Tutoriel PowerPoint : réaliser un organigramme

Dans ce tutoriel nous allons présenter les étapes essentiels pour créer un organigramme dans PowerPoint. Vous apprendrez à utiliser une combinaison de SmartArt pour les organigrammes flexibles et à utiliser les formes pour créer manuellement de superbes organigrammes personnalisés.

Si vous souhaitez mettre en valeur la structure de votre entreprise aux spectateurs, un organigramme fera le travail. En fait, la façon dont vous composez vos équipes est importante. Que ce soit pour une proposition de projet ou une présentation commerciale, les organigrammes sont extrêmement utiles pour comprendre la hiérarchie et la relation entre les différentes entités. Aussi, la création d'un organigramme correctement structuré garantit que vous avez les bonnes personnes en tant que superviseurs et les bonnes équipes configurées pour faire un travail donné.

Dans PowerPoint, vous pouvez créer des organigrammes qui montrent les patrons, les subordonnés, les collègues et les assistants. Vous pouvez facilement réorganiser la chaîne de commande, ajouter de nouvelles boîtes ou supprimer des boîtes et appliquer des effets 3D sophistiqués.

Table des matières

Tutoriel : Comment réaliser un organigramme sur PowerPoint ?

Introduction

Qu'est-ce qu'un organigramme ?

Comment créer un organigramme dans PowerPoint ?

Méthode 1 : Créer un organigramme avec un modèle intégré

Suppression de zones de graphique

Modification de la disposition du graphique

Méthode 2 : Créer un organigramme personnalisé

Conclusion

Qu'est-ce qu'un organigramme ?

Un organigramme est l’un des outils les plus puissants pour organiser des structures autrement déroutantes. Il s’agit d’un diagramme qui affiche une hiérarchie de rapports ou de relations. L'application la plus fréquente d'un organigramme est de présenter la structure d'une entreprise, d'un gouvernement ou d'une autre organisation. Comment organisez-vous votre entreprise pour que le maximum du travail soit fait ? Comment devrait être la communication au sein d’une entreprise pour réaliser les missions efficacement? La meilleure façon d’illustrer ceci est l’utilisation d’un organigramme.

Presque tout le monde au sein d'une entreprise peut utiliser des organigrammes pour comprendre la structure de rapport. Souvent, les employés d'autres secteurs de l'entreprise consultent l'organigramme pour déterminer à qui s’adresser pour résoudre un problème.

Voici les applications les plus répandues d’un organigramme :

• Montrer les responsabilités professionnelles et les rapports hiérarchiques.
• Permettre au leadership de gérer plus efficacement la croissance ou le changement.
• Permettre aux employés de mieux comprendre comment leur travail s'inscrit dans le schéma général de l'organisation.
• Améliorer les lignes de communication.
• Présenter d'autres types d'informations, telles que les structures d'entités commerciales et les hiérarchies de données.

Comment créer un organigramme dans PowerPoint ?

Avec PowerPoint, il existe deux méthodes pour créer un organigramme. La première et la plus simple façon consiste à insérer et modifier l'un des nombreux modèles disponibles dans PowerPoint. Cela vous fournit une base de travail que vous pouvez simplement modifier pour s’aligner avec vos besoins. Par contre, si vous n’arrivez pas à trouver un modèle qui vous convient, vous pouvez construire et personnaliser votre propre modèle. Dans ce tutoriel, nous vous fournirons des instructions étape par étape sur la façon dont vous pouvez utiliser les deux méthodes. Apprenez à construire votre organigramme.

Méthode 1 : Créer un organigramme avec un modèle intégré

Bien que vous ayez, peut-être, utilisé plusieurs applications de conception graphique comme « Photoshop » ou « Illustrator » pour créer des graphiques dans le passé, vous pouvez créer des graphiques impressionnants uniquement avec PowerPoint. Que ce soit pour une entreprise ou un arbre généalogique, Microsoft PowerPoint rend facile la création des organigrammes à l'aide de l’option « SmartArt ».

SmartArt est un moyen intégré dans PowerPoint pour créer des graphiques interactifs en suivant les étapes suivantes :

1. Sélectionnez la diapositive (dans votre présentation PowerPoint) à laquelle vous allez ajouter l'organigramme.
2. Accédez à l'onglet « Insertion» sur le ruban de PowerPoint.
3. Cliquez sur le bouton « SmartArt » dans le groupe « Illustrations» pour ouvrir le générateur SmartArt.

4. Dans la boite « Choisir un graphique SmartArt» qui s'ouvre, choisissez la catégorie « Hiérarchie » dans le volet gauche.

5. Dans la zone à droite de la boite de dialogue, cliquez sur une disposition d'organigramme, telle que « Organigramme».

6. Une fois que vous appuyez sur «OK », vous verrez un nouveau graphique sur votre diapositive.

Remarque : Une zone de texte apparaît sur le côté gauche du graphique sous forme d’un plan dans lequel vous pouvez créer la structure de l'entreprise et remplir automatiquement le graphique SmartArt que vous avez créé.

7. Cliquez sur n'importe quel coin de votre organigramme et faites-le glisser vers l'intérieur ou vers l'extérieur pour ajuster sa taille à votre guise.

8. Alignez votre organigramme au centre de la diapositive en suivant les instructions visuelles de PowerPoint.

9. Accédez à l’onglet « Création» sous « Outils SmartArt » et cliquez sur « Modifier les couleurs » pour styliser l’organigramme. Excel vous affichera une gamme de couleurs et de combinaisons basées sur le modèle de votre thème. Vous pouvez appliquer d'autres couleurs, mais nous vous recommandons conserver la palette principale de votre thème.

10. Pour saisir vos données dans le graphique SmartArt, cliquez sur une zone ou boite dans le graphique, puis tapez le texte que vous souhaitez à la place du texte d'espace réservé.

11. Cliquez sur chaque zone de texte supplémentaire dans le graphique SmartArt, puis tapez votre texte également dans celles-ci.

Alternativement, pour remplir les boites, ouvrez le volet du texte en cliquant sur le graphique pour faire apparaître son contour, puis en cliquant sur la petite flèche sur sa bordure gauche.

12. Pour insérer une nouvelle boîte, cliquez sur la boîte existante qui est la plus proche de l'endroit où vous souhaitez ajouter la nouvelle boîte. Dans cet exemple nous allons sélectionner la boite « Chef 1».
13. Accédez à l'onglet « Création », cliquez sur « Ajouter une forme » et puis sélectionnez une des options suivantes.

Ajouter la forme après : cette option insère une nouvelle boîte au même niveau de la boîte sélectionnée, immédiatement à sa droite. Par exemple, nous pouvons l’utiliser pour ajouter un deuxième chef.

Ajouter la forme avant : insère une nouvelle boîte au même niveau que la boîte sélectionnée, immédiatement à sa gauche.

Ajouter la forme au-dessus : elle insère une nouvelle boîte au-dessus de la boîte sélectionnée.

Ajouter la forme ci-dessous : insère une nouvelle boîte sous la boîte sélectionnée.

Ajouter assistant(e) : insère une nouvelle boîte sous la boîte sélectionnée, mais la nouvelle boîte est connectée avec un connecteur coudé spécial pour indiquer que la boîte est un assistant et non un subordonné.

14. Tapez votre nouveau texte directement dans la nouvelle zone ou via le volet de texte. Et c’est tout ce qu’il faut pour créer un organigramme dans Microsoft PowerPoint.

Remarque : Pour la plupart des organigrammes, il est idéal de lister non seulement les noms des employés, mais également leurs rôles dans l'organisation ou le titre du poste. Pour ajouter une description de post de chaque employé, ajoutez un saut de ligne avec Ctrl + Entrée pour créer une deuxième ligne avec le titre du poste sous le nom. Cela faciliterait la lecture de la structure de votre organisation PowerPoint.

Suppression de zones de graphique

Pour supprimer une boîte d'un organigramme, sélectionnez d’abord la boîte à supprimer et appuyez sur la touche « Suppr » de votre clavier. Vous verrez que PowerPoint ajuste automatiquement le graphique pour compenser la boîte perdue.

Modification de la disposition du graphique

PowerPoint vous permet de choisir parmi quatre styles d'organisation des subordonnés dans une branche d'organigramme. Pour accéder à ces styles, sélectionnez l’organigramme et accédez à l’onglet « Création ». Dans le groupe créer un graphique, ouvrez le menu déroulant « Disposition ».

Standard : Dans ce style, les formes subordonnées sont placées au même niveau sous la forme supérieure.

Les deux : les subordonnés sont placés deux par niveau sous le supérieur avec la ligne de connexion entre eux.

Retrait à gauche : les subordonnés sont empilés verticalement sous le supérieur, à gauche de la ligne de connexion.

Retrait à droite : les subordonnés sont empilés verticalement sous le supérieur, à droite de la ligne de connexion.

Méthode 2 : Créer un organigramme personnalisé

Si vous préférez créer un organigramme personnalisé, vous devez d'abord définir sa structure et ses couches et décider des formes que vous utiliserez. Idéalement, il doit être composé de formes simples que vous pourrez connecter ultérieurement à l'aide de lignes ou de flèches. Dans notre exemple, nous allons créer un organigramme avec trois couches et nous utiliserons des cercles et des rectangles pour représenter nos éléments.

1. Accédez à l'onglet « Accueil», et puis dans le groupe « Dessin » cliquez sur « Formes » et sélectionnez « Ellipse ».

2. Cliquez et faites glisser pour créer un cercle. Cela représentera la couche principale de votre organigramme.

3. Vous pouvez modifier les options « Remplissage» et « Contour » du cercle à votre guise dans l’onglet « Mise en forme ». Comme toujours, conservez la palette de couleurs principale du thème. Dans notre graphique, nous allons colorer ce cercle en bleu gris et rendre sa bordure transparente.

4. Toujours dans le groupe « Dessin » de l’onglet « Accueil », cliquez sur « Formes» et sélectionnez « Rectangle ». Nous l'utiliserons pour représenter la deuxième couche de notre organigramme.
5. Cliquez et faites glisser le premier rectangle pour le dessiner sous le cercle.

6. Positionnez le rectangle, et ensuite copiez-le et collez-le en utilisant les raccourcies Ctrl + Cet Ctrl + V :

7. Suivez les directives visuelles de PowerPoint pour aligner les deux rectangles entre eux et avec le cercle principal.

8. Ensuite, maintenez la touche Shiftenfoncée et cliquer sur chacun des deux rectangles pour les sélectionner à la fois. Alternativement, vous pouvez simplement sélectionner la zone contenant les deux rectangles en cliquant et en faisant glisser votre curseur sur la zone désirée.

9. Accédez à l’onglet « mise en forme» et modifiez les options « Remplissage » et « Contour » à votre guise. Pour cette deuxième couche, nous allons choisir une couleur de contour visible (un bleu foncé par exemple), et pour le remplissage nous allons sélectionner « Aucun remplissage ».

10. Nous allons maintenant ajouter la troisième couche de l'organigramme. Nous utiliserons des cercles. Vous pouvez utiliser encore une fois les raccourcies Ctrl + Cet Ctrl + V pour copier et coller le premier cercle que vous avez créé autant de fois que vous souhaitez.

11. Ensuite, positionnez le cercle dupliqué là où vous le souhaitez pour afficher son contour et redimensionnez-le. Ce cercle représente le premier élément du troisième niveau de l'organigramme.

12. Nous devons ajouter trois cercles supplémentaires pour compléter cette troisième couche. Utilisez les raccourcies Ctrl +Cet Ctrl + V pour copier et coller le cercle trois fois de plus.

13. Maintenant, assurez-vous que les cercles sont correctement alignés pour garder votre organigramme net. Vérifiez qu’elles sont bien alignées horizontalement et verticalement. PowerPoint affichera des lignes directrices visuelles sous la forme de lignes rouges lorsque vous déplacerez les cercles.

14. Accédez à l’onglet « Insertion» et puis dans le groupe « Dessin » cliquez sur « Formes ».
15. Ensuite sous « Traits » sélectionnez « Connecteur : en angle». Cela aidera à établir la relation entre les éléments de l’organigramme en les reliant entre eux.

16. Après avoir sélectionné le connecteur en angle placez votre curseur sur le cercle principal de l’organigramme. Vous verrez un contour avec des points violets.
17. Cliquez sur un de ces points pour placer la première extrémité du connecteur. Ensuite, amenez votre curseur sur le premier rectangle pour faire apparaître son contour.
18. Cliquez sur le point pour lequel vous voulez que la ligne soit connectée et cela créerait la ligne qui relie le cercle avec ce rectangle.

19. Répétez les mêmes étapes pour connecter le deuxième rectangle avec le cercle. Au lieu de revenir à l'onglet « Insertion», vous pouvez accéder au connecteur en angle directement à partir du menu rapide dans le coin supérieur gauche.

20. Maintenant, connectez les deux rectangles aux cercles de la troisième couche en utilisant le connecteur jusqu'à ce que toutes les connexions de votre organigramme soient représentées.

21. Ensuite, si vous le souhaitez, vous pouvez mettre en forme les lignes de connexion. Maintenez la touche Shiftenfoncée et cliquez sur les lignes une par une, puis modifiez les options de contour dans l’onglet « Mise en forme ».
22. Il vous reste maintenant d’ajouter du texte aux éléments de l’organigramme. Double-cliquez simplement sur chaque élément et saisissez le titre correspondant dans chacun d’entre eux.

23. Ensuite, utilisez les options « Police », « Taille de police », « Couleur de police », « Alignement », etc dans l’onglet « Accueil » pour ajouter du style à votre texte et alignez le texte de chaque élément au centre.

Conclusion

C’est tout ! Vous avez réussi à créer un organigramme personnalisé dans PowerPoint.

Si vous n'avez jamais utilisé PowerPoint pour les graphiques et les illustrations, vous serez peut-être surpris par sa flexibilité. Grâce à son interface facile à utiliser et à ses outils de conception par glisser-déposer “Drang and Drop“ , vous pouvez créer pratiquement n'importe quel visuel dans PowerPoint.

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