Application Excel pour le suivi de planning et vacations
Suivi de planning et de vacations – stratégies et directives
Article rédigé par : Sara Maghty
La création d'un environnement de travail efficace nécessite un équilibre minutieux entre les besoins du personnel et ceux de l'entreprise. Mais il ne faut pas oublier que nous travaillons avec des êtres humains qui se fatiguent et ont besoin de répit. En fait, tout le monde a besoin de repos, et la forme la plus répandue de repos chez les employés à temps plein est les vacances régulières.
Cependant, il y a aussi un autre côté de la médaille. Lorsqu'un membre de votre équipe s’absente ou part en vacances, cela affecte la productivité globale. Cet impact peut être très grave si des employés qui travaillent sur un projet de petite taille prennent des vacances simultanément. Afin de ne pas perdre de vue votre projet, vous devez planifier à l'avance les horaires des membres de votre équipe et gérer soigneusement leur calendrier de vacances.
Dans cet article, nous élaborons les clés d'une planification de personnel efficace, ainsi que comment gérer efficacement les emplois du temps et les congés en quelques étapes simples.
Création et mise en œuvre des politiques de planification
La mise en œuvre de politiques de planification est essentielle dans toute stratégie d’entreprise. Créer une politique et s'y tenir peut aider à garantir que la planification est équitable et que les problèmes sont traités de la même manière à tous les niveaux. Pour répondre aux besoins des employés et à ceux de l'entreprise, un bon horaire de travail devrait tenir compte de certains facteurs :
- Il doit garantir que tous les jours de travail sont dotés de suffisamment de personnel pour éviter le sous-effectif ou le sureffectif.
- Il doit éviter les erreurs de base telles que la double programmation et la mauvaise programmation de différents postes.
Voici comment créer l'horaire idéal pour vos employés :
Connaissez votre personnel
Aussi simple que cela puisse paraître, connaître votre personnel en tant que manager est la première étape vers le succès de votre stratégie de planification. Il est crucial de connaître leurs capacités de travail, leurs compétences ainsi que leurs préférences. Avec ces données, il devient facile de choisir la bonne personne pour des tâches spécifiques.
Cela aide également à mélanger les compétences parce que différentes personnes fonctionnent différemment. Par exemple, un responsable peut choisir des employés qui savent bien gérer les heures de pointe et les mélanger avec quelques-uns qui n'ont pas encore appris le métier. Cela garantit un équilibre dans l’activité et les moins expérimentés sont systématiquement encadrés.
Maintenez une bonne communication
Pour que tout système fonctionne correctement, la direction doit établir une ligne de communication appropriée. Elle doit fournir à l'avance l'horaire de travail pour les employés et mettre en œuvre des directives qui régissent la manière dont les ajustements du calendrier sont traités. Par exemple, il peut y avoir des politiques qui stipulent des périodes dans lesquelles les employés soumettent leurs demandes. Lorsqu'un employé n'est pas disponible et qu'il y a une communication préalable, la direction peut réussir à trouver le remplaçant idéal à temps.
Engagez votre personnel sur la planification
Les gestionnaires peuvent également permettre aux employés de trouver leur remplaçant lorsqu'ils ne sont pas présents et le faire savoir à la direction à temps pour approbation. Cela permet aux employés de sentir qu'ils font partie du système et que leurs besoins et préférences sont essentiels pour l'entreprise.
Planifiez à l'avance
Avoir un back-up et probablement un plan C pour votre plan B en tant que gestionnaire de planification est crucial. Vous ne voulez pas vous retrouver à court de personnel. Pour éviter que cela ne se produise, un gestionnaire doit dresser une liste de disponibilité pour tous ses employés.
Lorsqu'un employé n'est pas disponible et n'a pas recommandé de remplaçant, vous pouvez facilement parcourir la liste de disponibilité et choisir un collègue qualifié et disponible. La liste peut inclure des employés du même service, des employés à temps partiel ou des employés potentiels issus d'entretiens précédents.
Utilisez la technologie
Au lieu de compter sur la planification de la paperasse, il est sage d'envisager un outil de planification numérisé. Un système de planification efficace vous permettra, en tant que gestionnaire, d'effectuer diverses activités de planification en un seul endroit où chaque détail est traçable en cas de besoin.
Les feuilles de calcul Excel sont une bonne option si vous avez besoin d'une solution rapide pour gérer une petite équipe. Elles sont idéales pour les startups ou les entreprises avec quelques employés. Elles sont ‘’bon marché’’ et vous permettent de personnaliser les formules en fonction de vos besoins. Cependant, cette option nécessite un moyen de communication efficace pour partager instantanément les mises à jour.
Si vous travaillez avec une grande équipe, un logiciel de planification numérique est la meilleure option pour suivre le planning de vos employés. Cela permet d’éliminer les erreurs humaines et offre une communication efficace avec une visibilité en temps réel.
Par exemple, un logiciel de planification peut permettre aux employés de parcourir le calendrier avant son achèvement et de recommander des ajustements si nécessaire. Le logiciel peut également permettre aux gestionnaires de surveiller la disponibilité de chaque employé et de suivre leurs performances de façon régulière.
Planification et gestion des vacances de votre équipe
Dans toute entreprise, les vacances sont une période stressante. Au-delà d'une période de productivité éprouvante, c’est un cauchemar de planification. Alors comment tout équilibrer ? Suivez les directives ci-dessous pour vous assurer que vous et votre équipe pouvez réellement profiter de vos vacances au lieu de stresser à propos de ce qui se passe au bureau.
Établissez quelques règles de base pour la planification des vacances
Ces règles doivent être connues et acceptées par tous les membres de votre équipe. Si vous n'avez pas de telles règles, il est recommandé de les établir lors d'une réunion d'équipe distincte. Lors de cette réunion, vous pouvez expliquer la nécessité de chaque règle et discuter ou même voter pour chacune. Les règles les plus importantes que vous devez définir avec votre équipe peuvent être les suivantes :
- Les employés d'un même service ne sont pas autorisés à prendre des vacances en même temps ;
- Ceux qui réservent leurs vacances en premier dans le calendrier ont la priorité dans l'approbation des vacances ;
- Toute personne qui prévoit des vacances doit en informer la direction au moins deux semaines avant ;
- Tous ceux qui partent en vacances doivent mettre en place une notification d'absence dans leurs emails indiquant la date de retour et les contacts des personnes qui les remplacent pendant leur congé.
Vous pouvez certainement étendre cette liste de règles de base en fonction des besoins de votre organisation.
Décidez d'une méthode de planification adaptée à vos objectifs
L’étape suivante consiste à planifier les horaires de travail pour vos employés. Il existe trois méthodes pour gérer un emploi du temps : un stylo et du papier, des feuilles de calcul Excel et un logiciel de planification. Pour choisir la meilleure méthode pour votre entreprise, pesez les avantages et les inconvénients de chacune :
- Etablir les horaires sur des panneaux d'affichage avec un stylo et du papier est la méthode la plus rentable, mais aussi la plus longue.
- Un logiciel de planification des employés est le plus cher, mais il vous fait gagner du temps dans la création et le maintien des horaires, sans parler des bénéfices à long terme.
- Excel, bien que plus sophistiqué que le stylo et le papier, nécessite toujours du temps pour établir des calendriers, et ne vous permet pas d'automatiser le processus de planification comme le fait un logiciel.
Des modèles Microsoft Excel sont disponibles sur internet pour gérer le planning de travail, mais ils sont souvent génériques et non adaptés aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Suivez les vacances de l'équipe dans un calendrier
Vous pouvez utiliser Excel ou tout logiciel spécifique à cette fin. La seule exigence pour ce logiciel ou modèle est qu'il vous donne une bonne visualisation du plan de vacances de l'équipe, de sorte que vous puissiez voir sur un seul écran la liste de toute l'équipe et le calendrier de leurs vacances au moins pour le trimestre courant.
Vous pouvez utiliser quelques bons modèles de planificateur de vacances d'équipe dans Excel pour tout garder sous contrôle.
Automatisez partout où vous le pouvez
Cela signifie laisser le logiciel de gestion de planification prendre la direction de certaines de vos tâches, telles que la gestion des rapports et des exigences. Formez votre équipe à se familiariser avec le logiciel afin de tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités.
N’oubliez pas d’opter pour des plateformes qui disposent d'outils de collaboration puissants, pour mettre en évidence qui travaille sur quelle tâche et à quel moment. Vous pouvez nommer une personne de référence qui possède les compétences décisionnelles nécessaires pour vous remplacer et distribuer les approbations.
Un logiciel de gestion peut aider à gérer les horaires et propose également une fonctionnalité de calendrier d'équipe qui mettra en évidence si des vacances entrent en conflit.
Conclusion
La planification des employés est une tâche continue qui n’a pas de date de fin. Vous devez choisir les meilleures stratégies de suivi pour votre entreprise afin de gérer les demandes des employés pour les congés et même les ajustements de dernière minute. La gestion des horaires de travail, heureusement, ne doit pas être difficile si vous intégrez les besoins des employés et de l'entreprise dans vos stratégies et adoptez un plan clair pour une planification magistrale.
Si malgré tout ce qui précède, la planification du travail continue d'être une tache qui vous fait perdre du temps à établir, gérer et distribuer des horaires, il est temps d'ajuster votre processus ou de trouver un nouveau système de planification.