Comment élaborer un rapport d'activité ?

Le rapport d'activité fournit aux employés et aux gestionnaires des renseignements sur les tâches passées, actuelles et à venir. En outre, le présent document est soit demandé par un dirigeant ou un collègue, soit diffusé pour informer le personnel des progrès ou des obstacles rencontrés dans le cadre d'un projet.

D’ailleurs, ce type de rapport représente souvent un rapport d’avancement, un journal de travail ou une mise à jour d’un projet. Bien que ces rapports d'activité soient souvent des messages envoyés par note de service ou par courrier électronique, ils constituent un document essentiel pour communiquer, collaborer et coopérer sur le lieu de travail.

Dans cet article, nous allons prendre soin d’expliquer en détail la définition d’un rapport d’activité et de présenter son contenu. Nous allons présenter également la manière de rédiger, d’analyser et de conclure ce document.

Table des matières

C'est quoi le rapport d'activité ?

La définition du rapport d’activité

L’importance d’un rapport d’activité

Quel est le contenu d'un rapport d'activité ?

Comment commencer son rapport d'activité ?

Comment analyser un rapport d'activité ?

Comment conclure un rapport d'activité ?

Qui rédige le rapport d’activité ?

C'est quoi le rapport d'activité ?

Dans un premier temps, nous ferons le point sur la définition exacte et complète d'un rapport d'activité. Nous présenterons ensuite l'utilité du présent rapport pour la structure concernée.

La définition du rapport d’activité

Le rapport d’activité est un document qui prend la forme d’un bilan de travail préparé par le dirigeant de la société pour présenter les événements et les projets réalisés durant une période déterminée. Autrement dit, un rapport d'activité fait référence à un résumé des activités réalisées sur une période donnée (projets ou événement) et qui doit être délivré à la direction de l'entreprise.

 D’ailleurs, un tel rapport fournit des informations détaillées sur le rendement du personnel. Il comprend également le volet commercial, c'est-à-dire les renseignements sur le nombre de clients approchés, le nombre de démonstrations réalisées, le nombre de nouveaux comptes, etc. 

Par ailleurs, il convient de noter que le rapport d’activité représente une évaluation personnelle qui doit être effectuée dans de nombreux services. Et avant de rédiger ce document, il faut en comprendre les tenants et les aboutissants pour que la perception du lecteur soit exacte.

De plus, il faut savoir que le rapport d'activité répond souvent à une demande du gestionnaire qui doit en savoir plus sur plusieurs aspects. Le dirigeant peut ainsi décider clairement de ce qui s'en vient. Il s'agit aussi d'une manière professionnelle de soumettre des propositions à la hiérarchie.

En ce qui a trait à la source de l'information, la personne responsable de rédiger le rapport d'activité peut faire référence à la documentation, aux entrevues, aux notes de lecture, aux procès-verbaux, etc. Ce qui est important ici, c'est d'être rigoureux, précis et concis de façon à éviter des détails qui ne sont pas pertinents.

L’importance d’un rapport d’activité

En tant que document récapitulatif, le rapport d'activité vise à présenter un résumé de l'activité menée au cours du dernier trimestre ainsi que de l'activité actuelle et future. Ce rapport comprend également un plan d'action avec les coûts qui s'y rattachent, les chiffres obtenus, la stratégie mise en place et les objectifs préalablement fixés.

Dans l’ensemble, le rapport d’activité permet de : 

• Mettre l'accent sur la santé financière de l'organisme;
• Présenter les actions et les événements du dernier exercice de manière transparente;
• Fournir des perspectives évolutives et des propositions pour l'avenir;
• Faire preuve de transparence pour renforcer le climat de confiance interne et externe.

Quel est le contenu d'un rapport d'activité ?

Il convient de souligner que les données du rapport d'activité sont recueillies tout au long de l’année. Afin de faciliter l'élaboration de ce document, il est important de procéder à de mini bilans. Ces derniers ont pour but d’aider la personne en charge à rédiger le rapport d’activité le moment venu.

D’ailleurs, le rapport d’activité est divisé en plusieurs parties :  

• Le résumé : cette étape permet de fournir au lecteur un aperçu général du contenu du rapport.
• L’introduction : dans cette partie, la personne chargée de la rédaction du rapport d’activité définit et précise le contexte de ce document et présente le plan général du document.
• Le sommaire : la personne chargée de la rédaction du rapport d’activité prend soin d’élaborer un sommaire clair et précis. Il s’efforce également de réaliser une liste de sigles en vue de faciliter la lecture du document.
• Le corps du texte : cette partie contient les chiffres clés et leurs explications détaillées ainsi que les projets et les événements majeurs liés à l'entreprise. 
• La conclusion : dans cette section, l'auteur reprend les points importants du rapport d'activité, élargit la portée des points de vue et expose le plan d'action.

Bien qu’il soit nécessaire de respecter le contenu du rapport d’activité, il est également important de mettre le point sur la forme de ce document. Pour ce faire, il est nécessaire de favoriser le style simple et concis en insistant sur les objectifs atteints.

 Il convient aussi de choisir des termes qui reflètent l’action, tels que, par exemple, réussir, effectuer, solutionner, etc.

En outre, il est essentiel de mentionner dans le rapport d’activité les différentes dates, à savoir les dates de début et de fin de l’activité en question. Mais pas que ! Il faut faire attention à l’orthographe, à la ponctuation et à la syntaxe et il faut éviter les longues énumérations ainsi que les termes trop techniques. 

Comment commencer son rapport d'activité ? 

Pour rédiger un rapport d’activité, il faut commencer par établir le sommaire. Celui-ci est représenté en haut du rapport pour résumer les activités menées. En outre, il faut que cette partie soit précise et concise sans entrer dans les détails.

L’important, ici, est de résumer les points importants et de donner une vue d’ensemble de la situation.

Par la suite, la personne chargée de la rédaction du rapport doit fournir des précisions à l'appui de chaque point du résumé. Pour ce faire, il convient d’établir une présentation schématique tout en structurant les informations en plusieurs parties.

Il est aussi nécessaire de réaliser des rubriques en insérant une liste à puces dans le but de résumer les événements qui ont eu lieu durant une période déterminée tout en restant précis et concis.

Pour rappel, il est important d’utiliser un format professionnel. En effet, le rapport doit être bien organisé, et ce, en utilisant une police professionnelle, des titres, une mise en page correcte, des dates, etc.

 Il faut également utiliser le journal qui contient les informations et les mini-bilans réalisés tout au long de la période de l’étude en vue de faciliter la rédaction du rapport d’activité. 

Comment analyser un rapport d'activité ?

La rédaction du rapport d’activité permet de réaliser une analyse des différents événements effectués pendant une période déterminée ainsi que les projets à venir. Pour cela, la personne chargée de la rédaction de ce document doit procéder par un rappel des différents objectifs définis préalablement et les attentes de rendement.

 Pour ce faire, l'auteur doit expliquer les différentes données réelles afin d'illustrer la manière dont les objectifs sont atteints. 

Par la suite, la personne chargée est amenée à fournir des données réelles en vue d’aider les lecteurs à mieux visualiser les résultats. À cette fin, elle doit mettre en place 1 ou deux graphiques permettant d’illustrer les données présentées dans le document en question.

Et pour documenter les réalisations, il convient de mettre le point sur la méthode CAR (challenge, action, résultats). Celle-ci permet d’organiser les activités pour faciliter la lecture du rapport d’activité.

Par ailleurs, en utilisant la méthode CAR, le rédacteur sera en mesure de définir les défis que pose le travail ainsi que les actions menées par les collaborateurs. Ensuite, il sera capable de documenter les résultats tout en restant précis et concis.

En outre, afin d’analyser explicitement le rapport d’activité, la personne chargée de sa rédaction doit présenter clairement la méthodologie appliquée.

Assurément, il est nécessaire d'expliquer brièvement la méthode employée et de renseigner le lecteur sur la logique de celle-ci. Il ne faut pas oublier également de mentionner les dates du sondage et d’expliquer les objectifs de l’étude.

Comment conclure un rapport d'activité ?

Après avoir présenté l’ensemble des résultats des activités réalisées au cours de la période en question, l’auteur du rapport de mettre le point sur ses propres réalisations tout en restant clair, précis et concis.

À titre d’exemple, il peut utiliser la méthode STAR qui permet de décrire une tâche, une situation, les actions réalisées et les résultats atteints. L’objectif de cette technique est d’élaborer des liens entre les problèmes et les résultats atteints durant une période déterminée.

En outre, la personne responsable de la rédaction du rapport d'activité devrait souligner son utilité ainsi que ses propres résultats. Elle devrait aussi expliquer brièvement pourquoi ses accomplissements sont importants pour l'entreprise.

Après avoir finalisé la rédaction du contenu du rapport d’activité, il est important de procéder à la correction avant de le délivrer au responsable ou à la direction. Il faut donc corriger les fautes d’orthographe, de ponctuation, de grammaire et de syntaxe.

Les relectures sont également très importantes. À ce titre, nous recommandons une nouvelle vérification le jour suivant pour corriger efficacement ce document.

Pour rappel, l'auteur doit choisir un langage adapté à la rédaction du rapport d'activité de l'entreprise. Les aspects négatifs doivent donc être traités positivement.

Cela permet de mettre l’accent sur les mesures prises pour régler le problème plutôt que de chercher à obtenir des excuses officielles.

Dans l’ensemble, il convient de mettre en forme le rapport d’activité. Comme cité auparavant, il est essentiel de choisir un vocabulaire professionnel et pertinent. Il faut aussi opter pour des termes qui reflètent l’action et de faire attention à l’orthographe, la syntaxe et la ponctuation. Aussi, l’auteur doit mettre tout en œuvre pour structurer correctement le texte en choisissant des titres pertinents, des visuels (graphiques, images, schémas, etc.) pour faciliter la compréhension du document.

Qui rédige le rapport d’activité ?

Le rapport d'activité permet à la société d'identifier et de présenter les diverses actions menées et d'anticiper les futurs projets. Il s’agit ainsi d’un document qui fournit aux responsables et aux collaborateurs pour choisir facilement les activités et les projets à venir.

C’est la raison pour laquelle il doit être rédigé correctement et d’une manière précise et concise, tel que mentionné ci-dessus. 

En plus d'une rédaction claire, précise et concise, le rapport peut comprendre des graphiques, des diagrammes et des tableaux visant à faciliter la compréhension des divers points. 

Et pour revenir sur le point principal de cette partie, il convient de souligner que la préparation du rapport d'activité est une obligation des mandataires sociaux (gestionnaire, président, etc.).

De fait, il faut savoir que le Code de commerce oblige les dirigeants de Sarl, les dirigeants de SNC ou les présidents de SAS ou de SA à produire ce document.

Somme toute, le rapport d’activité est un document qui représente les événements et les projets réalisés durant une période déterminée.

Effectivement, ce document permet de fournir des informations détaillées sur le rendement du personnel ainsi que sur les activités de l’entreprise. Il comporte aussi des informations comme le nombre de clients approchés, le nombre de démonstrations réalisées, le nombre de nouveaux comptes, etc.