Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
La facturation est une démarche de routine réalisée au sein des entreprises pour témoigner l’acte de vente réalisé avec ses clients et où sont mentionnées les éléments récapitulatifs de la transaction, notamment la quantité de la marchandise vendue ou la nature du service fourni et le prix global de la vente. Comme tous les documents émis par une entreprise, la facture de vente doit respecter un format standard et refermer des mentions obligatoires et d’autres complémentaires. Cet article traite la facture de vente et défini ses différents types et utilités. Comme il identifie les composantes de cette facture pour aider la personne en charge à élaborer un document conforme sur tous les niveaux (forme et contenu). L’article propose également une comparaison entre le système de facturation traditionnel qui est basé sur l’édition manuelle des factures sous format papier et la technique digital, qui est assurée par les logiciels de comptabilité.
Une facture de vente correspond avant tout à un document commercial édité par l’entreprise vendeuse au profit de son client suite à une validation de devis pour cadrer la transaction commerciale effectuée. La facture de vente est valable pour tous les secteurs d’activités, dans le cadre d’une vente d’un produit physique de petite ou de grande ampleur (équipements, produits alimentaires, biens immobiliers, etc.) ou de l’exécution d’un service (nettoyage industriel, maintenance des machines, etc.). En fonction de l’avancement de la commande et du paiement, nous pouvons distinguer cinq différents types de factures : la facture proforma, la facture de situation, la facture d’acompte, la facture d’avoir et la facture de clôture.
Pour garantir les droits mutuels des deux parties impliquées dans la transaction de la vente (acheteur et vendeur), la facture de vente doit comporter des éléments obligatoires :
A ces mentions obligatoires peuvent s’ajouter d’autres mentions complémentaires comme les coordonnées de l’assureur, le capital social de la société et certains identifiants spécifiques au métier du vendeur ou du prestataire de service (cas d’un artisan : identifiant dans le répertoire des métiers).
Au départ, l’élaboration des factures de vente était entièrement manuelle, toutes les informations relatives à la transaction sont renseignées minutieusement ainsi que les calculs nécessaires, comme : le prix global en HT, la valeur de la TVA, le prix TTC et les éventuelles remises et réductions qui peuvent figurer sur quelques factures. Donc, le responsable de la facturation doit avoir un minimum de connaissances et d’expertise concernant le domaine de la comptabilité. Chaque facture est réalisée avec soin sous un format papier et en deux exemplaires, dont un sera expédié au client avec la marchandise. Le deuxième exemplaire reste chez l’entreprise fournisseur pour assurer la traçabilité des produits en interne et pour servir comme justificatif du bilan comptable de l’exercice en cours. Au-delà d’un certain délai, les factures sont archivées dans des locaux dédiées, ce qui demande à l’entreprise d’avoir un service des archives géré par des employés. Actuellement, des logiciels de comptabilité assurent la gestion des factures d’une manière irréprochable et bien maitrisée. De l’attribution du numéro de la facture aux calculs des montants à payer, l’outil technologique veille sur la conformité du document sur tous les plans. D’une part ils facilitent la tâche aux entrepreneurs et aux responsables pour gagner plus de temps et d’une autre part ils génèrent des factures professionnels, adaptées aux besoins de l’entreprise tout en minimisant au maximum le risque d’erreurs. La seule condition est d’utiliser un logiciel certifié et qui répond aux exigences de la loi. Les logiciels assez développés offrent une multitude de fonctions utiles et assurent une collecte de donnée ainsi que leur analyse dès l’intégration des coordonnées du client et cela pour comprendre mieux ses tendances d’achat et lui proposer au fur et à mesure des offres plus pertinentes. La gestion des impayés peut aussi être assurée par ledit logiciel pour relancer automatiquement via des emails les clients en situation d’impayé et notifier en même temps le service recouvrement pour réagir et appliquer quand il le faut les procédures en vigueur. Ce type de logiciels est en général payant, plusieurs formules sont proposées par ses créateurs : des abonnements mensuels, des abonnements annuelles ou une solution clé en main. L’avantage de l’abonnement correspond principalement à la gestion, l’hébergement et la maintenance quotidienne de l’outil informatique et qui sont assurés par les développeurs d’origine. Au contraire pour les autres solutions, l’entreprise doit gérer en toute autonomie le logiciel et si nécessaire recruter ou sous-traiter une cellule informatique pour veiller sur son bon fonctionnement.
L’édition régulière des factures permet au service comptable de l’entreprise de quantifier les actions commerciales réalisées et de les traduire en fonction des KPI suivis. Cette analyse permet non seulement de mesurer le chiffre d’affaires réalisé à date, mais aussi de recalculer les charges et les dépenses nécessaires pour générer une marge de bénéfices. La bonne tenue de la facturation permet à l’entreprise de déclarer en toute transparence la TVA, le chiffre d’affaires et d’autres cotisations indispensables. Plusieurs se posent la question sur la durée légale de la conservation des factures, car les délais annoncés sur les différentes communications officielles sont différents. A titre d’exemple et d’un point de vue comptable, la durée de conservation d’une facture (ou d’un autre justificatif comptable) par un professionnel ou un individuel est de dix ans au maximum et haut delà de cette période la facture n’a aucune utilité ou valeur. Les experts de la fiscalité insistent sur le fait que la facture de vente doit être conservée pour une durée qui n’excède pas les six ans. Quant au support de la facture, certes les supports électroniques sont plus pratiques à manipuler en comparant avec ceux en papier, mais pour qu’une facture électronique soit acceptée, la signature électronique est nécessaire pour valider cette dernière et attester son originalité. Il est aussi toléré de scanner une facture en papier pour la rendre numérique à condition d’apporter les signatures électroniques et de garder la facture en papier d’origine.
