Tutoriel Word : comment ne pas imprimer les commentaires dans un document

Lorsque vous imprimez un document dans Word, les commentaires ou les annotations sont imprimés. Est-il possible d'imprimer sans les commentaires dans Word ?

Microsoft Word est l’application de traitement de texte la plus établie, avec une liste de fonctionnalités très variée. Microsoft Word permet d'afficher les modifications dans un document et d'afficher des commentaires. Les commentaires peuvent être des notes adressées à vous-même ou à un collègue concernant les modifications à apporter à un document. Par défaut, Microsoft Word n'imprimera pas ces commentaires, mais le programme peut être configuré pour les imprimer. Si vous constatez que les commentaires s’impriment automatiquement, il vous suffit de modifier une option lors de la configuration des paramètres d’impression.

En ce qui concerne la fonctionnalité de commentaires du réviseur dans Word 2013, il peut être difficile de les voir sur la copie imprimée finale d'un document. Mais avec quelques ajustements supplémentaires, vous pouvez les faire ne pas apparaître sur la copie finale lorsque vous les imprimez. Suivez simplement les conseils ci-dessous et vos commentaires ne seront pas visibles pour ce document.

La possibilité de laisser des commentaires dans un document Microsoft Word est utile. Cependant, la présence de commentaires peut être irritante au moment d’imprimer le document. Heureusement, il existe un moyen de s'en débarrasser avant l'impression. Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment utiliser cette fonctionnalité dans chaque version de Word. Mais d’abord, expliquons rapidement en quoi consistent les commentaires et examinons quelques fonctions de commentaire plus élémentaires.

Table des matières

Comment ne pas imprimer les commentaires dans un document Microsoft Word

Que sont les commentaires et comment les insérer ?

Insérer des commentaires dans Word 2013 et Word 2016

Insérer des commentaires dans Word 2002 et Word 2003

Ajout d'un commentaire à l'aide d'un clic droit

Ajout d'un commentaire à l'aide du suivi des modifications

Répondre à un commentaire

Conseils supplémentaires pour les commentaires dans Word

Changer votre nom dans les commentaires

Modification et suppression des commentaires

Supprimer les commentaires

Résoudre les commentaires dans Word

Dois-je supprimer ou résoudre les commentaires ?

Le volet de révision

Impression sans commentaires

Word 2010 et 2016

Word 2007

Word 2002 et Word 2003

Que sont les commentaires et comment les insérer ?

Par définition, un commentaire est une note ou une annotation qu'un auteur ou un relecteur peut ajouter à un document. Dans Microsoft Word, ils sont le plus souvent utilisés par les éditeurs pour expliquer certaines décisions ou nécessiter des explications supplémentaires de la part de l'auteur. Voyons comment insérer un commentaire dans un document Word.

Les commentaires sont très utiles lorsque vous collaborez à un document au travail ou à l'école. Sans commentaires, les changements peuvent être difficiles à remarquer et peuvent conduire à des erreurs ou à de la confusion.

Toutefois, lorsque vous devez imprimer un document qui a été lourdement modifié, vous n’avez peut-être pas besoin d’inclure les commentaires faisant partie du processus de modification. Notre guide ci-dessous vous montrera le paramètre d'impression à ajuster pour que les commentaires ne soient pas imprimés avec votre document dans toutes les versions de Word.



Vous pouvez facilement insérer des commentaires dans Word pour suggérer des modifications au document sans modifier le texte du document. Voici comment ajouter rapidement des commentaires dans chaque version de Word.

Insérer des commentaires dans Word 2013 et Word 2016

L'ajout d'un commentaire à un document Word ne prend pas de temps, vous permettant d'ajouter plusieurs commentaires sans tracas. Pour ajouter un commentaire suivez les étapes ci-dessous :

  1. Mettez en surbrillance une partie du texte pour laquelle vous souhaitez faire un commentaire. Si vous ne souhaitez pas commenter un segment de texte spécifique, placez votre curseur près de la partie du document mentionnée concernant votre commentaire. Votre commentaire sera créé à la position du curseur.
  2. Sélectionnez l'onglet « Révision » dans l'interface du ruban en haut de la fenêtre.
  3. Cliquez sur le bouton « Nouveau commentaire » pour insérer un nouveau commentaire associé au texte sélectionné ou à la position du curseur.
  4. Tapez votre texte de commentaire dans la case.
  5. Lorsque vous êtes prêt à valider le texte, sélectionnez en dehors de la zone.
  6.  Le commentaire sera maintenant affiché sur le côté droit du document jusqu'à ce qu'il soit supprimé ou résolu.

Remarque : Word 2007 et 2010 sont assez similaires, vous ne rencontrerez donc probablement aucun problème si vous utilisez certaines des anciennes éditions.

 Insérer des commentaires dans Word 2002 et Word 2003

  1. Commencez par sélectionner un mot / paragraphe ou cliquez simplement où vous souhaitez commenter.
  2. Recherchez le menu « Insertion »,
  3. puis choisissez « Commentaire ».
  4. Une bulle de commentaire réapparaîtra, prête à afficher tout ce que vous êtes sur le point de commenter.

Remarque : vous ne pouvez pas insérer de commentaire dans l’en-tête ou le pied de page du document.

Ajout d'un commentaire à l'aide d'un clic droit

  1. Double-cliquez sur un document Word que vous souhaitez modifier. Cela ouvrira le document dans Microsoft Word.
  2. Cliquez et faites glisser votre curseur sur du texte. Cela mettra en évidence le texte. Vous devez mettre en évidence tout ce sur quoi vous souhaitez laisser un commentaire (par exemple, une phrase entière ou un paragraphe).
  3. Cliquez avec le bouton droit sur le texte sélectionné. Cela fera apparaître un menu déroulant.
  4. Cliquez sur « Nouveau commentaire ». C'est au bas du menu contextuel.
  5. Tapez votre commentaire. Il apparaîtra à droite de la fenêtre de Microsoft Word.
  6. Cliquez n'importe où sur le document. Cela cimentera votre commentaire et vous permettra de passer à la section suivante du texte à commenter.

Veillez à enregistrer votre document avant de fermer, sinon vos commentaires ne seront pas enregistrés.

Ajout d'un commentaire à l'aide du suivi des modifications

  1. Double-cliquez sur un document Word que vous souhaitez modifier. Cela ouvrira le document dans Microsoft Word.
  2. Cliquez sur l'onglet « Révision ». C'est dans le ruban en haut de la page du document. Cela ouvrira un nouvel ensemble d’options liées à la modification de votre document.
  3. Cliquez sur « Suivi des modifications ». Cette option est située en haut de la page Word, près du milieu de l'écran. Cliquez dessus pour activer la fonctionnalité « Suivi des modifications » de Microsoft Word.
  4. Cliquez sur la liste déroulante en regard de Suivi « des modifications » puis sur la flèche en regard de « Toute les marques ». Cela vous présentera les options d'édition suivantes :

-          Marques simples : Dessine une ligne rouge verticale à l'extrême gauche de tout texte ajouté ou supprimé, mais n'indique aucune autre modification.

-          Toutes les marques : Affiche toutes les modifications que vous apportez à votre document en texte rouge et dans les zones de commentaire situées à gauche de la page.

-          Aucune marque : Affiche vos modifications en plus du document d'origine, mais aucun texte en rouge ou zone de commentaire n'apparaît.

-          Original : Affiche le document original sans vos modifications.

  1. Cliquez sur « Toutes les marques ». Cette option vous permet de laisser des commentaires aux autres utilisateurs pour qu'ils les consultent au besoin.

  1. Cliquez et faites glisser votre curseur sur du texte. Cela mettra en évidence le texte. Vous devez mettre en évidence tout ce sur quoi vous souhaitez laisser un commentaire (par exemple, une phrase entière ou un paragraphe).
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau commentaire. Il se situe près du centre de la rangée d'outils « Révision » en haut de la fenêtre Word.
  3. Tapez votre commentaire. Il apparaîtra à droite de la fenêtre de Microsoft Word.
  4. Cliquez n'importe où sur le document. Cela cimentera votre commentaire et vous permettra de passer à la section suivante du texte à commenter.

Veillez à enregistrer votre document avant de fermer pour vous assurer que vos commentaires sont préservés.



Répondre à un commentaire

  1. Double-cliquez sur un document Word modifié. Cela ouvrira le document dans Microsoft Word.
  2. Passez le curseur sur un commentaire. Vous verrez quelques options apparaître sous le commentaire.
  3. Cliquez sur « Répondre ». C'est l'option la plus à gauche sous le commentaire que vous avez sélectionné.

  1. Tapez votre réponse. Il apparaîtra en retrait sous le commentaire d'origine.
  2. Cliquez n'importe où sur le document. Cela cimentera votre réponse au commentaire.

Conseils supplémentaires pour les commentaires dans Word

-          Les commentaires peuvent être modifiés comme du texte normal, mais les options de formatage disponibles sont moins nombreuses. Les modifications de base, comme le texte en gras et en italique, fonctionneront, de même que la sélection de polices.

-          Des images peuvent être ajoutées aux commentaires, mais l'espace est tellement petit que le destinataire aura probablement du mal à les visualiser. La largeur de la zone de marquage ne peut pas être ajustée. Par conséquent, les images plus grandes seront rognées sur le côté droit.

-          Une fois qu'un commentaire est validé, le texte reste en surbrillance. Une ligne en pointillé connectera le texte en surbrillance au commentaire, qui apparaît avec le nom de l'utilisateur qui a créé le commentaire. Si un autre utilisateur ouvre le document, les commentaires apparaîtront de la même manière que vous les voyez.

Changer votre nom dans les commentaires

Tous les commentaires que vous créez apparaîtront avec votre nom, comme spécifié dans Word. Toutefois, vous pouvez modifier le nom et les initiales qui apparaissent en haut de vos commentaires à partir de Word :

Sous Windows, vous pouvez modifier le nom affiché dans « Fichier » puis sur « Options » et cliquez sur « Général », puis faites défiler jusqu'à la section « Personnalisez votre suite de programme Microsoft Office ».

Une fois que vous avez trouvé les sections susmentionnées, tapez votre nom et vos initiales préférés. Veillez à cocher la case située sous votre nom pour obliger Word à utiliser ces informations. Cela remplace le nom de votre compte Office et le remplace par le nom et les initiales que vous avez spécifié.

Modification et suppression des commentaires

Changer les commentaires est très simple, vous pourrez probablement les voir (à moins de les avoir cachés). Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur la bulle, puis de modifier son texte.

Pour ce faire, vous pouvez également cliquer sur le volet de révision situé dans l'onglet « Révision » et rechercher le commentaire que vous souhaitez modifier.

Les commentaires dans Microsoft Word peuvent être supprimés d'un document de l'une des manières suivantes : Vous pouvez supprimer des commentaires dans Word ou les résoudre.

La suppression d'un commentaire le supprime définitivement du document. Lors de la suppression d'un commentaire, aucun enregistrement n'est conservé. Si vous avez le choix, il est préférable de résoudre les commentaires. La résolution d'un commentaire vous permet de marquer le commentaire comme terminé. Cela permet au rédacteur d'origine de mieux suivre ce qui a été modifié et au réviseur de voir comment les modifications recommandées ont été implémentées. Lors de la résolution d'un commentaire dans Word, un enregistrement du commentaire est conservé.

N'oubliez pas que la suppression de commentaires dans Word supprime complètement les commentaires du document. Si vous utilisez une version de Word antérieure à Word 2016, les commentaires peuvent seulement être supprimés.

Supprimer les commentaires

La possibilité de commenter des documents dans Word vous donne non seulement la possibilité de prendre des notes sur les documents que vous travaillez vous-même, mais facilite également la collaboration d’un groupe de personnes sur un document. Ces commentaires sont notés dans la colonne de droite du document et sont étiquetés avec le nom de la personne qui a fait le commentaire.

Mais un effet secondaire malheureux de ces commentaires est qu’ils sont souvent inclus lorsque vous allez imprimer ce document. Si vos besoins vous imposent de ne pas inclure ces commentaires dans la version imprimée du document, vous recherchez peut-être un moyen de les supprimer.

Suivez ces étapes pour supprimer un commentaire :

  1. Sélectionnez le commentaire que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur l'onglet « Révision » dans le ruban en haut de l'écran.
  3. Dans l'onglet Révision, cliquez sur « Supprimer » puis sur « Supprimer » le commentaire.

Dans Office 2016 et Office 365, vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un commentaire pour sélectionner « Supprimer le commentaire » dans le menu contextuel. Les anciennes versions de Word n'autorisent que la suppression de l'onglet Révision. Peu importe la méthode, les deux ont la même fonction.

Les commentaires peuvent également être supprimés en bloc. Cliquez sur l'onglet « Révision » du ruban, puis sur le triangle d'affichage en regard de l'icône « Supprimer ». Dans ce menu, vous pouvez sélectionner « Supprimer tous les commentaires ».



Résoudre les commentaires dans Word

La résolution des commentaires agit sur la demande de suppression, mais ne supprime pas le texte du commentaire du document.

Pour résoudre un commentaire :

  1. Sélectionnez le commentaire que vous souhaitez résoudre.
  2. Cliquez sur l'onglet « Révision » sur le ruban.
  3. Cliquez sur le bouton « Accepter », situé dans le groupe « Modification »

Pour Office Online, les commentaires sont résolus en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur du commentaire et en cliquant sur Résoudre le fil de discussion.

Lorsque vous résolvez un commentaire, sa couleur s'estompe, mais il reste affiché dans la zone de marquage. Pour inverser la résolution, cliquez à nouveau sur le commentaire, puis sur le bouton « Accepter » dans l’onglet « Révision » du ruban. Cela désactive le statut résolu.

Pour parcourir plusieurs commentaires et actions séparément, utilisez les boutons « Précédent » et « Suivant » adjacents au bouton « Accepter ». Cela permet de passer automatiquement au prochain ou au dernier commentaire en ligne, sans défilement manuel.

Dois-je supprimer ou résoudre les commentaires ?

Si vous avez reçu un document avec des commentaires d'un autre utilisateur, vous pouvez conserver un enregistrement des commentaires. Avec cette piste de papier, vous pouvez être sûr que vous avez apporté toutes les modifications demandées et que vous n'avez pas accidentellement oublié un point important. Cela préserve le texte et l'emplacement du commentaire, permettant ainsi à l'auteur et à l'éditeur de les examiner facilement.

Lorsque vous avez rédigé votre propre commentaire, sa suppression est probablement la meilleure option. Un commentaire supprimé disparaît tout simplement. C'est mieux lorsque vous avez changé d'avis à propos d'un commentaire ou que vous souhaitez modifier le point de texte auquel le commentaire est ancré.

De plus, vous pouvez faire la même chose dans le volet de révision.

Le volet de révision

L'objectif du volet de révision est de faciliter la lecture de longs commentaires, ainsi que de fournir une vue d'ensemble de tous les commentaires au même endroit.

Pour afficher le volet sur les versions 2007 et 2010 et nouvelle versions de Word, vous devez l'activer dans l'onglet « Révision ». C’est dans le groupe de suivi. Vous pouvez choisir si vous préférez une version horizontale ou verticale.

Dans les anciennes versions de Word (2002 et 2003), vous devriez trouver la barre d’outils Révision, puis cliquer sur Volet Révision. La barre d’outils Révision devrait maintenant apparaître, mais si ce n’est pas le cas, accédez au menu Affichage, recherchez-y les barres d’outils et cliquez sur Révision.

Impression sans commentaires

Microsoft Word est doté de nombreuses fonctionnalités et, malheureusement, de nombreuses personnes ne savent même pas ce qu’elles peuvent faire avec Word. Disons simplement que vous avez un document Word contenant des commentaires. Microsoft vous permet d'imprimer des documents Word sans commentaires. Si vous constatez que vos documents s’impriment automatiquement avec les commentaires, sachez qu’il existe une fonction d’impression de texte sans commentaire dans Microsoft. Le défi consiste maintenant à savoir comment imprimer des documents Word sans commentaires. Vous le verrez en lisant cette partie.

Word 2010 et 2016

Les étapes décrites dans cette partie ont été effectuées dans la version Word pour Office 2016 de l'application. Notez que cela ne fera que supprimer les commentaires lors de l’impression du document. Les commentaires seront toujours inclus dans le document afin que vous puissiez continuer à les utiliser plus tard.

Les étapes ci-dessous vous montreront comment masquer les commentaires existant dans un document lorsque vous imprimez ce document. Cela n'affectera pas l'affichage des commentaires lorsque vous affichez le document dans Word.

Il existe deux manières de préparer un document pour impression sans commentaires dans Word 2010 et 2016.

Pour cela, vous devez suivre ces étapes :

  1. Accéder à l'onglet « Révision »,
  2. Rechercher le groupe de fonctions de « suivi » et ouvrir le menu « Afficher les marques »
  3. À partir de là. Si cette case est cochée, décochez la case « Commentaires ».

L'autre façon consiste à :

  1. Aller à l'onglet « Fichier » principal.
  2. À partir de là, choisissez « Imprimer » pour ouvrir la fenêtre de configuration.
  3. Tout en haut se trouve le menu déroulant dans lequel vous pouvez choisir les pages à imprimer.
  4. Après avoir cliqué dessus, vous remarquerez qu’il y a une option « Imprimer les marques ».
  5. Décochez la case correspondante à cette option

Word 2007

Word 2007 propose également deux méthodes pour préparer un fichier en vue de l’impression sans aucun commentaire.

-          la première étant la même que dans les nouvelles versions de Word. Pour résumer, vous devez rechercher l'onglet « Révision », puis le groupe de suivi à partir de là. Un menu déroulant indique « Afficher les marques » et une case à cocher des commentaires à désactiver.



-          Si vous préférez traiter les commentaires depuis le menu principal, cliquez sur le bouton Office situé dans le coin supérieur gauche. À partir de là, allez à « Imprimer », qui vous mènera à la boîte de dialogue « Imprimer ». Semblable à d’autres versions de Word, une option vous demande ce que vous souhaitez imprimer (« Imprimer quoi »). Le document affichant les annotations est sélectionné par défaut. Vous devez cliquer sur le menu déroulant et choisir « Document » à la place.

Word 2002 et Word 2003

Encore une fois, il existe deux méthodes, toutes deux similaires à celles des autres versions de Word.

-          La première consiste à cliquer sur « Marques » dans le menu « Affichage » pour masquer les bulles du document.

-          La seconde consiste à cliquer sur « Imprimer » dans le menu « Fichier ». Comme dans Word 2007, vous avez à définir l’option « Imprimer quoi » sur « Document ».

Si vous examinez le panneau d'aperçu avant impression de la fenêtre, vous constaterez que les commentaires ne sont plus inclus dans la version imprimée du document. Vous pouvez donc cliquer sur le bouton « Imprimer » pour créer la version imprimée du document que vous souhaitez.

Résumé

Bien que les commentaires soient une fonctionnalité très utile, la plupart des utilisateurs souhaitent que leurs documents Word soient imprimés sans commentaires. Suivez simplement le processus expliqué dans ce tutoriel et vous pourrez le faire vous-même.