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Application Excel sur la gestion du personnel

Cette application Excel avec code VBA et interfaces va vous permettre de gérer et suivre le personnel, simple d'utilisation et très fonctionnelle.

Le principe général du programme :

Chaque personnel doit accéder à différentes qualifications, licences ou formations. Pour ce faire il subit des instructions, des formations ou exécute des opérations afin de valider une qualification.

Ces opérations doivent être suivies pour la traçabilité des la formation.

Certaines de ces opérations, formations ou instructions sont soumises à un renouvellement, donc à une validité, donc à une date de "péremption".

Pour pouvoir utiliser cette application:

Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser cette application

L’application Excel sur la gestion du personnel fonctionne sur toutes les versions d’Excel depuis Excel 2007.

Avec Excel 2007 et 2010, à l'ouverture activez les "Macros" dans les "options de sécurité"

Instructions d’utilisation :

Onglet « Aide » :

Cette aide a été réalisée pour décrire les différentes feuilles de cette application et pour en expliquer le fonctionnement.



Le fonctionnement de cette aide est très simple.

Un clique sur le boutton [Aide] d'une des feuilles du classeur et elle affiche l'aide de la feuille où se trouve le bouton cliqué.

Une fois lancée, il vous est possible de naviguer entre les différentes rubriques de l'aide, soit avec les bouttons [Précédent] ou [Suivant], soit par le menu déroulant des rubriques d'aide.

Cette aide est faite pour le programme PROSPER (PROgramme de Suivi du PERsonnel).

Pour modifier le texte d'une des rubriques d'aides, il suffit de modifier celui contenu dans la cellule de la colonne "B" de la feuille Aide.

Les retours à la ligne se font en appuyant simultanément les touches [atl] et [entrée] du clavier.

Le texte d'aide d'une rubrique doit rester sur une seule cellule.

Pour ajouter une rubrique, il suffit d'inscrire le titre de la rubrique dans la colonne "A" sur la première cellule vide de la colone.

Ensuite, entrez le texte d'aide dans la cellule de la colonne "B".

C'est la macro qui gérera la prise en compte du rajout.

Si vous voulez modifier l'ordre de passage des différentes rubriques, alors il vous suffit de modifier l'ordre des lignes contenant les cellules de "A1" à "B8" (ou plus) en effectuant des couper/coller.

Description de la feuille "Base" :



Cette feuille est la feuille de la base de données des opérations qui sont suivies dans ce programme en accord avec les différentes fonctions.

L'ajout, la modification ou la suppression d'un intitulé d'opération DOIT PASSER PAR LES MACROS PILOTEES SUR LA FEUILLE SYSTEME !!!

PAS DE MODIFICATION SANS PASSER PAR LES MACROS !!!!

C'est sur ce tableau de base de données qu'il faut sélectionner les intitulés des opérations en fonction du suivi à faire pour le personnel.

Mettre un "1" si l'opération doit être effectuée une fois.

Mettre un "11" si l'opération doit être effectuée une fois avec un renouvellement.

Remplir la colonne "Validitée en mois" avec le nombre de mois que l'opération est valide (si 2 ans, inscrire 24).

Remplir la colonne "Limite opération" qui correspond au nombre de mois où l'opération s'affiche en "orange" avant sa date limite de validité (date limite de validité le 11/12/2013, nombre de mois pour l'affichage en orange : 3, l'opération s'affichera en orange à partir du 11/09/2013).

Le nom des Fonctions sont à modifiés sur ce tableau, vous avez la possibilité d'y renseigner 30 fonctions. Attention ! il ne faut pas intégrer des "retour à la ligne" dans ces cellules.
Les intitulés "Limite opération" et "Validité en mois" ne sont pas à modifier car leur nom est utilisé dans des formules !

Description de la feuille "Système" :



Cette feuille permet de créer ou de supprimer une fiche de suivi de personnel, d'ajouter, de modifier ou de supprimer un intitulé d'opération et de choisir la date de référence pour l'affichage chromatique des fiches de suivi et de la feuille "Récap".

Une cellule est affectée à la valeur de "décalage" qui correspond au nombre de ligne qui sépare le numéro de ligne Excel de la ligne de titre de la base de donnée sur l'onglet "Base" et le numéro de ligne de la ligne de titre des feuilles de suivi du personnel ainsi que la feuille "Vierge". Actuellement cette valeur est de 9, car sur la Base de donnée, le titre est en ligne 1 et il est sur le tableau de suivi des personnel en ligne 10. Si à l'avenir les feuilles devaient subir un rajout ou une suppression de ligne au dessus de la ligne de titre du suivi, alors cette valeur de 9 serait à modifier.

Pour la création d'une fiche de personnel :

Il suffit d'indiquer le "NOM PRENOM" du personnel dans la cellule prévue à cet effet (pour un nouveau nom le programme vous demande de confirmer la continuité de l'action) et de cliquer sur le bouton [Ajouter]. Lors de la création, un test de redondance est fait afin d'interdire la création de plusieurs fiches portant le même nom.

Pour la suppression d'une fiche de personnel :

Il suffit d'indiquer le "NOM PRENOM" du personnel dans la cellule prévue grâce au menu déroulant qui affiche la liste complète des personnels existant dans le suivi et de cliquer sur le bouton [Supprimer].
Un message de confirmation apparait, on ne sait jamais... Pas de retour en arrière possible...



Pour la création d'un intitulé d'opération :

Il suffit de rentrer l'intitulé dans la cellule prévu à cet effet (pour un nouvel intitulé le programme vous demande de confirmer la continuité de l'action) et de cliquer sur [Ajouter]. Lors de la création, un test de redondance est fait afin d'interdire la création de plusieurs intitulés identiques.

Pour la modification d'un intitulé :

Il suffit de sélectionner l'intitulé à modifier dans la cellule prévue à cet effet par la liste déroulante, et d'indiquer dans la deuxième cellule le nouvel intitulé, puis de cliquer sur [Modifier].

Pour la suppression d'un intitulé :

Il suffit de sélectionner l'intitulé à supprimer dans la cellule prévue à cet effet par la liste déroulante, et de cliquer sur [Supprimer].

Un message de confirmation apparait, on ne sait jamais... Pas de retour en arrière possible...

Cette feuille indique également le nombre de feuille "Système" pour le fonctionnement du programme, le nombre de fiches de suivi de personnel créés ainsi que le nombre d'opérations enregistrées.

Si pour une raison quelconque vous deviez ajouter une feuille autre qu'une fiche de suivi du personnel, alors il vous faudra dans un premier temps créer la feuille en effectuant une insertion feuille, ensuite de déplacer l'onglet de cette feuille sur la gauche du classeur, puis sur la feuille "Système" il vous faudra modifier la valeur de la cellule "J4" et indiquer la nouvelle valeur du nombre de feuille autre que celles de suivi du personnel.



Dans la version 2 du programme ce nombre est de 7 : "Aide", "Base", "Système", "Listes", "Scan", "Accueil" et "Vierge".

Aperçu:

id 10846



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