Modèle fiche inventaire matériel Excel

Établissez une Fiche Inventaire pour une Meilleure Gestion de matériel

Selon le besoin, l’inventaire liste tout ce qui est possédé par une personne physique ou morale, ou toutes les informations pertinentes sur l’ensemble des biens ou du patrimoine constituant un stock. Il est impératif de faire l’inventaire afin d’avoir une idée claire sur la valeur du stock à un moment précis et spécialement lorsqu’il s’agit de matériel. C’est pour plusieurs raisons que les entreprises sont obligées d’effectuer au moins un inventaire par an.

L’accessibilité du matériel stocké à un moment donné est quelquefois impérative. En effet,une meilleure gestion d’inventaire va être requise dans quelques situations où la valeur de ce matériel et de l’inventaire doit être détaillée. Cela devient une obligation dans des situations comme lorsqu’il est question de chercher une assurance pour protéger les investissements, ou simplement pour l’établissement d’un bilan.

Nous présentons dans cet article les trois types d’inventaire et ce à quoi l’inventaire de matériel peut correspondre,  et nous mettrons en exergue les outils nécessaires à la réalisation de celui-ci.

Une meilleure fiche d’inventaire pour une meilleure gestion

La fiche d’inventaire de matériel permet de gagner du temps et de l’argent pour les petites et les grandes entreprises à titre égal, elle est également utile pour les particuliers dans quelques situations. Elle permet aussi de gérer les nouvelles commandes de matériel nécessaire, ainsi que de créer des statistiques d’affaires grâce à un suivi des meilleurs résultats. En plus de ça et afin d’avoir une vue détaillée sur les niveaux d’inventaire, la fiche inventaire de matériel est d’une nécessité incontestable.

Les modèles et leurs entrées uniques dans le catalogue, les codes barres générés par ces modèles, ainsi que les coûts financiers de chaque matériel sont des indicateurs majeurs qui forment la fiche d’inventaire de matériel. Ces indicateurs sont réunis d’une manière à pouvoir mettre en place une meilleure gestion du matériel à court ou à long terme.

Il est important de connaître des éléments précis sur le matériel stocké. En contrepartie, une mauvaise gestion de ce matériel aura des conséquences sur la valeur de ce dernier. En outre, une fiche inventaire de matériel qui n’est pas précise et ordonnée pourrait avoir des dégâts relatifs à d’autres départements au niveau de l’exécution des opérations, que ce soit au niveau des opérations de comptabilité, des opérations de marketing, etc…

• Connaître l’ensemble du matériel : Avant de faire l’inventaire, il faut impérativement connaître la nature du matériel stocké.

• L’analyse de l'utilisation : Après avoir analysé les détails qui composent le matériel de manière à pouvoir facilement comprendre la fiche inventaire, et dans le même but de pouvoir mettre une bonne gestion en place, il va falloir analyser l'utilisation de ce matériel. Il est important de calculer le rendement et la valeur du matériel en termes qualitatifs et quantitatifs, afin d’avoir la possibilité de s'approvisionner correctement en termes de ressources et d’énergie.

• Éviter les erreurs : Pour avoir une meilleure gestion avec une bonne fiche d’inventaire, il faut limiter les erreurs au niveau de l’enregistrement des données. Les erreurs peuvent facilement survenir au niveau de la gestion d’inventaire, surtout dans les activités qui comprennent une réception répétitive de différents types de matériel. L’utilisation des codes lisibles est d’une grande utilité, et avec les autres atouts de la transformation digitale des moyens de gestion du matériel, cela permet d’éviter les erreurs de saisie comme les doublons ou le matériel non répertorié.

• Jouer sur la précision : Pour un maximum d’efficacité de la fiche d’inventaire, il est nécessaire de connaître plusieurs détails sur le matériel stocké avant de faire l’inventaire, pour être à jour avec la valeur de celui-ci, de manière à avoir une vue complète sur toute la quantité du stock. Il convient de rappeler que tous les indicateurs doivent être enregistrés d’une manière précise.

• Vérifier l’état du matériel : Assurer la longévité du matériel est un gain en termes de temps et de ressources et l’état du matériel impacte largement la valeur de celui-ci. Il va falloir mettre en place des outils de gestion qui permettent de vérifier l’état du matériel d’une manière automatique, et qui permettent ainsi de prendre des réactions instantanées. Les entretiens préventifs sont une bonne solution qui peut aller en parallèle avec l'établissement de la fiche d’inventaire de matériel.

L’obligation pour les entreprises de faire l’inventaire

Comme nous l’avons précédemment cité, une fiche d’inventaire de matériel est nécessaire pour les entreprises à un moment déterminé lorsqu’il s’agit de faire le bilan. C’est important pour déterminer la valeur du stock et pour faire un suivi du matériel qui constitue l’inventaire. La fiche inventaire de matériel peut aussi être utile pour la comparer à une liste de ventes et d’achats, en établissant une liste exhaustive de tout le matériel existant. Les entrées et les sorties du stock doivent automatiquement être calculées pour correspondre à la valeur de l’inventaire, sauf en cas de perte ou de vol du matériel.

L’inventaire permanent,l’inventaire annuel et l’inventaire tournant

Tous les types d'inventaires sont établis en étiquetant le matériel stocké. Une fiche avec des références correctes permet un adressage correct, pour éviter les erreurs au niveau des étiquettes en détectant tous les écarts qui peuvent survenir. Il s’agit toujours de mettre en place une organisation des familles et des sous-familles des différents types de matériel, et qu’il s’agisse d’un inventaire permanent, annuel ou tournant.

1. L’inventaire permanent : Ce type d’inventaire permet d’avoir une vision continue sur le matériel en termes de quantité et de qualité. La fiche donne une vue actualisée sur la valeur du matériel, elle permet de connaître le matériel stocké en temps réel. Les entrées et les sorties, à la suite de pertes du matériel ou d'approvisionnement en nouveau matériel, vont être enregistrées dans la fiche d’inventaire d’une manière automatique.
2. L’inventaire annuel : Ce type d’inventaire est établi une fois par an, comme son nom l’indique. Utile pour les bilans, il confirme les résultats d’un inventaire comptable qui établit la liste des éléments actifs et passifs du patrimoine d’une entreprise. L’inventaire annuel demande plus d’efforts pour sa réalisation, une opération pouvant durer plusieurs jours, selon le type des activités et du matériel stocké.
3. L'inventaire tournant : Ce type d’inventaire concerne souvent une partie du patrimoine d’une entreprise, comme le matériel en précision. Il peut aussi être établi d’une façon à couvrir tout le patrimoine mais d’une manière périodique. L’inventaire tournant peut donc lister le matériel stocké pendant des moments précis, plusieurs fois par an. Il permet aussi d’éviter les ruptures en mettant le point sur la quantité et la qualité du matériel.

Les outils nécessaires à la réalisation d’une fiche

L’établissement d’une fiche d’inventaire de matériel nécessite de suivre une méthodologie rigoureuse, en utilisant des outils adéquats pour la réalisation de la fiche pour gagner du temps et de l’énergie. Avantageusement, et avec la transformation digitale, les fiches d’inventaires deviennent plus faciles à gérer et plus accessibles. Les étiquettes des codes barres peuvent être collées sur le matériel d’une façon à pouvoir les classifier en familles et en sous-familles. Il va aussi falloir se servir d’imprimantes pour imprimer les étiquettes pouvant être indéchirables, avec adhésif puissant, ou des étiquettes métalliques anti-vol. Des outils adéquats vont être nécessaires pour la réalisation de ces étapes. Finalement, les logiciels d’inventaire sont de parfait collecteurs de données, et ils peuvent représenter des avantages financiers en plusieurs situations.