Créer votre première macro sous Excel

Suivez-vous la proportion de votre temps passé à travailler sur Excel dans des tâches petites et relativement sans importance, mais répétitives ?

Si vous en avez (et peut-être même si vous ne l'avez pas fait), vous avez probablement déjà remarqué que des tâches de routine telles que le formatage ou l'insertion de texte standard prennent généralement beaucoup de temps. Même si vous avez l'habitude de mener à bien ces activités et que vous êtes capable de les terminer assez rapidement, ces «5 minutes» que vous passez presque tous les jours à insérer le nom et les détails de votre société dans toutes les feuilles de calcul Excel envoyées aux clients / collègues commencent à s'ajouter, au fil du temps.

Si vous lisez ce tutoriel sur les macros Excel, vous savez probablement déjà que les macros sont l’une des fonctionnalités les plus puissantes d’Excel et qu’elles peuvent vous aider à automatiser des tâches répétitives. En conséquence, vous recherchez probablement un guide de base pour les débutants qui explique, de manière simple, comment créer des macros.

Les macros sont un sujet avancé et, si vous voulez devenir un programmeur avancé, vous rencontrerez des matériaux complexes. C'est pourquoi certaines ressources de formation sur ce sujet sont parfois difficiles à suivre.

Toutefois, cela ne signifie pas que le processus de configuration d'une macro dans Excel est impossible à apprendre. En fait, dans ce tutoriel, j’explique comment créer des macros de base en 7 étapes faciles. En plus de vous guider pas à pas tout au long du processus de configuration d’une macro, ce guide comprend un exemple pas à pas.

Table des matières

Avant de commencer à créer des macros : affichez l'onglet Développeur

Outils pour créer des macros Excel

Les 7 étapes faciles pour créer votre première macro

Êtes-vous prêt à créer votre première macro Excel ?

Alors commençons par les préparatifs…

Avant de commencer à créer des macros : affichez l'onglet Développeur

Avant de créer votre première macro Excel, vous devez vous assurer que vous disposez des outils appropriés. Dans Excel, la plupart des commandes utiles lorsque vous utilisez des macros Excel et Visual Basic pour Applications se trouvent dans l'onglet Développeur.

L'onglet Développeur est, par défaut, masqué par Excel. Par conséquent, à moins que vous (ou quelqu'un d’autre) n’ait ajouté l’onglet Développeur au ruban, vous devez le faire afficher par Excel pour pouvoir accéder aux outils appropriés lors de la configuration d’une macro.

Dans cette section, j'explique comment ajouter l'onglet Développeur au ruban. À la fin de l'explication pas à pas, une gif montre l'ensemble du processus.

Notez qu'il suffit de demander à Excel d'afficher l'onglet Développeur une fois. En supposant que la configuration ne soit pas annulée ultérieurement, Excel continue d'afficher l'onglet dans les opportunités futures.

 Étape 1 : Ouvrez la boîte de dialogue Options Excel en suivant les étapes ci-dessous :

-          À l'aide de la souris, cliquez avec le bouton droit sur le ruban.

-          Excel affiche un menu contextuel.

-           Cliquez sur « Personnaliser le ruban… ».

 Étape 2 : Une fois dans la boîte de dialogue Options Excel, assurez-vous que vous êtes sur l'onglet Personnaliser le ruban en cliquant sur cet onglet de la barre de navigation située sur le côté gauche.

Étape 3 : Examinez la zone de liste Personnaliser le ruban, qui est la zone de liste située à droite de la boîte de dialogue Options Excel, puis recherchez "Développeur". Il s'agit de l'onglet Développeur qui, par défaut, est le troisième onglet situé en bas de la liste.

 Étape 4 : Si la case à gauche de «Développeur» est décochée, cliquez dessus pour la cocher. Si la case est déjà cochée, vous n'avez rien à faire (vous devriez déjà avoir l'onglet Développeur dans le ruban).

Étape 5 : Cliquez sur le bouton OK dans le coin inférieur droit de la boîte de dialogue Options Excel. Excel vous ramène à la feuille de calcul sur laquelle vous travailliez et l'onglet Développeur apparaît dans le ruban.

Outils pour créer des macros Excel

Excel vous permet de créer des macros à l'aide de l'un des outils suivants:

-          L'enregistreur de macros, qui vous permet d'enregistrer les actions que vous effectuez dans un classeur Excel.

-          L’éditeur Visual Basic, qui nécessite l’écriture des instructions à suivre dans le langage de programmation Visual Basic pour Applications.

La deuxième option (qui nécessite une programmation) est plus complexe que la première, en particulier si vous êtes un nouvel arrivant dans le monde des macros et que vous n’avez aucune expérience en programmation.

Comme ce guide s’adresse aux débutants, j’explique ci-dessous comment enregistrer une macro Excel à l’aide de l’enregistreur. Si votre objectif est uniquement d'enregistrer et de lire des macros, ce tutoriel couvre probablement la plupart des connaissances dont vous avez besoin pour atteindre votre objectif.

Toutefois, si vous souhaitez tirer parti au maximum des macros Excel et utiliser pleinement leur puissance, vous devrez éventuellement apprendre à utiliser VBA. Plus vous gagnez en connaissances et en expérience, plus vous enregistrez de lignes de code.

Les 7 étapes faciles pour créer votre première macro

D'ACCORD…

Vous avez maintenant ajouté l'onglet Développeur au ruban et vous êtes conscient qu'il existe deux outils différents que vous pouvez utiliser pour produire une macro, y compris l'enregistreur. Vous êtes prêt à créer votre première macro Excel. Pour ce faire, suivez simplement les 7 étapes simples que j’explique ci-dessous.

Étape 1 : Cliquez sur l'onglet Développeur.

Étape 2 : Assurez-vous que l'enregistrement de référence relative est activé en cliquant sur le bouton "Utiliser les références relatives". Si l'enregistrement de référence relative n'est pas activé, cliquez sur «Utiliser les références relatives», sinon s’il est activé ne faites rien.

Lorsque l'enregistrement relatif est désactivé (ce qui est par défaut), «les emplacements exacts des cellules sont enregistrés dans la macro», tandis que, lorsque l'enregistrement de référence relative est activé, toutes les actions enregistrées par Excel sont relatives à la cellule active. En d'autres termes, l'enregistrement absolu est extrêmement littéral.

Étape 3 : Cliquez sur «Enregistrer une macro» dans l’onglet Développeur ou sur le bouton «Enregistrer une macro» qui apparaît à gauche de la barre d’état.

Étape 4 : La boîte de dialogue Enregistrer une macro apparaît. Cette boîte de dialogue vous permet de :

-          Attribuer un nom à la macro : Excel attribue un nom par défaut aux macros: «Macro1», «Macro2», «Macro3», etc. Toutefois, il est généralement plus utile d'utiliser un nom descriptif. Les règles principales pour les noms de macro sont qu'ils doivent commencer par une lettre ou un trait de soulignement (_) (pas un nombre), ne peuvent pas avoir d'espaces ni de caractères spéciaux, à l'exception du trait de soulignement (autorisé), et ne doivent pas entrer en conflit avec ceux qui existaient auparavant.

Par exemple, «ma première application Excel avec macro» n'est pas un nom acceptable, mais «ma_premiere_app» fonctionne.

-          Attribuez un raccourci clavier à la macro : Cette étape est facultative. Vous pouvez configurer une macro sans raccourci clavier, mais la sélection d’un raccourci clavier vous permet d’exécuter la macro en appuyant simplement sur la combinaison de touches choisie.

Le raccourci clavier à affecter est de la forme “Ctrl + combinaison de touches”. Dans ce contexte, la combinaison de touches signifie soit (i) une lettre seule ou (ii) une combinaison d'une lettre et de la touche Shift. Lors de la création de raccourcis clavier pour les macros, vous devez faire attention à la combinaison de touches exacte que vous choisissez.

Si vous choisissez un raccourci clavier précédemment attribué (par exemple, un raccourci clavier intégré), votre choix de raccourci clavier pour la macro Excel annule et désactive le raccourci clavier existant. Étant donné qu'Excel dispose de plusieurs raccourcis clavier intégrés de la forme «Ctrl + Lettre», le risque de désactivation des raccourcis clavier intégrés n'est pas si faible.

Prenez, par exemple, le raccourci clavier «Ctrl + B», qui est le raccourci clavier intégré pour la commande Gras. Si, toutefois, vous affectez le raccourci clavier «Ctrl + B» à une macro particulière, le raccourci clavier intégré à la commande Gras est désactivé. Par conséquent, si vous appuyez sur “Ctrl + B”, la macro sera exécutée mais la police du texte sélectionné ne sera pas mise en gras.

Une façon de résoudre ce problème, qui fonctionne généralement, consiste à attribuer des raccourcis clavier de la forme «Ctrl + Shift + Lettre». Le risque d'écraser et de désactiver un raccourci clavier existant auparavant est plus petit mais, dans tous les cas, je vous suggère de continuer à faire attention à la combinaison de touches exacte que vous choisissez. Cela signifie que, par exemple, au lieu de choisir «Ctrl + B» comme raccourci clavier, nous pourrions attribuer «Ctrl + Shift + B»

-          Décidez où vous voulez stocker la macro : Vous pouvez stocker la macro dans le classeur sur lequel vous travaillez («Ce classeur»), un nouveau fichier Excel («Nouveau classeur») ou un classeur de macros personnelles («Classeur de macros personnelles»). La sélection par défaut consiste à stocker la macro dans le classeur sur lequel vous travaillez. Dans ce cas, vous ne pouvez utiliser cette macro que lorsque ce classeur est ouvert.

-          Créer une description de la macro : Avoir une description de la macro est facultatif. Cependant, C'est une bonne idée de prendre l'habitude d'enregistrer ces informations chaque fois que vous créez une nouvelle macro, de sorte que vous et vos collègues puissiez toujours savoir à quoi s'attendre de la macro lorsque vous l'exécutez.

Étape 5 : Une fois que vous avez attribué un nom, définissez l'emplacement où vous souhaitez stocker la macro et (si vous le souhaitez), attribuez un raccourci clavier et créez une description de macro, cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Enregistrer une macro.

Étape 6 : Effectuez les actions que vous souhaitez que la macro enregistre et stocke.

Étape 7 : Cliquez sur «Arrêter l'enregistrement» dans l'onglet Développeur ou sur le bouton Arrêter l'enregistrement de la macro qui apparaît à gauche de la barre d'état.

Toutes nos félicitations! Vous avez créé votre première macro Excel!

Incroyable!

Vous pouvez maintenant lancer votre nouvelle macro en utilisant le raccourci clavier qui lui a été attribué (dans ce cas, “Ctrl + Shift + B”). En devenant un utilisateur de macros plus avancé, vous verrez qu'il existe plusieurs autres moyens d'exécuter une macro.

Tutoriel Excel