Tutoriel publipostage avec Word et Excel

En fonction du courrier que je reçois, je pense que les personnes pourraient bénéficier de l’apprentissage de la création de lettres de fusion avec Microsoft Word et Excel. Même si vous n’exécutez pas de campagne, vous devrez probablement créer des lettres personnalisées pour un publipostage à un moment donné. Il est logique de faire une lettre générique. Dans la plupart des cas, je pense que les gens peuvent insérer un peu de personnalisation. Ce processus de fusion de courrier Word n’est pas difficile.

Le publipostage d'Excel vers Word peut être un réel gain de temps pour l'envoi des mails volumineux. Il vous permet de créer rapidement des lettres, des courriers électroniques ou des étiquettes de publipostage personnalisés dans Word en fusionnant les informations que vous avez déjà dans votre feuille de calcul Excel. Ce tutoriel fournit une vue d'ensemble des principales fonctionnalités et explique comment effectuer un publipostage à partir d'Excel, étape par étape.

Dans ce tutoriel vous allez apprendre à utiliser le publipostage d’Excel vers Word. Dans une première partie vous allez voire quelques notions de base sur le publipostage puis on vous expliquera dans une deuxième partie le processus de publipostage puis on vous lancera dans la pratique pour voire les différentes étapes du publipostage.

Remarque : les informations contenues dans cet article s'appliquent à Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 et Excel 2007. La fonctionnalité de fusion et publipostage est compatible avec Word 2019, Word 2016, Word 2013 et Word 2010.

Notions de base sur le publipostage

Faire un publipostage peut sembler une tâche ardue, mais en réalité, le processus est assez simple. Cela vous aidera peut-être à mieux comprendre le processus de publipostage en termes de 3 documents :

• Document de fusion de courrier Word avec des codes pour les champs personnalisés.
• Fichier source de publipostage Excel contenant des informations sur les destinataires, une ligne pour chaque destinataire.
• Le document Word final avec les lettres personnalisées, les courriels, les enveloppes, etc.

Le but de la fusion et de la fusion est de combiner les données des fichiers 1 et 2 pour créer le fichier 3.

Comprendre le processus de publipostage

Cela m'aide de penser au processus de publipostage en termes de trois fichiers.

Courrier avec lettres pour codes pour les champs personnalisés

Un fichier source de données tel qu'Excel qui contient une rangée d'informations pour chaque destinataire

Votre fichier de lettre Word final avec les lettres personnalisées

Le processus de publipostage utilise les fichiers 1 et 2 pour créer le fichier 3.

La première étape consiste à décider quoi personnaliser. Cela nécessite de connaître le contenu de votre lettre et de vos destinataires. En prenant pour exemple les candidatures aux offres d’emplois, vous pouvez obtenir un extrait de données CSV sur les candidats sélectionnés dans votre société pour passer un entretien de pré-embauche par exemple. Ce fichier contient généralement des champs pour :

Prénom

Nom de famille

Adresse 1

Adresse 2

Ville

Etat

Vous pouvez ajouter d'autres colonnes pour répondre à vos besoins. Par exemple, vous pouvez ajouter un champ appelé « Événement ». Cela pourrait montrer un temps événement pour rencontrer le candidat.

Création et Correction des enregistrements de données avant la fusion

Étape 1 : préparer les données dans Excel pour la fusion et le publipostage

L'étape la plus importante du processus de fusion et publipostage consiste à configurer et à préparer vos données. Vous utiliserez votre feuille de calcul Excel comme source de données pour la liste de destinataires.

Voici quelques conseils pour préparer vos données en vue d’une fusion. Assurez-vous :

Les noms de colonne de votre feuille de calcul correspondent aux noms de champ que vous souhaitez insérer dans votre publipostage. Par exemple, pour adresser les lecteurs par leur prénom dans votre document, vous aurez besoin de colonnes séparées pour le prénom et le nom.

Toutes les données à fusionner sont présentes dans la première feuille de votre feuille de calcul.

Les entrées de données avec des pourcentages, des devises et des codes postaux sont correctement formatées dans la feuille de calcul afin que Word puisse correctement lire leurs valeurs.

La feuille de calcul Excel à utiliser dans le publipostage est stockée sur votre ordinateur local.

Les modifications ou les ajouts à votre feuille de calcul sont terminés avant sa connexion à votre document de fusion et publipostage dans Word.

Étape 2 : Corriger les enregistrements de données avant la fusion

Avant d'écrire votre lettre, vous devriez vérifier votre fichier de données. Je ne pense pas avoir vu un fichier de source de données n’ayant pas besoin de correction. Cela est particulièrement vrai si vous n’avez pas saisi les informations. Voici quelques problèmes courants que je recherche :

-Erreurs de capitalisation

--Enregistrements en double

-Données manquantes

-Initiales comme prénom

-Fautes d'orthographe

Les deux premiers éléments peuvent être corrigés à l’aide du logiciel complémentaire ASAP Utilities d’Excel. Vous n'avez pas à vous soucier de supprimer des colonnes que vous n'utiliserez pas dans la lettre.

Vous devrez peut-être vous soucier du champ Prénom si vous voulez indiquer que vous connaissez quelqu'un. Votre source de données peut avoir un nom officiel tel que « Ahmed » mais vous connaissez la personne sous le nom de « Med ». Les salutations peuvent également poser problème si vous ne connaissez pas les prénoms. Je peux attester de la connaissance de « Karima » féminin et de « Karim » masculin.

Avant d'enregistrer votre fichier Excel, assurez-vous de disposer d'une ligne d'en-tête avec des noms de colonnes descriptifs. Cela facilite la correspondance et la fusion des champs.

Dans cet exemple nous allons travailler avec le fichier Excel ci-dessous qui contient la liste des candidats qui sont retenu pour différents postes :

Comme vous le voyer ce fichier comporte les informations dont on a besoin pour contacter les candidats admis : la civilité, le nom, le prénom, l’adresse le code postal, la ville, l’Email, le poste concerné, la date et l’heure de la réunion.

Une fois notre fichier source est créer et bin vérifié, nous allons commencer à faire la liaison avec la lettre à envoyer.

Liaison au fichier source de données

Comme pour de nombreuses tâches, Microsoft a créé un assistant utile. Avant de commencer, assurez-vous d’avoir créé votre liste de destinataires avec les champs que vous souhaitez utiliser.

Ouvrez Word avec un document vierge et saisissez votre lettre. Constatez que j’ai laissé des champs vides pour les remplir à partir des données de notre feuille Excel des destinataires.

Dans l'onglet Publipostage, sélectionnez « Démarrer la fusion et le publipostage ».

Dans le menu « Démarrer la fusion et le publipostage »., sélectionnez, « Assistant Fusion et publipostage pas à pas ». Le volet des tâches Fusion et publipostage apparaît sur le côté droit de votre écran.

Vérifiez que le type de document est bien « lettres » puis cliquez sur le lien « Suivante : document de base » au bas de ce panneau. L’assistant vous fait passer à l’étape 2.

Conservez l'option par défaut pour le document actuel et cliquez sur le lien « Suivante : Sélectionner les destinataires » en bas.

Conservez l'option par défaut « Utilisation d’une liste existante » et cliquez sur le lien « Parcourir… » au milieu du panneau. Cela ouvre la boîte de dialogue « Sélectionner la source de données ».

Accédez à votre fichier Excel et cliquez sur « Ouvrir ». Cela ouvre la boîte de dialogue « Sélectionner une table ». Si vous avez nommé votre feuille de calcul Excel, le nom s'affichera. Sinon, il apparaîtra comme « Feuil1$ ».

Cochez la case en bas pour que « la première ligne de données contient les en-têtes de colonne ».

  Cliquez sur OK. Une nouvelle boite de dialogue vous affiche la liste des entrées contenu dans votre feuille de calcul, cliquez sur OK pour valider.

Votre nom de fichier doit indiquer l'emplacement du lien « Parcourir… » dans le volet des tâches Fusion et publipostage.

  Cliquez à nouveau sur « Suivante : écriture de votre lettre ».

Ajout de vos codes de fusion d'adresses

L'assistant de publipostage devrait être à l'étape 4 sur 6. Maintenant que nous avons attribué la source de données, nous pouvons insérer les champs de fusion dans notre lettre. Le premier code avec lequel la plupart des gens commencent est l'adresse. Bien que vous puissiez insérer des codes de fusion pour chaque élément d'adresse, Word vous permet de saisir tous les champs avec un bloc d'adresse.

  Dans le volet des tâches publipostage, cliquez sur « Bloc d'adresse » La boîte de dialogue « Insertion du bloc d'adresses » devrait apparaître.

Cochez les options qui conviennent le mieux à vos adresses.

Cliquez sur le bouton « Faire correspondre les champs… » dans le coin inférieur droit.

Corrigez les champs d’adresse que vous utiliserez et qui apparaissent comme « sans correspondance » en sélectionnant le champ approprié à l’aide du contrôle fléché.

  Cliquez sur OK.

Sur votre document Word, vous devriez voir « BlockAdresse ». Ce code représente les champs d'adresse que vous avez sélectionnés. Et non, vous ne pouvez pas entourer vos noms de champs de chevrons. Vous ne verrez aucune donnée réelle avant de fusionner les informations.

Ajout d'autres codes de fusion

Bien que l’ajout d’informations d’adresse soit utile, vous voudrez probablement quelques champs personnalisés. Ces champs doivent avoir été définis sur la feuille de calcul Excel que vous avez liée. Par exemple, vous pouvez insérer la civilité pour la salutation. Le processus d'insertion de plusieurs champs est similaire au bloc d'adresse.

Dans le volet des tâches publipostage, passez à l'étape 4 sur 6.

Si vous n’avez pas encore écrit votre lettre ajoutez votre texte de lettre jusqu'au point où vous souhaitez insérer le champ sinon cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer la civilité.

 Cliquez sur « Autre éléments… » dans le volet des tâches « publipostage ». La boîte de dialogue Insérer un champ de fusion apparaît.

Sélectionner le champ « civilité ».

Cliquez sur Insérer. Puis « fermer »

Votre champ de fusion devrait apparaître à côté de votre curseur. Comme auparavant, les chevrons sont enveloppés à chaque extrémité.

 Vous pouvez aussi le faire autrement à partir du ruban. Cliquez sur « insérer un champ de fusion » dans l’onglet « publipostage ». Une liste contenant les champs de fusion apparaît. Choisissez « civilité ».

Votre champ de fusion devrait apparaître à côté de votre curseur.

Tout tirer ensemble

Une fois que vous avez créé votre lettre et ajouté vos codes de fusion, vous êtes prêt à extraire des données réelles. Si vous jetez un coup d'œil sur le volet des tâches « publipostage », vous devriez être à l'étape 4 sur 6. Pour voir vos lettres contenant des données fusionnées, cliquez sur « Suivante : Aperçu de vos lettres ». Chaque code de fusion doit afficher les données de votre fichier de source de données Excel. Vous ne devriez voir aucun code.

Bien que vous puissiez être tenté d'imprimer vos lettres, je vérifierai plusieurs exemples. En particulier, recherchez des adresses nécessitant une ligne supplémentaire, telles que des suites ou des appartements. C’est également un bon moment pour rechercher des enregistrements d'origine afin de vous assurer que les champs appropriés ont été importés. Cela peut être fait en utilisant le lien « Rechercher un destinataire » du panneau. Vous pouvez parcourir vos lettres en utilisant les commandes directionnelles en haut du volet des tâches. Si vous n'aimez pas un enregistrement, vous pouvez l'exclure de l'ensemble en cliquant sur « Exclure de l’ensemble ».

Par exemple nous allons essayer d’exclure le troisième destinataire Pour cela nous avons besoin de parcourir nos lettres en utilisant les commandes directionnelles en haut du volet jusqu’à ce qu’on arrive au troisième destinataire pour l’exclure.

Si vous utilisez une enveloppe à fenêtre ou un en-tête, vous devez imprimer un exemple de lettre pour vous assurer de son alignement. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le lien « Précédent » pour revenir à l'étape 4 sur 6 et apportez les modifications nécessaires.

Imprimer/sauvegarder les fichiers et envoyer le courriel

La dernière partie de l’assistant vous permet d’imprimer vos lettres. Pour ce faire, cliquez sur « Suivante : fin de la fusion », ce qui vous fera passer à l’étape 6 sur 6.

Vous remarquerez que, dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez imprimer vos lettres ou modifier des lettres individuelles.

 Même si mes aperçus semblaient bien, j'aime toujours cliquer sur Modifier les lettres individuelles. Un avantage est qu'il crée un fichier séparé appelé  « letters1.doc ». Ce fichier est utile si vous devez conserver une copie de ce qui a été envoyé. Vous pouvez renommer le fichier en quelque chose de descriptif.

Si vous envisagez de réutiliser le document que vous avez créé, vous devez le sauvegarder. Lorsque vous enregistrez ce document, vous verrez une lettre avec des valeurs préremplies. Vous ne verrez pas les chevrons et les noms de champs. Ce qui est bien avec l’enregistrement de cette lettre, c’est qu’elle maintient la relation avec votre fichier de données et vos codes de fusion. La prochaine fois que vous ouvrirez le fichier, votre fichier de données sera lu et les codes de fusion seront renseignés. Si vous souhaitez envoyer à un autre groupe de personnes, modifiez votre fichier Excel.

Créer une lettre de publipostage avec Word et Excel ne vous permettra peut-être pas de gagner une élection, mais cela vous distinguera. Je pense que les gens préfèrent une correspondance plus personnalisée qu'une lettre « Chers amis ».

Pour envoyer votre courrier, Cliquez sur « terminer & fusionner » dans l’onglet « publipostage » puis choisissez « envoyer des courriers… »,

Une boite de dialogue va apparaitre « Fusionner avec un courrier »,

Dans la liste de choix devant l’entrée « A » choisissez le champ qui représente l’adresse électronique des destinataires pour cet exemple c’est « Email »

Puis entrez l’objet de votre message, Pour cet exemple j’ai saisi « Convocation »

Dans la partie « Envoyer des enregistrements » nous allons choisir « Tous » qui est le paramètre par défaut puisque je veux envoyer le courrier pour tous mes enregistrements. En fin sélectionnez OK.