Modèle de fiche de prospection commerciale sur Excel

L’importance de la fiche de prospection commerciale pour obtenir plus de clients

Article rédigé par : MOUHTAT Bilal

Toute société désireuse de développer son portefeuille de clients et de faire progresser son chiffre d'affaires doit soigner sa relation avec ses clients. La prospection commerciale est essentielle pour créer des liens avec les clients potentiels et les transformer en clients. Comment définir la prospection commerciale ? Plus de détails dans la suite de l’article.

Qu'est-ce qu'un prospect ?

Un prospect est un client potentiel qui a été considéré comme satisfaisant à certains critères définis par une entreprise sur la base de ses offres commerciales. La première étape du processus de commercialisation consiste à déterminer si un contact est un client potentiel. Une fois que vous avez établi que la personne remplit les conditions requises, elle est un prospect et peut passer à la phase suivante du processus de vente.

Les entreprises qualifient les clients potentiels de prospects une fois qu'ils ont été qualifiés comme possédant des caractéristiques prédéterminées. Dans la plupart des cas, un client potentiel correspond à vos marchés visés, il a les moyens de se procurer des produits ou des services et il est autorisé à prendre des décisions d'achat. Il n'est pas nécessaire que les prospects aient manifesté un intérêt pour l'achat ; ils doivent simplement répondre aux critères mentionnés.

Par exemple, si vous vendez des services d'assistance virtuelle aux petites entreprises, un prospect sera un chef de petite entreprise qui a les moyens d'acheter vos services et de prendre la décision de vous engager. Si votre contact n'a pas l'autorisation de prendre une décision d'achat, il ne s'agit pas d'un prospect.

Comment fonctionnent les prospects ?

La prospection est le fait de trouver des pistes et de les transformer en prospects. Les pistes peuvent provenir de différents endroits ; vous pouvez acheter des listes, parcourir le répertoire téléphonique, faire des recherches sur Internet ou parler aux gens pendant que vous faites la queue au magasin. Dans la plupart des cas, quelle que soit la forme utilisée, votre objectif est de déterminer si la personne peut devenir un prospect.

Vous déterminez cela en les qualifiant sur un critère, généralement votre marché potentiel. Par exemple, vous pouvez acheter des listes basées sur des données démographiques et des centres d'intérêt ; vous pouvez affiner une recherche dans un annuaire téléphonique ou sur Internet en fonction de l'emplacement de votre marché cible ; et pendant que vous faites la queue, vous pouvez engager une conversation qui vous permettra de savoir si le prospect fait partie ou non de votre marché cible.

Une fois que vous avez déterminé que le prospect pourrait être un client potentiel, vous vous efforcez de le qualifier selon les autres critères, ce qui peut être fait de différentes manières, notamment par un appel téléphonique, une réunion en personne, un formulaire en ligne ou un courriel. Votre objectif est de déterminer si le prospect est un bon candidat pour ce que vous proposez et s'il a l'argent et la capacité d'acheter.

Prospects vs leads 

Comme de multiples secteurs ou professions, le domaine de la vente aux entreprises possède de nombreux mots propres à son langage et à son utilisation. Les termes sont souvent utilisés de manière indifférenciée, même s'ils ne signifient pas la même chose. C'est le cas des termes "prospect" et "piste" dans la gestion des ventes.

Un prospect est souvent confondu avec un lead, mais il y a une différence fondamentale. Un lead est un interlocuteur non qualifié ; tout client potentiel que vous rencontrez et qui n'a pas été qualifié de prospect est un lead. Dans le processus de vente, vous recueillez d'abord des pistes, vous les qualifiez en tant que prospects, puis vous les faites progresser dans votre entonnoir ou processus de vente.

Comment organiser vos prospects ?

Les prospects sont le principal capital d'une entreprise et une source de financement à venir. Il s'agit de contacts avec lesquels vous avez discuté et qui répondent aux critères de vos meilleurs clients potentiels. La meilleure façon de suivre vos prospects et vos communications avec eux est d'utiliser une base de données de gestion de la relation client (CRM).

Le suivi des clients potentiels vous permet de garder des informations sur vos clients potentiels, y compris des remarques sur toutes vos conversations. Noter les questions et les préoccupations d'un client est utile pour y répondre à l'avenir, le cas échéant. Vous pouvez également savoir où ils en sont dans votre processus de vente. Par exemple, une piste peut devenir un prospect, et un prospect peut devenir une vente et, avec un peu de chance, un acheteur régulier.

Comment utiliser les feuilles de prospection commerciale pour obtenir des clients potentiels ?

Il y a deux façons d'aborder la vente :

• Courir après tous les clients potentiels que vous rencontrez
• Poursuivre les prospects qui sont les plus susceptibles d'acheter auprès de votre entreprise.

Quelle est, selon vous, la plus efficace ?

Vous pourriez être tenté de ratisser large en matière de vente. Mais en concentrant vos efforts sur les prospects les plus susceptibles d'acheter, vous pourrez tirer le meilleur parti du temps de vos vendeurs.

C'est là tout l'intérêt de la prospection.

La prospection vous aide à prendre un prospect qualifié pour le marketing - quelqu'un qui est sur le marché pour votre produit ou service - et à déterminer s'il pourrait être un client précieux pour votre entreprise.

Plus vos vendeurs seront doués pour la prospection, plus ils seront efficaces. Ils passeront plus de temps à vendre et à établir des relations avec les personnes qui sont réellement intéressées par votre produit.

Et c'est là qu'une fiche de prospection commerciale entre en scène.

Qu'est-ce qu'une fiche de prospection commerciale ?

Une fiche de prospection commerciale est une liste de questions que vos vendeurs passent en revue avec un prospect.

Si le prospect est prometteur d'après ses réponses, le vendeur entame le processus de vente. Dans le cas contraire, il passe à la piste suivante.

Chaque entreprise aura un processus de prospection différent. Et si vous avez plusieurs produits ou services, vous pourriez avoir un certain nombre de fiches.

Le but est de fournir un processus simple et reproductible que votre équipe de vente pourra suivre. Une fois qu'ils auront suivi ce processus avec un prospect, ils sauront si ce dernier mérite d'être poursuivi.

Voyons comment vous pouvez élaborer l'une de ces fiches.

Comment créer une fiche de prospection commerciale pour votre équipe de vente :

Votre fiche de prospection commerciale sera adaptée à votre entreprise et à vos clients.

1. Commencez par votre personnage acheteur 

La prospection consiste à trouver des prospects qui ressemblent à votre client idéal. Avant de commencer à prospecter, vous devez donc savoir qui est votre client idéal.

Vous pouvez peut-être baser le processus sur les modèles que vous avez observés dans vos ventes précédentes. Par exemple, si vous vendez une application ‘SaaS’ qui aide à gérer les stocks d'un entrepôt, vous ne travaillerez peut-être pas avec beaucoup d'entreprises individuelles.

Vous faites donc de votre première persona d'acheteur un acheteur qui travaille dans une entreprise de taille moyenne. La taille de l'entreprise peut également être l'un des éléments de votre fiche de prospection : si vous prospectez et découvrez qu'un client potentiel dirige une très petite entreprise, vous saurez immédiatement qu'il est moins susceptible d'acheter chez vous.

2. S'appuyer sur les données

En plus de l'expérience de vos vendeurs et de ce que vous savez de vos clients, consultez toutes les données dont vous disposez pour trouver les qualités qui rendent un client exceptionnel.

Par exemple, votre CRM peut vous indiquer que les clients d'une certaine région du pays génèrent la plus grande valeur à vie. Ou que les membres d'un secteur spécifique sont plus susceptibles de se désabonner au cours de la première année.

Chaque entreprise et chaque base de clients étant unique, il n'existe pas de liste infaillible d'éléments à rechercher. Il est préférable de passer les données au crible, de parler à votre équipe marketing ou, si vous êtes dans une grande entreprise, de confier cette tâche à un analyste de données.

3. Parlez à vos vendeurs

Vos vendeurs sont une excellente source d'informations pour cette tâche. Posez-leur des questions comme celles-ci :

• Qu'est-ce qu'un prospect peut dire qui vous fait penser immédiatement qu'il pourrait être un bon candidat pour notre produit ?
• Quels sont les signes avant-coureurs qui vous font penser qu'un prospect n'est peut-être pas un bon client ?
• Que demandez-vous toujours aux prospects avant de vous lancer dans le processus de vente complet ?

Des questions comme celles-ci vous aideront à identifier ce qui est important dans la prospection.

4. Formulez vos idées sous forme de questions

À présent, vous devriez avoir une liste d'idées, de déclarations, de questions et de notes. Il est temps de l'organiser.

Transformez chaque élément en question et combinez-les lorsque vous le pouvez. Une fiche de prospection commerciale ne doit pas dépasser une page (y compris l'espace pour noter les réponses des prospects).

Vous pourriez donc avoir ces deux éléments : "employés >250" et "avez-vous un département RH interne ?"

Vous pourriez les combiner en "Disposez-vous d'un service interne de RH pour plus de 250 employés ?".

Cela permet de répondre aux deux idées, de faire avancer le processus de prospection et de ne pas prendre trop de place.

5. Établir des priorités :

Cette étape ressemble un peu à la création d'un cadre d'évaluation des prospects, mais elle est beaucoup plus simple. Vous disposez maintenant d'une liste d'informations dont vos vendeurs ont besoin de la part des clients potentiels. L'étape suivante consiste à les mettre en ordre.

 Qu'est-ce qui est le plus important dans votre processus de vente ? Y a-t-il un élément qui disqualifie immédiatement une organisation pour l'achat de votre produit ?

Par exemple, vous pouvez vendre une application de suivi du temps qui est spécifique aux équipes internes. Si quelqu'un d'une entreprise entièrement distante prend contact avec vous, il est bon de le savoir immédiatement.

Ainsi, la question "Votre équipe est-elle située au centre ou à distance ?" devrait figurer au début de votre fiche.

Vous pouvez également donner la priorité aux éléments qui indiquent le potentiel d'un client à long terme. Pour en revenir à notre exemple d'application de suivi du temps, vous pourriez constater que les agences ont une valeur à vie élevée parce qu'elles ont besoin de suivre le temps sur de nombreux projets en cours. C'est pourquoi la question "Êtes-vous une agence ?" doit figurer en haut de votre liste de questions.

Si un prospect répond "oui", votre vendeur sait qu'il doit accorder une attention particulière à ce compte.

Comme peu de questions disqualifient immédiatement un prospect, ne passez pas trop de temps à perfectionner l'ordre de vos questions.

Si vous les posez dans un ordre pratique, il sera plus facile pour vos vendeurs d'avoir une bonne idée de la probabilité qu'un prospect devienne un client.

6. Accompagner les vendeurs tout au long du processus :

À présent, vous devriez avoir une bonne idée de ce à quoi ressemble votre feuille de prospection commerciale. Il est temps de revenir à votre équipe de vente.

Expliquez-leur chaque étape de la fiche de prospection commerciale et expliquez-leur pourquoi ils posent cette question.

Cette étape peut sembler exagérée, mais il y a de fortes chances qu'un membre de l'équipe de vente soulève une question à laquelle vous n'aviez pas encore pensé.

Par exemple, s'ils contactent des prospects à partir d'un aimant particulier, il se peut qu'ils disposent déjà de certaines informations sur la feuille. Ou l'une des questions pourrait être redondante d'une manière à laquelle vous n'aviez pas pensé.

Utilisez ceci comme la phase finale du feedback pour votre fiche de prospection commerciale.

7. Distribuez votre feuille de prospection :

Après les dernières modifications, il est temps de mettre votre feuille de prospection en action !

Distribuez-la à vos vendeurs sous forme numérique, imprimée, dans le cadre de votre CRM, ou selon ce qui vous convient le mieux.

Et, bien sûr, recueillez des commentaires pour savoir si elle a été utile à vos vendeurs dans le processus de prospection et si elle doit être modifiée.

Assurez-vous que vos vendeurs savent qu'il est là pour les aider à prospecter plus efficacement.

N'oubliez pas qu'une fiche de prospection commerciale n'est qu'un outil. Elle doit être adaptée à votre entreprise, à vos clients et à vos vendeurs.

Si vous souhaitez la présenter sous forme de liste de contrôle, allez-y. Incluez les éléments qui nécessitent une attention immédiate ou un suivi. Créez un système de classement. Faites tout ce que vous devez faire pour rendre votre processus de prospection plus efficace.