Modèles de lettre publipostage sur Word

Lettre de publipostage: décryptage et meilleures pratiques

Nous sommes nombreux à recevoir des lettres de publipostage chaque semaine, et beaucoup d'entre nous ne les lisent même pas. Cependant, des études révèlent qu'il y a tout de même des personnes qui vérifient les spams jugés « bons» et y apportent une réponse. Lorsque le courrier est bien conçu et rédigé et qu'il est envoyé à la bonne personne, vous avez une chance d'obtenir une réponse. Bien que cette chance semble très faible, elle est bien plus élevée que de contacter un grand nombre de personnes qui ne connaissent pas l'organisation émettrice.

Bien que ce type de courrier soit parfois ennuyeux, il est devenu une pratique courante que les organisations peuvent et doivent utiliser efficacement. Nous définissons dans ce tutoriel ce qu'est le «publipostage», nous expliquons comment il doit être utilisé, et nous décrivons comment le faire pour que les cibles puissent le lire.

Qu’est ce que le courrier direct ?

Le «Publipostage» est le terme utilisé pour désigner les lettres impersonnelles envoyées par courrier de masse.

Le publipostage n'est pas de la publicité qui doit transmettre un message de l'annonceur à une large population. En général, la publicité a pour but de développer la notoriété ou un produit. Le but de l'envoi du courrier direct est exactement le contraire, le but est d'obtenir l'attention de la personne à qui il est adressé. De plus, contrairement aux médias, lors de l'utilisation du package de publipostage, il n'y a qu'une seule finalité qui est de contacter votre public destinataire.

Les lettres adressées à une personne en particulier (par exemple. Chère Mme X ») autrement dit les lettres nominatives, ne sont pas techniquement appelées « publipostage » même si elles semblent dans leur apparence ou leur style d'écriture à des courriers directs.

Ils s'adressent à une seule personne. Les médias de masse sont une approche d'un univers vaste et diversifié de consommateurs potentiels.

Le publipostage est plutôt adressé à une seule personne, à une adresse précise. Vous savez exactement à qui vous parlez. Vous pouvez sélectionner le public auquel le message sera envoyé et les contacter individuellement. Le message ne doit pas être envoyé à des personnes qui ne sont pas intéressées à recevoir le message de l'organisation. Cette technique permet de mesurer le retour, en effet; rien ne se fait au hasard.

En testant et en suivant les campagnes faites à petite échelle, vous pouvez prédire efficacement les gains qui résulteraient d'une campagne à grande échelle. De plus, les résultats d'une campagne de publipostage peuvent être mesurés avec précision. Il y a la possibilité de savoir exactement combien d'expéditions ont été effectuées, qui les a reçues, combien il en a coûté pour chacune d'entre elles et combien de réponses ont été obtenues. Ces informations simplifient le calcul du coût par réponse ou conversion.

En conclusion, le courrier direct est un message exclusif et privé que le consommateur peut enregistrer pour prendre une décision plus tard. C'est un message à lire à tout moment et y réfléchir pendant plus de quelques secondes. Les personnes cibles le reçoivent sur leur courrier personnel et non dans un cadre «public» tel que des publicités à la radio, à la télévision ou sur Internet, il offre un message «privé».

En raison de la saturation du marché et du fait que les gens s'y sont habitués, le publipostage est efficace comme moins efficace qu'il ne l'était autrefois. Le publipostage est une sorte de marketing direct. Il y a plusieurs raisons d'utiliser le marketing direct :

• Vendre un produit ou une idée;
• Réalisation d'une étude de marché;
• Créer une image;
• Génération et évaluation d'initiatives (pour des ventes ou des dons);
• Présentation de nouveaux produite ou idées;
• Présentation d'offres ou demandes spéciales.

Pourquoi utiliser le courrier direct ?

Actuellement, il est difficile d'attirer l'attention des gens, car ils sont harcelés par les messages à la télévision, les journaux, les magazines, la radio et Internet. Le publipostage est une façon de capter l'attention et stimuler l'intérêt. Le publipostage crée des relations qui se traduisent par un interaction qui peut entraîner une relation et un dialogue à long terme entre les parties.

Vous touchez un public intéressé à l'écoute, même si cela peut paraître surprenant, mais en réalité, de nombreux ménages souhaitent recevoir plus de publipostage ou du moins, ils aimeraient recevoir quelque chose.

Il s'agit d'un dispositif de communication puissant, au potentiel croissant, pour augmenter les revenus. En utilisant le publipostage pour atteindre la cible.

Le publipostage est un outil flexible. Un message peut être envoyé à n'importe qui, à tout moment, dans n'importe quel format. Des cartes postales, des lettres ou des brochures peuvent être envoyées - en fonction de ce que l'organisation souhaite utiliser et de son budget.

Que devriez vous envoyer dans un paquet de courrier direct ?

Le package de publipostage classique se compose de cinq composants qui seront décrits en détail dans cette section. Il s'agit de :

L'enveloppe - détermine si la lettre contenue sera lue ou non. Le but de l'enveloppe est de donner l'impression qu'elle contient une lettre personnelle.

La lettre - Il existe quelques principes simples sur la façon de rédiger une lettre de publipostage efficace.

Le mécanisme de réponse - Il s'agit normalement d'un parcours permettant au destinataire d'envoyer sa réponse avec ses coordonnées ; votre nom, adresse...

L'enveloppe de réponse - une enveloppe commerciale avec les détails de l'organisation déjà imprimés peut être utilisée pour faciliter la réponse du destinataire...

Autres emballages : ceux-ci peuvent inclure une note, un article, un mémorandum, une fiche d'information ou une brochure.

Les étapes à suivre pour organiser un programme de publipostage et comment évaluer l'efficacité dudit programme ?

Voici les étapes à suivre pour créer un package de publipostage. Il est souvent recommandé de maîtriser l'ensemble de la procédure avant de commencer le processus de planification. Plusieurs étapes peuvent devoir être appliquées simultanément. Par exemple, la stratégie, le format et le budget peuvent être interdépendants. Une brochure en quatre couleurs et une grande lettre jaune dans une enveloppe rouge peuvent être plus accrocheuses qu'une lettre blanche dans une enveloppe standard, cependant, cela pourrait être hors budget, donc un ajustement de la stratégie et du format est nécessaire. Voici les étapes à suivre:

Conformer ou acheter une liste d’envoi

Vous pouvez créer vous-même une liste de diffusion ou l'acheter auprès d'un fournisseur. De nombreux distributeurs de listes de diffusion louent des listes pour une période de temps spécifique, généralement un an, pour un nombre limité d'utilisations. La liste peut être aussi longue que l'annuaire téléphonique ou aussi petite que la liste des personnes âgées de 25 à 39 ans qui travaillent manuellement, qui sont affiliées au parti politique X, qui conduisent une voiture de six ans qui a dû être remplacé la pompe à essence l'année dernière, qu'ils sont les parents de deux enfants qui fréquentent les écoles de la ville et qui vivent dans un quartier prolétarien... La chose la plus importante à garder à l'esprit lorsque vous commencez à compiler votre liste est de penser à qui elle est destinée.

Il existe de nombreux distributeurs qui vendent ou louent des listes. D'autres apparaissent dans les pages jaunes de l'annuaire téléphonique ou se retrouvent dans les publicités des magazines de vente directe. Voici quelques conseils à retenir lors de l'achat et l'utilisation d'une liste de diffusion:

• Assurez-vous de vérifier les références avant de sélectionner un revendeur. Certains de ces fournisseurs ou vendeurs de listes essaient de vendre des listes qui ne sont pas utiles au client. Évitez-les.
• Ne gardez pas une liste achetée ou louée (si vous êtes autorisé à l'utiliser plus d'une fois), sauf si l'organisation est responsable de sa mise à jour. Toute liste datant de plus de trois mois sera inexacte à sept pour cent.
• N'utilisez la liste que deux fois. Vous avez déjà obtenu 90% des réponses que vous pouvez en tirer. Vous devez éliminer les noms des non-répondants et vous concentrer sur l'obtention de nouveaux noms pour votre liste «potentielle». La liste «potentielle» est cruciale pour le succès du publipostage.
• Gardez la liste à jour. Si les adresses sont inexactes, cela sera très préjudiciable à l'organisation - le colis ne sera pas livré aux destinataires potentiels (vous ne recevrez donc aucun argent) et de l'argent aura été dépensé pour l'enveloppe et le timbre. Peut-être que cela peut être fait avec l'aide de votre bureau de poste local ou d'un organisme d'enregistrement des citoyens.
• Passez en revue la liste au moins une fois par an. Si la liste est utilisée plus souvent, elle doit être revue plus fréquemment. Cela permet de maintenir la liste à jour, de réduire les pertes de mailings gaspillés et d'augmenter la probabilité de recevoir des réponses.

Planifiez les objectifs et les stratégies du paquet du courrier direct

Il est important d'avoir des objectifs spécifiques à l'esprit avant de commencer l'organisation des packages. Les questions suivantes doivent être prises en compte lors de la planification des objectifs et des stratégies. Il faut se rappeler qu'ils sont étroitement liés au format et au budget.

L'objectif est-il de collecter des fonds, de susciter l'intérêt de travailler sur le projet, de sensibiliser à un problème particulier ou à tous les points mentionnés?

À qui le paquet sera-t-il adressé et à quoi s'attend-il en réponse?

Allez-vous cibler les membres potentiels ou actuels pour les convaincre de faire une action précise ? Voulez-vous qu'ils assistent à une réunion? Voulez-vous qu'ils collaborent sur un projet ou un événement?

Quel est l'objectif? Évitez d'envoyer une brochure si une carte postale suffit ou une lettre si une brochure peut faire passer le message.

Le message nécessite-t-il plus d'espace, plus de détails et un format plus grand que prévu? Si tel est le cas, vous devrez peut-être envisager de réduire la quantité de courrier. Gardez à l'esprit que l'envoi d'un message incomplet à de nombreuses personnes, plutôt qu'un message complet à un plus petit nombre, peut être décevant.

À quel type de courrier les destinataires seront-ils intéressés? S'ils sont connus pour recevoir une grande quantité de courrier professionnel, envisagez de leur envoyer une enveloppe plus grande ou colorée, plutôt que la classique.

L'organisation et de l'examen d'un envoi d'une lettre publipostage

Si vous ne faites pas appel à un professionnel pour concevoir le package, vous prenez le risque de déléguer cette tâche à un comité composé de personnes qui ne savent pas ce qu'est le publipostage, ou ils ne savent pas comment cela fonctionne. Il ne peut pas le faire. Par exemple, un comité peut décider de raccourcir une lettre de trois pages à une, parce que quelqu'un pense que le type de lecteur auquel elle s'adresse «ne lira pas de longues lettres». Certaines décisions comme celle-ci sont souvent fondées sur des hypothèses basées sur des préjugés personnels et des habitudes de lecture - et non sur des faits. Des précautions doivent être prises avec cela. Si les recherches effectuées par des professionnels du publipostage sont consciemment ou inconsciemment contestées ou ignorées, beaucoup de temps et d'argent pourraient être gaspillés.