Tuto Ms Project : utiliser les contraintes

Nous vous montrerons dans ce tutoriel comment créer et utiliser les contraintes de planification dans Microsoft Project.

Dans Ms Project, vous pouvez faire des liens entre une tâche et une date spécifique en utilisant les contraintes. Par défaut, toutes les tâches que vous créez dans Project sont définies avec le type de contrainte « Dès que possible ». Cela permet à MS Project de planifier la tâche en fonction de sa durée et de ses dépendances, plutôt que par rapport à une date particulière. Vous pouvez définir d’autres contraintes pour une tâche selon les besoins de votre projet. Lisez le reste du tutoriel pour plus de détails.

Table des matières

Que veut dire une contrainte de planification

Les erreurs courantes lors de l'utilisation des contraintes Microsoft Project

Comment créer une contrainte dans Microsoft Project MS

Méthode 1 : utiliser la boîte de dialogue « Informations sur la tâche »

Méthode 2 : définir manuellement la date de début ou de fin

Que veut dire une contrainte de planification

Une contrainte de planification est une sorte de limitation placée sur un calendrier de projet. Elle affecte la date de début ou de fin d'une activité donnée.

Les contraintes peuvent être très utiles lorsque vous devez empêcher MS Project de replanifier une tâche en dehors d'une date clé. Par exemple, supposons que vous souhaitez gérer l'organisation d'une conférence. Il convient de noter que la date de la conférence a été probablement réservée depuis des mois et est probablement inamovible. Dans une telle situation, vous pouvez définir une contrainte de projet de type « Doit commencer le » pour fixer la date de la conférence et éviter sa modification.

Supposons maintenant que la date fixée pour la conférence comporte d’autres tâches à accomplir. Dans ce cas, Ms Project vous affichera un avertissement vous indiquant que cette contrainte pourrait entraîner un conflit d’horaire à l’avenir.

Cet avertissement est très important ; En fait, si l'une des tâches programmées dans la journée de la conférence prend plus de temps que prévu pour être accomplie, vous devez être savoir si elle affecte la date de début de votre conférence.

Supposons maintenant que l’une des tâches qui précèdent la conférence nécessite plus de temps, disons 6 jours de plus de travail. Si vous augmentez la durée de cette tâche, MS Project nous avertira qu'il y a un conflit d'horaire comme illustré dans la capture ci-dessous.

Ainsi, comme vous pouvez conclure, les contraintes de planification sont d’une importance cruciale et ont un rôle valable à jouer dans la planification de vos projets. Cependant, vous devez faire attention à ne pas commettre des erreurs avec des effets dangereux. Nous verrons dans la section suivante les erreurs les plus courantes que vous devez éviter lors de la définition des contraintes de projet.

Les erreurs courantes lors de l'utilisation des contraintes Microsoft Project

L’une des erreurs à éviter est de créer un plan avec beaucoup de contraintes tels que « Début au plus tôt le » ou « Doit commencer le ». En fait, cet ensemble de contraintes vont causer beaucoup de problèmes :

• Rompre la logique : puisque vos tâches sont planifiées par dates plutôt que par leur prédécesseur, leur ordre sera rompu ;
• Affecter le chemin critique : il sera impossible d'identifier le chemin critique de votre projet puisque les tâches sont planifiées par dates ;
• Rendre les dates irréalistes : vous serez devant une planification irréaliste depuis que les tâches seront forcées de commencer et de se terminer à des dates spécifiques.
• En outre, lorsque vous définissez des contraintes, vous empêchez MS Project de planifier automatiquement votre projet.

En prenant en considération les points ci-dessus, vous devez faire attention à la définition accidentelle des contraintes de vos projets.

Comment créer une contrainte dans Microsoft Project MS

Project vous donne la possibilité de fixer le début ou la fin d'une tâche par rapport à une date particulière. Il existe en fait plusieurs manières de créer une contrainte notamment :

• La définition délibérée d'une contrainte en choisissant le type souhaité à partir de l’onglet « Avancés » de la boîte de dialogue « Informations sur la tâche ».
• La définition accidentelle d'une contrainte en indiquant manuellement les dates de début ou de fin à partir de la vue de Gantt ;
• La définition accidentelle de plusieurs contraintes en utilisant la technique du copier-coller pour copier des tâches.

La première méthode est une action délibérée et réfléchie que doit utiliser tout planificateur de projet expérimenté. Cependant, les deux autres méthodes restent possibles mais ne sont pas très recommandées. Par exemple, si vous utilisez la troisième méthode et copiez puis collez des tâches, cela entraînera la définition de plusieurs contraintes de tâche, ce qui risque de briser le chemin critique.

Nous verrons ci-dessous le processus pour les deux premières méthodes.

Méthode 1 : utiliser la boîte de dialogue « Informations sur la tâche »

1. Pour ouvrir la boîte de dialogue « Informations sur la tâche », faites un double clic sur la tâche concernée. Alternativement, faites un clic droit sur la tâche et choisissez « Informations » dans le menu contextuel qui s’affiche :

1. Un fois la boite de dialogue affichée, sélectionnez l'onglet « Avancé » :

1. Ensuite, utilisez le menu déroulant « Type de contrainte » et définissez le type de contrainte souhaité :

Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessus, il existe plusieurs types de contraintes. Les plus utilisés sont les suivants :

• Dès que possible : Il s'agit du type par défaut. En utilisant cette contrainte, vous permettez à Project de planifier la tâche à l'heure la plus possible ; Ms Project prend alors en considération le calendrier du projet existant, pour trouver une date de début la plus proche possible. Cette contrainte n'admet pas de date fixe. Vous constaterez probablement que la grande majorité de vos tâches utilisent ce type de contrainte. En fait, il s’agit du type le plus simple à comprendre et 99% du temps, nous voulons que nos tâches commencent dès qu'elles le peuvent.
• Commencez au plus tôt le : ce type de contrainte vous permet de limiter le démarrage d'une tâche à la date ou après une date de contrainte spécifiée. Lorsque vous sélectionnez cette contrainte pour une tâche, vous devez préciser, dans la zone « Date de la contrainte », la date avant laquelle la tâche ne doit pas démarrer. Ce type de contrainte correspond bien aux problèmes de ressources. Par exemple, peut-être que l'employé surchargé de cette tâche ne sera pas disponible avant une certaine date, de sorte que cette tâche ne peut pas commencer tant qu'il n'est pas arrivé dans l'entreprise.
• Terminez au plus tard le : utilisez cette contrainte pour limiter l'exécution d’un élément de travail au plus tard à une date de contrainte spécifiée. Cela peut être très utile pour planifier les activités du chemin critique et pour vous assurer que vos ressources sont disponibles. Ce type de contrainte nécessite la spécification de la date à laquelle la tâche doit se terminer. Encore une fois, cette contrainte n'arrêtera pas l'activité précédente sur votre tâche, mais elle garantira que la tâche se termine définitivement avant la date spécifiée.

1. Utilisez le contrôle de calendrier pour sélectionner la date de contrainte.

Vous pouvez vérifier facilement si une tâche à une contrainte à l'aide de la colonne « Indicateur » :

Méthode 2 : définir manuellement la date de début ou de fin

Pour utiliser cette méthode, cliquez simplement sur le calendrier qui permet de sélectionner la date de fin ou de début de la tâche dans la vue Gantt :