Modèle de fiche de renseignement de personnel sur Excel

Comment créer une fiche de renseignement de personnel ?

Article rédigé par : Mouna HAMIM

Afin d’avoir toutes les informations nécessaires sur ses employées, l’entreprise recourt à ce qu’on appelle une fiche de renseignement personnel. Elle n'est pas utilisée que par les entreprises seulement, mais par chaque organisation qui nécessite de collecter des informations sur des personnes. Dans cet article , nous allons découvrir ce qu’est une fiche de renseignement personnel , quelles sont ses différentes sections et comment créer une fiche de renseignement complète . Finalement, nous allons voir quelques exemples dans le but de comprendre son concept.

Qu’est-ce qu’une fiche de renseignement personnel ?

Une fiche de renseignement personnel est un moyen qui permet de fournir des informations biographiques et logistiques sur une personne, notamment ses coordonnées et les détails sur ses anciens lieux de résidence, ses études et ses activités scolaires ou communautaires.

C’est un moyen très efficace pour collecter les informations des individus. Presque tous les départements font recours aux fiches de renseignements personnels. Dans un hôpital par exemple, la fiche de renseignement personnel d’un patient permet de donner à son médecin traitant toutes les informations nécessaires telles que son Age, son sexe et ses antécédentes maladies. Même si le médecin est remplacé par un autre, la fiche de renseignement personnel sera suffisante pour aider le nouveau médecin à comprendre la situation actuelle du patient.

Les organismes d'aide sociale à l'enfance et l'armée utilisent souvent des fiches de renseignements personnels pour accélérer le traitement des dossiers. Certaines universités et autres organisations demandent des fiches de renseignements personnels dans le cadre des demandes d'admission ou de bourses d'études par exemple.

Quelles sont les différents types de fiche de renseignement personnel ?

Les fiches de renseignement personnel peuvent être utilisées dans plusieurs secteurs tels que l’éducation ou le secteur médical par exemple. Parmi les types de fiche de renseignement on trouve :

Fiche de renseignement scolaire 

Fiche qui fournit les différentes informations sur un étudiant incluant son nom, prénom, date de naissance, parcours scolaire, contact des parents. Elle est très utile pour identifier chaque élève dans une école. Les fiches de renseignement scolaire sont souvent remplies par les étudiants eux-mêmes ou par leurs parents. Ces fiches sont renouvelables chaque année.

Fiche de renseignement médical 

Une fiche de renseignement médical quant à elle fournit les informations sur un patient. Elle inclut généralement le nom, prénom, date de naissance, adresse, téléphone… Ce qui distingue une fiche de renseignement médical des autres est le fait qu’elle contient les informations médicales sur le patient. Par exemple son poids, sa taille, ses différents antécédents médicaux.

Ce type de fiche est rempli par le patient ou sa famille lors de sa première visite médicale. Elle permet au médecin traitant d’avoir toutes les informations nécessaires sur son patient à chaque visite.

L’utilité de cette fiche est qu’elle peut aussi être utilisée par d’autres médecins. En effet, le nouveau médecin traitant se basera sur cette fiche pour comprendre la situation actuelle du patient.

Fiche de renseignement de douane 

Ce type de fiche de renseignement est rempli par les voyageurs aux aéroports quand ils veulent quitter un territoire vers un autre. Ces fiches comprennent les informations essentielles sur les voyageurs tels que leur nom et prénom, date de naissance, pays de résidence, numéro de passeport… En effet, ces informations permettent d’avoir une traçabilité sur les déplacements des gens entre les différents territoires.

Comment créer une fiche de renseignement personnel ?

La création d’une fiche de renseignement personnel se fait sur plusieurs étapes qui peuvent être résumées dans les suivantes :

Pour quelle raison vous créer votre fiche de renseignement ?

Dans quel but voulez-vous créer votre fiche de renseignement ? Est-ce pour l’utiliser comme base pour des candidatures à des emplois ? Est-ce pour collecter les différentes informations sur vos élèves ? Compilez les différents antécédents médicaux de votre patient ?

 Donc, la première étape de la création d’une fiche de renseignement est de choisir la raison pour laquelle vous voulez la créer.

Collectez les données pertinentes 

Une fois que vous avez choisi le type de fiche de renseignement à  créer, rassembler les noms et adresses des personnes de référence, les données médicales pertinentes, ainsi que des détails sur vos emplois antérieurs et vos études, cette étape vous aidera à accélérer le processus de rédaction une fois que vous aurez commencé.

Comprendre en quoi une fiche de données personnelles diffère d'un CV 

Un CV est destiné à être envoyé aux recruteurs afin de trouver un poste spécifique à pourvoir. Ce qui fait qu’il est adapté à l’offre et essaye de représenter le candidat au meilleur. En effet, si vous pouvez utiliser le même format de base pour chaque emploi auquel vous postulez, vous adapterez l'objectif, et éventuellement certaines informations complémentaires, aux caractéristiques spécifiques de chaque poste. Une fiche de données personnelles, en revanche, est un recueil d'informations vous concernant. Ce document n'est pas produit pour "vendre" vos qualifications à un public spécifique, mais plutôt pour fournir des informations complètes, précises et clairement présentées sur vous et vos expériences de vie.

Inclure les informations essentielles 

Commencez par votre nom et vos coordonnées

 Toute fiche de données personnelles doit comporter votre nom complet en haut de la première page. Si votre fiche de données personnelles fait plus d'une page, incluez votre nom de famille dans l'en-tête des pages suivantes. Ajoutez votre adresse actuelle ou locale, ainsi qu'une adresse permanente si elle est différente. Indiquez tous vos numéros de téléphone, y compris ceux de la maison, du travail et du portable. Indiquez également une adresse électronique.

Fournissez les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence

 Indiquez le nom, l'adresse et les numéros de téléphone d'au moins une personne à joindre en cas d'urgence. Veillez à ce que ces informations soient exactes et mises à jour en permanence. Ces informations peuvent également être utilisées si vous ne pouvez pas être joint pour une raison quelconque.

Vérifiez votre identité à l'aide d'un numéro de permis de conduire ou d'un numéro de sécurité sociale

Les gens hésitent souvent à donner des informations sensibles et privées telles que le numéro de sécurité sociale. Cependant, le but d'une fiche de données personnelles est de rassembler toutes vos informations en un seul endroit, et ces informations sont couramment demandées dans les offres d'emploi et autres formulaires.

Partagez des informations sur vos compétences particulières

 Indiquez les langues que vous parlez, les licences ou certifications que vous détenez, ou les prix que vous avez obtenus. Vous pouvez également mentionner vos affiliations, vos publications, vos activités communautaires et votre travail bénévole.

Incluez les informations médicales 

S’il s’agit d’une fiche de donnée personnelle de type médicale, vous devez inclure toute vos informations médicales tels que le groupe sanguin, la taille, le poids, les différentes allergies, les antécédents ainsi que les problèmes médicaux actuels. Même si votre fiche n’est pas forcément médicale, pensez à inclure quelques détails médicaux que vous estimez essentiels dans toutes vos fiches.

Incluez des données spécifiques au type de fiche de données personnelles que vous rédigez

Si vous prévoyez d'utiliser cette fiche à des fins médicales, par exemple, fournissez des informations concernant vos antécédents médicaux - vaccinations, interventions antérieures et liste des médicaments actuels. Si par exemple vous prévoyez d’utiliser cette fiche pour trouver un poste, Incluez au moins trois références provenant de divers emplois et écoles. Indiquez le nom de la référence, ses coordonnées, le titre du poste et le nombre d'années pendant lesquelles vous avez connu la personne. (Demandez toujours aux références potentielles si elles sont prêtes à remplir cette fonction avant de les inscrire sur votre fiche de renseignements personnels).

Relisez attentivement

L'un des principaux avantages d'une fiche de données personnelles est qu'elle fournit un recueil d'informations utiles et précises que vous ou une autre personne peut  utiliser pour remplir d'autres formulaires. Assurez-vous que les noms sont correctement orthographiés et que tous les détails sont corrects.

Les différentes utilisations de votre fiche de données personnelles 

Garder des copies de votre fiche de données personnelles avec vous 

Emportez avec vous des copies de votre fiche de données personnelles. En effet, vous pourrez utiliser ce document autant que base pour postuler aux différents emplois et remplir quelconque formulaire.

Elle aussi très utile dans le cas où vous souffrez d’une maladie grave ou que vous êtes dans l’incapacité de parler de vous-mêmes. La fiche personnelle servira d’intermédiaire entre vous et les autres personnes. Par exemple, plusieurs personnes souffrant d’handicap ou de maladies chroniques ont toujours leur fiche de renseignements sur eux comme ça les gens sauront comment les aider en  cas d’urgence.

Maintenez vos informations à jour

 Relisez votre fiche de données personnelles chaque fois que vous l'utilisez pour vous assurer que toutes les informations sont exactes.

Maintenant que vous connaissez les différentes étapes de la création d’une fiche de données personnelles, nous allons passer à un exemple concret.

Exemple de fiche de renseignement personnel 

Vous avez à présent tous les éléments nécessaires à la création de votre fiche de renseignement, il suffit donc de choisir quel type de fiche de renseignement personnel vous voulez créer et y insérer les différents éléments.