Application Excel sur le suivi des activités
Cet article propose en détaille une application Excel sur le suivi des activités qui vous permettra un suivi complet des activités d'un domaine donné. Les actions entreprises sont listées, hiérarchisées, des priorités leur sont affectées, leur traçabilité est assurée et certaines de leurs caractéristiques (référence, type, porteur et origine) sont paramétrables.
Le logiciel Microsoft Excel sous un environnement Windows est obligatoire pour utiliser cette application
L'application Excel de suivi des activités fonctionne sur toutes les versions d'Excel, à commencer par Excel 2007.
Pour pouvoir utiliser correctement cette application, il faut d'abord activer les macros au démarrage.
Contrôle de saisie
"Un certain nombre de contrôles sont effectués suite à la saisie des utilisateurs (non exhaustifs par choix afin de conserver une certaine souplesse dans l'utilisation de l'outil) :
Priorité, référence, type, porteur, date origine, date prévue, retard, avancement, date clôture : la valeur saisie doit être conforme à une liste de valeurs associée au champ (Priorité M, référence, type, porteur, avancement) ou à un format (date origine, date prévue, date clôture).
C'est la raison pour laquelle certaines valeurs sont paramétrables (cf § Paramétrage des champs)."
Niveau des actions
"Les actions entrées sont de trois niveau : 1, 2 et 3. Le changement de niveau est possible selon certaines contraintes (cf Modification du niveau d'une action).
Des symboles, correspondant au statut des actions, figurent en tête de ligne des actions de niveau 2 (colonne B),"
Priorités
"Les actions sont hiérachisées selon 9 niveaux :
An : action de fond portant sur l'année - S1 : action de fond sur le premier semestre de l'année - S1-1 : action de priorité 1 sur le premier semestre de l'année - S1-2 : action de priorité 2 sur le premier semestre de l'année - S1-3 : action de priorité 3 sur le premier de l'année - S2 : action de fond sur le second semestre de l'année - S2-1 : action de priorité 1 sur le second semestre de l'année - S2-2 : action de priorité 2 sur le second semestre de l'année - S2-3 : action de priorité 3 sur le second semestre de l'année."
Insertion d'une action
"Utiliser le bouton
. Une ligne supplémentaire est insérée sous la ligne contenant la cellule sélectionnée.
Pour insérer une action de niveau 3 : se positionner sur une action de niveau 2 ou une action de niveau 3 (non suivie d'une action de niveau 2 ou dernière ligne du tableau).
Pour insérer une action de niveau 2 : se positionner sur une action de niveau 2 (suivie d''une action de niveau 2 ou dernière ligne du tableau).
Pour insérer une action de niveau 1 : se positionner sur une action de niveau 2 non suivie d''une action de niveau 3.
Suppression d'une action
"Utiliser le bouton . La ligne sélectionnée est supprimée.
Attention : la suppression d'une action de niveau n est impossible s'il esiste des actions de niveau n-1."
Modification du niveau d'une action
"Transformation d'une action de niveau 2 en niveau 3 : - double clic sur la puce en début de ligne (colonne B).
Transformation d'une action de niveau 3 en niveau 2 : - double clic sur la flèche en début de ligne (colonne C).
Transformation d'une action de niveau 2 en niveau 1 : - double clic sur la case grise en début de ligne (colonne A)."
Dates
"Les champs Date origine, Date de fin prévue, et Date de clôture sont saisies automatiquement :
double clic sur la cellule pour afficher la boite de dialogue Dates."
Avancement
"Neufs valeurs disponibles : A traiter, Initialisé, ±25%, ±50%, ±75%, Clôturé, Suspend, Annulé, Reporté.
L'état d'avancement est symbolisé par la barre de progression associée en colonne M (ex : ±25%).
Attention :
Une action de niveau 1 qui passe à l'état Clôturé clôture automatiquement toutes les actions de niveau 2 qui en dépendent.
Une action de niveau 2 qui passe à l'état Clôturé clôture automatiquement toutes les actions de niveau 3 qui en dépendent.
La saisie d'une date de clôture en colonne N provoque automatiquement le passage à l'état Clôturé de l'action associée (et des actions qui en dépendent le cas échéant).
Le passage à l'état d'avancement Initialisé, A traiter, 25%, 50% et 75% provoque automatique la mise à blanc de la date de clôture."
Retard
"Valeurs possibles : Non ou delta entre date du jour et date initiale prévue.
Attention : la saie d'une date de clôture antérieure ou égale à la date de fin prévue positionne le champ à Non."
Paramètrage des champs
Les champs Référence, Type, Porteur, Origine sont paramétrable. Pour Fixer les valeurs autorisées pour chaque champs (jusqu'à 10 valeurs par champ), utiliser le bouton .
Filtrage
La fonctionnalité de filtrage d'Excel permet le filtrage multicritère des actions. Pour faciliter l'utilisation de cette fonctionnalité, les volets ont été figés sous la ligne de titre du tableau.
Roadmap Schéma
"Utiliser le bouton pour générer automatiquement une roadmap.
Le champ des actions à traiter est restreint aux actions affichées à l'écran (utiliser le filtrage pour limiter le nombre des actions à faire figurer). Attention : seules les actions de niveau 2 seront prises en compte.
Enfin, un écran de confirmation permet de sélectionner individuellement les actions à prendre en compte le cas échéant et d'ajouter le titre (par défaut, celui figurant en entête de la page Suivi d'activité, modifiable par utilisateur)."
Roadmap (compléments graphiques)
Sur le résultat produit (feuille Roadmap), il est possible d'ajouter des commentaires, des logos, des figures de tout type en utilisant la barre d'outils dessins d'Excel. Ces formes peuvent être conservées pour une nouvelle roadmap (utiliser la case à cocher appropriée sur le formulaire d'édition de la roadmap)
Roadmap Données
Données extraites par programme pour réaliser le graphique (Roadmap)
Rapport d'activité
"Utiliser le bouton pour générer automatiquement un rapport d'activité sur la feuille portant ce titre.
Toutes les actions de la page (même masquées) seront scrutées par le programme de réalisation du rapport d'activité. Après avoir choisi le mois et l'année (boite de dialogue), deux listes d'actions apparaissent : les actions en cours et les actions clôturées ou annulées ou reportées. Il est possible de ne sélectionner que les actions que l'on souhaite faire figurer sur le rapport. De même, il est possible d'éditer un rapport d'activité pour un mois antérieur au mois en cours. Dans ce cas, les actions qui auraient été clôturées après le mois sélectionné seront considérées comme en cours pour le mois sélectionné (statut positionné à ?). "
Archivage
Utiliser le bouton. Ne sont prises en compte pour l'archivage que les actions clôturées. Es données sont exportées dans la feuille Archive, et sont toutes modifiables sans contraintes.
Sauvegarde
"Utiliser le bouton sur la feuille Suivi d'activité pour exporter la roadmap sous forme de fichier graphique
(Suivi d'activité-Roadmap-jjmmaa.gif sous le répertoire courant).
Utiliser le bouton sur la feuille Archive pour exporter les données archivées ainsi que toutes les autres feuilles du fichier Excel(Suivi d'activité-Archive-jjmma.xls sous le répertoire courant)."
Protection des Données
Toutes les feuilles sont protégées, sans mot de passe.
Interaction fonctions natives Excel et macros suivi d'activité
La suppression ou l'insertion de lignes reste possible à l'aide des fonctions des menus Excel (Insérer/Supprimer). La seule contrainte est que les formats de cellule doivent être respectés, et que le numéro de l'action en entête doit être unique (pour une action de niveau 1) ou égal àl'action de niveau 1 dont dépend l'action créée (attention : pour les actions de niveau 2 et 3, ce numéro est invisible, puisque de même couleur que le fond de la cellule, à savoir gris clair).
Aperçu: