Pour le bon fonctionnement d’une structure professionnelle, il est fondamental d’assurer une gestion sans faille et une planification irréprochable des tâches du personnel et des équipes. L’objectif derrière ce type d’organisation est de fluidifier le workflow en interne et d’optimiser la productivité des employés. Il s’agit d’un exercice complexe qui nécessite une coordination solide entre l’ensemble des collaborateurs.
La gestion et la planification des tâches et des missions en entreprise se fait aujourd’hui par le biais de plateformes collaboratives et de logiciels informatiques dédiés exclusivement à ce type de procédés. Les solutions digitales développées de nos jours donnent aux managers et aux responsables d’équipes une marge de manœuvre impressionnante Les fonctionnalités et les options proposées par ces logiciels favorisent la consolidation des relations entre le manager et ses équipes de façon considérable.
Dans cet article, nous allons dans un premier temps présenter les avantages et l’utilité des logiciels dans le processus de gestion et planification des tâches de vos équipes. Ensuite, nous allons mettre en avant quelques propositions de logiciels, de plateformes et d’applications dans ce sens tout en précisant les options et les fonctionnalités qui les caractérisent.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion et de planification des tâches ?
Comment faire une planification et une gestion des tâches du personnel de façon classique ?
Applications sur tablette Android et Ipad, gratuites et payantes
Logiciels Sur PC Mac et Windows, gratuits et payants
Logiciels Sur PC Mac et Windows gratuits
Logiciels Sur PC Mac et Windows payants
Plateformes web gratuites et payantes
Dans une entreprise, et pour la réussite de vos missions et l’atteinte des objectifs escomptés, il est fondamental de pouvoir organiser de façon optimale les tâches et les responsabilités de vos équipes. Ce travail ne peut se faire qu’à travers une connaissance précise de vos projets et une maîtrise des compétences et des qualités de chaque profil. Il est également important d’avoir un aperçu général et en temps réel de la disponibilité de vos collègues.
Les logiciels et les plateformes en ligne permettent de réaliser toutes les opérations susmentionnées, et bien d’autres, dans des délais records. Ainsi, il est possible de fluidifier les circuits de communication entre les collègues en utilisant des fichiers collaboratifs. Cette façon de faire vous donne la possibilité de communiquer directement et en temps réel avec vos équipes à travers des sections de discussion dédiées à cet exercice. Les options collaboratives sont disponibles dans pratiquement tous les logiciels car leur utilité est importante.
Les logiciels de planification des tâches permettent également de présenter une vue d’ensemble des emplois du temps et des disponibilités de chaque membre de votre équipe. Dans ce sens, il est possible de voir de façon instantanée les créneaux libres de vos collègues afin de leur attribuer les tâches et les missions de façon adéquate. Il est également possible de configurer des options d’alertes pour que les membres de votre équipe reçoivent des notifications par sms ou par e-mail dés l’attribution d’une mission. Cette option permet d’éviter les allers-retours téléphoniques et les échanges inutiles.
En utilisant un logiciel de gestion et de planification des tâches de vos équipes, vous pouvez générer des tableaux de bord impressionnants pour évaluer le rendement de chaque profil. Les statistiques concernent principalement le nombre de missions complétées par votre équipe pendant une période spécifique. Cela vous permet de prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise en vous basant sur des données concrètes et sur des schémas de statistiques objectifs. Pour une lecture plus simple des données, il est possible de personnaliser le style des graphiques et des illustrations proposées par le logiciel. Une fonctionnalité utile surtout pendant les réunions d’équipe ou le partage de l’information avec les collègues est important.
La plupart des logiciels proposent des fonctionnalités avancées pour lier la base de données de votre entreprise à celle de l’outil. Ainsi, il est beaucoup plus facile de procéder à la migration de vos données de façon sécurisée. Ceci vous permet de gagner en termes de temps et d’efficacité. L’objectif final est d’avoir un aperçu détaillé sur les informations et les coordonnées du personnel pour faciliter la collaboration.
L’automatisation et la digitalisation de l’ensemble de ces procédures que nous venons de citer donnent aux responsables d’entreprises une vision panoramique du rendement de leurs personnels et du flux d’activités et d’opérations qui concernent les projets en cours. La prise de décision devient plus simple et les résultats sont significativement plus satisfaisants aussi bien pour les équipes que pour les responsables.
Certains responsables d’entreprises préfèrent ne pas emprunter le chemin de la digitalisation et de la dématérialisation des processus de planification et de gestion des tâches du personnel et optent pour des méthodes plus traditionnelles. Parmi les outils utilisés dans ce sens, nous retrouvons Microsoft Excel. Autrefois considéré comme outil révolutionnaire, Microsoft Excel, et comparé aux logiciels disponibles actuellement dans le marché, n’est pas aussi performant qu’il en a l’air.
Sur Microsoft Excel, il est plus compliqué de synchroniser les bases de données de votre entreprise avec la configuration locale de l’outil. Ceci vous oblige à configurer manuellement la base de données sur Excel en intégrant certains blocs d’informations manuellement ce qui rend l’exercice chronophage et le risque d’erreur élevé.
Il est également difficile de suivre en temps réel les rendements et les résultats de vos employés. En effet, vous ne pouvez pas attribuer directement des tâches à vos équipes depuis Microsoft Excel, si ce n’est en remplissant un tableau partagé. Les options collaboratives ne sont pas aussi développées qu’au niveau des plateformes et des logiciels dédiés. Ceci peut être impactant pour les équipes.
Même si Microsoft Excel permet de générer des graphiques et des illustrations, la commande doit être faite manuellement et la sélection des données à mettre en avant est difficile à automatiser. Sur les plateformes et les applications de planification des tâches du personnel, il est possible de générer des graphiques de façon rapide, simple et automatisée. Les paramètres par défaut des applications vous proposent des jeux d’illustration utiles et adaptés à votre besoin.
Dans d’autres entreprises, les responsables optent pour des solutions beaucoup plus artisanales. Le travail de planification et de gestion des tâches du personnel se fait manuellement en utilisant des plannings et des calendriers en format papier. Les interactions et les échanges se font via des appels téléphoniques et très rarement par courriel. Ce procédé retarde de façon significative le workflow et augmente considérablement le risque d’erreur.
Peu importe la taille de l’entreprise, il est évident que le recours à des logiciels pour gérer les travaux et les missions de vos équipes reste la solution la plus optimale. Dans ce qui suit, nous allons jeter un coup d’œil sur les applications, les plateformes et les logiciels les plus utilisés et les plus performants dans ce sens.
Nombreuses sont les applications qui proposent des fonctionnalités de gestion et de planification des tâches du personnel. Payantes ou gratuites, ces applications connaissent un succès impressionnant et sont de plus en plus utilisées par les responsables et les managers. Il est toutefois important de pouvoir procéder à une autopsie rigoureuse de chaque application dans le but de trouver celle qui correspond le mieux à votre besoin professionnel.
Float est une des applications les mieux notées dans le monde. Son interface et son architecture sont développées de sorte à garantir une expérience utilisateur unique en son genre. Grâce à cette application, il est non seulement possible de préparer des tableaux de shifts et de rotation de vos équipes, mais également d’affecter directement des tâches et des missions au collaborateur de votre choix. Vous pouvez aussi générer des rapports et des analyses en fonction de la data collectée.
Similaire à Float dans son utilisation, Clockify est une application disponible aussi bien sur tablette Android que sur IPad. Grâce à cette application, vous pouvez aisément planifier les missions de vos équipes sur des créneaux et des intervalles allant jusqu’à une année. Un système de notifications est disponible et facilement activable pour alerter les équipes des tâches attribuées. D’autres options connexes sont également accessibles comme la planification des congés et des vacances du personnel.
Il s’agit d’une application complète qui comporte pratiquement toutes les fonctionnalités utiles pour un responsable en entreprise. When I work est disponible sur Android et sur IPad moyennant un abonnement mensuel. L’application permet de distribuer un planning en temps réel aux équipes, de suivre l’évolution des tâches attribuées, d’interagir directement avec vos équipes et surtout de générer des reportings journaliers, hebdomadaires et/ou mensuels.
Conçue principalement pour les restaurateurs, 7shifts est aujourd’hui utilisée par plusieurs organismes professionnels dans le but de mieux organiser le planning de leurs équipes. Il s’agit d’une application payante disponible sur Android et sur IPad. 7shifts se distingue par son ‘’planning smart’’. Cette option permet de générer des propositions de shifts en fonction de la disponibilité de chaque collaborateur ce qui rend la tâche plus simple pour manager.
Une variété de logiciels, payants et gratuits, est disponible pour optimiser la planification des tâches et des missions du personnel. Ces logiciels disposent quasiment tous d’options et de fonctionnalités avancées exploitables aussi bien par le responsable que par les membres des équipes.
Exploitable gratuitement depuis un PC Mac ou bien sur une machine Windows, Factorial est un logiciel intuitif qui comporte d’innombrables possibilités et d’options. C’est un outil conçu pour une double exploitation. Ceci veut dire que les options de collaboration sont avancées et permettent aux collaborateurs de bénéficier d’une utilisation dynamique et utile. Il est possible de communiquer en toute efficacité entre collègues à travers un système de chat sécurisé.
La version gratuite de Deputy permet de réaliser des merveilles. Il s’agit d’un logiciel plurifonctionnel qui dispose d’une panoplie intéressante d’options. Il est possible de gérer toutes les activités de vos collaborateurs via cet outil en allant de la gestion de paie à la planification des shifts en passant par l’attribution des tâches et de missions. L’expérience utilisateur est plus agréable sur un PC Mac que sur Windows selon les retours des professionnels.
Comme son nom l’indique, ce logiciel permet de créer une synergie impeccable au sein des équipes. Grâce aux options de planification, il est possible de filtrer les disponibilités de vos équipes pour rationaliser le partage des tâches. Des calendriers prévisionnels de shifts peuvent également être générés de façon automatisée en prenant en considération l’historique des affectations que vous avez effectué.
Sling est un progiciel réputé pour la qualité des services et des options qu’il comporte. Développé dans l’optique d’accompagner les responsables et les managers dans la gestion de leurs équipes, Sling dispose d’une interface riche en fonctionnalités et simple à manipuler. Il permet d’organiser de façon optimale les rotations des équipes et de lister les tâches et les missions de chaque département pour une meilleure visibilité des attentes et des besoins par tous les membres des équipes.
Tout comme les logiciels et les applications, les plateformes se développent de façon rapide et croissante. Ces dernières ont pour objectif d’offrir des avantages inestimables pour les entreprises désireuses de digitaliser le processus de gestion et de planification des tâches et missions de leurs équipes.
Cette plateforme est l’une des plus utilisées de nos jours car elle permet de revaloriser le rôle du collaborateur dans l’affectation des tâches et des missions. En effet, celui-ci a la main pour préciser ses préférences en termes de missions, de créneaux et de domaine d’intervention. Cet aspect donne la possibilité aux responsables de revisiter leurs schémas d’affectation des tâches dans l’optique d’obtenir des résultats satisfaisants.
Pour les entreprises qui opèrent dans l’évènementiel, Ubeya est la plateforme par excellence qu’il convient d’utiliser. Son utilisation intuitive rend l’exploitation de la plateforme encore plus agréable. Cette plateforme permet aux managers de suivre l’activité de leurs équipes, le nombre d’heures travaillées et de produire des graphiques et des reportings de qualité.
Schedule it est une plateforme payante qui donne la possibilité aux entreprises de mieux gérer leurs personnels en leur affectant des missions et des tâches en fonction des créneaux de disponibilité générés automatiquement par l’application. Schedule it est également connu pour son interface intuitive et ses paramètres de sécurité avancés.
Papershift reste l’une des solutions privilégiées par les entreprises. C’est une plateforme qui permet une intégration exclusive des employés dans le processus complexe de distribution des tâches. En effet, chaque collaborateur dispose d’un espace personnalisé ou il peut communiquer avec son responsable pour demander l’attribution d’une mission particulière qui l’intéresse.
La gestion et la planification efficace et efficiente des tâches du personnel ne peut se faire que par le biais de logiciels et de solutions informatiques sur-mesure. Les avantages de cette démarche sont nombreux aussi bien pour les managers que pour les collaborateurs. Les exemples cités dans cet article constituent tous un excellent point de départ si vous souhaitez digitaliser et dématérialiser la planification des tâches de vos équipes.
