Marchés publics : comment évaluer des offres techniques et financières avec Excel ?
Sur la base des offres techniques et financières proposées par les soumissionnaires, le comité d’évaluation des offres choisit le dossier le plus intéressant en fonction des critères pré-élaborés. L’octroi du marché passe par plusieurs étapes et doit respecter quelques exigences.
Cet article met la lumière sur le mode de fonctionnement du marché public, de la rédaction du cahier de charge à l’attribution du marché. Nous vous présenterons les principales différences entre l’offre financière et l’offre technique. Comme il vous indique les bonnes pratiques pour rédiger une offre technique et financière, tout en étant compétitif et convaincant.
Table des matières
Quel est le mode de fonctionnement des marchés publics ?
Par quoi se distingue l’offre technique de l’offre financière ?
Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF)
Bordereau des Prix Unitaires (BPU)
Détail Quantitatif Estimatif (DQE)
Comment réaliser une analyse des offres techniques et financières via Excel ?
Exactitude et maîtrise des risques
Quel est le mode de fonctionnement des marchés publics ?
Les entreprises et les organismes privés font recourt à divers prestataires pour accomplir des travaux (rénovation de locaux, missions d’entretien, etc.), acquérir une marchandise (équipements de bureaux, machines, etc.) ou bénéficier d’un accompagnement (conseil en marketing, audit interne, etc.) ou d’un service.
Quel que soit la nature du besoin, ces parties lancent un ou plusieurs marchés publics au profit des opérateurs concernés afin qu’ils puissent saisir cette opportunité et conclure la transaction demandée. Ainsi, le marché public est considéré comme un contrat qui unit un acheteur du secteur public ou privé (clinique, collectivité, etc.) avec un prestataire de service (agence de communication, société de BTP, etc.).
Le cahier de charge renferme l’intégralité de la demande formulée, il précise les délais de réalisation, les budgets et les spécifications techniques.Les marchés publics doivent respecter trois principes :
L’accessibilité
Les détails du marché public doivent être accessibles à tout le monde pour bien cerner le besoin du client et se renseigner davantage sur les éléments de détail.
L’égalité
Toutes les offres reçues dans le délai légal doivent être traitées de la même façon sans aucune discrimination due à l’origine du candidat, à son pouvoir ou à son positionnement sur le marché.
La transparence
Dans le cadre de la transparence, les critères de sélection doivent être dévoilés lors de la publication du marché (offre moins disante, temps de réalisation, etc.). Ainsi, les candidats non retenus ont droit à un justificatif (motif de refus).
D’une manière générale, les marchés publics obéissent aux exigences de la loi pour garantir les droits mutuels des deux parties contractées. Les marchés publics sont publiés en ligne sur les plateformes dédiées (PLACE ou pages web institutionnelles, etc.), ou sur les supports papiers, comme la presse spécialisée.
La réglementation française oblige les clients donneurs d’ordre qui souhaitent proposer un marché public dont le montant total hors taxes dépasse les 40 000 € de passer par la voie électronique. Pour postuler à un marché public, les participants formulent une offre financière et technique convaincante, suite au traitement des offres, l’un des candidats est retenu en fonction des points attribués par le comité d’évaluation.
Par quoi se distingue l’offre technique de l’offre financière ?
L’offre technique et financière sont deux termes fréquemment utilisés dans le domaine des marchés publics. L’offre financière, et comme son nom l’indique, correspond à l’aspect financier du projet, elle récapitule les prix proposés par le soumissionnaire au marché.
Le montant évoqué est non rectifiable car il engage dès le moment de la soumission le candidat si jamais son dossier est retenu. L’offre financière peut être décortiquée en plusieurs parties dont chacune d’entre elles correspond à une désignation financière.
Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF)
La notion DPGE est souvent évoquée dans les offres financières dédiées aux marchés forfaitaires. Cet élément permet à l’opérateur économique de fournir plus de détails sur la répartition de prix global. Ce document de prix est utilisé surtout par les entreprises qui conduisent des gros œuvres de rénovation, ou de construction.
Bordereau des Prix Unitaires (BPU)
Le bordereau des prix unitaires (BPU) est un élément du prix, dont la présence est obligatoire dans les offres financières dont le prix global des produits assurés ou des services accordés est calculé sur la base du prix unitaire (par pièce). Le BPU est représenté sous forme de colonnes, où la première précise la désignation du produit/service, la deuxième indique le nombre d’unités, et la troisième est consacrée au prix unitaire.
Détail Quantitatif Estimatif (DQE)
Le Détail Quantitatif Estimatif (DQE), a pour but de rapprocher au maximum les estimations du cas réel (en chantier). Le DQE complète les informations évoquées dans le BPU, car il précise le montant global d’un poste de travail ou d’un produit calculé sur la base des prix unitaires cités au préalable.
Bien évidemment, l’offre technique regroupe le reste des éléments indispensables à caractère non financier, mais purement techniques. Le but derrière cette offre est de répondre favorablement aux exigences indiquées par le concepteur du cahier de charge. Elle doit évoquer un ensemble d’éléments décisifs, comme : la méthodologie du travail, les compétences de la main d’œuvre impliquée et la période qui sera consacrée au travail.
Méthodologie
Afin de préciser la méthodologie de travail qui sera appliqué après l’attribution du projet, le soumissionnaire doit apporter le maximum de précisions et d’informations utiles. Il mentionne le contexte général du projet ainsi que son objectif principal. Par la suite, il indique les sous objectifs qui seront visés par les équipes.
Main d’œuvre
Pour convaincre le comité d’évaluation, il est indispensable de mettre en avant le personnel qui sera impliqué dans l’exécution du travail demandé. La main d’œuvre doit être spécialisée dans les domaines d’activité souhaités. Pour les mettre en valeur, le rédacteur de la soumission peut indiquer pour chaque employé, son statut au sein de la société, ses diplômes et ses certifications, ainsi que ses expériences professionnelles. Les curriculums vitaux et les autres papiers justificatifs peuvent être joints au dossier pour appuyer la soumission.
Délai
Dans la majorité des cas, le délai d’exécution du projet représente un critère de sélection doté d’une grande importance. D’où, proposer un délai correct et qui respecte les exigences mentionnées dans l’appel d’offre est indispensable.
Comment réaliser une analyse des offres techniques et financières via Excel ?
L’analyse des offres techniques et financières consiste à lire attentivement et à assimiler l’intégralité des parties rédigées par le soumissionnaire de l’offre tout en comparant le contenu avec les exigences du cahier de charge proposé. La méthode classique de l’analyse repose sur l’évaluation directe des dossiers et la prise des notes sur papier. Le comité d’organisation est constitué d’évaluateurs experts dans le volet financier et d’autres dans l’aspect technique.
Chaque groupe dispose de grilles d’évaluations où ils accordent une notation pour chaque élément, respecté ou non, et ce dans le but de calculer manuellement les scores résultants et en déduire en fonction de la note la plus élevée, le nom de la société lauréate. Pour l’analyse des offres techniques et financières via Excel, le principe d’analyse reste le même, par contre la différence existe au niveau pratique de l’évaluation.
Des feuilles Excel organisent le processus sous formes de tableaux, et des formules mathématiques accomplissent les calculs en quelques fractions de secondes.
Lors de l’évaluation de l’offre financière, un tableau dédié est mis à la disposition des évaluateurs, et dans lequel les colonnes distinctes correspondent aux notations de chaque entreprise tandis que les lignes récapitulent les indicateurs du marché (coûts, frais, etc.) fixés par le client donneur d’ordre.
La notation totale attribuée dans cette partie est de l’ordre de 20, tandis que le coefficient ne représente que 0,40 de l’évaluation totale de l’offre et qui se calcule au fur et à mesure lors de l’ajout d’une note sur le tableau. Chaque critère relatif aux coûts est évalué avec soin, plus le coût proposé par l’entreprise est faible plus la note accordée est élevée.
Vers la fin, le score total qui s’affiche est calculé sur la base de la formule suivante : note définitive de l’entreprise X = note d’évaluation/20 x l'offre du moins-disant / l'offre de l'entreprise X.
Pour l’évaluation de l’offre technique, des tableaux sont proposés par Excel d’une manière à répondre aux besoins de cette évaluation, qui repose sur la qualité de la prestation proposée. Lors de cette étape, la notation peut varier de 1 à 5, à titre d’exemple : 1 signifie insuffisant, 2 signifie passable, 3 signifie moyen, 4 signifie correct, etc. Ainsi, les écarts sont calculés automatiquement et les résultats s’affichent en temps réel sur les champs dédiés.
Les critères de sélection de l’offre technique varient en fonction de la nature du projet, donc différents indicateurs peuvent être ajoutés au niveau des feuilles Excel pour l’adopter au maximum à la situation (temps d’accomplissement, main d’œuvre expérimentée, etc.).
Plusieurs avantages découlent de l’utilisation du logiciel Excel durant l’analyse des offres techniques et financières :
Démarches fluides
Grâce à Excel, le processus d’évaluation est bien respecté. Il est élaboré à l’avance, avec la possibilité d’apporter des modifications et de rectifier les données à n’importe quel moment (mise à jour automatique des notes finales). Les tableaux Excel permettent de suivre un ordre d’évaluation bien précis et loin des confusions.
Exactitude et maîtrise des risques
Les évaluateurs alimentent le tableau Excel par des données brutes, et ce dernier les rendent plus significatives et exploitables. Les formules intégrées réduisent remarquablement les erreurs, d’où le risque est mieux maîtrisé.
Rapports professionnels
En fin d’évaluation, le comité imprime la version papier des rapports qui contient les résultats finals. Les rapports sont uniformes, professionnels et bien lisibles grâce aux fonctions de mise en page fournies par le logiciel Excel (couleurs, polices, etc.).
Traçabilité
Toutes les opérations réalisées via Excel sont enregistrées, et les supports digitaux peuvent être stockés et archivés sans aucun problème, avec la possibilité de les consulter au cas de besoin.
Le rôle du comité est de sélectionner l’offre la plus intéressante sur le plan financier ainsi que technique, il est formé d’une équipe pluridisciplinaire dotée de compétences complémentaires. Le président dirige les différentes séances et organise le travail, les évaluateurs attribuent les notes, le secrétaire édite son rapport, tandis que les observateurs qui sont choisis par les entreprises soumissionnaires observent de près les démarches pour s’assurer de la transparence des démarches.
Les entreprises et les organismes publics font recours à d’autres entités pour accomplir des travaux, pour importer ou transporter des produits / des matières premières ou pour une prestation d’accompagnement. Le contrat entre les deux parties n’est conclu qu’après l’attribution du marché public, auquel l’entreprise lauréate soumet au préalable une offre financière et technique relative au marché.
L’offre financière s’intéresse aux coûts proposés par la société, et auxquels peut s’ajouter d’autres éléments, comme : la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF), le bordereau des prix unitaires (BPU) et le détail quantitatif estimatif (DQE).
Quant à l’offre technique, elle détaille la vision de l’entreprise soumissionnaire et les démarches qu’elle souhaite appliquer pour atteindre les différents objectifs recensés par le cahier de charge du marché. Elle apporte aussi des informations relatives au délai et au personnel qui sera impliqué dans le projet.
Pour évaluer une offre technique et financière, une équipe dédiée traite et sélectionne les différents dossiers des entreprises participantes sur la base des indicateurs clés du marché. Le logiciel Excel fournit des feuilles d’évaluation des offres qui renferment des tableaux pratiques et bien organisés. Des formules de calcul peuvent être intégrées en fonction du besoin, et ce pour calculer en temps réel et avec exactitude les différentes notes et scores en fonction des coefficients adoptés.
