BASES DU PUBLIPOSTAGE AVEC LE TRAITEMENT DE TEXTE WORD 2010
Objectifs
Savoir effectuer un publipostage imprimé ou par courriel
Pour un autodidacte, contrôler et mettre à niveau ses connaissances sur l'usage de ces outils
Compléments nécessaires
Des fichiers d'exemple (voir l'enseignant, ou le site de l'auteur *)
Niveau de compétences en pré-requis
Connaissance des manipulations élementaires dans Excel ou Access Savoir créer un document simple dans Word
Ce document d'enseignement est diffusé pour un usage individuel.
Il est librement téléchargeable sur le site de l'auteur *
Michel Cartereau - Janvier 2014
AgroParisTech - UFR d'informatique - 16, rue Claude Bernard - F 75231 PARIS CEDEX 05
michel.cartereau à agroparistech.fr - Téléphone : +33 1 44 08 16 80
PRINCIPE
LISTE DES CONTACTS
DOCUMENT MODELE
FUSION
DIFFUSION D'UN DOCUMENT PERSONNALISE - DE MULTIPLES PERSONNES
CARACTERISTIQUES GENERALES
DOCUMENT DESTINE - UNE LISTE DE CONTACTS
Document modèle avec indication des informations sur les contacts
GESTION DE LA LISTE DES CONTACTS
Liste dans Excel, tableau dans Word, base dans Access
FUSION DU DOCUMENT MODELE DANS WORD AVEC LA LISTE DES CONTACTS
Création d'une version personnalisée pour chacun des contacts
PRESENTATION ICI DU CAS DE DONNEES DE CONTACTS SOUS FORME SIMPLE
CAS GENERAL
1) PREPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS
CREATION OU VERIFICATION DE LA
LISTE DE DONNEES informations sur les contacts identifiées par les entêtes de
colonne
2) CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODELE
CREATION DU DOCUMENT EN MODE PUBLIPOSTAGE
DANS WORD
lien avec la liste des données et indication des informations sur les contacts issues de la liste
3) FUSION
CREATION DES VERSIONS PERSONNALISEES DANS WORD production dans un nouveau document ou impression directe
INFORMATIONS SUR LES DESTINATAIRES DU COURRIER
FORME GENERALE
DESCRIPTION D'UN CONTACT PAR PLUSIEURS CHAMPS chaque champ correspond à une donnée et est identifié par un nom 1
ORGANISATION DES DONNEES une liste dans Excel avec en 1ère ligne les noms de champs une table ou le résultat d'une requête dans Access un tableau dans Word avec les noms de champs en tête de colonne
(attention ! pas d'espace avant ou après le nom dans la cellule)
GESTION SIMPLIFIEE DANS WORD 2
OUTIL SPECIALISE « FORMULAIRE » commandes pour faciliter les manipulations de la liste des données :
Exemple de formulaire de saisie dans la liste avec Word
FEUILLE DE CALCUL OU BASE CONSEILLEES POUR UNE LISTE IMPORTANTE
1 Nom de champ en un seul mot, composé de lettres, de chiffres ou de traits de souligné (« _ »), sans espace et de préférence sans lettre accentuée ; mauvais exemples : code postal, Prénom ; exemples conseillés : code_postal, prenom 2 Cas de listes de taille modeste.
3 A installer dans la barre d'outils rapide via FICHIER, OPTIONS, BARRE D'OUTILS ACCES RAPIDE, avec choix de la catégorie TOUTES LES COMMANDES puis sélectionner dans la liste FORMULAIRE DE DONNEES puis cliquer sur le bouton AJOUTER et enfin valider
LISTE DE DONNEES DANS UNE FEUILLE DE CALCUL
ORGANISATION GENERALE
TABLEAU AVEC LES NOMS DE CHAMPS EN 1ERE LIGNE données d'un contact dans une ligne du tableau
COMMANDES SPECIFIQUES AUX LISTES
MANIPULATIONS FACILITES PAR UN FORMULAIRE bouton optionnel (avec sélection préalable dans la liste)
Parcours des lignes de données :
boutons SUIVANTE, PRECEDENTE et la barre de défilement vertical
Ajout de données : NOUVELLE
Recherche de données : CRITERES
Suppression de données : SUPPRIMER
LISTE DE DONNEES A PRIORI DANS UNE TABLE OU ISSUE D'UNE REQUàŠTE
CAS GENERAL D'UNE TABLE
STRUCTURE DE LA TABLE exemple de définition des champs
DONNEES
enregistrements dans la table
DANS LE CAS Oà™ LES DONNEES SONT ISSUES D'UNE REQUàŠTE DANS ACCESS, CELLE-CI DOIT PRODUIRE LES CHAMPS NECESSAIRES AU PUBLIPOSTAGE
DEMARRAGE DANS UN NOUVEAU DOCUMENT VIDE A PRIORI
1) MISE EN PLACE DU DOCUMENT MODELE (OU « PRINCIPAL »)
Utilisation d'un assistant de Word via la commande PUBLIPOSTAGE,
DEMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE,
ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE PAS - PAS...
2) MISE EN RELATION AVEC LA LISTE DES CONTACTS (EXCEL)
Etape 3 : choisir UTILISATION D'UNE LISTE EXISTANTE puis le lien PARCOURIR afin d'indiquer le fichier des contacts
Après ouverture du fichier, il doits'afficher la boîte CONFIRMER LA SOURCE DE DONNEES, choisir a
priori FICHIERS DE BASE DE DONNEES OLE DB
En cas de souci, choisir plutôt FEUILLES DE CALCUL MS EXCEL VIA UN DDE (*.XLS) puis confirmer le choix FEUILLE DE CALCUL ENTIERE, (ou alors indiquer une plage de cellules en notation L1C1 ou un nom de zone )
A SELECTIONNER LE TABLEAU, choisir la feuille de calcul (a priori la première)
CAS DE LISTE DES CONTACTS DANS UNE BASE D'ACCESS
2 BIS) MISE EN RELATION AVEC LA LISTE DES CONTACTS (ACCESS)
Etape 3 : choisir UTILISATION D'UNE LISTE EXISTANTE puis le lien PARCOURIR afin d'indiquer le fichier des contacts
Choisir comme source de données le fichier Access de la liste des contacts Après ouverture du fichier, il doits'afficher la boîte CONFIRMER LA SOURCE DE
DONNEES, choisir a priori
FICHIERS DE BASE DE DONNEES OLE
Dans la boîte SELECTIONNER LE TABLEAU, choisir la table ou la requête associée aux contacts
des colonnes
A l'aide de la liste déroulante associée à une colonne, filtrage possible par choix d'une valeur ou par critère via (AVANCEES...)
Après validation de la liste des destinataires, possibilité de la remodifier via MODIFIER LA LISTE... Enfin, passage à l'étape suivante pour créer le texte à publiposter
3) ETAPE 4 : PLACEMENT DES CHAMPS ASSOCIES AUX CONTACTS
Obtention de la liste des champs via le lien AUTRES ELEMENTS, choix du champ puis insertion avec le bouton INSERER
Notation spécifique d'un champ de publipostage : «nom de champ» Autre possibilité d'insertion via l'onglet spécifique PUBLIPOSTAGE
EXEMPLE DE MODELE FINAL
LES CHAMPS DE FUSION SONT DEFINIS PAR LA LISTE DE CONTACTS
DOCUMENT MODELE PRAŠT AVEC LES CHAMPS EN PLACE
ETAPE 5 : VERIFICATION CONTACT PAR CONTACT
Affichage de la version pour un contact et possibilité de parcours de la liste des contacts
ETAPE 6 : FUSION DANS UN NOUVEAU DOCUMENT
Fusion via MODIFIER LES LETTRES INDIVIDUELLES puis une sélection optionnelle de contacts
Fusion possibilité avec signalement des
anomalies via(PUBLIPOSTAGE) puis en choisissant le mode de signalement
Ensuite enregistrer ou imprimer le document obtenu (1 page / contact)
POSSIBILITES DE MODIFIER LES CONTACTS
SELECTION DANS LA LISTE DES CONTACTS
bouton (PUBLIPOSTAGE)
CHANGEMENT DU FICHIER DE CONTACTS
bouton (PUBLIPOSTAGE)
Attention ! il faut bien sà»r que les champs utilisés dans le document soient bien dans le nouveau fichier, sinon erreur à la fusion :
Cas d'anomalie o๠le champ « NOM » n'existe plus dans les contacts
AUTRES POSSIBILITES VIA L'ASSISTANT
Retour à l'étape 3 avec les liens pour modification des contacts
IMPRESSION FINALE SUR DES ETIQUETTES AUTO-COLLANTES
PAPIER - ETIQUETTES
PAPIER POUR IMPRIMANTE AU LASER AVEC DIVERS FORMATS D'ETIQUETTES
Exemple : Avery L7160, 63,5 x 38,1 mm2, 3 x 7 étiquettes par feuille
CREATION DES ETIQUETTES
PREPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS comme vu précédemment, avec Excel, Access ou Word
CONSTRUCTION DU DOCUMENT MODELE
Onglet PUBLIPOSTAGE,
DEMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE, ASSISTANT FUSION ET PUBLIPOSTAGE PAS - PAS...
A l'étape 1, choisir le type ETIQUETTES
A l'étape 2, choisir
MODIFIER LA DISPOSITION DU DOCUMENT puis cliquer sur OPTIONS D'ETIQUETTES... afin de
choisir le modèle de papier à étiquettes
Dans la boîte des options, choisir :
- IMPRIMANTE : a priori FEUILLE - FEUILLE
- FOURNISSEUR DES ETIQUETTES : a priori AVERY A4/A5
- NUMERO DE REFERENCE : celui associé à votre modèle de papier puis valider avec le bouton OK
Après validation, il doit apparaître les étiquettes du document modèle :
ère
Après validation, les étiquettes du document modèle doivent se remplir :
CAS D'ETIQUETTE AU FORMAT NON REPERTORIE DANS WORD
PROCEDURE D'AJOUT D'UN FORMAT D'ETIQUETTES
A l'étape 2 de l'assistant de fusion et publipostage (voir page 15), cliquer sur le bouton OPTIONS D'ETIQUETTES puis sur le bouton
NOUVELLE ETIQUETTE
Dans la boîte de dialogue
DIMENSIONS D'ETIQUETTES :
centimètres) de ce nouveau format d'étiquette,
REFERENCE DE L'ETIQUETTE
Valider à la fin avec OK
Le nouveau format doit ensuite apparaître dans la boîte OPTIONS D'ETIQUETTES, associé au fournisseur d'étiquettes AUTRES/PERSONNALISEES
ONGLET DEDIE AU PUBLIPOSTAGE
Démarrage d'un publipostage (lettre, étiquette etc.)
Source des données des contacts
Sélection et-ou tri des contacts
Insertion d'un champ dans le document à fusionner
Vue soit des noms de champ, soit du résultat
Mise en surbrillance des champs dans le document
Mise à jour de toutes les étiquettes à partir de la 1ère
Navigation parmi les contacts (premier, suivant, etc.)
Recherche de contacts (en aperà§u des résultats)
Fusion avec signalement des anomalies
Fusion immédiate dans un nouveau document ou vers une imprimante
AUTRES BOUTONS PARTICULIERS NON PRESENTES ICI
PRINCIPE
PROCEDURE SPECIFIQUE - AGROPARISTECH
DIFFUSION D'UN COURRIEL PERSONNALISE - DE MULTIPLES PERSONNES
CARACTERISTIQUES GENERALES
DOCUMENT DESTINE - UNE LISTE DE CONTACTS
Document modèle avec indication des informations sur les contacts
LISTE DES CONTACTS
Liste dans Excel, tableau dans Word, base dans Access
PARAMETRAGE DE L'ENVOI
Adresse d'expéditeur, champ du destinataire, objet du courriel, ...
FUSION DU DOCUMENT MODELE DANS WORD AVEC LA LISTE DES CONTACTS Envoi d'un courriel personnalisé pour chacun des contacts
PRESENTATION ICI AVEC UN OUTIL SPECIFIQUE - AGROPARISTECH 1
Cette opération est impossible avec un outil de messagerie courant (Eudora, Thunderbird ou Zimbra) mais elle est possible dans Word 2003 en utilisant Outlook de Microsoft.
METHODE PARTICULIERE
Attention ! réglages particuliers et indispensables à vérifier (voir page 24)
1) PREPARATION DE LA LISTE DES CONTACTS
Liste de données comme dans le cas du publipostage sur papier
Un des champs contenant l'adresse électronique du contact
2) CONSTRUCTION DU MODELE DE COURRIEL
Utilisation d'un fichier 1 spécifique pour AgroParisTech :
publicourriel2007-original.docm (document avec formulaire) à copier dans le dossier de travail
Travail sur une copie du document publicourriel2007-original.docm par exemple : ouverture dans Word puis réenregistrement sous un autre nom dans le même dossier par FICHIER ENREGISTRER SOUS
Passage en mode de publipostage, mise en relation avec les contacts via l'onglet PUBLIPOSTAGE (comme vu en pages 8 et 9)
Saisie du texte du courriel et personnalisation avec des champs de fusion issus de liste des contacts (comme vu en page 9)
Paramètrage de l'envoi via le formulaire présent dans le document avec indication de l'adresse d'expéditeur, de l'objet du message, ...
3) LANCEMENT DE L'ENVOI DES COURRIELS
Bouton de lancement disponible dans le document
Etape de vérification du paramètrage avant envoi effectif des courriels
OUTIL SPECIFIQUE - AGROPARISTECH
Fichier à télécharger à partir du site de l'auteur (page du support de cours) sur le publipostage :
DOCUMENT AVEC UN FORMULAIRE INCLUS
Fichier publicourriel2007-original.docm
En cas d'avertissement de sécurité à l'ouverture, effectuer les réglages particuliers (voir page 23) puis fermer et réouvrir le document
sinon aucun affichage obtenu en cas de mauvais réglage
PARAMETRAGE DE L'ENVOI DES COURRIELS
Zones dans le formulaire, avec un style spécial (publicourriel) 1
Au minimum : adresse d'expéditeur, champ contenant l'adresse du destinataire et titre du message
En option : copies du message et fichiers joints
Pour voir les styles dans la marge gauche : AFFICHAGE, BROUILLON et FICHIER, OPTIONS AVANCEES, régler
LARGEUR DU VOLET DE ZONE DE STYLES EN MODE PLAN ET BROUILLON à environ 2 cm
REGLAGES PARTICULIERS LIES - L'UTILISATION DE « MACROS »
PARAMETRES DES MACROS
Commande FICHIER, OPTIONS, CENTRE DE GESTION DE LA CONFIDENTIALITE,
puis bouton PARAMETRES DU CENTRE DE GESTION DE LA CONFIDENTIALITE et à PARAMETRES DES MACROS :
1) choisir ACTIVER TOUTES LES MACROS...
2) cocher ACCES APPROUVE AU MODELE OBJET DU PROJET VBA
DOCUMENT EN MODE DE PUBLIPOSTAGE
Le fichier des contacts doit avoir été associé au document
1) Paramètrage du courriel adresse de l'expéditeur, champ du destinataire et titre du message ici : copie cachée destinée à l'expéditeur et un fichier joint
2) Texte du modèle de courriel possibilité d'inclusion de champ de fusion : ici le champ «NOM» pas de mise en forme du texte car non conservée dans le courriel
TRAVAIL SUR UNE COPIE DE publicourriel2007-original.docm
DEMARRAGE DE L'OPERATION via le bouton
FENàŠTRE DES CARACTERISTIQUES DE L'ENVOI
validation du paramètrage, avec signalement d'anomalies éventuelles indication des adresses de contacts trouvées dans la liste
si pas de signalement de la fin des envois ou affichage d'une anomalie
vérifier alors les réglages (page 24)
ACCESS
requête, 8, 12 table, 8
BARRE D'OUTILS FUSION ET PUBLIPOSTAGE, 14
CENTRE DE GESTION DE LA CONFIDENTIALITE, 29
CHAMP
erreur, 18 insertion, 14 nom, 5 notation, 14
CONTACTS
Access, 8 Excel, 6, 10 fichier, 18 parcours, 16 sélection, 16, 18
visualisation, 16
DDE
Excel, 10
DESTINATAIRES, 13 filtrage, 13 tri, 13
ETIQUETTES, 20 format personnalisé, 23
EXCEL
Données Formulaire, 6 feuille de calcul, 6, 11 formulaire de saisie, 6 plage de cellules, 10
FUSION anomalies, 17 nouveau document, 16
vérification, 16
MACROS, 29 paramètres, 29 OLE DB
Excel, 10
PUBLICOURRIEL envoi, 31 fichier joint, 30 modèle, 27
paramètrage, 30 principe, 26
REGLAGE
Confirmation des conversions lors de l'ouverture, 10, 12
SOURCE DE DONNEES
Access, 12
Excel, 10
STYLES marge, 28
WORD
base de données, 5 formulaire de saisie, 5
TABLE DES MATIERES
PUBLIPOSTAGE SUR PAPIER....................................................2
Principe du publipostage sur papier............................3
Procédure de réalisation .............................................4 Préparation de la liste des contacts ............................5 Cas de liste des contacts dans Excel..........................6 Cas de liste des contacts dans Access.......................7 Construction du document modèle..............................8 Construction du document modèle (suite)...................9 Construction du document modèle (suite).................10
Construction du document modèle (suite).................11 Construction du document modèle (fin) ....................12 Fusion du modèle avec les contacts .........................13
Modifications .............................................................14 Cas des étiquettes.....................................................15 Cas des étiquettes (suite)..........................................16 Cas des étiquettes (suite)..........................................17 Format d'étiquettes personnalisé ..............................18
Barre d'outils du publipostage...................................19
PUBLIPOSTAGE PAR MESSAGERIE .........................................20
Principe du publipostage par messagerie .................21
Procédure de réalisation ...........................................22 Base pour le document de courriel............................23 Règlages pour le document de courriel.....................24 Exemple de document de courriel.............................25
Envoi des courriels personnalisés.............................26
INDEX.................................................................................27
Nom de champ en un seul mot, composé de lettres, de chiffres ou de traits de souligné (« _ »), sans espace et de préférence sans lettre accentuée ; mauvais exemples : code postal, Prénom ; exemples conseillés : code_postal, prenom
Le publipostage avec des données dans une autre feuille de calcul que la première est à éviter car il s'avère beaucoup plus délicat et nécessite des manipulations spéciales.
Voir les supports de cours de l'auteur sur Excel (maîtriser les bases et compléments sur les listes).
A installer dans la barre d'outils rapide via FICHIER, OPTIONS, BARRE D'OUTILS ACCES RAPIDE, avec choix de la catégorie TOUTES LES COMMANDES puis sélectionner dans la liste FORMULAIRE... puis cliquer sur le bouton AJOUTER et enfin valider
Le mode « OLE DB » d'accès aux données dans Excel est choisi automatiquement quand l'option
CONFIRMATION DES CONVERSIONS LORS DE L'OUVERTURE n'est pas cochée dans les réglages de Word via OUTILS OPTIONS GENERAL ; ce mode est déconseillé pour certaines données (cas de dates au format anglosaxon : mois/jour/an).
Exemple avec les 3 premières lignes d'une liste débutant par sa ligne d'entêtes en ligne 1 et comportant 4 colonnes : L1C1:L3C4
Nom attribué à un ensemble de cellules par la commande INSERTION NOM DEFINIR
Ce mode « OLE DB » d'accès aux données d'Access correspond est choisi automatiquement quand l'option CONFIRMATION DES CONVERSIONS LORS DE L'OUVERTURE n'est pas cochée dans les réglages de Word via OUTILS OPTIONS GENERAL ; ce mode peut dans certain cas s'avérer inadapté (cas de dates au format anglo-saxon : mois/jour/an) et alors il faut essayer un autre mode (« via ODBC »).
Attention ! il faut bien indiquer la localisation complète du fichier joint, avec le chemin d'accès et non pas seulement son nom ; exemple : C:\temp\plan.png et non pas plan.png
