Comment ouvrir un document Word spécifique via Excel
Dans ce tutoriel, nous vous montrons un exemple sur la façon d'ouvrir un fichier Word existant à partir d'Excel à l'aide d'une macro VBA. Nous vous proposons également une autre macro que vous pouvez utiliser pour créer et ouvrir un nouveau document Word.
La plupart de gens utilisent Word et Excel le plus souvent. En outre, de nombreux utilisateurs professionnels font souvent des copier-coller des données d'une feuille de calcul Excel dans un rapport de vente Word. Cependant, un grand nombre de vous ne sont pas bien familiarisés avec l'ouverture d'un fichier Word à partir d'un classeur Excel. Généralement, vous pouvez simplement minimiser Excel pour ouvrir un document existant dans Word (ou créer un nouveau), et c’est une méthode rapide et pratique. Mais, en utilisant Visual Basic pour Applications ou VBA, vous pouvez programmer des macros dans Excel qui permettent d'ouvrir et de travailler avec Microsoft Word encore plus rapide et plus productif. Lisez le reste du tutoriel pour découvrir comment faire.
Table des matières
Comment ouvrir un document Word existant via Excel
Etape 1 : activer l’onglet Développeur
Etape 2 : insérer le buton de commande
Créer un nouveau document Word à partir d'Excel
Comment ouvrir un document Word existant via Excel
Commençons par créer une macro VBA qui permet d’ouvrir un document Word existant.
Etape 1 : activer l’onglet Développeur
Pour travailler avec des macros, vous aurez besoin d’activer l’onglet développeur. Cet onglet est désactivé par défaut dans Office mais vous pouvez le rendre disponible en suivant les étapes ci-dessous.
- Lancez Microsoft Excel sur votre ordinateur.
- Accédez à l'onglet « Fichier» puis cliquez sur la commande « Options » dans la barre latérale gauche. La boite de dialogue « Options Excel » s’ouvre. Cliquez sur la commande « Personnaliser le ruban » sur le côté gauche. Alternativement, faites un clic droit sur le ruban et sélectionnez « Personnaliser le ruban » :
- Cliquez sur la case à cocher à côté de l'étiquette de valeur « Développeur» dans la zone sous « Personnaliser le ruban » :
- Cliquez sur le bouton « OK» pour enregistrer les modifications apportées.
De retour à la fenêtre du programme Excel vous verrez que l'onglet « Développeur » apparaît sur la barre du ruban.
Etape 2 : insérer le buton de commande
Une fois l’onglet « Développeur » active, nous pouvons ajouter le bouton qui permettra d’exécuter la macro. Le processus est très simple. Suivez les étapes ci-dessous :
- Accédez à l'onglet « Développeur» sur la barre de ruban Excel.
- Cliquez sur le menu « Insérer» dans le groupe « Contrôles ».
- Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option « Bouton» sous la section « Contrôles de formulaire » comme illustré dans la capture ci-dessous :
- Le curseur de la souris se transforme en un signe plus « + ». Cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez placer le contrôle de bouton de commande.
- Une fois vous cliquez sur la cellule, la fenêtre « Affecter une Macro» s'ouvre automatiquement.
- Tapez un nom significatif pour le bouton dans le champ « Nom de la macro», par exemple « OuvrirWord ». Gardez à l’esprit que le nom de la macro ne doit pas contenir d'espaces ou la macro ne sera pas enregistrée correctement :
- Cliquez ensuite sur le bouton « Nouvelle».
- La fenêtre de l'éditeur « Microsoft Visual Basic pour Applications» s'ouvre et s'affiche à l'écran.
Etape 3 : programmer la macro
Afin d’ouvrir un document Microsoft Word existant à l'aide de macro Microsoft Excel, nous devons suivre les étapes ci-dessous :
- Créer l'objet de Microsoft Word ;
- Ouvrir le document Word existant à l'aide de l’objet MS Word créé en fournissant le chemin complet ;
- Finalement, rendre le document MS Word visible.
Pour ouvrir un document Word spécifique via Excel, procédez comme suit :
- Avec la fenêtre de l’éditeur VB ouverte, mettez en surbrillance tout le texte dans la zone de code du « Module 1» et supprimez-le :
- Ensuite, copiez et collez le code VBA ci-dessous à la place du texte supprimé :
Sub OuvrirWord()
Dim Fichier As String
Fichier = "C:\Users\hanane\Desktop\Exemple.docx"
Set objetword = CreateObject("Word.Application")
If Dir(Fichier) "" Then
objetword.Visible = True
objetword.Documents.Open Fichier
End If
End Sub
Remarque : dans le code VBA ci-dessus, remplacez le chemin « C:\Users\hanane\Desktop\Exemple.docx » par le chemin du document Word que vous souhaitez ouvrir automatiquement dans Excel.
Expliquons un peu le code :
- Dim Fichier As String : nous commençons par définir une variable « fichier » comme chaine de caractère pour pouvoir y placer le chemin du document à ouvrir.
- Fichier = "C:\Users\hanane\Desktop\Exemple.docx" : nous affectons ensuite le chemin du document Word à la variable « fichier ».
- Set objetword = CreateObject("Word.Application"): nous créons ensuite une nouvelle instance d'un document Word.
- If Dir(Fichier) "" Then : dans cette ligne de code nous testons notre chemin du document s’il existe.
- Finalement dans les deux dernières lignes de code, nous rendons l’instance du document Word visible, puis nous ouvrons le fichier Word.
- Une fois le code collé dans a zon de code, cliquez sur le bouton « Enregistrer» dans la barre d'outils de l'éditeur VB.
- Une boite de dialogue s’ouvre vous indiquant que vous devez enregistrer le fichier avec les fonctionnalités de macros pour pouvoir enregistrer le code. Cliquez sur « Non » comme indiqué dans la capture ci-dessous :
- Une nouvelle fenêtre Excel « Enregistrer sous» apparaît à l'écran :
- Tapez un nouveau nom pour le classeur dans la zone de texte « Nom de fichier», choisissez le type « Classeur Excel (prenant en charge les macros) » dans la zone « Type » comme indiqué ci-dessus.
- Cliquez sur le bouton « Enregistrer».
- Maintenant, vous pouvez cliquer sur le bouton de commande que vous avez inséré dans la feuille de calcul Excel. Vous verrez que Microsoft Word s'ouvre automatiquement et affiche le fichier à partir du chemin d'accès que vous avez entré dans la fenêtre de code de l'éditeur Visual Basic. La capture ci-dessous montre le résultat que nous avons obtenu :
Avec cette macro VBA, vous pouvez ouvrir n'importe quel document Word à partir d’Excel, remplacez simplement le chemin du fichier à ouvrir. C'est une macro petite mais sympa ; vous pouvez le joindre à un bouton comme nous l’avons fait dans cet exemple ou à une case à cocher. Chaque fois qu'un utilisateur clique sur le bouton ou la case à cocher, Excel ouvrir le document Microsoft Word spécifié.
Créer un nouveau document Word à partir d'Excel
Si vous souhaitez créer et enregistrer un nouveau document Microsoft Word à partir de Microsoft Excel, vous devez ajouter quelques étapes supplémentaires :
- Créer un nouvel objet de Microsoft Word ;
- Ensuite, créer un objet document et y ajouter des documents ;
- Rendre l’objet Microsoft Word visible ;
- Créer un objet de sélection à l'aide de l’objet Word ;
- Taper le texte dans le document Word à l’aide de l’objet de sélection ;
- Enregistrer le document.
Pour ce faire, répétez les instructions dans l’étape 2, et puis copiez le code ci-dessous dans la fenêtre de code VBA qui s’ouvre :
Sub OuvrirNouveauWord()
Dim wordApp
Dim docObj
Dim selectionObj
Set wordApp = CreateObject("Word.Application")
Set docObj = wordApp.Documents.Add
wordApp.Visible = True
Set selectionObj = wordApp.Selection
selectionObj.TypeText ("Ceci est un exemple de document à ouvrir à partir d'Excel")
docObj.SaveAs "C:\Users\hanane\Desktop\Exemple2"
End Sub
Cliquez sur le bouton « Enregistrer » dans la barre d'outils de l'éditeur VB. Dans la boite de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur « Non » :
Tapez un nouveau nom pour votre classeur et choisissez le type qui prend en charge les macros comme indiqué dans la capture ci-dessous :
Expliquons maintenant la macro :
- Set wordObj = CreateObject ("Word.Application") : cette ligne permet de créer l'objet de Microsoft Word ;
- Set docObj = wordObj.Documents.Add : permet de créer un objet document et y ajoute des documents ;
- wordObj.Visible = True : permet de rendre MS Word visible ;
- Set selectionObj = wordObj.Selection : utilise l’objet objectWord ;
- selectionObj.TypeText ("Ceci est un exemple de document à ouvrir à partir d'Excel") : vous permet de taper le texte souhaité dans le document Word créé ;
- docObj.SaveAs "C:\Users\hanane\Desktop\Exemple2" : sauvegarde le document.