La stratégie de gestion du personnel d'une entreprise n'est pas complète sans le planning horaire de travail. Son objectif est de garantir que le nombre approprié d'employés qualifiés se trouvent au bon endroit et au bon moment. Pour ce faire, le planning horaire de travail précise le début et la fin des heures de travail. Par conséquent, il donne aux travailleurs une idée utile du moment où ils doivent terminer leur travail.
Même si cela peut sembler simple, la création d'un planning horaire de travail sur papier ne fonctionne pas toujours dans le monde du travail contemporain. Excel est un excellent choix si vous souhaitez que votre planning soit simple à modifier et facilement partageable.
Qu’est-ce qu’un logiciel de planning heures de travail Excel ?
À quoi sert de créer un planning de travail sur Excel ?
Comment élaborer un planning horaire de travail ?
Étape 1 : Dressez une liste exhaustive de tous les employés
Étape 2 : Utilisez un calendrier
Étape 3 : Tenez compte des besoins de l'entreprise
Étape 4 : Attribuez les quarts de travail à la quatrième étape
Étape 5 : Obtenez les commentaires des employés
Étape 6 : Finalisez et publiez votre planning
Comment faire un planning horaire de travail sur Excel ?
1. Lancez une nouvelle feuille de calcul
3. Utilisez les jours de la semaine dans les titres de vos colonnes
4. Indiquez les noms des employés de chaque ligne
5. Ajoutez des informations sur le poste de travail
6. Enregistrez votre calendrier
Comment calculer les heures travaillées dans Excel?
Mettez les heures dans les cellules appropriées
Calculez la rémunération de l'employé pour ce poste
Déterminez le nombre total d'heures et la rémunération par semaine
La planification des horaires de travail du personnel peut sembler facile à première vue. Ils arrivent à huit heures du matin, partent à quatre heures du soir et ont le week-end libre. Mais la réalité est extrêmement différente pour de nombreuses entreprises, et il s'agit là d'une grave simplification excessive.
De nombreuses entreprises adoptent des horaires par roulement, où les différents travailleurs ont des compétences distinctes. Prenons l'exemple d'un restaurant. Vous ne voulez probablement pas que votre serveur travaille dans la cuisine, vous devez donc vous assurer que vous disposez d'un mélange correct de membres du personnel en service à tout moment.
Vous pouvez créer des plannings de travail simples dans Excel que vous pouvez rapidement distribuer à votre équipe. Ils peuvent être facilement modifiés pour s'assurer que tout le monde comprend quand il doit travailler et sont clairs et succincts.
L'utilisation d'un système de planification des employés comme « Zoom Shift » pour automatiser vos horaires de travail est le choix le plus efficace. Excel, cependant, est un excellent substitut pour suivre les heures de travail de vos employés. En effet, Microsoft Excel peut être utilisé comme outil de planification des employés.
Cette application bureautique dispose de modèles pratiques pour accélérer la création initiale d'un horaire de travail. Il vous suffit de suivre ce guide simple pour créer un tableau de roulement des employés Microsoft Excel que vous pourrez réutiliser à l'infini jusqu'à ce que vous soyez prêt à investir dans une application de planification du travail.
Les horaires de travail désignent souvent le nombre de jours par semaine et le nombre d'heures par jour qu'un employé est tenu de travailler. Les horaires de travail se présentent sous diverses formes et dépendent de l'entreprise et de l'emploi. La saison de l'année peut également affecter votre horaire. Par exemple, selon la saison, divers emplois ont des horaires de travail différents.
Vous pouvez répondre aux demandes de votre entreprise et planifier correctement les horaires de vos employés en suivant les étapes énumérées ci-dessous.
Pour commencer, dressez une liste exhaustive de tout votre personnel actuel. Vous pourrez vous en servir comme référence lorsque vous commencerez à répartir les heures de travail. Saisissez autant d'informations que possible pour vous aider à établir le calendrier idéal, comme le nom des employés, leur titre de poste et leurs horaires préférés (nuit ou jour).
Marquer les dates importantes sur un calendrier lors de l'établissement du planning vous permet de suivre les heures des employés et de vous assurer qu'ils ne dépassent pas le temps alloué pendant une période de paie. Notez des jours ou des semaines spécifiques pour vous rappeler des facteurs cruciaux tels que les prochaines vacances du personnel, les jours fériés de l'équipe, les dates de paie et les semaines où le nombre de ventes est élevé.
Vous devez tenir compte des besoins de votre entreprise pour concevoir un planning du personnel efficace. Certains jours sont-ils plus chargés que d'autres ? Certaines semaines (peut-être celles des vacances) semblent-elles toujours plus lentes que d'autres ? Avez-vous besoin d'affecter plus de personnel à une tâche spécifique parce que vous vendez plus d'un produit ou d'un service donné ?
Vous pouvez commencer à attribuer les quarts de travail une fois que vous avez fini de compiler et d'analyser les données dont vous avez besoin pour programmer vos travailleurs pour la période à venir.
Dans le cadre de la gestion des employés, il est essentiel de demander à vos employés de vous faire part de leurs commentaires une fois que vous avez terminé la première version de votre planning. Il est inévitable qu'un enfant soit malade, qu'une visite chez le médecin soit manquée ou qu'une fête de famille ait lieu. La probabilité de non-présentation est réduite et la satisfaction des employés est accrue lorsque les demandes sont satisfaites.
Vous pouvez finaliser et publier votre planning une fois que vous avez inclus toutes les demandes de changement de planning. Pensez à publier votre document avec toute l’équipe. Ils ne pourront pas le modifier et personne ne pourra confondre le brouillon avec le produit final.
Pour créer un planning d’heures de travail des employés en Microsoft Excel que vous pourrez réutiliser jusqu'à ce que vous soyez prêt à investir dans un programme de planification du travail. Utilisez ces étapes comme référence lors de l'élaboration d'un programme de travail pour votre équipe :
Commencez par cliquer sur l'icône Excel sur votre bureau ou effectuez une recherche de l'application Excel sur votre ordinateur. Cliquez sur "classeur vierge" sur l'écran d'accueil. Ce faisant, une nouvelle feuille de calcul s'ouvre, dans laquelle vous pouvez concevoir votre emploi du temps individuel.
Votre emploi du temps doit comporter un en-tête afin que tous les membres de l'équipe puissent le comprendre facilement. Pour ce faire, choisissez plusieurs cellules en haut du tableau souhaité, puis fusionnez-les.
Par exemple, sélectionnez les cellules A1 à F1 pour obtenir un calendrier de sept colonnes. Le bouton "Fusionner et centrer" de la barre d'outils d'alignement est alors sélectionné. Inscrivez le nom de votre emploi du temps dans cette énorme cellule, par exemple "Emploi du temps hebdomadaire" ou "Emploi du temps de l'équipe". Pour modifier l'apparence de l'en-tête, augmentez la taille de la police ainsi que celle de la cellule.
Utilisez la ligne suivante pour énumérer les jours de travail de l'équipe sous le titre. Afin d'avoir la place d'inscrire les noms de votre équipe, laissez la première colonne vide. Ensuite, commencez à énumérer chaque jour dans les colonnes suivantes. Inscrivez lundi en B2, mardi en C2, mercredi en D2, jeudi en E2 et vendredi en F2 si votre équipe travaille du lundi au vendredi.
Inscrivez les dates précises associées à chaque jour de la semaine dans la ligne suivante. A chaque nouveau planning, vous pouvez modifier ces dates. Pour votre programme initial, par exemple, vous pouvez entrer les dates du 10 au 14 janvier dans les cellules B3 à F3, puis les remplacer par les dates du 17 au 21 janvier pour le programme de la semaine suivante.
Ensuite, remplissez la première colonne avec le nom de chaque employé, en laissant les premières rangées vides pour accueillir les informations relatives à l'en-tête et à la date. Si vous donnez deux lignes à chaque employé, vous pouvez écrire à la fois l'heure de son poste et le nom de son poste si vous lui donnez différents postes pour chaque poste. Par exemple, vous pouvez commencer par inscrire le nom d'un travailleur dans la cellule A4. Vous passez à la cellule A5 pour ajouter d'autres détails sur son poste, puis vous entrez le nom de l'employé suivant dans la cellule A6.
Ajoutez des informations sur le poste de travail de chaque employé sous l'intersection de la date et du nom. Dans une cellule, incluez les heures de travail de l'employé et, le cas échéant, son poste. Par exemple, vous pouvez affecter un employé à la terrasse du restaurant le lundi de 13 h à 21 h. Vous pouvez inscrire "13 h à 21 h" dans la cellule B4 à côté de son nom sur le planning Excel. Pour indiquer l'affectation de son poste, écrivez "Patio" dans la cellule B5 directement en dessous.
Pour terminer votre calendrier, enregistrez le fichier. Choisissez "Enregistrer sous" dans le menu "Fichier", puis "Enregistrer l'emplacement" pour choisir où enregistrer le classeur. Cliquez sur "Enregistrer" après avoir donné un nom au classeur. Vous pouvez également choisir d'imprimer directement le calendrier à partir de la feuille de calcul ou d'exporter le document.
Excel est fréquemment utilisé pour suivre et calculer des données et des informations plus facilement. Il peut facilement calculer des données, y compris les heures travaillées, et obtenir des résultats précis grâce à ses nombreuses fonctionnalités. Les comptables ou le personnel chargé de la paie peuvent ainsi calculer les heures de travail et déterminer le salaire d'un employé de manière plus simple et moins fastidieuse.
Vous pouvez vous assurer que vos calculs sont exacts lorsque vous calculez les heures de travail à l'aide d'Excel, donnant ainsi à vos employés la tranquillité d'esprit de savoir qu'ils sont payés à leur juste valeur. Les fonctions nécessaires d'Excel peuvent vous aider à formuler des équations précises et à saisir des données exactes, ce qui augmentera l'efficacité de votre entreprise dans son ensemble.
Pour calculer les heures travaillées dans Excel, suivez ces étapes :
Vous devez créer des espaces réservés pour chaque donnée et information avant de commencer à saisir les informations horaires de votre employé. Après avoir créé des espaces réservés, il sera facile de saisir les données pertinentes dans chaque cellule.
La date à laquelle vous saisissez ces heures peut se trouver dans la cellule A1 (la première cellule). « Date » peut être écrite dans cette cellule. Pour indiquer le jour précis pour lequel vous calculez les heures, insérez « Jour de la semaine » dans la cellule B1. Vous pouvez entrer « Heure d'entrée » dans la cellule C1 pour indiquer l'heure initiale de début de poste d'un travailleur.
Vous pouvez entrer « Heure de sortie » dans la cellule D1, qui correspond à la cellule utilisée par le travailleur pour quitter son poste. Les « Heures travaillées » seront la dernière cellule, E1. Elle détermine le nombre total d'heures travaillées au cours d'un poste.
Les heures travaillées par votre employé peuvent maintenant être saisies dans les sections appropriées. Assurez-vous que les heures que vous saisissez sont précises et simples à calculer par Excel. L'heure d'arrivée de l'employé doit être saisie en utilisant le format hh:mm après avoir saisi la date et le jour de la semaine.
Après avoir saisi les données appropriées, vous pouvez commencer à déterminer le nombre d'heures travaillées par votre employé. Pour ce faire, utilisez la fonction de la cellule E2 = SOMME(D2-C2)*24. Pour obtenir un calcul précis, le format de la cellule affichant « Heures travaillées » doit être défini sur « Nombre ». En outre, vous pouvez formater la cellule de manière à ce qu'elle génère votre nombre final avec deux décimales. Une fois que cette fonction a été saisie, sa cellule doit afficher le nombre d'heures travaillées.
Vous pouvez utiliser une autre fonction simple pour effectuer ce calcul si vous souhaitez connaître le salaire horaire de l'employé. Créez un nouvel espace réservé étiqueté intitulé « Salaire horaire » dans la cellule F1. Dans la cellule F2, vous pouvez saisir le salaire horaire de l'employé. Le titre « Montant total du salaire horaire » peut ensuite être ajouté à la cellule G1. Cette cellule détermine le salaire global de l'employé pour ce poste particulier.
La rémunération de l'employé pour cette vacation particulière sera ensuite calculée automatiquement si vous cliquez sur la colonne G et définissez la fonction à « = SOMME(E2*$F$2) ».
On peut maintenant déterminer la rémunération totale et les heures travaillées de l'employé pour la semaine et les inscrire près du bas de la cellule. Créez une nouvelle étiquette de cellule avec le mot « TOTAL », puis inscrivez chaque jour de la semaine dans sa propre ligne.
Le nombre total d'heures travaillées et le montant total de la rémunération pour la semaine seront indiqués dans les cellules adjacentes à celle-ci. Pour déterminer le nombre total d'heures, on utilise la fonction « =SOMME(E2:E8) ».
Calculez la rémunération hebdomadaire de l'employé en faisant glisser la somme des numéros de rémunération horaire de la cellule F2. Pour voir la rémunération hebdomadaire totale, tapez « = SOMME(F2:F8) ».
Le très répandu tableur Microsoft Excel peut être utilisé comme outil de planification des horaires de travail des employés. Les modèles de ce programme de bureau peuvent vous aider à créer rapidement un tableau de suivi et de planning heures de travail.
