Modèle de facture commerciale Excel

La facture commerciale : Bon à savoir

Article rédigé  par : Ouzzaouit Moulay Nouamane

Les entreprises françaises souhaitant exporter leurs produits dans un pays hors-UE doivent impérativement respecter la réglementation imposée par les services douaniers. Dans ce sens, les entreprises doivent être en mesure de présenter l’ensemble des documents requis afin d’acheminer leurs marchandises sans aucune complication. Parmi les pièces nécessaires dans ce type de transactions, nous avons la facture commerciale. Cette dernière doit être dument remplie avec l’ensemble des données et informations demandées afin de permettre aux autorités compétentes de définir avec précision les droits d’importations qui seront appliqués à la marchandise. Pour concevoir et remplir une facture commerciale, les entreprises ont souvent recours à des logiciels dédiés avec des fonctionnalités avancées qui permettent d’automatiser certaines actions de saisie et de conception. Parmi ces logiciels, nous retrouvons Microsoft Excel. Ce dernier offre une panoplie de fonctionnalités utiles pour remplir une facture commerciale. Dans ce qui suit, nous allons mettre en exergue les caractéristiques et les mentions obligatoires de la facture commerciale avant d’exposer les avantages liés à l’utilisation de Microsoft Excel dans cette démarche.

La facture commerciale : les incontournables

Remplir de manière correcte votre facture commerciale est un point très important lorsque votre entreprise opère dans un cadre géographique en dehors de l’Union Européenne. Il est important de procéder à une vérification détaillée de ces pays car certains font partie de l’UE mais ne sont pas intégrés dans le territoire douanier de l’union. Il s’agit d’un document qui permet aux autorités douanières de vérifier si votre marchandise est conforme aux réglementations en vigueur et d’avoir plus de précision sur les éléments d’ordre tarifaire et comptable liés à votre colis. D’autant plus, si votre facture commerciale est correctement remplie, vous avez plus de chance que vos délais de livraison soient respectés. Pour certaines transactions hors-UE, il se peut que vous ayez besoin également d’un certains nombres de documents complémentaires, notamment les déclarations CN22 et/ou CN23.

• Quelle est la distinction entre une facture commerciale et les déclarations CN 22 et 23 ?

Lors d’un envoi de marchandise en dehors de l’UE, plusieurs documents sont demandés par les services douaniers. Il est important de pouvoir déterminer avec précision les spécificités et les caractéristiques de chacune des pièces que votre entreprise sera amenée à fournir. Prenons le cas des formulaire CN 22 et 23 et la facture commerciale. Les deux documents fournissent plus au moins le même type d’informations sur les sorties et les rentrées de marchandises, d’où l’importance de pouvoir faire le distinguo entre les deux.

Les documents CN22 et CN23 sont des justificatifs contraignants qui sont demandés par les autorités douanières surtout lorsqu’il s’agit d’une transaction de marchandises menée par une société qui assurent les services postaux. Ces documents donnent une précision sur le prix (la valeur) des produits transportés ainsi que sur le poids exact de ces derniers. A travers ces indicateurs, les services douaniers vont ensuite calculer les impositions fiscales et les taxes à payer.

La facture commerciale est également un document contraignant qui doit être fournie pour les imports et les exports des marchandises hors-UE. Ce document comporte des informations importantes telles que le contenu exact de la marchandise via une description précise des articles transportés ainsi que les éléments contractuels de la transaction qui permettent d’identifier les taxes à payer sur le colis.

En définitif, nous pouvons assumer que les documents CN22 et CN23 ne comportent pas autant d’informations qu’une facture commerciale mais les deux pièces sont importantes et contraignantes lors des transactions commerciales en dehors des pays de l’Union Européenne afin de définir si les marchandises transportées sont autorisées dans le pays destinataire et aussi pour identifier clairement les taxes et les impositions fiscales à régler.

• Remplir une facture commerciale : les étapes à suivre

Il n’existe pas un format type et conventionnel pour la conception et la saisie des informations sur une facture. Toute de même, il est important de pouvoir répertorier certaines mentions obligatoires pour que le document soit accepté par les services douaniers et autres parties prenantes. Ces éléments concernent principalement les acteurs impliqués dans la transaction (l’expéditeur et le destinataire).

Vous devez obligatoirement saisir les informations suivantes :

• Les informations personnelles de l’expéditeur et du destinataire): le nom, le prénom, le nom de l’entreprise, le numéro de téléphone, l’adresse actuelle en précisant le code postal et le pays.
• La raison de l’envoi de la marchandise: Vous devez préciser dans ce volet est ce qu’il s’agit d’un cadeau, d’un document, d’une transaction commerciale, d’une commande retour etc. En gros, vous devez être en mesure d’identifier clairement la raison qui vous a poussé à effectuer cet envoi.
• Le numéro de facture: Vous pouvez trouvez dans certains Template la mention ‘’Invoice Number’’
• La date d’émission de votre facture en précisant le jour exact.
• Une description détaillée du contenu du colis: le nom de l’article, la quantité, le code de votre article, appelé également HS CODE et enfin le prix (en euros) et le poids (en KG)
• Remplir une section commentaire:  vous pouvez laisser un commentaire au niveau de votre facture commerciale pour apporter une précision supplémentaire quant à l’envoi de votre colis.
• Signature: Vous devez ajouter votre signature au niveau de la facture commerciale en mentionnant la date exacte de celle-ci.

Microsoft Excel pour la réalisation de votre facture commerciale

Plusieurs logiciels sur le marché permettent de concevoir et de remplir une facture commerciale en bonne et due forme. Parmi ces logiciels, nous citons Microsoft Excel. Ce dernier vous permet de facilement paramétrer votre facture commerciale, de la remplir et de l’imprimer en quelques clics seulement.

Grâce à Microsoft Excel, vous avez accès à des Template prédéfinis de factures commerciales. Une fois téléchargés, ces modèles peuvent être modifiés en fonctions des besoins de votre entreprise. Vous pouvez ajouter et/ou supprimer certains éléments de votre choix. D’autant plus, vous avez la possibilité d’ajuster les éléments de forme et apportez un plus, esthétiquement parlant, à votre facture commerciale. Vous pouvez définir les couleurs, la typographie et la taille de la police qui vous convient.

Le logiciel Excel est un outil simple et intuitif. L’utilisation de la plateforme ne requiert pas de compétences techniques ou informatiques avancées. Plusieurs guides d’utilisation et tutoriels vidéo sont disponibles gratuitement sur le web vous permettant de bénéficier d’une expérience utilisateur de qualité. L’accès au logiciel est gratuit sous condition d’avoir une exploitation Windows.

Sur Microsoft Excel, vous pouvez également répertorier vos anciennes factures pour y accéder ultérieurement. Vous avez la possibilité d’archiver vos documents directement sur votre ordinateur ou bien dans le cloud. La deuxième option est plus pratique car elle vous permet d’accéder à vos fichiers depuis n’importe quelle machine à condition d’avoir une connexion internet et une adresse électronique valable.

Les versions de Microsoft Excel sont toutes accessibles depuis le desktop, la tablette et le smartphone. Vous pouvez ouvrir, modifier et enregistrer vos factures commerciales depuis n’importe quel outil. L’objectif est de pouvoir assouplir les conditions d’utilisation du logiciel afin de permettre aux individus une utilisation optimale de la plateforme.  

En conclusion…

La facture commerciale est un document qui a une grande importance dans les transactions commerciales en dehors de l’Union Européenne. Il permet de définir et d’identifier un certain nombre de paramètres utiles et nécessaires pour les autorités douanières. Contraignant, il doit être soigneusement rempli avec les informations que nous avons mentionné dans cet article pour éviter toute confusion avec les autorités compétentes. Vous pouvez utiliser Microsoft Excel pour concevoir et remplir votre facture commerciale. Le logiciel propose plusieurs fonctionnalités dont vous pouvez bénéficier pour mener à bien cette tâche.