Lors de l'exécution des tâches hebdomadaires dans le but d'accomplir un projet ou de réaliser les étapes qui le constituent, il faut s’attendre à différentes possibilités de complications. En effet, des imprévus peuvent ralentir la réalisation du projet défini. Par conséquent, en l’absence d’un planning adéquat, les réactions aux imprévus vont être relativement tardives par rapport au cas où les tâches sont bien planifiées, ce qui cause une perte de temps et aussi souvent une perte en termes budgétaires.
Dépendamment de la nature des tâches et des activités, il serait difficile de gérer toutes les tâches en réalisant le projet d’une manière graduelle ou progressive. Les difficultés se présentant au cours de la réalisation des tâches et les retards possibles ont un impact sur le processus et sur la gestion du projet, c’est pourquoi il est nécessaire d’avoir un document qui présente les tâches et qui marque les dates du début à la fin de chaque tâche.
Un planning hebdomadaire des tâches permet de planifier la semaine en tenant compte des priorités de ces dernières, dont le respect de leur interdépendance.
La distribution du calendrier et la gestion des tâches en termes temporels permet de gagner du temps qui se veut un précieux élément pour une bonne gestion, mais aussi pour pouvoir réagir d’une manière anticipative s’il y a des retards ou dans le cas où d’autres imprévus se présentent.
La planification des tâches est primordiale, un plan donne un ordre aux tâches et permet de visualiser ce qu’il faut faire dans chacune suivant cet ordonnancement. Un plan hebdomadaire des tâches permet une organisation des différentes missions et plus de pouvoir permettre une productivité grâce à une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe du projet. Il permet ces avantages grâce à l'établissement d’une chronologie de la gestion de projet et d’un enchaînement des tâches suivant un rythme ordonné.
La planification des tâches est par définition conçue pour donner un ordre aux tâches à exécuter afin de rendre un projet réalisable. C’est un outil de gestion qui permet aussi d’estimer la durée de chaque tâche pour éviter les retards, ainsi que les ressources nécessaires à la réalisation d’une tâche pour éviter d’avoir des dépenses inattendues.
La gestion des tâches à réaliser afin d’atteindre les objectifs d’un projet, d’une manière rapide et efficace, passe toujours par l'identification, la priorisation, la planification et la répartition de ces tâches. Il faut toujours commencer par découper le projet, afin de donner des priorités aux tâches, les distribuer selon les rôles des participants et déterminer les ressources nécessaires à chacune.
Il y a une interdépendance entre la planification des tâches qui constituent un projet est et les autres éléments primordiales à la gestion du projet comme l’identification de projet et la distribution des rôles. C’est pourquoi il est nécessaire de reconsidérer la planification à la suite de contraintes relatives aux ressources ou à la date prévue pour la réalisation des tâches.
Le facteur temporel est déterminant dans la réalisation d’un planning de tâches, mais d’autres facteurs comme les contraintes relatives aux ressources et à la qualité des livrables entre en jeu. D’autres facteurs importants qui sont à considérer avant de mettre en place un planning des tâches sont les objectifs fixés et tous les risques qui peuvent impacter la réalisation de ces objectifs, ainsi que la nature des méthodes et des outils utilisés par toute partie prenante.
Le planning hebdomadaire des tâches permet d’avoir une idée précise sur la méthode comment les tâches sont organisées dans chaque journée de la semaine, avec les réunions et les débriefs qui peuvent être inclus. Il permet une clarté et une visibilité, en plus d’être complémentaire à d’autres modes de planning qui peuvent être mensuels ou journaliers, et cette planification doit suivre les étapes comme :
Cette théorie est principale pour la planification des tâches qui constituent un projet, il est possible, grâce à cela, de s’arrêter pour l’amélioration du projet en question. Et c’est aussi cela grâce à quoi il est possible d’avoir un sens de l’organisation et de donner un dynamisme à l’accomplissement des tâches, des éléments qui font aussi des principes de la planification.
Le réalisme est un autre composant principal qui permet de concrétiser les objectifs du projet, et le planning ne réussit pas sans être un miroir réel des ressources et du temps nécessaires à la réalisation du projet. Le cumul des tâches peut faire une solution ou une nécessité dans quelques situations, mais un encombrement de celles-ci dans une journée peut avoir des conséquences négatives et impacter la qualité des livrables.
Ce plan permet une visibilité sur les tâches et leurs nécessités, ainsi que sur les risques et les imprévus, et ce dans un espace temporel s'organisent souvent en des jours et des heures. Il est utile comme horaire hebdomadaire de cours où il permet d’avoir une vue sur l’ensemble des cours, comme calendrier de tâches ménagères en organisant des listes d’entretien pour chaque jour sous formes de tâches, en plus d’être utile dans plusieurs autres situations comme étant possiblement un itinéraire de voyage ou un calendrier de projet.
La planification de tâches permet, d’une manière plus générale, de définir les enchaînements et les interdépendances entre les tâches, d’exprimer les risques et les besoins et de les analyser, et d’être un miroir claire de la situation et des possibilités réelles sur le terrain en associant chaque tâches à des indicateurs pertinents.
Le planning hebdomadaire des tâches est un outil précis, utile à la gestion en termes temporels et budgétaires, et sans quoi il serait difficile de réaliser les projets et d'atteindre les objectifs, surtout en considérant toutes les complications possibles, à quoi il faut s’attendre et qui doivent faire sujet d’une analyse et d’une planification avant le lancement du projet.
