Modèle d’offre de service sur Excel

L'offre de Service : un Outil de Communication avantageux

Article rédigé par: Chady Chadili

Plusieurs stratégies sont déployées pour attirer des clients et mieux faire connaître les services proposés par une entreprise. Pour ce faire, une kyrielle de documents doivent être réalisés, qui doivent rassembler des informations pertinentes pour tenir compte de tous les indicateurs clés, comme le type de la clientèle ciblée et ce qui fait la différence par rapport aux concurrents. Ces documents peuvent être réalisés par l’entreprise en interne ou par le biais de cabinets spécialisés.

Ces types de documents sont indispensables, ils permettent à l’entreprise de mettre ses services en avant et de gagner davantage de clients. Une fois que les services sont définis et que la clientèle est bien ciblée, il sera possible d’établir une lettre ou un document dont le but est de pouvoir amplifier la visibilité de l’entreprise dans le marché. Cela permet également d’étendre les services proposés auprès d’une clientèle croissante.

Une offre de service est un document s’adressant aux prospects et aux clients potentiels d’une entreprise, un document où les services et les produits que cette entreprise propose sont clairement décrits. Elle a souvent un but publicitaire, la raison pour laquelle elle peut contenir une brève description de l’histoire de l’entreprise et des meilleures missions accomplies. L’offre de service peut ainsi présenter les objectifs des services et des produits proposés et leurs avantages à court ou à long terme.

Nous nous attarderons dans cet article sur l’offre de service, en citant ses principaux composants, des informations utiles avant sa réalisation, étape par étape. En fin d’article, vous pouvez trouver des conseils pour augmenter la précision de votre offre de service, afin de gagner plus de visibilité pour les clients et les prospects.

Les différents composants d’une offre de service

L’offre de service peut s’adresser à plusieurs clients à la fois, comme elle peut parfois s’adresser à un client unique en répondant à des appels d’offres. L’offre de service devrait, dans le deuxième cas, décrire authentiquement et d’une manière détaillée tout ce que l’entreprise va pouvoir mettre en œuvre dans le but de répondre aux exigences et aux objectifs fixés par l’organisme ayant lancé l’appel d’offres.

Ce document dépend, dans sa version longue qui est destinée à un client unique, comme dans sa version qui est proposée à plusieurs clients potentiels, de la compréhension des besoins spécifiques des clients, ce qui devrait être détaillé en première partie de l’offre de service. Des informations concernant le but du projet et des problèmes à résoudre peuvent également y figurer.

Il va falloir, ensuite, décrire la méthodologie qui va être employée selon la nature des missions à réaliser et des objectifs à atteindre. Une explication de la manière de la réalisation des missions et du projet, ainsi que des informations sur les ressources humaines et matériels nécessaires à la réalisation de ces tâches et de ces missions. Et vers la fin du document, il serait utile de présenter l’entreprise d’une manière à revenir sur l’histoire et les meilleures réalisations de celles-ci. Ce à quoi il est possible d’ajouter une estimation de la date d’échéance et des coûts nécessaires pour la réalisation du projet.

Les étapes de la réalisation d’une offre de service

Pour un maximum d’efficacité entre les entreprises et leurs potentiels clients, il va falloir faire la différence entre les étapes principales de la réalisation d’une offre de service qui permettent une clarté au niveau de la présentation des informations, d’une telle manière à ce que tous les éléments pertinents puissent être décrits. De la préparation initiale et jusqu'à la livraison du document, sa réalisation passe par 6 étapes :

1. Comprendre la clientèle ciblée : Il va falloir, d’abord, connaître cette clientèle potentielle afin de mieux comprendre ses besoins. Un travail de prospection et de marketing ciblé peut être nécessaire à la concrétisation de cette première étape de la réalisation d’une offre de service, et cela en ayant des objectifs fixés.
2. Établir des relations de coopération : L’offre de service est un document qui se présente entre l’entreprise et ses clients potentiels. Quelle que soit la nature des clients et des projets à réaliser, il est question de présenter le changement à pouvoir créer grâce aux services et aux produits que l’entreprise peut proposer.
3. Choisir le type de l’offre de service : Le type de l’offre de service varie selon les critères des missions et des clients potentiels. Si le statut d’une entreprise est fixe, l’offre de service peut être accommodée aux besoins et aux attentes de la clientèle. Il est question de faire la différence entre les offres préliminaires, de réponses, etc…
4. Effectuer une analyse des besoins : Si les besoins des clients déterminent le type de l’offre de service à devoir établir, cela permet aussi de présenter une meilleure offre en prenant des éléments importants en considération. Des éléments comme les priorités des missions, les problèmes potentiels, ainsi que l’analyse de l’écart entre le point de départ et les objectifs.
5. Établir un rendement sur l’investissement : Si l’offre de service de donne pas une idée sur le changement à pouvoir réaliser en intervenant, celle-ci va perdre d’efficacité. La raison en est que tous les clients préfèrent avoir une idée sur le rendement, et il s’agit de présenter des indicateurs étudiés et analysables pour qu’ils puissent comprendre les services proposés.
6. Être d'intérêt pour tout lecteur potentiel : L’écriture de l’offre de service doit être claire, elle peut suivre une technique de narration ou d’autres techniques descriptives afin de guider le lecteur vers une compréhension des services offerts. Les techniques de communication peuvent être utiles dans ce sens, tout comme pour les techniques de marketing.

Le temps à consacrer pour la réalisation d'une offre de service

La rédaction d’une offre de service peut prendre du temps, ce qui est un inconvénient à considérer parce que les contraintes de temps sont présentes dans la majorité des situations.

Les offres de services sont plus efficaces quand elles sont préparées à l’avance, la planification d’une offre de services permet de décrire et d’informer en toute précision afin de donner une vue claire et détaillée sur les services et les produits proposés.

Il va falloir suivre une méthodologie fluide en établissant une offre de service, la préparation et la planification sont des étapes qui prennent du temps, ce qui est à ajouter au temps de la réalisation du document. En revanche, quand le matériel et ses représentations sont classifiées avec fluidité, ce temps consacré à la préparation n’est pas un temps perdu, puisque cette planification sera utile et fructueuse.

En plus du temps à devoir consacrer aux premières étapes de planification, il faut consacrer également du temps pour chaque étape du processus de l’établissement d’une offre de service. Ces étapes sont différentes et nécessitent d’être rédigées séparément et différemment l’une par rapport à l'autre. Des étapes vont se contenter de décrire, comme pour la partie où les meilleures réalisations sont présentées, quand les parties concernant les ressources nécessaires à la réalisation du projet vont être plus informatives que descriptives.

L’utilisation des outils du web pour plus de visibilité

Des atouts peuvent être présentés en renforçant l’offre de service avec des outils, et grâce au monde digital, il est possible de bénéficier d’une meilleure visibilité en adoptant des instruments qui permettent d’avoir une newsletter en ligne. Il s’agit d’un point intéressant pour renforcer le niveau de la communication entre l’entreprise et sa clientèle.

Grâce à un courrier électronique qui doit être envoyé de manière hebdomadaire aux souscripteurs, il est possible de garder un lien avec ses clients et de mettre à jour leurs connaissances par rapport aux réalisations de l’entreprise. Un site web ou un blog, ou bien une combinaison entre les deux, vont permettre plus d’avantages, ainsi que pour l’utilisation des réseaux sociaux.

Un autre point intéressant que permet le web, et qui peut être considéré lors de la réalisation de l’offre de service est les avis clients. Ils peuvent être rassemblés depuis les diverses plateformes où l’entreprise est présente. En plus de pouvoir impacter l’offre de service de manière positive, ces éléments peuvent également contribuer à la recherche de partenaires, ce qui peut également être bénéfique pour l’entreprise.