Excel : comment afficher un message d'erreur ou de saisie

Excel : comment afficher un message d

Les messages d’erreur sur Excel sont un excellent moyen d’éviter les erreurs de saisie de données. Par exemple, supposons que vous créez un formulaire de saisie qui doit être rempli par les employés de votre entreprise avec des données confidentielles (tels que le nom, le numéro de téléphone, un identifiant, un mot de passe…). Une fois terminé, vous partagez le formulaire avec vos collègues. Ensuite, vous vous rendez compte que pour certains utilisateurs, les entrées ne sont pas correctement saisies. Par exemple, le format du numéro de téléphone n’est pas correct ou que l’identificateur est déjà utilisé. Pour éviter ce genre de problèmes de saisie, il est judicieux de créer des messages d'entrée qui expliquent ce qui doit être saisi dans une cellule ainsi que des messages d’erreur pour afficher une erreur si un contenu invalide est saisi.

Table des matières

Créer une alerte d'erreur ou de saisi dans Excel

Etape 1 : créer une règle de validation de données

Etape 2 : insérer un message d'entrée

Etape 3 : créer un message d’erreur

Créer une alerte d'erreur ou de saisie dans Excel

Afin de pouvoir créer un message d’erreur sur Excel, nous devons d’abord appliquer une règle de validation de données sur les cellules concernées. Pour illustrer les choses, considérons l’exemple suivant :

Nous souhaitons insérer un message de saisi pour indiquer à l’utilisateur le champ « ID utilisateur » doit contenir 7 caractères, ni plus ni moins. Pour ce faire, nous allons suivre les étapes ci-dessous.

Etape 1 : créer une règle de validation de données

  1. Pour commencer, sélectionnez la cellule sur laquelle vous voulez appliquer une règle de validation. Dans notre exemple, nous sélectionnons la cellule « B3 ».
  2. Accédez à l'onglet « Données » dans le ruban et cliquez sur la commande « Validation des données » dans le groupe « Outils de donnée ».

  1. La boîte de dialogue « Validation des données » s’ouvre. Assurez-vous que l'onglet « Options » est actif.
  2. Cliquez ensuite sur le menu déroulant « Autoriser ». Ce menu vous permet de spécifier les données que vous souhaitez autoriser dans la cellule. Comme vous pouvez le voir dans la capture ci-dessous, vous avez le choix entre différentes options (un nombre entier, d'une date, d'une décimale…). Dans notre exemple, nous voulons définir une restriction afin de n’entrer que 7 caractères. Nous sélectionnons alors « Longueur de texte ».

  1. Ensuite, pour éviter d’afficher une erreur pour une cellule vide, cochez la case en regard de l’option « Ignorer si vide ».
  2. Maintenant, sélectionnez « égale à » dans la liste déroulante « Données » comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessous :

  1. Puis indiquer le nombre de caractères à autoriser. Nous tapons « 7 » dans notre exemple. Voir la capture d’écran ci-dessous.

Etape 2 : insérer un message d'entrée

  1. À ce stade, accédez à l’onglet « Message de saisie » de la boîte de dialogue « validation de données ». Cet onglet vous permet de spécifier le message à afficher lorsque l’utilisateur sélectionne la cellule.
  2. Assurez-vous que la case en regard de l’option « Quand la cellule est sélectionnée » est cochée. Cela indique à Excel de n’afficher le message de saisi que lorsque vous sélectionnez la cellule.
  3. Tapez ensuite un titre dans la zone de champ « Titre : ». Nous tapons par exemple « Restriction de l’ID ».

  1. Puis, dans la zone « Message de saisi : », expliquez à l'utilisateur ce qu’il doit saisir. Nous tapons le message « Votre ID doit contenir obligatoirement 7 caractères ».

Etape 3 : créer un message d’erreur

Nous venons de définir le message de saisie qui indiquera à l’utilisateur ce qu’il doit taper. Maintenant, il faut contrôler toute saisie qui ne répond pas aux critères spécifiés. Par exemple, si un utilisateur tape un ID qui comporte seulement 5 caractères, nous devons annuler l’entrée et afficher un message d'erreur. Pour ce faire, continuez avec les étapes ci-dessous.

  1. Avec la boîte de dialogue « Validation de données toujours actif, passez à l'onglet « Alerte d'erreur ».
  2. Assurez-vous que la case « Quand des données non valides sont tapées ». Cela garantit que le message ne s'affiche pas pour des données correctes.
  3. Utilisez le menu déroulant « Style » pour choisir le type d'erreur. Nous gardons l’option par défaut « Stop ».

  1. Dans les champs « titre » et « Message d’erreur », entrez le titre et le message d'erreur à afficher. Nous tapons « Restriction non respectée » pour le champ « Titre », et « Votre ID doit contenir 7 caractères, ni plus ni moins ! » pour « Message d’erreur ». Il est très recommandé de saisir un titre et un message significatifs et qui expliquent bien la validation et la restriction.

  1. Cliquez sur « OK » pour terminer.

Une fois terminé, lorsque vous cliquez sur la cellule, vous verrez afficher une info-bulle affichant le message de saisi défini. Le titre apparaît en gras et le message avec une police normale.

Maintenant, lorsque vous entrez un « ID utilisateur » de moins de 7 caractères, vous recevez une boîte d'erreurs avec le titre et le message défini comme le montre la capture d’écran ci-dessous. Mais, lorsque vous tapez un ID de 10 caractères exactement, tout se passe bien sans aucune erreur.

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