Ms Project : définir ou modifier la durée des tâches

Pour une meilleure planification dans Microsoft Project, il est très important de bien affecter les durées et de sélectionner les unités de durée appropriées. C'est parmi les clés essentiels pour améliorer l'exactitude du calendrier du projet. Dans ce tutoriel, nous vous montrons comment définir l’unité de durée dans Ms Project ainsi comment affecter ou modifier la durée d’une tâche.

Vous pouvez décider la durée de chaque tâche avec votre équipe de projet. Vous pouvez également obtenir les estimations de durée séparément de votre équipe après avoir créé le diagramme de priorité ou de flux de travail. Dans une session de groupe, parcourez simplement votre diagramme de flux de travail ou votre plan de projet et demandez à votre équipe d'estimer la durée requise pour chaque tâche.

Nous vous recommandons de toujours documenter les informations à mesure que vous travaillez sur votre projet et que les tâches sont terminées. En fait, vous pouvez utiliser ces informations par la suite pour comprendre les durées réelles de vos tâches, ainsi que les problèmes et obstacles qui peuvent survenir. Non seulement cela, mais ces informations seront comme des leçons apprises et fourniront des idées pour toutes les nouvelles tâches qui seront créés et même vos futurs projets.

Table des matières

Planification de projet automatique et manuelle

Comment modifier les unités de durée par défaut

Modifier la durée d'une tâche

Planification de projet automatique et manuelle

L'utilisation de durées de tâches est essentielle à la réussite de n’importe quel projet. En utilisant la documentation d’un projet, vous avez des informations précieuses sur les domaines qui doivent être ajustés. Généralement, Microsoft Project planifie les tâches avec une durée estimée à un jour. Vous pouvez modifier ce paramètre par défaut pour refléter la durée réelle de vos tâches.

Microsoft Project vous offre deux options différentes pour la planification des tâches. A savoir, « la planification manuelle » et « la planification automatique ». La paramètres par défaut est la planification manuelle. Lorsque ce paramètre est activé, les nouvelles tâches créées doivent être planifiées manuellement et n'ont pas de durée prédéfinie par défaut. Cependant, lorsque le paramètre de planification automatique est activé, toutes les nouvelles tâches que vous créez affichent la durée par défaut.

Comme la planification manuelle est activée par défaut, nous allons vous montrer comment basculer vers le paramètre de planification en programmé automatiquement :

Accédez à l'onglet « Tâches » et puis cliquez sur la commande « Planification automatique » dans le groupe « Tâches » :

Alternativement, vous pouvez basculer entre la planification manuelle et automatique en cliquant simplement sur la commande « Nouvelle tâche : Planifié manuellement (ou planifié automatiquement) » qui se trouve tout en bas de la fenêtre Ms Project, juste au-dessus de la barre des tâches. Lorsque vous cliquez dessus, un menu apparaîtra dans lequel vous pouvez sélectionner la planification automatique ou manuelle comme illustré dans la capture ci-dessous :

Nous couvrirons ces deux types de planification en détails dans le prochain article. Concentrons-nous maintenant sur l’objectif de ce tutoriel.

Comment modifier les unités de durée par défaut

Vous pouvez facilement définir la durée de chaque tâche dans un fichier projet, mais avant de voir comment affecter une durée, permettez-nous d’abord de vous montrer les unités de durée disponibles dans Project et comment choisi l’unité par défaut.

Généralement, une durée peut être mesurée dans n'importe quelle unité de temps, de quelques minutes à quelques mois. Le plus souvent, il est mesuré en heures, jours ou semaines. Pour choisir l’unité par défaut pour votre projet, suivez les instructions ci-dessous :

1. Accédez à l'onglet « Fichier» et puis cliquez sur la commande « Options » dans la barre latérale gauche :

2. La boite de dialogue « Options de Project» s’ouvre. Cliquez sur « Planification » dans le menu à gauche :

3. Basculez vers « Options de planification pour ce projet» et puis sélectionnez l'unité de durée souhaitée dans la zone « Afficher la durée en » :

Définir ou modifier la durée d'une tâche

Après avoir défini l’unité par défaut des durées, vous pouvez commencer à affecter la quantité de temps nécessaire à chaque tâche. La durée d’une tâche peut dépendre de l'expérience de la personne à qui cette tâche est assignée. Par exemple, un employé très expérimenté peut accomplir la tâche généralement en moins de temps qu'un employé inexpérimenté. Pour définir la durée d’une tâche suivez le processus ci-dessous :

1. Assurez-vous que la colonne « Durée» est affichée. Si elle n’apparait pas, faites un clic droit sur l’entête d’une colonne, cliquez sur « Insérer une colonne » et choisissez « Durée » :

2. Une fois la colonne affichée, tapez la durée dans la colonne « Durée» de la tâche. Project utilisera l’unité que vous choisissez par défaut (ici, en jour). Par exemple, si vous utilisez un horaire de travail «Standard », une tâche qui commence un « lundi » et dont la durée est « 5jours » se terminera le « vendredi » suivant de la même semaine :

3. Si la durée saisie est une estimation, tapez un « ? » Après.
4. Cliquez ensuite sur « Enter» pour valider

Alternativement, vous pouvez définir la durée de la tâche dans Project à partir de la boîte de dialogue « Informations sur la tâche ». Tapez simplement la durée souhaitée dans le champ « Durée » de l'onglet « Général».

 Si vous ne souhaitez pas utiliser l’unité par défaut, vous pouvez utiliser les abréviations suivantes pour définir les durées, si vous le souhaitez. Utilisez par exemple la lettre « m » pour les minutes, « h » pour les heures, « j » pour les jours et « S » pour les semaines. Tapez la lettre convenable juste après la valeur de durée des tâches. Un exemple est illustré dans la capture ci-dessous :

Vous pouvez suivre le même processus que celui indiqué si vous voulez modifier la durée d'une tâche récapitulative. Cependant, gardez à l’esprit qu’une tâche récapitulative doit afficher la durée totale des sous-tâches qui lui sont associées. Ainsi, vous obtiendrez des erreurs au niveau de votre planification si vous modifiez la durée d'une tâche récapitulative par une durée qui est différente de la durée totale des sous-tâches.

Remarque : dans la plupart des cas, vous pouvez avoir une idée de la quantité de travail impliquée dans une tâche d’un projet, mais vous ne savez pas combien vous faudra de temps pour terminer. La durée prise par une tâche dépend de l'autre facteur principal de cette équation ; à savoir, les ressources. Vous pensez peut-être qu’un chef de projet devrait toujours saisir les durées de ses tâches dans le projet. Heureusement ce n’est pas le cas ! vous pouvez tout aussi facilement taper l’estimation de « Travail », puis demander à Project de calculer la durée en fonction du nombre de personnes que vous affectez et de leur disponibilité.