanents (ressources stables assurés par la participation des actionnaires pour but d’augmenter le capital). Si le fonds de roulement est d’une valeur négative, la situation financière de l’entreprise est en déséquilibre et elle souffre d’un manque de moyens pour s’autofinancer. Dans ce cas-là, la société doit prendre des mesures urgentes pour rectifier sa situation en cherchant de nouvelles sources de financements à court ou à moyen terme. Si toutefois le fonds de roulement résultant est d’une valeur positive, l’équilibre financier est donc assuré et permet de générer même des excédents qui peuvent être investis dans le sens de développer davantage la société. Un autre cas peut se présenter si la valeur du fonds de roulement est nulle, alors les emplois et les ressources ont exactement le même poids, et aucun excédent n’est généré.
Le besoin en fonds de roulement est calculé en déduisant la valeur de la trésorerie de celle des fonds de roulement. Autrement dit, il fait appel à la valeur des stocks, des créances et des dettes en cours. Contrairement à la notion du fonds de roulement, si le besoin en fonds de roulement dépasse 0, l’entreprise a un décalage entre les entrées et les sorties d’argent et doit obligatoirement couvrir les montants dus par ses propres moyens en attendant le règlement des factures clients. S’il est inférieur à 0, cela dit que les encaissements s’effectuent sans aucun retard ou même d’une manière anticipée.
Somme toute, il existe une forte corrélation entre les paramètres étudiés car le fonds de roulement (facteur initial de la régulation de l’autonomie financière) est exploité quand un besoin est détecté et ce dernier finance directement les opérations du cycle d’exploitation.