Modèle de fiche projet sous Word
Focus sur la fiche de projet : objectifs et phases de réalisation
Article rédigé par : Meryem Benhoummane
Tout comme il est impossible de cuisiner un plat spécial sans respecter les ingrédients et la recette, ou de faire la construction d’une maison sans établir un plan bien détaillé, le concept reste le même pour tous les domaines, y compris dans celui de la gestion de projet. En effet, dans ce domaine, les lacunes en matière d’organisation et de planification représentent les causes principales d’échec. C’est pourquoi la fiche de projet représente un document indispensable pour la réussite du travail et l’atteinte des objectifs de l’équipe. La fonction principale de ce document est de présenter une meilleure compréhension du fondement du projet, définir son plan d’exécution, mettre la lumière sur les enjeux dont il est question, les actions qui en découlent, et les différentes phases de leurs mise en œuvre dans le futur.
Sans une fiche de projet, quelques détails importants peuvent être oubliés ou négligés, ce qui rend la réalisation du projet difficile, surtout si les différentes contraintes imposées ne sont pas respectées.
Qu’est-ce qu’une fiche de projet ?
Une fiche de projet, également appelée plan de projet, est un document permettant de construire et présenter les bases d’un projet, avec une image claire des phases de production de ce dernier et de tout le travail à réaliser. En d’autres termes, c’est une sorte de feuille de route qui définit la manière avec laquelle le projet sera piloté, en tenant compte de tous les points importants y afférents.
La fiche de projet est un livrable basé sur le cahier des charges, et tire son importance du fait qu’elle définit l’ensemble de l’organisation du projet, toute étape, tâche et action comprises, en axant son contenu autour des objectifs à atteindre, des différentes phases en détails, sans oublier les parties prenantes et le rôle attribué à chacun des collaborateurs impliqués.
Simplement définie, cette fiche dépeint ce qui doit être fait, par quelle partie, à quel prix (budget), et quand exactement (sous quels délais), sous la forme de trois plans regroupés ; le plan de gestion des risques, celui des ressources, et enfin le plan de communication. Elle est indispensable dans la mesure où elle représente un excellent outil permettant de s’assurer du bon déroulement des tâches comme prévu, mais aussi que toute partie prenante concernée est bien informée de tous les volets et facettes du projet.
Bien que la fiche de projet ne soit pas un document contractuel, elle représente une garantie de transparence mise à la disposition du client par son prestataire. C’est pour cette raison qu’il est très important de la mettre régulièrement à jour soit à une date fixe, chaque semaine par exemple, soit au fur et à mesure de l’évolution du projet, et de la progression des éléments de ce dernier. Enfin, afin de maximiser l’utilité de ce document, il doit obligatoirement être achevé au titre de la réunion de cadrage, et validé par la suite.
Les objectifs de la fiche de projet
Les objectifs de la fiche de projet sont tout aussi nombreux que variés, et se manifestent sur plusieurs plans. En effet, en plus de permettre au chef de projet d’effectuer une identification de l’ensemble des actions et moyens à déployer en vue de garantir la réussite du projet, la fiche de projet l’aide également à prévoir les difficultés que lui et son équipe pourraient rencontrer, et à se préparer à tous les défis auxquels ils devraient éventuellement faire face.
Autrement dit, ce document essentiel à toute gestion de projet doit offrir des réponses claires, nettes, et précises à un bon nombre de questions qu’un éventuel auditeur ou n’importe quelle prenante du projet peut se poser, soit en privé ou lors d’une réunion ou présentation. L’essentiel de ces questions concerne l’objectif final du projet, son budget, le plan de cheminement de son accomplissement, ce qui se passe au cas où un changement inattendu intervient, la manière dont se fait le suivi de l’évolution du projet, ou encore ce qui se passe si l’un des membres de l’équipe est absent. Autant de détails que la fiche de projet a pour objectif de clarifier et éclaircir.
Somme toute, la fiche de projet a pour missions d’établir un point de repère dans lequel le client et fournisseur peuvent se retrouver, concentrer les références et les coordonnées des deux équipes aussi bien celle du client que celle du fournisseur ou prestataire, mettre la lumière sur tout le processus et les activités du projet, faire un suivi correct et adéquat de la charge du travail, du planning, de la réalisation des livrables, et de l’avancement général du projet, et enfin permet d’être en accord sur les dates clés en parallèle desquelles s’organise le projet.
Une fois rassemblées, les fiches de projet constituent une mine d’or pour l’entreprise. En effet, bien qu’elles soient indépendantes les unes des autres, elles enferment toutes les informations stratégiques et opérationnelles les plus précieuses du groupe et de son dispositif.
Comment réaliser une fiche de projet
Pour rédiger une fiche de projet efficace, il faut comprendre en profondeur le projet, mais surtout ses objectifs. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous pouvez vous tourner vers la composition de votre fiche qui, globalement parlant, est assez simple et comprend les coordonnées des équipes, la charge de travail prévue, celle réalisée, et ce qui reste à faire, le tout réparti par profil, le planning prévisionnel, et la liste des livrables avec mention des dates de livraison. Evidemment, ces éléments ne sont pas stables et peuvent considérablement varier d’une fiche à une autre.
Par ailleurs, le plus important dans la rédaction de votre fiche de projet est l’orientation vers la précision. Autrement dit, votre plan doit être aussi spécifique que possible avec une orientation sur des résultats concrets, il faut bien fixer et souligner des objectifs concis et explicites, et éviter les notions plutôt vagues.
Enfin pour plus d’efficacité, une fiche de projet ne doit pas s’étaler sur une période qui dépasse les 100 jours, en effet cela peut engendrer une baisse de motivation et de performance au sein de l’équipe.
Il existe également une liste de contrôle de plan de projet, qui permet de faciliter la rédaction de la fiche de projet à travers quelques étapes assez simples. La première étape est d’effectuer un croquis manuscrit du déroulement global du projet, cela rend l’ajout des tâches nécessaires pour chaque activité assez simple. Ensuite, déterminez, avec l’aide de votre équipe, un ensemble d’hypothèses à partir duquel vous pourrez commencer votre travail, comme des chiffres et des dates approximatives, mais tâchez à bien étudier votre estimation. Il est très important d’inscrire chacune de ces dernières dans un contexte bien particulier.
Une étape extrêmement importante aussi bien que très simple, est celle de l’accord du temps pour tout éventuel changement, c’est-à-dire de laisser et prendre suffisamment de temps pour l’examen et les modifications en interne mais aussi avec les intervenants externes du projet, bien que tout semble aller comme prévu. Et c’est au contraire pour se préparer au cas inverse que prend place la prochaine étape, celle de la bonne réflexion au maintien de la souplesse et la flexibilité dans l’élaboration du projet. Effectivement, une attention particulière à cette étape-là permet d’atténuer considérablement les conséquences d’un changement imprévu ou d’un scénario inattendu.
En définitive, afin de s’assurer que l’équipe de projet et le client soient toujours au courant des dates clés même lorsqu’elles sont modifiées, un suivi à l’aide de jalons régulièrement mis jour se montre des plus bénéfiques.
