Modèle échéancier facture Excel

Echéancier de facture – modèles et méthodes de calcul

Article rédigé par: Sara Maghty

Les retards de paiement sont l'un des principaux problèmes auxquels les commerçants et les petites entreprises sont régulièrement confrontés. En matière de facturation, il est important d’inclure une date pour favoriser un processus de paiement sûr et rapide. Parce qu'une facture est une demande officielle de paiement, l'ajout de la date limite rend les transactions plus fluides pour tout le monde. Cela permet d'éviter toute ambiguïté sur le moment exact où le paiement est attendu.

Gérer correctement la facturation de votre entreprise permet d'économiser de l'argent sur les frais de retard et les remises perdues. Le fait de manquer régulièrement les dates peut également nuire à la cote de crédit de votre entreprise, ce qui rend plus difficile l'obtention de financement à l'avenir. Il est alors indispensable de vérifier et de traiter attentivement les échéanciers de factures.

Qu’est-ce qu’un échéancier de facture ?

Une facture peut être générée individuellement ou par lots et les données de facturation doivent être transférées dans le système de comptabilité générale. Un échéancier de facturation est utilisé pour organiser les éléments facturables en factures selon un échéancier. Chaque campagne doit en choisir au moins un modèle. Les utilisateurs peuvent interagir avec ces modèles pour créer leur échéancier de facture réel.

Une date d'échéance est la date limite à laquelle un paiement peut être effectué sur une facture ou une dette. Il s’agit d’une obligation légale à mentionner sur la facture. Dans le monde des affaires, les dates d'échéance surviennent dans un certain nombre de contextes différents. Mais essentiellement, elles indiquent quand le paiement doit être effectué avant qu'il ne soit considéré comme en souffrance. Une date d'échéance se trouve, entre autres, sur les factures, les paiements de prêt et les paiements par carte de crédit. Si cette date est dépassée, cela peut entraîner diverses pénalités.

Les dates d'échéance peuvent sembler arbitraires, mais il existe souvent des directives claires à ce sujet. Elles peuvent revenir à une norme par défaut en fonction de la situation ou peuvent être spécifiées par le vendeur. Dans tous les cas, l’échéancier de facture indique clairement que le paiement est attendu au plus tard à cette date.

Échéances et plans de paiement

Un plan de paiement contient un ou plusieurs versements, chacun avec une date d'échéance et un montant dû. En voici 3 exemples :

Dates d'échéance relative

Les dates d'échéance relatives permettent au modèle de plan de paiement de s'adapter automatiquement à n'importe quelle facture dans n'importe quel projet. Elles sont définies en se basant sur un délai et un déclencheur que vous choisissez et qui seront utilisés ensemble pour calculer la date d'échéance exacte (par exemple : 30 jours avant la date de début du projet). Pour le timing, vous pouvez entrer un nombre de jours, de semaines ou de mois par rapport au déclencheur. Il est recommandé d'utiliser une date d'échéance relative dans la mesure du possible.

Dates d'échéance fixes

Une date d'échéance fixe est une date calendaire exacte telle que le 29/11/2021. A chaque fois que vous utilisez le plan de paiement, quelle que soit la date de création de la facture, la date d'échéance sera exactement la même.

Il n'est pas courant d'utiliser une date d'échéance fixe dans un modèle de plan de paiement. La seule raison de le faire est lorsque vous configurez des modèles pour une offre ou un événement spécifique.

Dates d'échéance à déterminer

Comme son nom l’indique, cet échéancier agit comme un espace réservé pour vous permettre de définir manuellement une date d'échéance. C’est la meilleure option lorsqu'un paiement est dû avant de livrer quelque chose comme une conception ou le lancement d'un site Web et que vous ne connaissez pas la date exacte à l'avance. Vous pourrez alors définir un échéancier de facturation spécifique pour le versement sur la facture du client une fois que vous serez prêt.

Comment calculer la date d'échéance d’une facture ?

Le calcul des dates d'échéance de vos factures permettra à votre entreprise d'économiser non seulement de l'argent sur les intérêts de retard, mais aussi de satisfaire vos clients. Ne commencez pas par le jour où vous avez reçu la facture, mais par la date indiquée la facture elle-même. Ainsi, si la date imprimée sur la facture est le 4 novembre et que des conditions de paiement net typiques de 30 jours s'appliquent, la facture serait due le 3 décembre. S'il y a, par exemple, une remise sur facture de 2 % après 10 jours, vous pouvez déduire 2 % du montant total à condition de payer la facture avant le 14 novembre.

Quelles sont les conditions de paiement ?

Chaque fournisseur dispose de ses propres conditions de paiement qui doivent être indiquées sur la facture. Ces conditions indiqueront quand le paiement est dû, qui est généralement de 30 jours après la date de la facture. Il convient toutefois de noter que vous ne devez jamais supposer que tous les échéanciers sont fixés à 30 jours.

Etant donnée que chaque organisation a ses propres politiques de facturation, les modèles de calendrier de facturation peuvent être configurés afin que les utilisateurs puissent regrouper automatiquement les éléments facturables dans des factures. Celles-ci suivront les périodes définies dans le modèle telles que : 

• Mensuel : Factures au prorata en utilisant le nombre de jours du mois civil.
• Mensuel fixe : Chaque facture aura la même date sans tenir compte du nombre de jours programmés dans le mois.
• Une fois au début : Une seule facture pour toute la campagne.
• Une fois par réservation : Chaque élément de réservation génère sa propre facture.
• Lunaire : Factures au prorata toutes les quatre semaines.
• Trimestriel : Factures au prorata avec des périodes de trois mois calendaires.

Quelle est la date d'échéance moyenne ?

La date d'échéance moyenne est la date à laquelle une facture doit être payée avant toute perte d'intérêts. Cette date moyenne est utilisée pour simplifier le processus de paiement et pour s'assurer que toutes les parties sont satisfaites de la transaction sans perte d'intérêt. La date d'échéance moyenne ou estimée est utilisée pour régler les comptes, calculer les intérêts sur les tirages des partenaires et pour effectuer des paiements forfaitaires sur des factures tirées à des dates différentes avec des dates d'échéance différentes.

Calcul de la date d'échéance moyenne

S'il n'y a qu'une seule partie impliquée, le calcul de la date d'échéance est aussi simple que de prendre la date de base et de compter le nombre de jours à partir de cette date. Ensuite, multipliez le nombre de jours par les montants et additionnez les résultats. Divisez le total des produits par les montants totaux et ajoutez le nombre de jours dans la date de base pour obtenir votre date d'échéance moyenne.

Si la facture est un prêt qui doit être payé en plusieurs versements, vous devrez d'abord calculer les jours entre la date du prêt et la date d'échéance de chaque paiement. Ensuite, trouvez le total de jours, de mois ou d'années, puis le quotient sera le nombre de jours pendant lesquels la date d'échéance moyenne s'éloigne de la date de début.

Conséquences et pénalités des factures en souffrance

Le traitement des factures est l'une des tâches les plus importantes que votre service des comptes fournisseurs effectue au quotidien pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Les personnes qui dirigent leur propre entreprise ou travaillent dans un service financier ou comptable doivent régulièrement préparer des factures. Parfois, les factures sont vraiment nombreuses, volumineuses et compliquées car elles se composent de nombreux éléments et incluent différents tarifs, remises, etc.

La vérité est que la plupart des entreprises traitent les factures manuellement. Le traitement manuel nécessite beaucoup d'implication humaine et de multiples points de contact. Pour cette raison, le cycle de transaction et le processus de paiement d'une facture peuvent prendre des semaines alors qu'il ne devrait pas prendre plus d'un jour ou deux. Une PME moyenne prend environ 25 jours pour traiter manuellement une seule facture, de la réception au paiement. Cela signifie plus de retards de paiement, des coûts de traitement élevés, des remises manquées et bien d'autres problèmes.

La pénalité de ne pas effectuer un paiement à ou avant une date d'échéance spécifiée est généralement basée sur des frais. Par exemple, si vous n'effectuez pas un paiement à temps, vous devrez payer des frais de retard pouvant représenter un certain pourcentage du total dû.

En tant que petite entreprise, les retards de paiement sur les factures peuvent faire une grande différence dans votre trésorerie, affectant votre budget et même vos opérations quotidiennes.

Rôle du logiciel dans le traitement des factures

Les échéanciers de factures sont nécessaires pour être payé à temps. Un logiciel automatisé peut considérablement améliorer les délais de traitement des factures avec plus d'efficacité, des processus rationalisés et de meilleurs flux de travail. 

Un logiciel de facturation définira automatiquement la date d'échéance sur la valeur fixée. Cependant, cela peut être ajusté si votre entreprise travaille sur un calendrier de paiement différent, ou peut même être défini sur des conditions de paiement différentes pour des clients spécifiques.

Si un client n'effectue pas le paiement à temps, la première action à entreprendre est d'envoyer un courrier de rappel. Avec le bon logiciel, cela peut être aussi simple que quelques clics et le client reçoit un rappel avec un lien vers la facture originale. Les frais de retard peuvent également être appliqués automatiquement à la facture. Ils seront alors ajoutés au total de la facture originale, de sorte que le client devra payer l'ancien total ainsi que les frais de retard en plus.

Un calculateur de facture est la meilleure solution pour gérer tout ce processus. Il suffit de remplir quelques sections telles que : Description, Quantité, Prix, Nombre d'articles, Frais de livraison, Taux de TVA % et Pourcentage de remise. Pendant la saisie des données, le logiciel affiche immédiatement la somme totale, et peut également vérifier si votre facture est correcte.