Comment imprimer parfaitement vos tableaux en Excel

Vous avez donc créé un classeur Excel rempli de données. Il est bien organisé, à jour et vous l'avez mis en forme exactement comme vous le souhaitez. Vous décidez donc d'imprimer une copie papier… et cela ressemble à un gâchis.

Les feuilles de calcul Excel n'ont pas toujours fière allure sur papier car elles ne sont pas conçues pour tenir sur une page. Elles sont conçues pour être aussi longues et larges que nécessaire. Ceci est idéal pour l'édition et la visualisation à l'écran, mais cela signifie que vos données pourraient ne pas correspondre parfaitement à une feuille de papier standard.

Toutefois, cela ne signifie pas qu'il est impossible de donner une bonne feuille de calcul Excel sur papier. En fait, ce n'est même pas si difficile. Les conseils suivants pour l’impression dans Excel devraient fonctionner de la même manière dans Excel 2007, 2010 et 2013 et autres.

Table des matières

Comment définir une zone d'impression

Comment imprimer un tableau sur une seule page

Comment imprimer les commentaires dans Excel

Imprimer les commentaires à la fin de votre feuille de calcul Excel

Excel - imprimer les commentaires tels qu'ils sont affichés

Comment imprimer le quadrillage dans Excel

Activer l'option Imprimer le quadrillage dans le ruban Excel

Spécifiez les paramètres de mise en page pour imprimer le quadrillage dans Excel

Changer la couleur de la grille imprimée

Comment imprimer une zone spécifique dans Excel

Comment définir une zone d'impression

Par défaut, Excel imprime tout le contenu de votre feuille de calcul. Mais que faire si vous ne voulez pas tout imprimer?

Dans un très grand tableur, l'impression d'une petite partie de vos données facilite la lecture. (Cela permet également d'économiser du papier et de l'encre!)

Si vous souhaitez imprimer uniquement une partie de votre feuille de calcul, vous devez ajuster la zone d'impression. Ce paramètre indique à Excel ce que vous voulez imprimer. Jetons un coup d’œil à l’exemple ci-dessous.

Comme vous pouvez le constater, la première feuille de calcul de l'exemple de classeur contient deux groupes de données différents. Si nous devions l’imprimer sans ajuster la zone d’impression, nous aurions la première section et une seule colonne de la seconde :

Ce ne serait pas un excellent moyen d’imprimer le document.

Heureusement, nous pouvons ajuster la zone d'impression afin d'imprimer uniquement le premier jeu de données.

Tout d'abord, sélectionnez les cellules que vous souhaitez imprimer (dans notre cas, ce sera A1:D100).

Ensuite, sous l'onglet Mise en page, cliquez sur ZoneImpr.

Choisissez Définir dans le menu.

Vous verrez que la zone d'impression est maintenant en surbrillance. C’est assez pâle, mais vous pouvez voir une ligne grise qui indique la nouvelle zone d’impression.

Pour vous donner encore plus de contrôle sur la zone d'impression de votre document, Excel vous permet d'effectuer plusieurs sélections.

Il est facile d’ajouter une sélection à la zone d’impression : après avoir effectué votre première sélection et l’avoir définie comme zone d’impression, cliquez à nouveau sur Zone d’impression. Puis cliquez sur Ajouter à la zone d'impression.

La deuxième zone est également mise en surbrillance et sera imprimée lors de l’impression de votre document.

Comment imprimer un tableau sur une seule page

Vous avez travaillé dur pour construire votre table dans Excel. Vous imprimez votre feuille de calcul et êtes déçu de constater que votre tableau était trop large et que quelques colonnes ont été imprimées sur une deuxième page. Heureusement, il existe plusieurs astuces que vous pouvez utiliser pour que votre tableau Excel soit imprimé sur une page. Découvrez-les ici et choisissez celles qui vous conviennent le mieux. Vous devrez peut-être utiliser une combinaison de méthodes en fonction de la taille de votre table.

1. Définissez votre zone d'impression comme vu précédemment. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez imprimer en cliquant et en déplaçant votre souris. Accédez ensuite à l'onglet Mise en page, cliquez sur ZoneImpr et choisissez Définir la zone d'impression.
2. Passez en orientation paysage. C'est la solution la plus simple, mais elle pourrait ne pas être la meilleure si votre tableau est suffisamment long pour s'étendre sur une deuxième page. Accédez à l'onglet Mise en page, cliquez sur Orientation, puis choisissez Paysage.

3. Diminuez vos marges ou l’espace vide autour des bords de votre papier. Accédez à l'onglet Mise en page, cliquez sur Marges et sélectionnez Marges étroites ou personnalisées.

4. Réduisez la largeur de la colonne. Cliquez entre les en-têtes de colonne (par exemple entre B et C au-dessus de toutes vos données) et faites-le glisser vers la gauche pour rendre vos colonnes plus étroites. Vous devriez pouvoir voir vos marqueurs de saut de page sauter pour inclure plus de colonnes à mesure que vous réduisez suffisamment de colonnes.
5. Échelez votre feuille. Cela réduit la taille de votre tableau pour qu'il puisse tenir sur une page. Si vous la réduisez trop, la police peut devenir minuscule et difficile à lire. Sélectionnez Fichier > Imprimer et modifiez l’option de mise à l’échelle au bas des paramètres pour l’adapter à la feuille sur une page.

Comment imprimer les commentaires dans Excel

Dans cette partie, vous apprendrez à imprimer des commentaires dans Excel 2016, 2013, 2010 et d'autres versions. Lisez les instructions ci-dessous si votre tâche consiste à imprimer des notes de cellule à la fin de la feuille de calcul ou si vous devez les copier sur du papier, comme indiqué dans votre tableau.

Il est possible d'imprimer des commentaires à la fin de votre feuille de calcul Excel ou de les afficher tous et de les copier sur du papier exactement tels qu'ils apparaissent dans votre tableau, à côté des cellules auxquelles ils se rapportent.

Imprimer les commentaires à la fin de votre feuille de calcul Excel

Si les notes de votre tableau Excel sont informatives et que leur contenu est clair, même isolé de la cellule commentée, vous pouvez facilement les mettre en papier à la fin de la page. Il est également préférable d’imprimer les notes de cellule sous le reste des données si elles recouvrent des détails importants lorsqu’elles sont affichées. Il ne s'agit pas de copier-coller, suivez simplement les étapes ci-dessous :

1. Dans Excel, accédez à l'onglet Mise en page et recherchez la section Mise en page.
2. Cliquez sur l'icône de flèche de développement en bas à droite pour faire apparaître la fenêtre Mise en page.
3. Dans la fenêtre Mise en page, cliquez sur l'onglet Feuille, puis sur la flèche orientée vers le bas de Commentaires sélectionnez l'option En fin de feuille dans la liste déroulante.
4. Cliquez sur le bouton Imprimer ....

Vous verrez la page Aperçu avant impression dans Excel. Si vous faites défiler l'écran vers le bas, vous trouverez les commentaires avec leurs adresses de cellules prêtes à être imprimées.

Utilisez cette option pour les commentaires contenant des informations complètes dont vous avez besoin pour être visibles sur papier.

Excel - imprimer les commentaires tels qu'ils sont affichés

Si vos notes sont étroitement liées aux informations sur la cellule, il peut s'avérer inefficace de les imprimer à la fin d'une feuille. Dans ce cas, vous pouvez imprimer des commentaires dans Excel 2010-2016 tels qu'ils apparaissent dans votre tableau.

1. Ouvrez votre tableau dans Excel, accédez à l'onglet Révision et cliquez sur l'option Afficher tous les commentaires. Vous verrez vos notes de cellule affichées.

Remarque : Lors de cette étape, vous pouvez également modifier la façon dont les commentaires sont affichés par glisser-déposer pour vous assurer que les détails importants sont visibles et ne se chevauchent pas.

2. Accédez à l'onglet Mise en page et cliquez sur l'icône Imprimer les titres.
3. Vous verrez la fenêtre Mise en page. Cliquez sur la petite flèche vers le bas en regard de la liste déroulante Commentaires et sélectionnez l'option Tel que sur la feuille.
4. Appuyez sur le bouton Imprimer pour prévisualiser la page. Vous obtiendrez les commentaires en un coup d'œil.

Comment imprimer le quadrillage dans Excel

L'une des plaintes les plus courantes concernant les lignes de grille ou quadrillage, est qu'elles ne sont pas imprimées par défaut. Dans cette partie, vous apprendrez à imprimer des quadrillages dans Excel et à rendre ces lignes plus claires sur une copie papier en modifiant la couleur par défaut du quadrillage.

Activer l'option Imprimer le quadrillage dans le ruban Excel

Il vous faut vraiment quelques secondes pour demander à Excel d’imprimer un quadrillage. Allez simplement dans le groupe Options de la feuille de calcul sous l'onglet MISE EN PAGE, puis cochez la case Imprimer sous quadrillage.

C'est si simple ! Vous pouvez maintenant continuer à travailler sur votre feuille de calcul.

Si vous voulez vous assurer que le document sera imprimé avec un quadrillage, naviguez simplement dans FICHIER -> Imprimer ou appuyez sur le raccourci clavier Ctrl + P. Dans le volet Aperçu avant impression, vous verrez à quoi ressemblera votre feuille de calcul sur les impressions.

Spécifiez les paramètres de mise en page pour imprimer le quadrillage dans Excel

Si vous oubliez d'activer l'option Imprimer des quadrillages dans le ruban, vous pouvez le faire juste avant d'obtenir une copie papier de votre feuille de calcul. Voici des étapes faciles à suivre pour imprimer un quadrillage dans Excel en maintenant le volet Aperçu avant impression ouvert.

Remarque : si vous avez déjà quitté l’Aperçu avant impression, vous pouvez soit aller dans FICHIER -> Imprimer, soit appuyer sur Ctrl + P pour revenir.

1. Cliquez sur le lien Mise en page sous la liste des paramètres d'impression.
2. Accédez à l'onglet Feuille de la boîte de dialogue Mise en page.
3. Cochez la case Quadrillage dans le groupe Impression.
4. Cliquez sur OK.

Vous verrez immédiatement votre feuille de calcul avec des quadrillages dans le volet Aperçu avant impression.

Remarque : Excel n'imprime pas de quadrillage autour des cellules vides d'une feuille de calcul. Si vous souhaitez également inclure des lignes et des colonnes vierges dans l’impression, utilisez simplement l’icône Zone d’impression pour définir la plage.

Changer la couleur de la grille imprimée

Par défaut, les lignes de quadrillage dans les feuilles de calcul Excel sont gris clair. Si vous imprimez votre feuille avec une grille sur une imprimante couleur, vous pouvez modifier la couleur des lignes pour qu’ils soient mieux claires.

1. Cliquez sur l'onglet Fichier dans le ruban.
2. Choisissez Options dans le menu FICHIER pour ouvrir la boîte de dialogue Options Excel.
3. Sélectionnez la catégorie Options avancées dans le volet gauche de la fenêtre Options Excel.
4. Faites défiler jusqu'à Options d'affichage de la feuille de calcul.
5. Choisissez la feuille dans la liste déroulante où vous voulez changer la couleur des lignes de la grille.
6. Assurez-vous que la case Afficher le quadrillage est cochée.
7. Cliquez sur la petite flèche à côté de Couleur du quadrillage.
8. Choisissez la couleur que vous voulez et cliquez sur OK.

Vous verrez que les limites des cellules sont délimitées avec précision par des lignes colorées. Ils vous aideront à lire les informations sur la copie papier de votre feuille de calcul, en conservant des lignes et des colonnes avec des données organisées visuellement.

Comment imprimer une zone spécifique dans Excel

Au bureau ou à la maison, vous aurez souvent besoin d’imprimer des feuilles de calcul Excel. Mais souvent, vous n’avez vraiment pas besoin d’imprimer tout le rapport, ce qui gaspille du papier, de l’encre et du temps. Voici comment imprimer uniquement les zones spécifiques de la feuille de calcul dont vous avez besoin.

Si vous définissez une zone d'impression dans Excel (Comme vu dans la première partie de ce tutoriel), seule cette zone sera imprimée. La zone d'impression est enregistrée lorsque vous enregistrez le classeur.

Pour imprimer une zone spécifique de la plage de données que vous avez, procédez comme suit :

1. Sélectionnez une plage de cellules.
2. Sous l'onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur le bouton de zone d'impression ZoneImpr.
3. Cliquez sur Définir pour définir la zone d'impression.
4. Allez sous l'onglet Fichier, cliquez sur Imprimer.

Résultat : Voir l'aperçu avant impression ci-dessous. Seule la zone d'impression que nous avons définie sera imprimée.