Modèle facture de vente Excel
La facture de vente : un document commerciale indispensable avec une vocation juridique et comptable à la fois !
Article rédigé par : Chaimae Sqalli Adoui
La facturation est une démarche de routine réalisée au sein des entreprises pour témoigner l’acte de vente réalisé avec ses clients et où sont mentionnées les éléments récapitulatifs de la transaction, notamment la quantité de la marchandise vendue ou la nature du service fourni et le prix global de la vente. Comme tous les documents émis par une entreprise, la facture de vente doit respecter un format standard et refermer des mentions obligatoires et d’autres complémentaires. Cet article traite la facture de vente et défini ses différents types et utilités. Comme il identifie les composantes de cette facture pour aider la personne en charge à élaborer un document conforme sur tous les niveaux (forme et contenu). L’article propose également une comparaison entre le système de facturation traditionnel qui est basé sur l’édition manuelle des factures sous format papier et la technique digital, qui est assurée par les logiciels de comptabilité.
Facture de vente : définitions et types
Une facture de vente correspond avant tout à un document commercial édité par l’entreprise vendeuse au profit de son client suite à une validation de devis pour cadrer la transaction commerciale effectuée. La facture de vente est valable pour tous les secteurs d’activités, dans le cadre d’une vente d’un produit physique de petite ou de grande ampleur (équipements, produits alimentaires, biens immobiliers, etc.) ou de l’exécution d’un service (nettoyage industriel, maintenance des machines, etc.). En fonction de l’avancement de la commande et du paiement, nous pouvons distinguer cinq différents types de factures : la facture proforma, la facture de situation, la facture d’acompte, la facture d’avoir et la facture de clôture.
- La facture proforma est une facture éditée sur la demande exclusive du futur client, elle est souvent demandée par les établissements d’emprunt pour pouvoir accorder un crédit de consommation à la hauteur du prix estimé, comme elle peut faire objet d’un contrôle douanier pour les colis prévenants de l’étranger.
- La facture de situation est une facture qui indique le degré de progression de la commande ou de l’exécution du service demandé à un moment donné.
- La facture d’acompte est une facture pourvue d’une dimension purement financière, car elle permet d’attester la réception d’une avance ou d’une partie du montant total de la facture de vente finale.
- La facture d’avoir est considéré comme une facture exceptionnelle pour corriger ou apporter des modifications importantes sur les informations relatives à la facture de vente.
- La facture de clôture est le type de factures le plus répandue, car elle correspond à la facture finale éditée en une seule fois pour confirmer l’accomplissement du travail demandé ou la réception de la marchandise entière par le client. La facture de clôture permet en même temps d’approuver la réception du paiement par le fournisseur, et pour cette raison, elle est dotée d’un grand pouvoir. En cas de perte ou d’abîme, un duplicata de facture seulement peut être demandé auprès du service comptabilité de la société fournisseur.
Composantes et mentions obligatoires à intégrer dans la facture de vente !
Pour garantir les droits mutuels des deux parties impliquées dans la transaction de la vente (acheteur et vendeur), la facture de vente doit comporter des éléments obligatoires :
- Les identifiants de l’entreprise vendeur, que ce soit un autoentrepreneur, un artisan, un commerçant ou une structure commerciale bien organisée, des informations basiques portant sur cette entreprise sont nécessaires. Le numéro de registre de commerce, la patente ou le numéro SIREN sont à la tête de ces derniers, puis viennent l’adresse du siège de l’entreprise, son numéro de téléphone et son adresse email.
- La date d’émission, est la date au cours de laquelle la commande sera livrée au client, à ne pas confondre avec la date d’édition du document (facture de vente). La date d’émission peut correspondre donc à la date de livraison, mais dans le cas extrême elle peut correspondre à la date de livraison + 15 jours (délais maximum toléré).
- Le numéro de la facture est un code attribué systématiquement à chaque facture et d’une manière unique (pas de répétitions possibles). Il permet de classer les différentes factures d’une manière ordonnée et d’assurer la traçabilité des différents produits vendus.
- Les coordonnées du client qui souhaite recevoir la commande, à savoir : le nom du représentant de l’entreprise acheteur (la personne qui va prendre en charge la réception de la marchandise), ou juste le nom de la société accompagné d’un numéro de téléphone et d’une adresse de livraison.
- Le récapitulatif de la commande occupe le cœur de la facture et met en avant la nature des articles commandés, la quantité demandée (nombre de lots ou de pièces) et le prix unitaire ainsi que le prix global. Tous les montants qui figurent sur la facture doivent être renseignés en hors taxes (HT) et puis sous la forme toutes taxes comprises (TTC) en appliquant le taux de la TVA incluse. Certaines transactions bénéficient de la dérogation de la TVA, ainsi le prix affiché est toujours exprimé en HT, ces entreprises sont qualifiées de non-assujetti, comme les micro-entreprises et les auto-entrepreneurs dont le chiffre d’affaires n’excède pas le seuil minimum annoncé par la loi.
- Modalités de paiement et gestes commerciales, cette rubrique permet de préciser les moyens de paiement acceptés par l’entreprise (chèques, virements, etc.), les délais qu’elle accorde pour payer le montant du et les frais qui serons facturés en cas de retard de paiement. Des réductions sous formes de gestes commerciales peuvent avoir lieu, en précisant le montant de la réduction, et le montant à payer après déduction de la réduction.
A ces mentions obligatoires peuvent s’ajouter d’autres mentions complémentaires comme les coordonnées de l’assureur, le capital social de la société et certains identifiants spécifiques au métier du vendeur ou du prestataire de service (cas d’un artisan : identifiant dans le répertoire des métiers).
La gestion des factures de vente : une gestion manuelle vs une gestion automatisée !
Au départ, l’élaboration des factures de vente était entièrement manuelle, toutes les informations relatives à la transaction sont renseignées minutieusement ainsi que les calculs nécessaires, comme : le prix global en HT, la valeur de la TVA, le prix TTC et les éventuelles remises et réductions qui peuvent figurer sur quelques factures. Donc, le responsable de la facturation doit avoir un minimum de connaissances et d’expertise concernant le domaine de la comptabilité. Chaque facture est réalisée avec soin sous un format papier et en deux exemplaires, dont un sera expédié au client avec la marchandise. Le deuxième exemplaire reste chez l’entreprise fournisseur pour assurer la traçabilité des produits en interne et pour servir comme justificatif du bilan comptable de l’exercice en cours. Au-delà d’un certain délai, les factures sont archivées dans des locaux dédiées, ce qui demande à l’entreprise d’avoir un service des archives géré par des employés. Actuellement, des logiciels de comptabilité assurent la gestion des factures d’une manière irréprochable et bien maitrisée. De l’attribution du numéro de la facture aux calculs des montants à payer, l’outil technologique veille sur la conformité du document sur tous les plans. D’une part ils facilitent la tâche aux entrepreneurs et aux responsables pour gagner plus de temps et d’une autre part ils génèrent des factures professionnels, adaptées aux besoins de l’entreprise tout en minimisant au maximum le risque d’erreurs. La seule condition est d’utiliser un logiciel certifié et qui répond aux exigences de la loi. Les logiciels assez développés offrent une multitude de fonctions utiles et assurent une collecte de donnée ainsi que leur analyse dès l’intégration des coordonnées du client et cela pour comprendre mieux ses tendances d’achat et lui proposer au fur et à mesure des offres plus pertinentes. La gestion des impayés peut aussi être assurée par ledit logiciel pour relancer automatiquement via des emails les clients en situation d’impayé et notifier en même temps le service recouvrement pour réagir et appliquer quand il le faut les procédures en vigueur. Ce type de logiciels est en général payant, plusieurs formules sont proposées par ses créateurs : des abonnements mensuels, des abonnements annuelles ou une solution clé en main. L’avantage de l’abonnement correspond principalement à la gestion, l’hébergement et la maintenance quotidienne de l’outil informatique et qui sont assurés par les développeurs d’origine. Au contraire pour les autres solutions, l’entreprise doit gérer en toute autonomie le logiciel et si nécessaire recruter ou sous-traiter une cellule informatique pour veiller sur son bon fonctionnement.
Utilité de la facture de vente et recommandations générales !
L’édition régulière des factures permet au service comptable de l’entreprise de quantifier les actions commerciales réalisées et de les traduire en fonction des KPI suivis. Cette analyse permet non seulement de mesurer le chiffre d’affaires réalisé à date, mais aussi de recalculer les charges et les dépenses nécessaires pour générer une marge de bénéfices. La bonne tenue de la facturation permet à l’entreprise de déclarer en toute transparence la TVA, le chiffre d’affaires et d’autres cotisations indispensables. Plusieurs se posent la question sur la durée légale de la conservation des factures, car les délais annoncés sur les différentes communications officielles sont différents. A titre d’exemple et d’un point de vue comptable, la durée de conservation d’une facture (ou d’un autre justificatif comptable) par un professionnel ou un individuel est de dix ans au maximum et haut delà de cette période la facture n’a aucune utilité ou valeur. Les experts de la fiscalité insistent sur le fait que la facture de vente doit être conservée pour une durée qui n’excède pas les six ans. Quant au support de la facture, certes les supports électroniques sont plus pratiques à manipuler en comparant avec ceux en papier, mais pour qu’une facture électronique soit acceptée, la signature électronique est nécessaire pour valider cette dernière et attester son originalité. Il est aussi toléré de scanner une facture en papier pour la rendre numérique à condition d’apporter les signatures électroniques et de garder la facture en papier d’origine.
