Modèle d’organigramme d’entreprise sur Excel

Organigramme d’entreprise : importance ,utilisations et représentations

Article rédigé par : Mouna HAMIM

Un organigramme est un schéma qui représente les relations organisationnelles et fonctionnelles hiérarchiques qui existent dans une entité professionnelle. En effet,  il est souvent représenté sous forme d’arbre, qui contient toutes les fonctions occupées dans votre entreprise divisées en  niveaux.  Plus de détails dans la suite de l’article.

Quel est le but d’un organigramme  d’entreprise?

L’organigramme vise la facilitation de la visualisation de votre organisation. C’est un outil très puissant qui facilite la communication ainsi que la compréhension des différents liens existants entre acteurs ou services dans votre entité.  Ce document fournit des informations concernant :

• Les acteurs de l’entreprise : indique pour chaque acteur le rôle qui lui est attribué ainsi que le nom du département et son responsable.
• Les relations hiérarchiques : définit les différentes liaisons hiérarchiques entre différents acteurs et services.

Et il a principalement pour objectif de :

• Aider un nouvel arrivant à se familiariser avec l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise;
• Éclaircir la vision des collaborateurs vis-à-vis de leurs positions, rôles et rattachements hiérarchiques dans l’entreprise. C’est aussi un excellent moyen pour éviter l’ambiguïté concernant les positions hiérarchiques;
• Permet à des personnes externes à votre organisation (client, partenaire) de viser directement les interlocuteurs concernés grâce à une compréhension pratique de votre entité.

Un organigramme décrit au mieux l’organisation de votre entreprise et représente un cadre référentiel pour sa disposition hiérarchique. Il convient toutefois de noter que c’est un document statique compte tenu du fait que votre entreprise est une structure en mouvement permanent.

Comment créer un organigramme ?

La création d’un organigramme nécessite le passage par différentes étapes :

• La première étape est de faire une liste complète des différentes fonctions, collaborateurs, départements ainsi que services de l’entité à modéliser.
• Ensuite, vous devez établir les différentes relations hiérarchiques entre les collaborateurs, positions et services.
• Finalement, représentez graphiquement votre organigramme selon le type et niveau d’informations souhaités.

Les différents types d’organigrammes d’entreprise

Il faut noter qu’il existe une panoplie de façons de créer un organigramme selon plusieurs critères (niveau d’informations souhaités, disposition graphique...), nous pouvons trouver les types d’organigrammes suivant :

Organigramme hiérarchique 

L’organigramme hiérarchique est le plus utilisé en entreprise. Il a souvent une architecture de pyramide où le sommet représente la personne à plus hautes responsabilités. C’est une architecture type supérieurs-subordonnés. Il existe plusieurs sous-types de l’organigramme hiérarchique , dont nous pouvons citer :

 Organigramme en pyramide

Architecture pyramidale où le plus haut niveau hiérarchique est représenté au  sommet     de la figure. Les relations de subordination sont représentées par les lignes verticales alors que les horizontales représentent des fonctions de niveaux hiérarchiques égaux. L’organigramme présenté dans la section précédente est de type pyramide.

Organigramme en arbre 

Les relations de subordinations dans ce type d’organigramme sont représentées de gauche à droite. Le plus haut niveau hiérarchique est présenté sur la gauche de la figure. 

Organigramme replié :

Résultat d’une fusion entre les deux types susmentionnés. L’organigramme replié se lit de gauche à droite et de haut en bas en même temps. Voici à quoi ressemble un organigramme replié.

Organigramme en trèfle :

L’organigramme en trèfle est très utile pour les entreprises qui ont un mode de gestion communautaire. En effet, il est très adapté aux entreprises qui n’ont pas une organisation hiérarchique et où tous les postes sont sur la même lignée. Généralement, il est constitué de 4 grandes parties:

• partie administrative;
• partie gestion comptabilité;
• partie prévisionnel;
• partie gestion de l’exploitation.

Organigramme circulaire 

Une autre façon de représenter un organigramme d’entreprise est la forme  circulaire qui a pour but de pointer sur l’architecture non hiérarchique de l’organisation. Chaque département est représenté par un cercle et tous les cercles sont regroupés au centre. L’avantage de ce type de structure est de renforcer la culture d’égalité dans l’entreprise et de donner la chance à n’importe quel employé dans n’importe quel département d’occuper un poste de leadership.  Par exemple, cet organigramme est constitué de 4 grands cercles qui représentent 4 départements différents :         

Organigramme planétaire 

Dans un organigramme planétaire, on vise généralement la représentation des différentes unités de l’entreprise incluant la direction générale, les unités de production ainsi que d’autres services dans le but de créer des relations facilitant les interactions entre ces différentes unités.

L’avantage de ce type d’organigramme  est qu’il met les projecteurs sur la décentralisation ainsi que les délégations d’autorités. Voici à quoi ressemble un organigramme d’entreprise planétaire :               

Organigramme normalisé 

Les organigrammes normalisés sont appelés ainsi  car ils suivent une norme bien définie. Ils sont conçus dans le but de faire des comparaisons au sein de l’organisation avec d’autres entreprises. C’est le type d’organigramme le moins utilisé en entreprise, car il est difficile à reproduire et à comprendre lors de sa lecture. 

L’organigramme normalisé se lit de haut en bas ou chaque trait représente un membre ou un service, chose qui signifie que chaque ligne ne peut contenir qu’une seule personne. Voici à quoi ressemble un organigramme normalisé : 

Le choix de l’outil de production

Après avoir compris ce qu’est un organigramme, ses avantages, inconvénients, les étapes de réalisation ainsi que les différents types existants. Vous devez à présent connaître les différents outils informatiques mis à votre disposition pour la création de votre organigramme :

Microsoft Office est l’outil le plus utilisé pour la création des organigrammes d’entreprise et cela pour les différents avantages qu’il présente :

• Facile à accéder avec ses multiples logiciels (Word, Excel, Powerpoint) qui sont les plus utilisés dans les entreprises.
• Il donne accès à un large choix de schémas déjà définis (champs des collaborateurs, leur positions, photographies ainsi que les différents liens entre eux).
• Outil très économique et détenteur d’un large éventail de fonctionnalités.

Quelques conseils pratiques

Avant de créer un organigramme, il faut d’abord penser à l’enjeu et la vision générale que vous voulez donner de votre entreprise. Est-ce que vous voulez mettre en valeur la notion d’hiérarchie, d’égalité ou vous voulez tout simplement faire connaître les différents départements de votre entreprise.

D’une autre part, veillez à ce que la lecture et la compréhension de ce document soit facile à première vue. C’est le miroir de votre organisation .

S’il s’agit d’une grande organisation, vous pouvez omettre des détails pour ne pas avoir un organigramme  encombré.