Un planning de communication est un outil important qui permet de schématiser et de répertorier l’ensemble des actions de communications prévues dans le cadre d’un projet. Il s’agit d’un excellent moyen pour organiser vos activités de façon chronologique et cohérente. L’élaboration d’un tel document requiert une rigueur et un degré de précision infaillibles. D’autant plus, il est fondamental de maîtriser les fondamentaux de votre projet pour que votre communication soit efficiente.
La préparation d’un planning de communication peut se faire à travers des outils et des solutions informatiques développés exclusivement dans ce sens. Ces outils, tels que Microsoft Excel, constituent une aubaine de taille pour les responsables de communication car ils comportent des fonctionnalités et des options utiles. La préparation du planning de communication est devenue aujourd’hui un exercice simple à réaliser à condition d’utiliser les bons moyens et les bons outils.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps présenter une définition exhaustive du planning de communication en explorant les caractéristiques et les étapes à suivre pour son élaboration. Ensuite, nous mettrons l’accent sur les modalités d’utilisation de Microsoft Excel pour la préparation d’un planning de communication en bonne et due forme.
Qu’est-ce qu’un planning de communication ?
Comment rédiger votre planning de communication ?
Quels sont les caractéristiques d’un planning de communication ?
Pourquoi utilisez Microsoft Excel pour votre planning de communication ?
Un planning de communication permet de définir les étapes clés d’un projet ainsi que les opérations et actions de communication, périodiques, systématiques ou ponctuelles, qui le caractérisent. Le planning de communication peut être élaboré pour schématiser les projets à court, à moyen ou à long terme.
La conception du planning de communication est en général un exercice participatif et collaboratif qui implique la participation des différentes équipes du projet et ce, dans le but d’obtenir des références et des informations concrètes par rapport à chaque volet d’activité.
Le planning de communication n’est pas un document rigide dans le temps. Il peut subir des modifications des ajustements de façon continue et régulière d’où l’importance de travailler sur une plateforme collaborative pour l’élaboration d’un tel document afin d’appliquer les changements de façon instantanée. Le planning de communication permet également d’optimiser la stratégie de communication d’une entreprise en définissant clairement les axes prioritaires et les missions importantes dans le cadre d’un projet spécifique.
La conception du planning de communication dépend en grande partie de la nature du projet sur lequel vous envisagez de travailler. Plus votre projet est consistant, plus votre planning de communication doit être élaboré.
Un tel document n’a d’utilité concrète que s’il est partagé avec tous les collaborateurs et l’ensemble des parties prenantes du projet. Dans cette optique, il permet un partage rapide et fluide de l’information et contribue au renforcement du sentiment de collaboration et de coordination entre les équipes.
Pour rédiger un planning de communication dans les règles de l’art, vous devez respecter un certain nombre de fondamentaux pratiques en relation avec la mise en page, la structure du contenu, la logique d’élaboration et surtout la contextualisation effective du projet.
La première étape que vous devez respecter avant de mettre en place votre planning de communication est de figer les éléments contextuels de votre projet. C’est un point fondamental qui facilite la mise en place de votre planning en définissant clairement les opportunités, les obstacles, les défis, les avantages, les inconvénients, les risques et les objectifs du projet. Ces facteurs influencent directement ou indirectement vos actions de communication et par conséquent votre planning et vos actions de communication. Le fait de les citer dans un document consolidé vous donne plus de chances pour réussir votre planning.
Une deuxième étape à prendre en considération est la définition de votre public cible. Vous devez identifier le groupe de personnes auquel vous souhaitez transmettre vos actions de communication. Ceci vous donne la possibilité de rédiger un contenu communicationnel cohérent en adoptant la terminologie et le langage qui correspondent à votre public. Vous pouvez changer de cible en fonction de l’évolution du projet et en fonction de vos résultats en général.
Vos actions de communication doivent avoir un objectif chiffré, vérifiable et mesurable dans le temps. En définissant des objectifs clairs, vous optimisez la conception de votre planning de communication et vous identifiez les étapes et les phases clés de votre projet de façon plus intuitive. Vous pouvez classer les objectifs par catégorie ou par périmètre d’intervention afin de mieux organiser vos activités.
La quatrième étape du planning de communication et la préparation des messages et du contenu que vous comptez diffuser auprès de votre public cible. Ces messages doivent être le résultat d’une réflexion collective menée de façon rigoureuse par toutes les parties prenantes. Pour chaque groupe/cible, vous devez élaborer un contenu spécifique. Il est important d’opter pour une communication originale qui véhicule des messages novateurs qui définissent votre vision et vos valeurs d’entreprise.
Une autre étape importante pour la mise en place d’un planning de communication efficace est la responsabilisation des collaborateurs. Pour chaque action de communication ou bloc d’actions, vous devez identifier une responsable qui fera le suivi et assurera l’opérationnalisation des différentes actions prédéfinies. Le responsable désigné se chargera également de présenter un état d’avancement du projet lors des réunions de suivi.
Lorsque votre planning de communication prend effet et que vos actions de communication sont diffusées, vous devez faire en sorte d’évaluer chaque opération en définissant des indicateurs de performance cohérents et utiles. Le but à travers cette démarche est de mesurer l’efficacité de votre planning de communication et de pouvoir réorienter, en cas de besoin, vos actions.
Peu importe la forme que peut prendre votre planning de communication, celui-ci doit impérativement comporter certains éléments d’information obligatoires et certaines mentions importantes. Le but étant de produire un document de qualité, facilement interprétable par toutes les parties prenantes du projet. Rappelons-le, le planning de communication constitue une référence de base que les chargés de projet utilisent pour mener à bien leurs opérations et pour assurer une bonne gestion et une bonne conduite du projet. Ci-après, nous citons les catégories d’information qui doivent impérativement figurer dans votre planning de communication.
Votre planning de communication doit avoir un objectif principal qui est le résultat des différentes actions de communication envisagées dans le cadre du projet. Cet objectif doit figurer en premier plan pour élucider le lecteur sur la finalité du planning (Ex : Planning de communication pour la promotion du nouveau produit de l’entreprise X). Mettre en avant une telle information permet in fine une meilleure organisation de vos équipes et une concentration axée sur le résultat final du projet.
Votre planning de communication doit pouvoir répondre à la question suivante : Pour qui mes actions de communication sont-elles adressées ? Votre réponse à la question doit être le plus détaillé possible en définissant clairement les caractéristiques et les spécificités de votre cible (âge, localisation, comportement, tendances, préférence, …). L’ensemble de ces éléments permettent de rapprocher le lecteur de votre cible et d’ajuster les actions de communication en conséquence.
Vous devez citer de façon explicite les moyens et les canaux de partage que vous comptez utiliser dans le cadre du projet pour assurer la diffusion des actions de communication. Il est important de préciser le canal qui sera utilisé pour chaque action en définissant la fréquence de partage, la durée de l’action, le public cible et les résultats escomptés. Ces précisions sont utiles car elles permettent d’évaluer votre performance en aval. Parmi les canaux de communication les plus utilisés actuellement, nous retrouvons notamment les réseaux sociaux, les sites internet, la radio, les blogs, …
Le planning de communication ne peut être opérationnalisé par une seule personne, surtout si le projet comporte plusieurs actions simultanées ciblant un public diversifié. Pour une meilleure efficacité, il est important de désigner un responsable pour chaque action ou bloc d’actions et ce, en fonction des volets d’activités disponibles. Cette démarche permet l’obtention de meilleurs résultats et renforce la dynamique de collaboration entre les collègues.
Que vaut un planning de communication sans dates clés ? Votre document doit comporter les phases importantes de votre projet en indiquant la date de début et de fin de chaque action de communication. Il est également utile de prévoir une rubrique pour expliquer les retards d’exécution d’une action.
Il est recommandé de mettre en place une budgétisation de vos actions de communication pour en intégrant une estimation prévisionnelle, le coût réel de l’action et la différence entre les deux états. La budgétisation est fondamentale car elle permet de justifier de façon objective certaines actions de votre projet.
L’évaluation de l’efficacité de votre planning de communication doit être objective. Pour ce faire, vous devez prévoir des indicateurs de performance et d’évaluation adaptés à votre besoin et à la nature de votre projet. L’évaluation des actions de communication sont un moyen pour revisiter votre façon de faire et pour adopter les pratiques les plus avantageuses.
En respectant les indications et les mentions susmentionnés, vous êtes certain de produire un document de qualité qui guidera vos travaux et vos actions de communication de façon optimale et bien structurée.
La conception et la mise en place d’un planning de communication peut se faire à travers plusieurs outils informatiques. Parmi les outils les plus utilisés de nos jours, nous retrouvons Microsoft Excel. Le logiciel comporte plusieurs fonctionnalités et options pratiques rendant l’élaboration du planning de communication plus subtil et plus simple à réaliser.
Utilisation simple et intuitive : L’exploitation de Microsoft Excel ne requiert pas de connaissances informatiques particulière et ne nécessite pas des compétences techniques approfondies. Les options et les rubriques proposées par le logiciel sont conçues pour offrir à l’utilisateur une exploitation intuitive et quasi-automatique. Pour la réalisation d’un planning de communication, il est possible de télécharger des Template de planning prédéfinis et de les personnaliser ensuite en fonction de la nature de votre projet et de vos besoins communicationnels. Pour les utilisateurs qui n’ont pas l’habitude de travailler sur Excel, des tutoriels vidéo et des guides d’utilisation sont disponibles gratuitement en ligne et peuvent être utilisés pour vous introduire à l’environnement Excel.
Plateforme collaborative : Microsoft Excel dispose de plusieurs options de partage et de collaboration qui rendent le travail en équipe plus abordable et plus simple. Dans ce sens, il est beaucoup plus facile pour une équipe de projet de travailler collaborativement sur un seul et même fichier pour établir un planning de communication. Les options collaboratives permettent d’effectuer à l’administrateur de paramétrer les options de partage pour accorder ou retirer certains privilèges aux utilisateurs. Les modifications effectuées sur un fichier partagé sont instantanément envoyées aux différents collaborateurs ayant accès au planning collaboratif. Ainsi, il est beaucoup plus simple de voir les évolutions du projet en temps réel et de suivre les ajustements effectués par les collègues.
Travailler sans pression : La préparation de votre planning de communication ne peut se faire en une seule séance de travail. Il s’agit d’un exercice qui implique des réunions et des sessions de travail régulière et continue. Grâce à Microsoft Excel, vous avez la possibilité d’enregistrer les évolutions de votre planning en toute sécurité et de reprendre votre travail à partir de la dernière modification effectuée. Il est possible d’enregistrer votre document sur votre ordinateur ou bien sur le cloud (en ligne). Cette deuxième option reste la plus privilégiée car elle permet aux utilisateurs d’exploiter le rendu à tout moment peu important la machine utilisée. Le seul prérequis pour bénéficier de cette fonctionnalité est le fait d’avoir une connexion internet fonctionnelle et une adresse électronique opérationnelle.
Le volet esthétique : Les options de style et de mise en page proposées par Microsoft Excel sont nombreuses. Lorsque vous aurez finalisé la conception de votre planning de communication et une fois que vous aurez introduit le contenu et les actions envisageables, vous pourrez revisiter la mise en page de votre rendu. Sur Microsoft Excel, vous avez la possibilité de revoir le style typographique, de modifier la taille de la police, d’ajuster le format des titres, de changer les bordures de votre tableau et bien d’autres options esthétiques intéressantes. Ce travail rend votre rendu final plus attrayant et plus facile à lire par les équipes du projet.
Peu importe le projet que vous menez, il est important de produire un planning de communication pour mettre en avant les différentes actions et activités que vous souhaitez entreprendre. Votre planning de communication doit comprendre un certain nombre de fondamentaux aussi bien sur le plan de la forme que sur le plan du contenu. Ceci vous permet d’optimiser vos actions de communication et d’atteindre plus facilement les résultats escomptés.
