Modèle de planning des RDV sur Excel
Gestion du temps : le planning des rendez-vous
Article rédigé par : Meryem Benhoummane
L’une des clés du succès pour toute petite ou grande entreprise, et pour toute personne, dirigeant, salarié, ou particulier, peu importe leur statut ou la structure dans laquelle ils évoluent, est une bonne gestion du temps. Il convient de noter que dans le monde professionnel, cela passe nécessairement par l’organisation du planning des rendez-vous. Ces derniers représentent une partie importante de l’emploi du temps hebdomadaire, voire même quotidien de plusieurs personnes. C’est ainsi que leur organisation jouit d’une importance particulière, et fait l’objet à elle seule d’une tâche à part entière, ayant une incidence importante autant sur le professionnalisme de la personne que sur sa productivité. Que ce soit pour trouver un créneau idéal qui puisse tenir des délais à venir et sur lequel toutes les parties concernées soient d’accord, intégrer les urgences, ou simplement organiser le quotidien de la journée en séparant les tâches stratégiques des rendez-vous, le planning est le meilleur outil pour la gestion et l’organisation quotidienne pour une optimisation maximale du temps dont vous disposez.
Les meilleurs outils de gestion des rendez-vous
Le planning des rendez-vous désigne une sorte d’agenda numérique, qui permet de gérer au mieux les rendez-vous, et cela à travers l’association des actions (rendez-vous) à des moments (dates et heures précises).
Dans ce sens, et pour faciliter cette gestion du temps, plusieurs outils et solutions s’offrent aux professionnels, à savoir l’agenda collectif par exemple. Surtout à l’ère actuelle de l’expansion vers un travail plutôt collaboratif. Pour garantir une synchronisation et un partage plus facile des créneaux en équipe, les agendas collectifs en ligne ont vu le jour, comme moyen de communication visant une meilleur gestion des rendez-vous pour les réunions, les planifications, ou encore les brainstormings, sans oublier l’organisation rapide de visioconférences. Il existe plusieurs outils sur le marché permettant le partage du planning des rendez-vous aussi bien avec les amis ou les collègues, à travers Google Agenda, Google Calendar, Outlook, etc.
Le premier avantage de ce type de planning partagé est la possibilité de gestion des rendez-vous avec une synchronisation systématique et simplifiée, donnant la possibilité à l’ensemble des personnes ayant accès au calendrier d’apporter les modifications, surtout en cas d’imprévu de dernière minute.
Certains codes couleurs sont également mis à la disposition des utilisateurs, afin de leur permettre de signaler l’importance de certains rendez-vous ou rappeler la nécessité de la présence d’une personne ou d’un département en particulier, etc. Cela évite également tout genre de conflit quant à la réservation d’une salle de réunion ou autre pour un rendez-vous.
Ensuite, comme deuxième solution pour une gestion optimale du planning des rendez-vous, nous retrouvons les outils de priorisation. Il va de soi que pour une meilleure gestion des rendez-vous, le facteur clé est de pouvoir maintenir une bonne priorisation, en sachant gérer les événements de dernière minute en différenciant l'urgent de ce qui peut attendre, mais tout en prenant en considération l’agenda déjà en cours. Pour les personnes disposant de temps, il est possible d’utiliser les outils plus ou moins classiques comme la matrice d’Eisenhower ou la technique de Pomodoro.
Toutefois, pour les managers, entrepreneurs ou assistants désirant être sûrs de ne rien laisser passer, il existe une panoplie d’applications et de logiciels compatibles à tout système et plateforme qui permettent de gérer au mieux les priorités quant à l’agenda des rendez-vous.
Enfin, comme solution traditionnelle, et spécialement pour les managers ou chefs d’équipes qui investissent un temps considérable dans la prise des rendez-vous en parallèle des formalités administratives de l’entreprise ou la structure, un assistant administratif peut se montrer comme la solution la plus optimale, et apporte l’aide nécessaire pour la gestion des tâches les plus chronographes. En effet, un assistant administratif peut porter la casquette d’un chargé du planning, s’occupant des principales fonctions d’élaboration, optimisation, et actualisation du planning des rendez-vous de l’ensemble de l’équipe et des collaborateurs. Étant responsable de cet agenda, il est donc responsable de la recherche, collecte, et organisation de toutes les informations relatives au planning des rendez-vous auprès des différentes parties concernées, de la tenue à jour du planning en temps et heure, et de la saisie des informations pertinentes concernant les rendez-vous sur une plateforme ou logiciel de gestion approprié, comme Excel à titre d’exemple.
Le chargé de planning a également pour mission la transmission de ces informations au service commerciale pour leur permettre de mieux gérer eux-mêmes leurs activités et rendez-vous d’affaires. Au-delà de ses attributions internes, il s’occupe également de la communication des dates de rendez-vous aux clients et personnes externes, que ce soit lors de visites sur place, appels téléphoniques, ou mail, et ce toujours en accord avec les disponibilités internes. C’est également l’assistant administratif qui s’occupe de l’animation des réunions internes en rapport avec la mise en place ou mise à jour du planning de rendez-vous.
Les méthodes de gestion du planning des rendez-vous
Une bonne gestion du planning des rendez-vous est soumise à un ensemble de règles précises et nécessite l’application de méthodes simples et efficaces. L’enjeu principal dans ce processus organisationnel est de pouvoir gagner du temps aussi bien dans la réalisation des tâches prioritaires que dans la planification des rendez-vous. Pour une efficacité maximale, il faut surtout miser sur la proactivité afin de pouvoir toujours proposer la date et l’horaire qui arrangent le plus votre structure et s’aligne efficacement à vos activités.
Ainsi, même lorsque la journée est libre, il est toujours plus recommandé de procéder à l’attribution des rendez-vous, lorsque c’est possible évidemment, dans l’ordre de 11h30, 14h, 15h, afin de pouvoir libérer la matinée pour les tâches de fond. Vous devez également donner la possibilité de négociation et flexibilité quant à la date du rendez-vous, tout en restant ferme sur l’horaire, et en tachant de limiter au maximum la durée des rendez-vous à une heure, le temps généralement consommé au-delà de cette durée-là n’ayant presque plus de valeur ajoutée. Par ailleurs, cette limite permet également de garder une marge de manœuvre entre les rendez-vous.
Toutefois, pour les rendez-vous de travail à effectif ou comité restreint ne dépassant pas les 4 personnes et traitant des sujets ou décisions à fort enjeu, il est toujours plus judicieux de les programmer en priorité le matin, et les étaler sur un créneau de plus de 2 heures, jusqu’à aboutissement au résultat final.
Dans une approche plutôt « économique » de la gestion du planning des rendez-vous, il faut également penser à limiter autant que possible l’impact des rendez-vous des collègues, clients ou fournisseurs qui ne sont pas particulièrement susceptibles d’apporter une valeur ajoutée à votre activité. Sans pour autant les refuser, il est tout à fait possible de se tourner vers des solutions plus diplomatiques, comme fixer une limite de 15 minutes pour ce genre de rendez-vous, ou encore proposer un déjeuner plutôt que de mobiliser une heure productive de votre planning.
Une autre méthode extrêmement importante de la gestion des rendez-vous est le maintien d’une souplesse et une prédisposition vis-à-vis des imprévus. En effet, l’agenda ou le planning est un outil vivant qui vibre au rythme des priorités et urgences qui lui seront présentées. Comme précédemment signalé, la priorisation est la clé du succès, raison pour laquelle le report ou décalage d’un rendez-vous pour en avancer un autre ne doit jamais représenter un obstacle, mais doit plutôt être fait avec précaution et dans les règles. Dans la majorité des cas, les personnes concernées se montrent très compréhensifs, surtout quand cela les arrange ponctuellement.
Toutefois, il faut éviter à tout prix de reporter plus d’une fois un rendez-vous avec une même personne, la meilleure solution pour éviter ce genre d’impasse désagréable étant de faire en sorte de garder par défaut et pour chaque jour une plage horaire de disponibilité dédiée à l’accueil des priorités pouvant potentiellement faire surface à la dernière minute, et permettant également de gérer au mieux les reports. Il ne faut pas non plus hésiter à proposer une alternative au rendez-vous lorsque ce dernier a dû être reporté, afin de continuer à respecter l’engagement tout en se libérant de la contrainte de son maintien à l’heure ou la date préalablement fixées. En cas de force majeure et seulement en dernier recours, il est également possible de maintenir le rendez-vous malgré l’urgence prioritaire survenue, mais tout en le raccourcissant drastiquement ou en signalant au début qu’il sera divisé en deux étapes, une première à l’horaire même convenu, et une deuxième ultérieure.
Enfin, lorsqu’il est possible de le faire et selon la nature des besoins des deux parties concernées, vous pouvez proposer à votre interlocuteur que le rendez-vous se passe sur Skype ou par appel téléphonique, ce qui lui donne beaucoup plus de souplesse quant au créneau à choisir et évite bon nombre de contraintes par rapport à la rencontre physique.
Les objectifs du planning de rendez-vous
En dehors de son principal objectif qui est de faciliter l’organisation de la structure ou des tâches professionnelles de l’individu, le planning des rendez-vous remplit également plusieurs fonctions en parallèle. En effet, cette planification en agenda permet de mesurer l’efficacité et la productivité, et de procéder à un ajustement régulier de l’emploi du temps en fonction des imprévus sans courir le risque d’être pris de court ou dépassé. En organisant votre planning de rendez-vous de façon hebdomadaire par exemple, vous avez la possibilité de porter un œil critique sur l’ensemble des tâches accomplies ou qu’il reste à accomplir, en évaluant l’importance de chacun d’entre elles, identifier les rendez-vous les plus pertinents, et repérer ceux qui doivent faire l’objet d’une préparation plus poussée. Grâce à ces différents constats, il est possible de programmer la semaine plus intelligemment, en reproduisant plus efficacement un modèle ou rythme de travail idéal.
Toutefois, utilisé seul, le planning hebdomadaire ne donne pas suffisamment de recul sur l’ensemble des actions et mesures entreprises, ce qui ne permet pas de mesurer pertinemment l’impact de ces derniers. C’est ainsi que, et en vue d’améliorer considérablement votre productivité, il est plus recommandé d’adopter un planning plutôt mensuel. En effet, en organisant son agenda de rendez-vous de façon mensuelle, une vue d’ensemble plus claire sera entre vos mains, et vous permettra de fixer des objectifs plus conséquents et organiser vos rendez-vous plus efficacement, sans jamais perdre de vue l’essentiel.
Enfin, bien que les méthodes et solutions de gestion du planning de rendez-vous présentés plus haut représentent des outils formidables en matière de planification et de gestion du temps quel que soit le domaine d’activité, il ne faut pas oublier que chaque individu dispose d’une manière de procéder propre à lui, dont il ne doit pas nécessairement se séparer. Afin que la planification ne vienne pas se présenter comme une contrainte ou une corvée, mais plutôt comme une base de travail solide, elle doit se faire en adéquation avec la personnalité de chacun et sa propre manière de travailler.