Comment faire un tableau de suivi pour des marchés publics ?

Le marché public selon l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015, concerne des prestations visant à aboutir à des projets de différentes natures. Cela se présente comme des contrats englobant des sommes d’argent pour un besoin en services ou travaux à mener à bien dans des délais fixés.

Après avoir décroché un marché public, l’organisme doit faire preuve d’autant d’attention tout au long des différentes démarches qui se succèdent. C’est pour cela que le suivi d’un marché public garantit le pilotage en toute simplicité de tous les points essentiels aidant à son élaboration.

Il est à noter qu’un suivi efficace pour un marché public se fait en prenant en considération les volets administratifs, financiers et techniques.

Cela permet aux décideurs d’avoir un meilleur contrôle du suivi qui se fera avec une grande visibilité.

Table des matières

Les trois règles des marchés publics

1 - Égalité de traitement des candidats

2 - Liberté d’accès à la commande publique

3 - Transparence des procédures

Les différents types de marché public

Allotissement et marché global

Les marchés fractionnés

BOAMP

Le JOUE (Journal officiel des Communautés européennes)

Comment mettre en place des indicateurs de suivi ?

Comment faire un tableau de suivi des marchés publics avec Excel ?

Les trois règles des marchés publics 

Chaque marché public est sujet à des principes fondamentaux qui régissent leur fonctionnement et cela quelle que soit sa fonction.

1 - Égalité de traitement des candidats 

Cela veut dire que les candidats doivent bénéficier d’un accompagnement équivalent sans aucune discrimination. Cela concerne aussi bien l’égalité des candidats pour avoir une réponse précise. Ou encore, l’accès au même degré de respect mutuel. Les cahiers de charges doivent viser la concrétisation d’un contrat. Et par ce fait, doit être clair en éliminant toute ambiguïté qui viendrait compromettre la faisabilité du cahier de charge. 

2 - Liberté d’accès à la commande publique 

Toute personne doit être en mesure d’accéder sans difficulté aux besoins des clients. Et cela quel que soit l’âge ou l’ethnie. Le principe à travers cette règle est d’instaurer un climat de compétition pour ne pas favoriser un candidat par rapport à un autre. Cela est capital pour donner la possibilité à chaque candidat de gagner un marché public.

3 - Transparence des procédures 

La transparence est fondamentale pour demeurer dans une certaine clarté afin que les candidats restent éclairés sur l’avancement de leur demande. En cas de rejet, la personne doit avoir un retour formel expliquant nettement pourquoi la candidature n’a pas été retenue. Et dans l’idéal, les axes d’améliorations du cahier de charge afin qu’il soit plus pertinent pour les prochaines candidatures.   

Les différents types de marché public 

Allotissement et marché global 

Un agent économique doit procéder à une analyse 360 degrés de tous les marchés publics qui l’intéressent. Cette analyse approfondie concerne aussi bien les atouts techniques, mais aussi les avantages financiers et économiques.

Par la suite, il aura le choix entre deux solutions :

Accepter un marché unique ou global (accord-cadre) ou alors l’accord de plusieurs marchés publics (on parle dans ce cas de figure d’accords-cadres).

Les marchés fractionnés 

Ce sont des marchés spécifiques qui ont des réglementations uniques et qui peuvent être accordés à un acheteur public.

Deux sortes de marchés fractionnés existent, à savoir le marché à bon de commande et le marché à tranches.

Le marché à tranches est le marché où les opérations en cours de son épanouissement peuvent ne pas aboutir. Cela s’explique par des difficultés rencontrées surtout dans les volets financiers et techniques. Pour solutionner cette situation, le marché est segmenté en une partie qui doit se poursuivre administrativement. Et une ou plusieurs étapes qui sont conditionnées par plusieurs critères pour assurer leur avancée.             

Le marché à bons de commande à un besoin d’administration qui n’est pas défini avec précision, et qui fait que, il ne peut pas être piloté à cause de ces incertitudes. Pour remédier à cela, il y a l’instauration de bons de commandes afin d’effectuer des achats échelonnés dans le temps pour les biens de consommations et autres biens et fournitures.

Les marchés de maîtrise d’œuvre :

C’est un marché qui a pour mission la réalisation d’où projet de grande envergure généralement, de nature urbaine ou paysagère.

La maîtrise d’œuvre est alors confiée à une personne compétente qui doit chapeauter plusieurs compétences afin de réussir la livraison souhaitée après un délai communiqué à l’avance.

Cette personne peut être aussi bien du secteur public ou privé, qui est sélectionné généralement après un examen très minutieux. Avant de concrétiser le projet, la personne sélectionnée doit effectuer des études conceptuelles afin de connaître le meilleur angle d’approche possible.

Comment se renseigner sur les marchés publics ?

Avant de procéder à une action concrète, un acteur économique doit se renseigner sur un marché public pour mesurer le poids de son importance.

Pour se faire, il existe différentes plateformes qui visent à informer ces acteurs pour différents marchés publics en leur fournissant tous les points à savoir. Voici quelques plateformes incontournables pour se renseigner efficacement sur un marché public déterminé.

BOAMP 

On y trouve les avis concernant les marchés étatiques, collectivité et établissement public. Ainsi que les annonces spécifiques pour les marchés avec des procédures personnalisées (MAPA). Tous ces avis sur les marchés publics européens sont consultables sur internet gratuitement.

Le JOUE (Journal officiel des Communautés européennes)

On y trouve les appels d’offres concernant les marchés publics qui sont diffusés dans le JOUE. Ce dernier est semblable à une publication visant à accueillir des annonces pour la publicité au niveau de l’Europe.

PLACE, plate-forme de dématérialisation des procédures de marché de l’État :

Cette plateforme offre des consultations des établissements publics pour les services déconcentrés. Mais cela concerne aussi des chambres de commerce, sans oublier des groupements d’achats publics (UGAP).

Comment mettre en place des indicateurs de suivi ?

Cela dépend de la taille du marché et de la manière de réussir sa passation.

Les indicateurs de suivi sont basés sur une vigoureuse méthodologie visant à accéder aux différentes données d’un marché public en toute transparence. Ces indicateurs peuvent bénéficier de normes à l’échelle nationale et/ou internationale.

En vue de répondre favorablement au suivi d’un marché public, il faut lister toutes les actions internes et externes qui tendent à compléter et guider son développement.

Ainsi, les décideurs pourront superviser avec facilité le degré des performances du tableau de suivi, et constater en temps réel son efficacité. Les indicateurs de suivi doivent illustrer formellement l’avancement d’un marché public.

Le remaniement des indicateurs peut venir afin de rectifier certaines décisions entreprises précédemment. 

Il existe deux sortes d’indicateurs à prendre en compte :

IB : Les indicateurs de base concernent l’application à la lettre des différentes réglementations pour respecter les tenants et aboutissants nationaux et internationaux lors du pilotage d’un marché public. On parle ici d’indicateurs généraux qui sont génériques.

ICP : Les indicateurs de conformité et de performance sont des données récoltées sur le terrain dans le but d’apporter des informations détaillées sur un volet concernant un marché public.

Comment faire un tableau de suivi des marchés publics avec Excel ?

Pour établir un suivi des marchés publics efficace avec Excel, un bon nombre d’indicateurs doivent y figurer. Et cela afin d’apporter à la fois de la visibilité et de savoir l’avance d’un marché.

Un bon tableau de suivi est celui qui renseigne de manière détaillée sur un marché en cours.

Voici les indicateurs importants qui doivent figurer dans chaque marché pour un meilleur pilotage :

Numéro du marché : C’est un numéro spécifique pour chaque marché semblable aux numéros qui caractérisent chaque facture. En règle générale, le numéro de marché commence par la date de réalisation.

Année de notification : Date où le marché a été acquis.

Etape de passation : Il peut être notifié, achevé ou encore dans les mauvais scénarios, infructueux.

Objet : C’est la description détaillée du marché public. Elle doit être explicite pour que toute personne puisse vite comprendre qu’elle soit en interne ou au contraire, en externe à l’entreprise. C’est un résumé concis et clair et l’objet du marché public en question avec l’adresse et l’intitulé.

Fonds utilisés : C’est la manière dont a été financé un projet. Il peut concerner des fonds propres à l’entreprise, ou par des moyens externes.

Service demandeur : Secrétariat général, DS ou DSI

Type de procédure : AOO, MAP, AMN

Date du début de la notification du marché : date à laquelle le marché public a été acquis

Durée du marché : C’est le nombre de mois dans lequel la réalisation du marché a duré. En cas de reconstruction, les mois doivent être comptabilisés aussi.

Fin de marché : C’est la date à laquelle la réalisation doit être terminée, en se basant sur le cahier de charge.

Titulaire : C’est l’organisme qui a signé le contrat de construction, et à qui appartient l’ouvrage final.

Prix : Il y a deux cas de figures, soit le prix est forfaitaire, soit unitaire.

Le montant du marché HT : C’est le montant total sans la taxe implémentée

Le montant du marché TTC : c’est le montant qui comprend la taxe et qui doit être réglé lors de l’opération financière finale pour conclure le marché public.

Le marché public demande plusieurs efforts pour être en mesure de bien le mener en temps et en efforts fournis.

Un tableau de suivi permet d’avoir les informations capitales pour faire un suivi instinctif pour gagner du temps et savoir n’importe quand, où en est le suivi d’un marché public. De la sorte, les décideurs gagneront en efficacité et en visibilité.